Contabilità & Audit

Impostate il piano dei conti della vostra organizzazione, esportate le scritture contabili verso il software del vostro commercialista, attivate la fattura elettronica in formato Factur-X e trovate i documenti giustificativi che l'amministrazione fiscale può richiedervi: attestazione, giornale degli eventi, chiusure e archivi.

Configurare il piano dei conti

Il piano dei conti determina su quali conti e su quali giornali contabili verranno imputate le vostre vendite negli export. Si imposta per conto di fatturazione: due entità che fatturano separatamente hanno ciascuna il proprio.

1. Accedete a Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione e aprite il conto interessato.
2. Aprite la scheda Piano dei conti.
3. Modificate i numeri di conto e le denominazioni, poi fate clic su Salva.

Lo schermo è strutturato in tre blocchi:

• Vendite, IVA e clienti: i conti delle prestazioni di servizi, dell'IVA a debito, dei clienti e degli sconti concessi.
• Tesoreria: i conti di banca, di cassa e degli assegni all'incasso, utilizzati dalle scritture di incasso.
• Giornali: i codici dei giornali delle vendite, di banca e di cassa.

Suddividere le vendite per categoria o per aliquota

Per impostazione predefinita, tutte le vostre vendite sono imputate su un unico conto di ricavo. Due suddivisioni facoltative consentono di andare oltre, nella stessa scheda.

• Ripartizione delle vendite per categoria: un conto distinto per ogni categoria di prodotto — abbonamenti, crediti, materiale, lezioni… Fate clic su Aggiungi una categoria, scegliete la categoria e inserite il relativo conto.
• Ripartizione dell'IVA per aliquota: un conto IVA a debito distinto per ogni aliquota. Fate clic su Aggiungi una tariffa, indicate l'aliquota e il relativo conto.

È utile quando la vostra contabilità deve distinguere le attività tra loro — per esempio separare gli incassi dell'insegnamento dalle locazioni dei campi. In assenza di suddivisione, tutto confluisce sui conti generali definiti sopra.

Esportare vendite e scritture contabili

1. Accedete a Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.
2. Filtrate l'elenco sul periodo e sui criteri desiderati: l'export riprende esattamente i filtri visualizzati sullo schermo.
3. Fate clic su Scarica l'esportazione e scegliete un formato.

Monitorare l'attività commerciale

• Excel (.xlsx): una riga per ogni ordine, con la data, l'utente, gli importi al netto, l'IVA e il totale, lo stato e il metodo di pagamento. È il formato da preferire per analizzare le vostre vendite in un foglio di calcolo.
• CSV (.csv): lo stesso rapporto, in un formato leggibile da qualsiasi foglio di calcolo.
• Scarica le fatture PDF: un archivio contenente il PDF di ogni fattura del filtro corrente. Vi figurano solo le fatture emesse.

Trasmettere al vostro commercialista

• Scritture contabili (.csv): le scritture in dare/avere per ogni fattura, in un formato leggibile destinato a un'importazione manuale.
• FEC (Francia): il Fichier des Écritures Comptables, formato legale francese, importabile da Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane o QuickBooks. Una scrittura in equilibrio per ogni fattura.
• FAIA (Lussemburgo) e DATEV (Germania): i formati legali di questi due paesi, proposti alle organizzazioni che vi hanno sede.

L'opzione Includere i regolamenti (tesoreria) aggiunge le scritture di incasso (banca, cassa, assegno) a quelle delle vendite. Deselezionatela per esportare solo il giornale delle vendite.

Emettere fatture in formato Factur-X

La fatturazione elettronica diventa obbligatoria in Francia. Factur-X è il formato adottato: una fattura PDF del tutto ordinaria, all'interno della quale è inserito un file di dati che i software di contabilità sanno leggere automaticamente.

Per chi riceve la fattura non cambia nulla: apre un PDF, identico a quello di prima. È il suo software di contabilità che vi trova, in più, gli importi e gli identificativi senza doverli reinserire.

Verificare se la vostra organizzazione è interessata

È la prima questione da chiarire, e la risposta è tutt'altro che uguale per tutte le organizzazioni.

• Le associazioni sportive esenti da IVA ai sensi dell'articolo 261-7-1° del codice generale delle imposte francese non sono interessate né dalla fatturazione elettronica né dall'e-reporting. Molte organizzazioni si trovano in questa situazione.
• Le organizzazioni soggette a IVA dovranno emettere le fatture tra professionisti in formato elettronico. Per le microimprese e le PMI, cioè la quasi totalità delle organizzazioni, la scadenza per l'emissione è fissata al 1° settembre 2027.
• Le fatture ai privati (i vostri aderenti) restano fuori dall'ambito della fatturazione elettronica, qualunque sia il vostro regime.

Attivare il formato

1. Accedete a Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione e modificate il conto interessato.
2. Nella scheda Fatturazione, individuate l'opzione Fattura elettronica presente nella sezione Coordinate di fatturazione
3. Scegliete il formato:
   • Factur-X (Francia) per un'organizzazione francese: aggiunge le menzioni legali francesi richieste sulle fatture tra professionisti;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) per la norma europea, senza le specificità francesi;
   • Disattivato per produrre fatture PDF classiche.

L'impostazione è specifica di ogni conto di fatturazione: un'organizzazione che fattura da più conti li attiva in modo indipendente.

