Creare e gestire gli abbonamenti

Un abbonamento riunisce le condizioni di accesso e di prenotazione di un piano: date, tariffa, quota di prenotazioni e regole da rispettare. Crea gli abbonamenti proposti dalla tua organizzazione, poi assegna a ogni utente quello adatto a lui dalla sua scheda utente.

Creare un abbonamento

Inizia con un piano proposto dalla tua organizzazione, ad esempio Tennis amatoriale. Potrai poi assegnarlo agli utenti interessati, senza reinserire le stesse regole su ogni scheda utente.

1. Vai in Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Abbonamenti e fai clic su Nuovo.
2. Nella scheda Generale, compila Nome & colore e una descrizione facoltativa.
3. Sotto Date di apertura dei diritti, definisci il periodo durante il quale gli abbonati possono accedere. Lascia l'impostazione disattivata per un accesso senza limiti di data.
4. Fai clic su Salva.

Completa poi le condizioni di prenotazione: quante prenotazioni può avere contemporaneamente un abbonato, a quali campi può accedere, quali regole deve rispettare? Le schede Quota, Autorizzazioni e Regole permettono di precisare queste scelte. La guida qui sotto ti accompagna nella loro configurazione.

Organizzare l'elenco automaticamente

La modalità Automatico organizza l'elenco al posto tuo: non devi creare alcun gruppo. Fai clic sull'intestazione del nome, della data di inizio o della data di fine per scegliere l'ordinamento. I gruppi si adattano a questa scelta, senza modificare gli abbonamenti.

Con un ordinamento per nome, l'applicazione cerca le parole e le stagioni in comune. Può così avvicinare Tennis amatoriale 2026/2027 - Adulti e Tennis amatoriale 2026/2027 - Giovani. Nomi coerenti facilitano questa classificazione. Se i titoli sono molto diversi, l'applicazione dispone di meno indizi per raggrupparli. Con un ordinamento per data, i gruppi sono costituiti a partire dalle date di inizio e di fine degli abbonamenti.

Fai clic sul titolo di un gruppo per ridurlo o espanderlo. Questo stato viene memorizzato per il tuo account.

Organizzare gli abbonamenti in gruppi manuali

Scegli questa modalità se desideri organizzare l'elenco secondo i tuoi criteri. Puoi, ad esempio, riunire il tennis e il padel in un gruppo Scuola sportiva, poi distinguere gli abbonamenti di pratica libera e le offerte occasionali, qualunque sia il loro nome.

1. Passa a Gruppi manuali.
2. Fai clic su Aggiungi un gruppo e assegnagli un nome: il nuovo gruppo compare in cima all'elenco.
3. In Tutti, senza ricerca né filtro, trascina le righe per sistemarle nei gruppi e definire il loro ordine. Su schermo touch, tieni premuto il dito sulla riga prima di spostarla.
4. Trascina il titolo di un gruppo per cambiarne la posizione. Gli abbonamenti che non sono collocati in alcun gruppo restano in fondo, sotto Nessun gruppo.

Passando il mouse sul titolo, i pulsanti permettono di rinominare o eliminare il gruppo. L'eliminazione di un gruppo conserva i suoi abbonamenti, che tornano in Nessun gruppo.

Puoi anche fare clic su un'intestazione di colonna per ordinare gli abbonamenti per nome o per data all'interno di ogni gruppo. Se in seguito sposti un abbonamento indipendente o di riferimento, la tua sistemazione prende il posto dell'ordinamento: la posizione scelta viene conservata.

Gli abbonamenti collegati, presentati più avanti, restano sotto il loro abbonamento di riferimento. Puoi cambiare il loro ordine all'interno di questa famiglia senza modificare l'ordinamento del resto dell'elenco. Se sposti il riferimento, i suoi abbonamenti collegati lo seguono.

Ritroverai questi raggruppamenti anche negli elenchi di scelta dell'abbonamento, quando facilitano la lettura. I nomi completi degli abbonamenti restano visualizzati.

Adattare la visualizzazione e agire su più abbonamenti

Adatta l'elenco al tuo modo di lavorare: leggere le descrizioni, consultare i pagamenti o visualizzare più righe sullo schermo. Il menu Impostazioni, a destra di Nuovo, memorizza le tue preferenze:

• Mostra le descrizioni: aggiunge la descrizione sotto il nome, su un massimo di due righe.
• Mostra i pagamenti: sostituisce la colonna della data di inizio con quella dei pagamenti.
• Modalità compatta: riduce la spaziatura delle righe e la dimensione dei nomi, dei pulsanti e dei contatori.

