Fatture e transazioni

Seguite tutti i documenti di vendita della vostra organizzazione — preventivi, ordini e fatture — incassate i pagamenti, effettuate rimborsi ed esportate le vostre vendite per la contabilità. Recatevi nel menu Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.

Distinguere i tre tipi di documenti

Una vendita assume forme diverse a seconda del momento in cui vi trovate, e il tipo viene scelto al momento della creazione del documento.

• Il Preventivo è una proposta economica, inviata all'utente per l'approvazione — uno stage per un gruppo scolastico, un noleggio di un campo a un'azienda.
• L'Ordine è la vendita impegnata, in attesa di pagamento. È su di essa che si basano i pagamenti.
• La Fattura è il documento numerato, emesso non appena un pagamento viene incassato.

Un quarto documento, il Ordine d'acquisto, è adatto per le amministrazioni pubbliche e i comitati aziendali che richiedono un documento prima di impegnare la spesa.

Cosa diventa un preventivo accettato

Il preventivo non è un vicolo cieco: inviato via e-mail, contiene un link che permette all'utente di accettarlo autonomamente, senza account né connessione. Questo link rimane valido per 14 giorni.

Consultare il preventivo — la pagina, il PDF — non equivale ad accettarlo. L'accettazione avviene nel momento in cui l'utente sceglie un metodo di pagamento, e questa scelta determina il seguito:

• con un pagamento differito (bonifico, assegno, in loco), il preventivo diventa un'Ordine in attesa di pagamento; si trasformerà in fattura quando incasserete;
• con un pagamento online, il pagamento avviene immediatamente: il documento diventa direttamente una Fattura, numerata.

In altre parole, un preventivo viene seguito esattamente come un ordine una volta accettato — lo ritrovate nella scheda corrispondente al suo nuovo tipo.

Ritrovare una vendita

1. Recatevi in Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.
2. Le schede in alto filtrano per tipo (Preventivo, Ordini, Fatture) e per stato (In attesa, Pagato, Annullato, Rimborsato).
3. Il pannello Filtri affina ulteriormente la ricerca, e i criteri si cumulano.

Sono disponibili sei filtri, di cui tre spesso dimenticati, anche se rispondono alle domande più frequenti:

• Per utente: tutta la cronologia degli acquisti di un membro, quando contesta un addebito.
• Per responsabile: le vendite registrate da una persona del team — utile per verificare una giornata di permanenza.
• Per account di fatturazione: indispensabile quando la vostra organizzazione fattura da più entità.
• Per abbonamento, Per categoria di prodotto e Per stato completano il filtro.

Il selettore di Periodo delimita infine la visualizzazione — e comanda anche gli esporti, che riprendono esattamente ciò che vedete sullo schermo.

Cercare per persona oltre che per numero

Il campo di ricerca non si limita alle referenze dei documenti. Interroga simultaneamente:

• il numero dell'ordine e il numero della fattura;
• l'identità dell'utente: nome, cognome, identificativo di accesso, indirizzo e-mail e numero di licenza;
• i dati inseriti sulla vendita stessa — nome, cognome, ragione sociale e e-mail dell'indirizzo di fatturazione.

Quest'ultimo punto è importante per le vendite al banco: l'acquirente non ha un account, l'elenco lo mostra come cliente di passaggio, e solo la ricerca sull'indirizzo di fatturazione permette di ritrovare la sua vendita. Inserire "Dupont" o la sua e-mail è sufficiente.

Creare un ordine o un preventivo

1. Cliccate su Nuovo.
2. Si apre una finestra Seleziona un utente: designate la persona a cui è destinata la vendita. È la prima decisione, poiché determina l'indirizzo di fatturazione e gli abbonamenti idonei.
3. Scegliete quindi il tipo di documento, Preventivo o Ordine.
4. Aggiungete le righe con Aggiungi un prodotto.
5. Verificate l'Indirizzo di fatturazione: senza il vostro intervento, viene utilizzato l'indirizzo predefinito dell'utente.
6. Cliccate su Salva.

Ogni riga proviene a scelta dal catalogo o da un inserimento libero. L'inserimento libero (piastrella personalizzata) serve per le vendite eccezionali — un incordatura, una partecipazione alle spese — e la casella Salva nel catalogo vi evita di reinserirla la prossima volta se ha lo scopo di tornare.

