Contabilità & Audit

Imposta il piano dei conti della tua organizzazione, esporta le scritture verso il software del tuo commercialista, attiva la fattura elettronica in formato Factur-X e ritrova i documenti che l'amministrazione fiscale può richiederti: attestazione, registro degli eventi, chiusure e archivi.

Configurare il piano dei conti

Il piano dei conti determina su quali conti e su quali giornali contabili le tue vendite verranno imputate negli export. Si imposta per conto di fatturazione: due entità che fatturano separatamente hanno ciascuna il proprio.

1. Vai in Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione e apri il conto interessato.
2. Apri la scheda Piano dei conti.
3. Modifica i numeri di conto e i nomi dei conti, poi fai clic su Salva.

Tre blocchi strutturano la schermata:

• Vendite, IVA e clienti: i conti delle prestazioni di servizi, dell'IVA a debito, dei clienti e degli sconti concessi.
• Tesoreria: i conti di banca, di cassa e degli assegni all'incasso, utilizzati dalle scritture di incasso.
• Giornali: i codici dei giornali delle vendite, di banca e di cassa.

Ripartire le vendite per categoria o per aliquota

Per impostazione predefinita, tutte le tue vendite sono imputate a un unico conto di ricavi. Due ripartizioni facoltative permettono di andare oltre, nella stessa scheda.

• Ripartizione delle vendite per categoria: un conto distinto per ogni categoria di prodotto — abbonamenti, crediti, materiale, lezioni… Fai clic su Aggiungi una categoria, scegli la categoria e inserisci il suo conto.
• Ripartizione dell'IVA per aliquota: un conto IVA a debito distinto per ogni aliquota. Fai clic su Aggiungi una tariffa, inserisci l'aliquota e il suo conto.

È utile quando la tua contabilità deve distinguere le attività tra loro — per esempio separare i ricavi dell'insegnamento dalle locazioni dei campi. In assenza di ripartizione, tutto confluisce sui conti generali definiti sopra.

Esportare le vendite e le scritture

1. Vai in Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.
2. Filtra l'elenco sul periodo e sui criteri desiderati: l'export riprende esattamente i filtri visualizzati sullo schermo.
3. Fai clic su Scarica l'esportazione e scegli un formato.

Monitorare l'attività commerciale

• Excel (.xlsx): una riga per ordine, con la data, l'utente, gli importi imponibili, IVA e totale, lo stato e il metodo di pagamento. È il formato da preferire per analizzare le tue vendite in un foglio di calcolo.
• CSV (.csv): lo stesso report, in un formato leggibile da qualsiasi foglio di calcolo.
• Scarica le fatture PDF: un archivio contenente il PDF di ogni fattura del filtro corrente. Vi figurano solo le fatture emesse.

Trasmettere al tuo commercialista

• Scritture contabili (.csv): le scritture in debito/credito per fattura, in un formato leggibile destinato a un import manuale.
• FEC (Francia): il file delle scritture contabili (FEC), formato legale francese, importabile da Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane o QuickBooks. Una scrittura in pareggio per ogni fattura.
• FAIA (Lussemburgo) e DATEV (Germania): i formati legali di questi due paesi, proposti alle organizzazioni che vi hanno sede.

L'opzione Includere i regolamenti (tesoreria) aggiunge le scritture di incasso (banca, cassa, assegno) a quelle delle vendite. Deselezionala per esportare solo il giornale delle vendite.

Emettere fatture in formato Factur-X

La fatturazione elettronica diventa obbligatoria in Francia. Factur-X è il formato scelto: una fattura PDF del tutto ordinaria, nella quale è inserito un file di dati che i software di contabilità sanno leggere automaticamente.

Per chi riceve la fattura non cambia nulla: apre un PDF, identico a prima. È il suo software di contabilità che vi trova, in più, gli importi e gli identificativi senza doverli reinserire.

Verificare se la tua organizzazione è interessata

È la prima questione da chiarire, e la risposta è tutt'altro che uguale per tutte le organizzazioni.

• Le associazioni sportive esenti da IVA ai sensi dell'articolo 261-7-1° del code général des impôts non sono interessate né dalla fatturazione elettronica né dall'e-reporting. Molte organizzazioni si trovano in questa situazione.
• Le organizzazioni soggette a IVA dovranno emettere le fatture tra professionisti in formato elettronico. Per le microimprese e le PMI, cioè la quasi totalità delle organizzazioni, la scadenza per l'emissione è fissata al 1° settembre 2027.
• Le fatture ai privati (i tuoi soci) restano fuori dall'ambito della fatturazione elettronica, qualunque sia il tuo regime.

Attivare il formato

1. Vai in Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione e modifica il conto interessato.
2. Nella scheda Fatturazione, individua l'opzione Fattura elettronica situata nella sezione Coordinate di fatturazione
3. Scegli il formato:
   • Factur-X (Francia) per un'organizzazione francese: aggiunge le diciture legali francesi previste sulle fatture tra professionisti;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) per la norma europea senza le specificità francesi;
   • Disattivato per produrre fatture PDF classiche.

L'impostazione è propria di ogni conto di fatturazione: un'organizzazione che fattura da più conti li attiva in modo indipendente.

