Prenotazioni partecipative: aprire una fascia oraria alle partecipazioni

Prenotate una fascia oraria a nome dell'organizzazione — camp di allenamento, torneo, lezione, corso collettivo — e lasciate che siano i vostri utenti ad aggiungersi, con o senza pagamento online. Stabilite voi la capienza, i criteri di accesso e i termini, e seguite l'elenco dei partecipanti.

Scegliere chi compone l'elenco dei partecipanti

Ogni prenotazione con un'etichetta può accogliere partecipanti. Ciò che cambia da una fascia oraria all'altra è la persona che compone l'elenco: voi oppure gli utenti stessi.

Componete voi l'elenco

Prenotate la fascia oraria con la sua etichetta e indicate i partecipanti, senza attivare Prenotazione partecipativa. Gli utenti non possono aggiungersi da soli: l'elenco è il vostro.

Non per questo è definitivo. Riaprite la prenotazione dal calendario in qualsiasi momento per aggiungere o togliere persone nella scheda Etichette, dove i partecipanti già presenti compaiono preselezionati.

È il funzionamento di un allenamento per il quale convocate il gruppo, di una squadra schierata per un incontro, di un corso i cui partecipanti sono stabiliti in anticipo.

Sono gli utenti ad aggiungersi

Attivate Prenotazione partecipativa e la fascia oraria si apre: mostra un contatore di posti sul calendario e ognuno prende il proprio dal suo account.

È il funzionamento di un camp di allenamento durante le vacanze, di un torneo interno, di un'animazione aperta a chiunque lo desideri.

Una volta attiva l'opzione, la gestione dell'elenco passa dal modulo di prenotazione al dettaglio della fascia oraria, dove trovate Aggiungi partecipanti e Elimina.

Passare dall'uno all'altro

Le due modalità non si escludono a vicenda e la scelta non è mai definitiva. Potete prima comporre un elenco e attivare Prenotazione partecipativa in un secondo momento per aprire i posti rimanenti: le persone già indicate restano iscritte.

Vale anche il contrario: si veda la chiusura delle partecipazioni, in fondo alla pagina.

Aprire una fascia oraria alle partecipazioni

1. Sul calendario, fate clic sulla fascia oraria da prenotare.
2. Aprite la scheda Etichette del modulo di prenotazione.
3. Scegliete l'etichetta — camp di allenamento, torneo, lezione, allenamento — e aggiungete un commento se lo desiderate.
4. Attivate Prenotazione partecipativa, poi fate clic su Configura per aprire le impostazioni.
5. Selezionate eventualmente le persone da inserire d'ufficio, poi confermate.

Utilizzate la Ripetizione per coprire in una sola operazione tutte le sessioni di un camp di allenamento o di un corso settimanale: sceglierete poi se una partecipazione vale per una sessione o per l'intera serie.

Sul calendario, la fascia oraria mostra allora il numero di partecipanti rispetto alla capienza e un invito a partecipare finché restano posti. Un clic porta al dettaglio della fascia oraria, dove si trovano l'elenco e il pulsante di partecipazione.

Per tornare sulle vostre impostazioni in seguito, aprite la fascia oraria e usate Configura nel blocco Partecipanti.

Impostare la capienza e la portata di una partecipazione

Il blocco Partecipanti delle impostazioni contiene due numeri.

Massimo fissa il numero di posti. Una volta raggiunto, la fascia oraria mostra Completo e il pulsante di partecipazione scompare.

Minimo non blocca alcuna partecipazione: questo numero serve solo come quorum per l'annullamento automatico, descritto più avanti. Vale come minimo 1. Per mantenere la sessione qualunque sia il numero di partecipanti, non toccate questo campo e lasciate semplicemente Annullare automaticamente disattivata.

La Ambito di una partecipazione è l'impostazione più determinante, e quella da decidere per prima:

• Questa prenotazione — ci si iscrive a una sessione. È ciò che serve per un allenamento settimanale al quale si viene quando si può, o per un'animazione occasionale.
• Tutte le ricorrenze — ci si iscrive all'insieme. Un'unica partecipazione inserisce la persona in tutte le sessioni della serie, e un unico ritiro la toglie da tutte. È ciò che serve per un camp di allenamento di cinque giorni o per un ciclo di lezioni consecutive. Una serie resta aperta finché le rimane una sessione futura: è quindi possibile unirsi a un camp di allenamento già iniziato.

