Ricevere i rapporti di attività via e-mail
Ricevi automaticamente un riepilogo della vita della tua organizzazione: numero di membri, abbonamenti, iscrizioni, prenotazioni, accessi ed e-mail, con l'andamento rispetto al periodo precedente.
Attivare i rapporti
- Vai su Amministrazione›Impostazioni›Rapporti di attività.
- Attiva Attiva i rapporti di attività via e-mail.
- In Indirizzi e-mail, indica fino a 4 destinatari, un indirizzo per riga.
- Fai clic su Salva.
I destinatari non hanno bisogno di un account da responsabile del club né di un'autorizzazione particolare: il rapporto arriva nella loro casella di posta. È il modo più semplice per tenere informato un presidente o un tesoriere che non accede mai all'applicazione.
Scegliere le frequenze
Esistono tre rapporti, attivabili separatamente o insieme:
- Rapporti quotidiani: ogni mattina, le attività del giorno precedente.
- Rapporti settimanali: ogni lunedì mattina, la settimana appena trascorsa.
- Rapporti mensili: il 1° di ogni mese, il mese appena trascorso.
Ognuno risponde a un'esigenza diversa. Il rapporto quotidiano serve a chi è di turno: segnala ciò che c'è da trattare oggi. Il mensile si inoltra così com'è al consiglio direttivo, senza doverlo riformattare. Il settimanale è una via di mezzo e va bene per un responsabile volontario che passa al club una volta a settimana.
Capire che cosa contiene il rapporto
Il rapporto si apre con l'essenziale, poi entra nel dettaglio di ogni ambito. Ogni valore viene confrontato con un periodo di riferimento: il giorno precedente per il rapporto quotidiano, la settimana precedente per quello settimanale e lo stesso mese dell'anno precedente per quello mensile, così la ripresa di settembre non viene confrontata con le vacanze di agosto.
La sintesi e i dati chiave
Il rapporto inizia con una frase di sintesi e fino a tre fatti salienti: un record sugli ultimi otto periodi, un aumento o un calo netto.
Seguono fino a quattro dati chiave: l'importo incassato, le prenotazioni la cui fascia oraria cade nel periodo, il tasso di occupazione e il numero di utenti che hanno effettuato l'accesso. Ciascuno mostra il proprio andamento, il valore del periodo di confronto in grigio e un mini-grafico degli ultimi otto periodi.
I punti da trattare e la settimana successiva
Un riquadro raccoglie i punti da trattare nel giorno dell'invio: rate di pagamento in ritardo con l'importo da sollecitare, ordini non pagati da più di 7 giorni (esclusi preventivi e pagamenti rateali), iscrizioni online da convalidare, prodotti con scorte in esaurimento e abbonamenti in scadenza entro 30 giorni. Ogni riga apre la schermata corrispondente.
La parte successiva riguarda i 7 giorni successivi, o la giornata che inizia nel rapporto quotidiano: prenotazioni già previste, occupazione prevista, corsi e stage sportivi con i relativi iscritti e posti, chiusure dei campi e giorno con meno prenotazioni.
La fatturazione e gli incassi
Questa sezione riprende l'importo incassato al netto dei rimborsi, i pagamenti ricevuti, le fatture emesse, il carrello medio, i pagamenti online rifiutati, la ripartizione per metodo di pagamento e i prodotti più venduti. Gli importi seguono lo stesso calcolo delle statistiche di fatturazione, considerando tutti i conti di fatturazione, senza alcun nome di cliente.
Compare solo se la tua organizzazione ha incassato, fatturato o rimborsato qualcosa, oppure ha registrato un pagamento rifiutato, in uno dei due periodi.
Le prenotazioni
Questa sezione mostra le prenotazioni per giorno (per settimana nel rapporto mensile), le prenotazioni create durante il periodo per tipo, le ore giocate e gli annullamenti, compresi quelli effettuati meno di 24 ore prima della fascia oraria. Una mappa di calore incrocia i giorni e le ore, poi arrivano il tasso di occupazione per calendario e i giocatori più attivi.
Il rapporto quotidiano, che riguarda una sola giornata, non mostra né il grafico delle prenotazioni né la mappa di calore.
Gli utenti, la registrazione delle presenze, le iscrizioni e le e-mail
- Utenti e abbonamenti: nuovi utenti, abbonamenti scaduti durante il periodo o in scadenza nei 30 giorni successivi, abbonati senza prenotazioni da 30 giorni, account sospesi, spostati nel cestino o eliminati, accessi ed effettivo totale. I compleanni dei 7 giorni successivi, o del giorno stesso nel rapporto quotidiano, si aggiungono se attivi l'opzione.
- Registrazione presenze sul chiosco: fasce orarie con e senza registrazione della presenza, annullamenti automatici e utenti sanzionati.
- Iscrizioni online: richieste accettate e rifiutate durante il periodo, e richieste in attesa della tua convalida.
- E-mail: messaggi consegnati, tasso di apertura, invii non riusciti e indirizzi da correggere nelle schede.
La registrazione delle presenze e le iscrizioni online compaiono solo se la funzione è attiva nella tua organizzazione: le iscrizioni online devono essere aperte su almeno un abbonamento e la registrazione delle presenze deve essere attivata sul chiosco.
Che cosa non compare
Un valore pari a zero in entrambi i periodi non viene mostrato e una sezione vuota scompare: il rapporto di una piccola organizzazione resta breve. Quando non c'è nulla da mostrare, per quel periodo non viene inviata nessuna e-mail. Nelle impostazioni dei rapporti puoi anche rimuovere le sezioni che non ti riguardano.
Usare il rapporto come lista di cose da fare
È il punto che distingue questo rapporto da una semplice tabella di numeri: diverse voci riportano i nomi. Non leggi soltanto «12 abbonamenti sono in scadenza»: ottieni l'elenco delle dodici persone.
Ne derivano naturalmente tre utilizzi:
- L'elenco degli abbonamenti in scadenza entro 30 giorni è la tua lista di solleciti. Arriva da sola, ogni mese, senza dover creare un filtro.
- L'elenco delle iscrizioni in attesa ti ricorda le richieste che nessuno ha trattato: il caso tipico di un'organizzazione in cui più persone amministrano senza essersi divise esplicitamente il compito.
- Il contatore delle e-mail non recapitate segnala un archivio di indirizzi che si sta degradando, molto prima che un socio si lamenti di non ricevere nulla.