Inserire le informazioni obbligatorie

Una fattura elettronica deve identificare con certezza chi la emette. Queste informazioni si inseriscono nella stessa scheda, sezione Coordinate di fatturazione.

1. Il SIREN / SIRET della tua organizzazione: è il campo indispensabile. Senza di esso la fattura non può essere conforme e sotto l'opzione compare un messaggio di avviso.
2. Il Numero di partita IVA, se la tua organizzazione vi è soggetta. Se è vuoto, il SIRET funge da identificativo fiscale.
3. L'indirizzo completo: ragione sociale, via, codice postale, città e paese. Un indirizzo incompleto genera una fattura respinta dalla piattaforma del tuo cliente.
4. L'e-mail di fatturazione, utilizzata come punto di contatto quando nessun altro identificativo è disponibile.

Recuperare il SIREN dei clienti professionali

Una fattura tra professionisti deve identificare anche l'acquirente. Il SIREN del cliente si inserisce nel suo indirizzo di fatturazione, blocco Indirizzo aziendale, insieme a Ragione sociale e a Identificativo dell'organizzazione. Lo stesso inserimento è proposto durante una vendita al banco.

Nulla di tutto questo è richiesto per una fattura a un privato: nome, indirizzo e paese sono sufficienti.

Ritrovare i documenti di audit

Un software che incassa pagamenti deve poter dimostrare che le sue scritture non sono state ritoccate. Quattro documenti rispondono a questa esigenza, riuniti nello stesso punto: vai in Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione, apri il conto di fatturazione interessato, poi la scheda Contabilità & Audit.

Questa scheda compare solo su un conto già registrato: i documenti riguardano un'attività, non c'è nulla da mostrare su un conto che si sta creando. Ogni conto di fatturazione ha i propri: se la tua organizzazione fattura da più entità, esaminali separatamente.

Scaricare l'attestazione

In caso di controllo, l'amministrazione fiscale può chiederti di dimostrare che il tuo software di incasso rispetta le condizioni di inalterabilità, sicurezza, conservazione e archiviazione dei dati. Il riquadro Attestazione software di cassa produce questo documento giustificativo su richiesta, tramite Scarica (PDF).

Il documento è composto da due parti. Quella dell'editore è già firmata. La seconda deve essere compilata e firmata dal tuo rappresentante legale: l'attestazione è completa solo quando le due parti sono riunite, ed è insieme che vanno presentate.

Il riquadro compare solo per un conto di fatturazione francese: l'obbligo riguarda i soggetti stabiliti in Francia.

Consultare il registro degli eventi

Il riquadro Registro degli eventi conduce, tramite Consultare, alla traccia probatoria di ciò che è avvenuto nella tua fatturazione. Non vi trovi le vendite — sono nei tuoi ordini — ma i fatti tecnici che le circondano.

Vi figurano in particolare le connessioni riuscite e fallite, le modifiche di configurazione, i cambiamenti dei diritti di fatturazione, le chiusure applicate, i documenti sigillati e i duplicati emessi, gli archivi generati, gli export contabili, i passaggi in modalità test, nonché le anomalie rilevate: interruzione della catena, scarto di chiusura, anomalia di orologio.

Ogni riga riporta la data, il tipo di evento, il conto interessato, l'operatore e il dettaglio. Un filtro per tipo e per periodo permette di orientarsi, e il pulsante Esporta ne ricava un file.

Comprendere le chiusure

Una chiusura sigilla un periodo: blocca gli incassi, le fatture e le note di credito che contiene, e non può più essere né modificata né rigenerata. Il riquadro Chiusure presenta le chiusure giornaliere, mensili e annuali del tuo conto.

Vengono applicate automaticamente, senza alcun intervento da parte tua. Non devi quindi «fare» nulla ogni sera: la tabella si riempie da sola.

Ogni riga indica il periodo, il numero di transazioni, il Netto incassato, la Ripartizione per metodo di pagamento — online, in loco, contanti, assegno, bonifico, terminale — nonché il numero di fatture e di note di credito emesse.

Due punti meritano di essere compresi, perché spesso sorprendono:

• Il totale generale non riparte mai da zero. Si tratta di un cumulo perpetuo dall'origine del conto, non di un saldo di periodo. Un totale che aumenta continuamente è il comportamento previsto.
• La Ripresa (punto zero) indica la data e l'importo da cui questo cumulo parte. Per un conto che esisteva prima dell'introduzione delle chiusure, è il punto di partenza adottato, e non zero.

Recuperare gli archivi fiscali

Ogni mese chiuso dà luogo a un archivio bloccato, raccolto in un file ZIP con marca temporale: transazioni, fatture, note di credito, chiusure e registro tecnico del periodo. Il riquadro Archivio li elenca sotto Archivi mensili, con il loro periodo, la loro dimensione, la data di creazione e la loro Impronta (SHA-256).

Questa impronta è ciò che rende l'archivio verificabile: cambia al minimo byte modificato. Due pulsanti accompagnano il riquadro, Strumento di verifica e Manuale di verifica — così un terzo, ispettore o commercialista, può controllare da sé l'integrità di un archivio senza passare da te.

Gli archivi sono prodotti automaticamente. Se un periodo chiuso non ha ancora il suo, compare sotto Periodi chiusi non archiviati e un pulsante Genera permette di produrlo immediatamente.