Con Tutte le ricorrenze, il dettaglio della fascia oraria elenca le date della serie: ognuno sa esattamente a cosa si impegna. Con Questa prenotazione, viene mostrata solo la sessione aperta.

Scegliere chi può partecipare

Senza impostazioni, la fascia oraria è aperta a tutti gli utenti della vostra organizzazione.

Attivate Criteri di idoneità per limitare questa apertura, poi selezionate i criteri. Riprendono i filtri del vostro elenco utenti, su cinque famiglie: profili, abbonamenti, categorie di età, gruppi e classifiche, a cui si aggiunge il sesso.

Un utente che non corrisponde vede comunque il pulsante, ma al clic gli viene risposto che il suo profilo non soddisfa i criteri di questa fascia oraria. Lo stesso vale per gli altri rifiuti: fascia oraria al completo, partecipazioni non ancora aperte, prodotto non disponibile. Ogni caso ha il suo messaggio: nessuno resta davanti a un pulsante muto.

Alcuni usi frequenti: riservare un camp di allenamento a una categoria di età, aprire un corso collettivo ai soli titolari di un determinato abbonamento, limitare un torneo interno a un gruppo di squadra.

Disattivare l'opzione cancella i criteri selezionati: la fascia oraria torna aperta a tutti.

Far pagare la partecipazione

Attivate Pagamenti & fatturazione nelle impostazioni della fascia oraria, poi scegliete il prodotto da pagare. L'elenco propone i prodotti attivi del vostro catalogo di tipo camp di allenamento, lezione e torneo.

Il partecipante paga online nel momento in cui si aggiunge. Il suo posto è riservato solo una volta incassato il pagamento: finché l'ordine resta in attesa, la fascia oraria mostra « Finalizzare il pagamento » e il posto resta disponibile per qualcun altro.

Due impostazioni affinano la tariffa senza toccare il vostro catalogo:

• « Personalizzare l'importo » impone un Tariffa unitaria specifico per questa fascia oraria. Senza di esso, ognuno paga il prezzo che deriva dalle regole tariffarie configurate nel prodotto selezionato.
• La descrizione inserita qui compare sotto il pulsante di partecipazione, all'attenzione del partecipante.

Questa opzione compare solo se la vostra organizzazione utilizza la fatturazione online. Da un chiosco, una fascia oraria a pagamento mostra un messaggio che invita a pagare dal proprio account: il pagamento online non si effettua sul chiosco.

Seguire e gestire i partecipanti

Il blocco Partecipanti del dettaglio della fascia oraria elenca i partecipanti e indica i posti rimanenti. Vedete sempre l'elenco completo, anche se l'avete nascosto agli utenti.

Aggiungi partecipanti permette di aggiungerne diversi in una volta, Elimina di togliere qualcuno. Questi due gesti si applicano a tutta la portata definita più sopra.

Su una fascia oraria a pagamento, aggiungendo qualcuno vi viene chiesto come trattare l'importo:

1. Rendi gratuita la partecipazione — la persona è iscritta, non viene creato alcun ordine. È la scelta predefinita, quella dell'invito e del gesto commerciale.
2. Incassa immediatamente — viene creato un ordine e la cassa si apre subito dopo per incassarlo sul posto. Con più partecipanti, gli incassi si succedono l'uno dopo l'altro. Questa scelta è proposta solo se il vostro profilo dà accesso a Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.
3. Incassa più tardi — viene creato un ordine e l'ordine d'acquisto viene inviato via e-mail. La persona pagherà più tardi.

La stessa scelta vi è proposta quando inserite delle persone al momento di creare la fascia oraria: compare nella scheda Etichette non appena selezionate un primo partecipante.

Per ogni partecipante, l'elenco ricorda lo stato del pagamento: Gratuito se la partecipazione gli è stata offerta, altrimenti l'ordine associato, con la possibilità di Incassare o di rinviare la fattura via e-mail.

Gli ospiti non sono ammessi su questo tipo di fascia oraria: ogni posto corrisponde a un utente identificato.

