Conti di fatturazione

Il conto di fatturazione contiene l'identità che emette le vostre fatture (dati e numerazione) e i metodi di pagamento proposti ai vostri utenti. Create più conti se la vostra organizzazione fattura da più entità.

Creare un conto di fatturazione

1. Andate in Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione.
2. Fate clic su Nuovo.
3. Nella scheda Fatturazione, inserite la denominazione del conto, poi i dati di fatturazione: ragione sociale, indirizzo, paese, telefono e partita IVA. Queste informazioni compaiono sulle fatture e al momento del pagamento.
4. Indicate l'e-mail di fatturazione: riceve le notifiche relative al conto (nuovi ordini, pagamenti ricevuti, avvisi tecnici). Potete scegliere le notifiche desiderate e aggiungere fino a 4 indirizzi destinatari.
5. Fate clic su Salva.

Scegliere il conto predefinito

Un solo conto per organizzazione è indicato come principale: viene utilizzato per i nuovi ordini (carrello, registratore di cassa, iscrizioni) e per gli abbonamenti quando nessun conto è stato selezionato esplicitamente.

1. Aprite il conto desiderato.
2. Attivate l'opzione Account predefinito, poi fate clic su Salva: l'opzione viene rimossa automaticamente dal precedente conto principale.

Personalizzare la numerazione delle fatture

Ogni conto numera le proprie fatture in modo continuo, nel formato AAAA-NNNNNN. Un suffisso opzionale permette di distinguere i documenti emessi da più conti.

1. Nella scheda Fatturazione, individuate l'opzione Suffisso di numerazione delle fatture.
2. Inserite fino a 8 lettere o cifre: il numero successivo viene mostrato subito in anteprima.

Accettare i pagamenti online

1. Aprite la scheda Pagamenti del conto.
2. Attivate Pagamenti online, poi selezionate il vostro gateway di pagamento: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone o PayPal.
3. Collegate il vostro conto: a seconda del gateway, un pulsante di connessione vi guida in pochi clic, oppure dovete inserire le credenziali fornite dal gateway.
4. Fate clic su Salva, poi utilizzate Testare la connessione per verificare che il gateway risponda correttamente.

In caso di dubbio su un pagamento, l'opzione Registro degli eventi mostra le risposte di pagamento ricevute dal gateway e il motivo degli eventuali errori.

Incassare su un terminale POS

Inviate un incasso direttamente su un terminale POS dal dettaglio di un ordine.

1. Nella scheda Pagamenti, attivate Terminale POS.
2. Collegate il vostro conto SumUp. Se SumUp è già il vostro gateway di pagamento online, la sua connessione viene riutilizzata.
3. Salvate il conto, poi fate clic su Aggiungi un terminale per associare il vostro dispositivo.

Proporre il pagamento sul posto, con bonifico o con assegno

Tre modalità di pagamento differito possono essere attivate nella scheda Pagamenti:

• Pagamenti in loco: l'utente è invitato a venire a pagare il proprio ordine direttamente alla reception dell'organizzazione.
• Pagamenti tramite bonifico bancario: le vostre coordinate bancarie (IBAN, BIC) vengono mostrate all'utente, con il numero di fattura come riferimento.
• Pagamenti tramite assegno: l'assegno deve essere intestato al conto di fatturazione e inviato al suo indirizzo.

Autorizzare il pagamento a rate

Nella scheda Pagamenti, attivate Autorizzare i pagamenti parziali poi impostate l'Intervallo tra le scadenze (giorno/i, settimana/e, mese/i). Il numero massimo di rate si definisce poi prodotto per prodotto.

Preparare le esportazioni contabili

Il piano dei conti del conto — conti di vendita, di IVA, di tesoreria e codici dei giornali contabili — si imposta nella scheda Piano dei conti. Determina le scritture contabili prodotte dalle esportazioni contabili e condiziona la fattura elettronica.

Impostare le notifiche via e-mail

Ogni conto di fatturazione avvisa via e-mail degli eventi che lo riguardano. Andate in Amministrazione›Impostazioni›Fatturazione›Conti di fatturazione, aprite il conto desiderato, poi individuate il blocco Notifiche via e-mail nella scheda Fatturazione.

Questa impostazione vale solo per questo conto: due conti della stessa organizzazione possono quindi avvisare persone diverse.

Scegliere le notifiche ricevute

Sotto Notifiche da ricevere, quattro categorie si selezionano in modo indipendente:

• Creazione di un ordine — un ordine è stato appena registrato, con il relativo ordine di acquisto in allegato;
• Pagamento ricevuto — è arrivato un pagamento, online o inserito manualmente; l'allegato è l'ordine di acquisto se resta un saldo da pagare, la fattura se l'ordine è saldato;
• Rimborso — è stato effettuato un rimborso totale o parziale, qualunque sia la sua origine;
• Pagamento fallito (avviso tecnico) — un pagamento online non è andato a buon fine.

Deselezionate quelle che non vi servono. L'ultima è di natura diversa dalle prime tre: non racconta una vendita ma segnala un problema, ed è spesso la sola che vale la pena conservare quando si alleggerisce il resto.

Indicare i destinatari

Il campo Indirizzi destinatari (uno per riga, massimo 4) accetta fino a quattro indirizzi. Ogni notifica viene inviata in una sola e-mail indirizzata a tutti.

Se lasciato vuoto, il sistema utilizza l'e-mail di fatturazione del conto. È il comportamento da ricordare se una sola persona segue le vendite: indicare l'indirizzo del conto è sufficiente, non c'è nulla da ricopiare qui.

Disattivare tutto

L'interruttore del blocco disattiva tutte le notifiche di questo conto. Non viene più inviata alcuna e-mail, qualunque sia la categoria.

Duplicare o eliminare un conto

Aprite il conto: i pulsanti di duplicazione e di eliminazione si trovano in alto nel pannello.