Inserire le informazioni obbligatorie

Una fattura elettronica deve identificare con certezza il suo emittente. Queste informazioni si inseriscono nella stessa scheda, sezione Coordinate di fatturazione.

1. Il SIRET della vostra organizzazione: è il campo indispensabile. Senza di esso la fattura non può essere conforme, e sotto l'opzione compare un messaggio di avviso.
2. Il Numero di partita IVA, se la vostra organizzazione è soggetta a IVA. Se è vuoto, il SIRET funge da identificativo fiscale.
3. L'indirizzo completo: ragione sociale, via, codice postale, città e paese. Un indirizzo incompleto produce una fattura rifiutata dalla piattaforma del vostro cliente.
4. L'e-mail di fatturazione, utilizzata come punto di contatto quando nessun altro identificativo è disponibile.

Raccogliere il SIREN dei vostri clienti professionali

Una fattura tra professionisti deve identificare anche l'acquirente. Il SIREN del cliente si inserisce nel suo indirizzo di fatturazione, blocco Indirizzo aziendale, insieme alla Ragione sociale e al SIREN. Lo stesso inserimento è proposto durante una vendita al banco.

Nulla di tutto questo è richiesto per una fattura a un privato: nome, indirizzo e paese sono sufficienti.

Ritrovare i documenti giustificativi di audit

Un software che incassa pagamenti deve poter dimostrare che le sue scritture non sono state modificate. Quattro documenti giustificativi rispondono a questa esigenza, riuniti nello stesso punto: accedete a Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione, aprite il conto di fatturazione interessato, poi la scheda Contabilità & Audit.

Questa scheda compare solo su un conto già registrato: i documenti giustificativi riguardano un'attività, non c'è nulla da mostrare su un conto in fase di creazione. Ogni conto di fatturazione ha i propri — se la vostra organizzazione fattura da più entità, esaminateli separatamente.

Scaricare la vostra attestazione

In caso di verifica, l'amministrazione fiscale può chiedervi di dimostrare che il vostro software di incasso rispetta le condizioni di inalterabilità, di sicurezza, di conservazione e di archiviazione dei dati. La scheda Attestazione software di cassa produce questo documento giustificativo su richiesta, tramite Scarica (PDF).

Il documento è composto da due parti. Quella dell'editore è già firmata. La seconda deve essere compilata e firmata dal vostro rappresentante legale: l'attestazione è completa solo quando le due parti sono riunite, e vanno presentate insieme.

La scheda compare solo per un conto di fatturazione francese: l'obbligo riguarda i soggetti passivi stabiliti in Francia.

Consultare il giornale degli eventi

La scheda Registro degli eventi conduce, tramite Consultare, alla traccia probante di quanto è avvenuto sulla vostra fatturazione. Non vi si trovano le vendite — sono nei vostri ordini — ma i fatti tecnici che le circondano.

Vi figurano in particolare gli accessi riusciti e quelli non riusciti, le modifiche di configurazione, i cambiamenti dei diritti di fatturazione, le chiusure effettuate, i documenti sigillati e i duplicati emessi, gli archivi generati, gli export contabili, le attivazioni della modalità test, così come le anomalie rilevate: interruzione della catena, scostamento di chiusura, anomalia dell'orologio.

Ogni riga riporta la data, il tipo di evento, il conto interessato, l'operatore e il dettaglio. Un filtro per tipo e per periodo permette di orientarsi, e il pulsante Esporta ne estrae un file.

Comprendere le chiusure

Una chiusura sigilla un periodo: congela gli incassi, le fatture e le note di credito che contiene, e non può più essere né modificata né rigenerata. La scheda Chiusure presenta le chiusure giornaliere, mensili e annuali del vostro conto.

Vengono effettuate automaticamente, senza alcun intervento da parte vostra. Non dovete quindi «fare» nulla ogni sera: la tabella si popola da sola.

Ogni riga indica il periodo, il numero di transazioni, il Netto incassato, la Ripartizione per metodo di pagamento — online, sul posto, contanti, assegno, bonifico, terminale — così come il numero di fatture e di note di credito emesse.

Due punti meritano di essere compresi, perché spesso sorprendono:

• Il totale generale non torna mai a zero. Si tratta di un cumulo perpetuo dall'origine del conto, non di un saldo di periodo. Un totale che aumenta continuamente è il comportamento previsto.
• La Ripresa (punto zero) indica la data e l'importo dai quali questo cumulo prende avvio. Per un conto che esisteva prima dell'introduzione delle chiusure, è il punto di partenza adottato, e non zero.

Recuperare gli archivi fiscali

Ogni mese chiuso dà luogo a un archivio congelato, riunito in un file ZIP con marca temporale: transazioni, fatture, note di credito, chiusure e giornale tecnico del periodo. La scheda Archivio li elenca sotto Archivi mensili, con il periodo, la dimensione, la data di creazione e la relativa Impronta (SHA-256).

Questa impronta è ciò che rende l'archivio verificabile: cambia al minimo byte modificato. Due pulsanti accompagnano la scheda, Strumento di verifica e Manuale di verifica — di modo che un terzo, verificatore o commercialista, possa controllare da sé l'integrità di un archivio senza passare da voi.

Gli archivi sono prodotti automaticamente. Se un periodo chiuso non ha ancora il proprio, compare sotto Periodi chiusi non archiviati e un pulsante Genera permette di produrlo immediatamente.