Queste opzioni sono disattivate per impostazione predefinita. I nomi lunghi restano leggibili su più righe.

Le colonne di inizio e di fine compaiono solo se almeno un abbonamento dell'elenco filtrato possiede la data corrispondente. Per consultare o modificare un abbonamento, fai clic sul suo nome, anche da cellulare.

Seleziona le caselle a sinistra degli abbonamenti per agire su più righe contemporaneamente. I pulsanti Archiviare, Collega, Sganciare e Elimina compaiono allora al posto delle schede di modalità. Si applicano gli stessi diritti e le stesse restrizioni previsti per un'azione su un singolo abbonamento.

In modalità manuale, Sposta in… colloca l'intera selezione in un gruppo. In Archiviati, Ripristinare riporta gli abbonamenti selezionati nell'elenco corrente.

Condividere le impostazioni con un abbonamento di riferimento

Proponi più piani di padel — adulti, giovani, studenti — con tariffe diverse, ma con le stesse regole? Senza un collegamento tra questi abbonamenti, ogni modifica di quota o di accesso ai campi deve essere ripetuta in ogni piano, con il rischio di dimenticarne uno.

Un abbonamento di riferimento permette di gestire queste impostazioni in un unico posto. Crea ad esempio Abbonamento Padel, poi collega a esso i tuoi piani: le modifiche delle impostazioni comuni saranno applicate automaticamente a tutti gli abbonamenti collegati, mentre ciascuno conserverà la propria tariffa e le proprie informazioni. Se alcuni piani devono avere regole diverse, mantienili indipendenti oppure collegali a un altro riferimento.

Le impostazioni si trasmettono solo dal riferimento verso gli abbonamenti collegati, quando le salvi. Cambiare la tariffa o il nome di un abbonamento collegato non ha quindi alcun effetto sul riferimento né sugli altri abbonamenti. Puoi anche assegnare l'abbonamento di riferimento agli utenti: resta un abbonamento a tutti gli effetti.

Creare un abbonamento collegato

Dall'elenco, il pulsante Crea un abbonamento collegato del riferimento permette di creare rapidamente una nuova variante. Puoi farlo anche dalla sua configurazione:

1. Apri l'abbonamento che servirà da riferimento, scheda Generale.
2. Nella sezione Abbonamento di riferimento, fai clic su Crea un abbonamento collegato.
3. Inserisci il nome desiderato nella finestra di conferma, poi conferma.
4. L'abbonamento creato compare nell'elenco degli abbonamenti collegati del riferimento. Fai clic sul suo pulsante Aprire per personalizzarne il nome, la tariffa e le altre informazioni proprie.

Collegare un abbonamento esistente

1. Apri l'abbonamento da collegare e salva prima le eventuali modifiche.
2. In Generale, sezione Abbonamento di riferimento, scegli il riferimento desiderato.
3. Rileggi la conferma: indica quanti utenti sono interessati. Confermando, sostituisci le impostazioni comuni di questo abbonamento con quelle del riferimento scelto. La sua tariffa e le sue informazioni proprie sono conservate.

Sapere dove modificare le impostazioni

In un abbonamento collegato, la fascia in alto nel pannello indica da quale riferimento provengono le impostazioni. Quelle ereditate appaiono in grigio, con il nome del riferimento. Per modificarle, apri quel riferimento: la modifica si applicherà a tutti i suoi abbonamenti collegati.

Restano personalizzabili per ogni abbonamento collegato:

• il suo nome, la sua descrizione, il suo colore e le sue parole chiave;
• le sue date e i suoi colori di prenotazione;
• le sue tariffe e la sua fatturazione, comprese le tariffe e la vendita dei crediti di prenotazione o dei crediti invito;
• le opzioni della scheda Iscrizioni.

Le altre impostazioni sono ereditate: quote, autorizzazioni, regole, etichette, funzionamento dei crediti e degli inviti, informazioni richieste per prenotare, blocco in caso di mancato pagamento e solleciti prima della scadenza.