Un ordine rimane modificabile finché non è stato incassato alcun pagamento. Dopo il primo incasso, si blocca: è ciò che garantisce che un documento già pagato non cambi alle spalle del cliente.

Applicare uno sconto

Esistono due meccanismi, e non servono allo stesso scopo. Aprite la sezione Codice promozionale & sconto per accedere alla configurazione.

• Il Codice promozionale riprende un'operazione commerciale già definita: cliccate su Seleziona un codice promozionale e il codice applica la propria regola di targeting e di plafonamento.
• La Sconto manuale è un gesto occasionale, deciso caso per caso: una percentuale o un importo che inserite liberamente, applicato sul totale IVA inclusa.

Incassare un pagamento

1. Aprite l'ordine, quindi cliccate su Pagamento.
2. Inserite l'importo: viene proposto il saldo completo, ma è accettato anche un importo parziale.
3. Scegliete il metodo: CB in loco, Contanti, Bonifico o Assegno.
4. Registrate.

Se un terminale di pagamento è configurato sull'account di fatturazione, l'incasso può partire direttamente sul POS terminal piuttosto che essere inserito manualmente.

Ogni incasso appare nella sezione Transazioni dell'ordine, con il suo stato: Confermato, In attesa, Errore o Rifiutato. Un pagamento inserito per errore può essere corretto con Modifica questa transazione o Annullare questa transazione — l'ordine ricalcola immediatamente il suo Resta da pagare.

Rateizzare il pagamento

Il pulsante Programma distribuisce il saldo da pagare su più rate datate. A ogni incasso successivo, vi viene proposto automaticamente l'importo della prossima rata.

Rimborsare una vendita

1. Aprite l'ordine pagato, quindi cliccate su Rimborsare.
2. Inserite l'importo: viene proposto il rimborso totale, ma è possibile un rimborso parziale.
3. Se sono stati incassati più pagamenti, scegliete se imputare il rimborso sull'intero ordine o su un pagamento specifico.

Un pagamento online viene restituito direttamente tramite la passerella che lo ha incassato: non dovete effettuare alcun bonifico.

Per quanto riguarda lo stato, la distinzione è importante per la vostra contabilità: un rimborso parziale lascia l'ordine in Pagato e mostra il Netto incassato, mentre un rimborso totale lo fa passare in Rimborsato. Ad esempio, un'iscrizione di 200 € rimborsata di 50 € rimane una vendita pagata il cui netto incassato è di 150 €.

Inviare e scaricare i documenti

Un pulsante dedicato raccoglie tutto ciò che riguarda il documento stesso. Porta il nome del documento aperto, il che vi indica allo stesso tempo a che punto è la vendita: Preventivo, Ordine d'acquisto o Fattura una volta incassato un pagamento.

Il suo menu propone tre azioni:

• Anteprima per controllare il documento a schermo prima di qualsiasi invio;
• Scarica (PDF) per archiviarlo o trasmetterlo tramite un altro canale;
• Invia tramite e-mail per inviarlo direttamente all'utente.

Tracciare cosa è successo

La sezione Cronologia dell'ordine conserva gli eventi della vendita: creazione, modifiche, incassi, invii. È il primo posto da aprire quando un membro afferma di non aver mai ricevuto la sua fattura, o quando un importo non corrisponde al ricordo del team.

Gestire un ordine in attesa

Un ordine in attesa può essere saldato in qualsiasi momento dall'utente dal suo spazio, o incassato manualmente da voi.

Le prestazioni a convalida manuale — bonifico, assegno — vengono consegnate non appena registrate un pagamento. Finché non lo fate, il membro non dispone di nulla.

Per abbandonare una vendita, apritela e utilizzate Annulla l'ordine. Rimane consultabile, e l'impostazione Nascondi le cancellazioni la esclude dagli elenchi.

Esportare le vendite e la contabilità

Cliccate su Scarica l'esportazione in alto all'elenco: l'esportazione riprende i filtri e il periodo visualizzati sullo schermo. Rapporti di vendita per il foglio di calcolo, scritture contabili e formati legali sono dettagliati nella pagina dedicata.