Quotaer, tilladelser og bookingregler

Hvert abonnement indeholder en komplet regelmotor: quotaer, tilladte kalendere, frister, afbud, forbud, kreditter og gæster. Denne side guider dig mål for mål gennem opsætningen af et abonnement.

Begræns antallet af bookinger

Under fanen Kvota fastsætter Bookingkvote antallet af bookinger, som en abonnent kan have planlagt samtidig. Når abonnenten booker et tidsrum, bruges én quotaenhed; så snart bookingen er slut, bliver enheden ledig igen.

• Aktivér Skjul kalendere, når reservationskvoten er nået for også at blokere visningen.
• Klik på Avanceret konfiguration og derefter Tilføj en kvote for at fastsætte flere quotaer afhængigt af kalendere, dage eller tidsintervaller.
• Suppler om nødvendigt med Begræns reservationer på en fast kalender (for eksempel 5 bookinger pr. kalenderuge) eller Begræns reservationer på en glidende kalender (over de seneste X dage).

Fyld banerne op i sidste øjeblik

Indstillingen Ignorer kvoten og begrænsningerne før tidsintervallets start giver en abonnent mulighed for at booke, selv om quotaen er opbrugt, forudsat at det sker kort tid før. Klokken er 14.45, og tidsrummet kl. 15 er ledigt: abonnenten kan tage det på trods af sin quota.

Det er den bedste måde at undgå en tom bane, når en spiller er ledig, uden at slække på den generelle regel.

Begræns kalendere og bookinghorisont

Under fanen Tilladelser bestemmer afsnittet Autoriserede kalendere & antal dage til at reservere, hvad abonnenten ser:

• Fjern markeringen ved en kalender for at forbyde den og skjule den helt.
• Angiv antallet af dage, der kan navigeres i, pr. kalender: vis for eksempel kalenderne 14 dage frem, men tillad kun booking 7 dage frem.
• Overgangstidspunkt til en ekstra dag: giv adgang til den næste dag fra et bestemt klokkeslæt, uden at vente til midnat.

Styr, hvornår der kan bookes

Som standard kan en abonnent booke et tidsrum indtil sidste minut, og tidsrummet bliver utilgængeligt, så snart det er begyndt. Fire indstillinger under fanen Tilladelser ændrer denne adfærd:

• Tillad abonnenten at reservere et allerede startet tidsrum: tidsrummet kl. 10 kan stadig bookes indtil kl. 10.15.
• Begræns reservationen nogle minutter før starten af tidsrummet: tidsrummet kl. 10 kan ikke længere bookes efter kl. 9.45.
• Begræns reservationen nogle timer før starten af tidsrummet: tidsrummet mandag kl. 10 lukker søndag kl. 10.
• Åbn reservationen nogle timer før starten af tidsrummet: omvendt åbner tidsrummet først et bestemt stykke tid i forvejen, som kan indstilles dag for dag.

Håndtér partnere

Fanen Tilladelser samler indstillingerne for de spillere, der er med på bookingen:

• Reserver med partnere: abonnenten vælger andre brugere, som får besked på e-mail; angiv det mindste og største antal partnere.
• Reserver uden partner: nyttigt til en træningsmur eller en driving range.
• Søger partner (åben booking): abonnenten åbner sin booking for andre, som kan tilføje sig selv. Indstillingen Annuller automatisk ufuldstændige reservationer frigiver tidsrummet, hvis ingen tilmelder sig.
• Tilbyd ekstra tid, hvis der er flere partnere: for eksempel 30 minutter mere fra 3 partnere, hvis det næste tidsrum er ledigt. Denne ekstra tid trækkes ikke fra quotaen.

Ekstra tid er den indstilling, der elegant løser problemet med doubler: i stedet for at pålægge alle tidsrum på 1 time og 30 minutter beholder du tidsrum på én time og forlænger automatisk dem, der spilles med fire — uden at blokere banen, hvis det næste tidsrum allerede er taget.

Styr afbud

Under fanen Tilladelser bestemmer afsnittet Annullering af reservationer, om abonnenten må afmelde:

• Maksimal tilladt tid til annullering: for eksempel indtil 60 minutter før tidsrummet begynder.
• Annullering af invitationer: deaktivér denne indstilling for at forbyde afmelding af en booking med gæster.

En for kort afmeldingsfrist rammer organisationen selv: en spiller, der ikke længere kan afmelde, lader banen stå tom i stedet for at frigive den. En rummelig frist kombineret med en afmeldingsnotifikation sætter tidsrummet i omløb igen.

Forbyd tidsrum og kombinationer

Fanen Regler samler forbuddene:

• Forbyd visse tidsrum for reservation: for eksempel ingen booking på hverdage mellem 16.00 og 19.30 på visse baner.
• Forbyd på hinanden følgende tidsrum: forhindrer, at flere tidsrum lægges i forlængelse af hinanden, generelt eller i bestemte tidsintervaller.
• Forbyd reservation med andre abonnementer: gør to grupper uforenelige på samme booking.

Indstillingen Tillad flere tidsrum samme dag på samme tid (fanen Tilladelser) er som standard deaktiveret: en abonnent kan ikke booke to baner på samme tidspunkt.

Disse forbud er ikke det samme som lukning af en kalender: en lukning fjerner tidsrummet for alle, mens et forbud kun fjerner det for indehaverne af det pågældende abonnement. Hvis du vil reservere indendørsbanerne til turneringsspillere lørdag formiddag, er det et forbud, du skal lægge på de øvrige abonnementer — ikke en lukning.

Lad bookingen betales med kreditter

Under fanen Kreditter aktiverer du Aktivér kreditsystemet: abonnenten skal have kreditter på sin konto for at kunne booke. Tilfør kreditter manuelt efter en betaling i klubben, eller aktivér onlinebetaling.

1. Med Avanceret konfiguration og derefter Tilføj en aktiveringsregel kan du begrænse kreditsystemet til bestemte kalendere, dage eller tidsintervaller.
2. Under Reservationspriser klikker du på Tilføj en prisregel for at fastsætte prisen afhængigt af kalender, dag og klokkeslæt.
3. Under Kreditpakker kan du tilbyde pakker med faldende pris, som abonnenten kan købe online. Sammensætningen af klippekort, tilstanden med forudbetalt konto og betaling i rater beskrives på en særskilt side.

Tillad gæster

Under fanen Invitationer aktiverer du Tillad reservation med gæster for at tage imod personer uden for organisationen:

• Angiv det mindste og største antal gæster pr. booking; hver gæst bruger gæstekreditter.
• Fastsæt priserne og tilbyd klippekort, ligesom for bookingkreditter.
• Vælg, hvem der trækkes, og om gæsternes navne skal angives.

At bede om gæsternes navne ændrer funktionens karakter: uden navne tæller du besøg; med navne ved du, hvem der har været der, hvilket er uundværligt, hvis dit forsikringsselskab eller dit forbund kræver det.

Tillad etiketter

Under fanen Etiketter giver indstillingen Tillad booking med etiketter abonnenterne mulighed for at lægge et begrænset antal bookinger med foruddefinerede etiketter (holdturnering, turnering m.m.), med muligheder for at se bort fra quotaen eller reglen om sammenhængende tidsrum.

Det er den rigtige måde at åbne etiketterne for en holdkaptajn: han lægger sine holdkampe ind uden at bruge sin personlige quota, men er stadig begrænset til de etiketter, du har tilladt — i modsætning til profilrettigheden, der åbner alle etiketter uden begrænsning.