Ad esempio, puoi fissare la tariffa giovani a 160 € e la tariffa adulti a 320 €. Ciascuno mantiene il proprio prezzo, anche quando modifichi le regole comuni su Abbonamento Padel.

Nell'elenco, una linea collega i pallini degli abbonamenti collegati a quello del loro riferimento: individui così i piani che condividono le stesse impostazioni. Se il loro nome inizia con quello del riferimento, può essere visualizzato solo il seguito: Padel - Giovani diventa Giovani sotto Padel. Il nome completo resta conservato e accessibile al passaggio del mouse.

Scollegare un abbonamento senza eliminarlo

Dal riquadro del riferimento, utilizza Sganciare sulla riga interessata. Puoi anche scegliere Nessuno nel campo Abbonamento di riferimento dell'abbonamento collegato, poi confermare.

Lo scollegamento rimuove solo il collegamento: l'abbonamento e i suoi utenti sono conservati. Le impostazioni ereditate restano come sono al momento dello scollegamento e diventano modificabili direttamente su questo abbonamento. Le modifiche apportate in seguito al vecchio riferimento non gli saranno più applicate.

Per scollegare più abbonamenti contemporaneamente, selezionali nell'elenco poi utilizza Sganciare, in base ai tuoi diritti di gestione.

Seguire il pagamento delle quote associative

Se incassi le quote alla reception o tramite bonifico, puoi annotare i pagamenti per sapere chi ha saldato il proprio abbonamento. Nella scheda Generale, compila Tariffa dell'abbonamento: la casella Abbonamento pagato su ogni scheda utente permette di indicare il pagamento, la sua data e il suo importo.

Per fare il punto sull'insieme degli utenti, apri Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Monitoraggio degli abbonamenti. Puoi filtrare l'elenco per abbonamento o per stato di pagamento, poi esportarlo in formato Excel.

Attiva se necessario Bloccare le prenotazioni se l'utente non ha pagato il suo abbonamento: compare allora una fascia sulla scheda dell'utente e la prenotazione gli viene rifiutata fino alla registrazione del pagamento.

Per non dover sorvegliare questa schermata, attiva i rapporti di attività: ti inviano ogni mese l'elenco nominativo degli abbonamenti che scadono entro 30 giorni.

Vendere l'abbonamento online

Attiva Pagamenti & fatturazione nella scheda Generale per rendere l'abbonamento acquistabile online: gli utenti possono sottoscriverlo o rinnovarlo secondo i piani configurati, con fatturazione automatica. Il pagamento avviene secondo i mezzi di incasso del conto di fatturazione associato.

Quando questa sezione è attiva, le date assumono un altro significato: diventano Date di accesso predefinite, applicate finché l'abbonato non ha un piano in corso. Non appena acquista un piano, sono le date del piano a prendere il sopravvento.

Sollecitare automaticamente gli abbonati prima della scadenza

I solleciti ricordano agli utenti di rinnovare il proprio abbonamento prima di perdere l'accesso alle prenotazioni. Sono previste tre e-mail prima della data di scadenza: a 30 giorni, a 7 giorni, poi il giorno prima.

Per consultare l'impostazione, vai in Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Abbonamenti, apri l'abbonamento interessato, poi la scheda Generale, sezione Solleciti automatici prima della scadenza. I solleciti sono attivati per impostazione predefinita. Per un abbonamento collegato, questa impostazione si modifica sul suo abbonamento di riferimento.

Aggiungere un messaggio personalizzato

Sotto l'interruttore, un editor permette di aggiungere qualche riga che sarà riportata nell'e-mail: data dell'assemblea generale, tariffa della stagione successiva, orari dello sportello iscrizioni, indirizzo di un modulo da compilare, allegato...

Cosa riceve l'abbonato

L'e-mail ricorda l'abbonamento interessato, la sua data di scadenza e il numero di giorni rimanenti, poi il tuo messaggio se ne hai inserito uno.

Un pulsante di rinnovo compare se l'utente ha accesso a un abbonamento che può acquistare online dal proprio account. Altrimenti, l'e-mail contiene solo il promemoria e il tuo messaggio: ricordati di spiegare come rinnovare in altro modo.

Chi non riceve solleciti

• Gli abbonati senza data di scadenza indicata sulla loro scheda utente: senza questa data, l'applicazione non può programmare alcun promemoria.
• Gli abbonati il cui abbonamento ha i solleciti disattivati.
• Gli abbonati sospesi.
• Coloro che hanno disattivato le notifiche Pagamenti & fatturazione nel proprio account.