Regolare le partecipazioni nel tempo

Tre termini, tutti facoltativi, tutti espressi rispetto all'inizio della fascia oraria.

Il Termine di apertura ritarda l'apertura delle partecipazioni. Con 48 ore, una fascia oraria del lunedì alle 10 apre i suoi posti il sabato precedente alle 10. È ciò che evita che un camp di allenamento pubblicato con tre mesi di anticipo risulti al completo il giorno stesso della pubblicazione.

Limita l'annullamento dell'iscrizione chiude la porta d'uscita trascorso un certo termine. Oltre tale termine, il partecipante non può più ritirarsi da solo: tocca a voi farlo se necessario. Senza questa impostazione, può ritirarsi fino all'inizio della fascia oraria.

Annullare automaticamente annulla la prenotazione se il Minimo di partecipanti non è raggiunto entro il termine scelto. I partecipanti e il creatore della fascia oraria vengono avvisati via e-mail. Una prenotazione creata quando il suo termine è già iniziato non viene mai annullata automaticamente: potete quindi aprire una fascia oraria all'ultimo minuto senza rischi.

Su una fascia oraria a pagamento, questo annullamento annulla anche gli ordini rimasti in attesa di pagamento: nessuno può più pagare una sessione che non avrà luogo. Le partecipazioni già incassate, invece, sono conservate e non vengono rimborsate: tocca a voi gestirle.

Conteggiare o meno le partecipazioni

Per impostazione predefinita, partecipare a una fascia oraria non consuma nulla: né la quota di prenotazioni simultanee, né i limiti per periodo, né le fasce orarie consecutive. Un utente può iscriversi a un camp di allenamento senza perdere la possibilità di prenotare un campo lo stesso giorno.

Conteggiare nel quota e nei limiti inverte questo comportamento: ogni partecipazione viene allora conteggiata come una prenotazione ordinaria, e una persona che ha esaurito la propria quota non può più partecipare.

Attivate questa opzione quando la partecipazione deve avere un costo per l'utente — un corso collettivo compreso nel suo abbonamento, per esempio. Lasciatela inattiva per tutto ciò che si aggiunge alla pratica abituale senza sostituirla.

Avvisare via e-mail

Il partecipante riceve sempre una conferma al momento della sua partecipazione, e un'e-mail se la fascia oraria viene annullata automaticamente. Questi invii non si possono disattivare.

Attiva le notifiche riguarda il creatore della fascia oraria: riceve un avviso a ogni partecipazione, a ogni ritiro, e quando viene occupato l'ultimo posto. Disattivate questa opzione su una fascia oraria molto frequentata se non volete seguire ogni movimento.

Le preferenze di notifica di ciascuno vengono rispettate: un utente che ha disattivato le proprie notifiche non riceverà nulla.

Mostra l'elenco dei partecipanti decide che cosa vedono gli utenti. Se attivata, ognuno sa chi partecipa. Se disattivata, sono pubblici solo il contatore e i posti rimanenti.

Riutilizzare una configurazione

Impostare una decina di opzioni a ogni camp di allenamento sarebbe faticoso. Due meccanismi lo evitano.

Il blocco Modello, in cima alle impostazioni, riunisce i due gesti. Salva come modello conserva le impostazioni della fascia oraria sotto il Nome del modello che inserite. Non appena esiste un modello, l'elenco Scegli un modello... compare al di sopra: una selezione riprende le sue impostazioni da qualsiasi altra fascia oraria.

Una fascia oraria resta collegata al modello da cui proviene. Se in seguito ne modificate le impostazioni, vi verrà chiesto fin dove estendere la modifica: solo questa prenotazione, questa prenotazione e le sue ricorrenze, oppure Ovunque — cioè su tutte le fasce orarie che condividono questo modello.

Chiudere le partecipazioni

Disattivare Prenotazione partecipativa su una fascia oraria che ha già dei partecipanti è possibile e senza rischi per loro: i partecipanti restano al loro posto, gli ordini emessi restano validi. Cessano solo le partecipazioni e i ritiri, e il blocco dei partecipanti scompare lato utente.

Rimborsare una partecipazione o togliere qualcuno a posteriori resta un gesto vostro: la chiusura delle partecipazioni non se ne occupa.