Richiedere documenti giustificativi per prenotare

Nella scheda Generale, la sezione Informazioni obbligatorie per prenotare obbliga gli abbonati a completare alcune informazioni prima di poter prenotare: indirizzo e-mail, indirizzo postale, telefono, foto del profilo, data di nascita, classifica, numero di licenza, giustificativo di residenza o certificato medico.

L'utente è invitato a completare la propria scheda fin dalla prima connessione, poi quando fa clic su una fascia oraria libera. Se attivi Applicare questa restrizione quando l'abbonato è partner in una prenotazione, non potrà nemmeno essere aggiunto alla prenotazione di un'altra persona finché mancano le informazioni richieste.

Duplicare un abbonamento per la nuova stagione

La duplicazione ti evita di ripartire da zero: riprendi la configurazione di una stagione precedente, poi adatta le date e le opzioni della copia.

1. Nell'elenco, fai clic su Duplica sulla riga dell'abbonamento da riprendere.
2. Inserisci il nome della copia nella finestra di conferma, poi conferma: comparirà nell'elenco.
3. Fai clic sul suo nome per regolarne le date e le opzioni necessarie.

Puoi anche duplicare dal pannello di configurazione di un abbonamento. In questo caso, il pannello della copia si apre direttamente dopo la conferma.

La duplicazione di un abbonamento collegato conserva il suo collegamento allo stesso riferimento, se disponi dei diritti necessari su quest'ultimo. Non crea un nuovo riferimento per la stagione successiva.

Archiviare gli abbonamenti diventati inutili

Archivia un vecchio piano per alleggerire l'elenco senza eliminare gli abbonamenti degli utenti che lo possiedono ancora. Puoi così mettere da parte una stagione passata senza aspettare che tutti gli utenti abbiano cambiato piano.

Fai clic su Archiviare nell'elenco, poi conferma. L'abbonamento passa in Archiviati. Non viene più proposto come nuova scelta durante l'aggiunta o la modifica di un utente; coloro che vi sono già abbonati lo conservano.

Una fascia può suggerirti degli abbonamenti da archiviare. Verifica la selezione prima di confermare. Se fai clic su Nascondi, scompare solo la fascia, e questa scelta viene memorizzata per il tuo account: nessun abbonamento viene archiviato.

Per ritrovare un abbonamento nell'elenco corrente, apri Archiviati e fai clic su Ripristinare. Se ripristini un abbonamento collegato il cui riferimento è archiviato, anche quest'ultimo viene ripristinato, compatibilmente con i tuoi diritti.

Gli abbonamenti archiviati restano disponibili per il collegamento degli abbonamenti durante gli import classico e ADOC.

Eliminare un abbonamento vuoto

Elimina un abbonamento se non ne hai più bisogno e se nessun utente vi è associato. Se è ancora utilizzato, archivialo per toglierlo dall'elenco conservandolo per i suoi abbonati.

Utilizza Elimina nell'elenco o nel pannello di configurazione. L'eliminazione viene rifiutata se l'abbonamento ha ancora utenti, se è definito come predefinito o se è quello dell'amministratore connesso. Le stesse protezioni si applicano quando elimini più abbonamenti contemporaneamente; il messaggio propone allora l'archiviazione.

Eliminare un riferimento vuoto scollega i suoi abbonamenti collegati: questi vengono conservati con le loro impostazioni attuali. Per rimuovere solo un collegamento, utilizza Sganciare, senza eliminare l'abbonamento.

Riassegnare un abbonamento in blocco

All'inizio di una stagione, puoi assegnare il nuovo abbonamento a più utenti in una sola operazione, senza aprire ogni scheda.

1. Vai in Amministrazione›Utenti›Gestione degli utenti e seleziona gli utenti interessati, oppure Seleziona tutto dopo un filtro.
2. Apri Azioni poi Edizione rapida.
3. Scegli il nuovo abbonamento e, se necessario, le sue date, poi fai clic su Salva.

Durante questa stessa operazione, puoi contrassegnare l'abbonamento come non pagato per gli utenti selezionati, ad esempio all'inizio di una nuova stagione.

Se prepari queste modifiche in un file, puoi anche utilizzare l'import per aggiornare gli abbonamenti degli utenti interessati.