Far pagare gli invitati tramite link
Un utente prenota con un amico esterno all'organizzazione. Invece di pagare l'invito al suo posto, lascia che l'amico paghi da solo la propria quota, online, senza creare un account. Ecco come attivare questo pagamento tramite link, dove va il denaro e come seguire questi pagamenti.
Capire il pagamento tramite link
Al momento della prenotazione, il titolare della prenotazione (l'utente che prenota) sceglie per ciascuno dei suoi invitati chi paga il posto: lui stesso, come al solito, oppure l'invitato, tramite un link. Il link viene inviato per e-mail se il titolare ha inserito l'indirizzo dell'invitato. In caso contrario, il titolare lo trasmette personalmente dal dettaglio della prenotazione. L'invitato paga su una pagina con i colori della tua organizzazione e riceve la sua fattura.
Il titolare ha due possibilità:
- «più tardi»: la prenotazione viene confermata subito e il titolare anticipa l'invito con i suoi crediti. L'invitato può pagare fino a 7 giorni dopo la fine della fascia oraria. Al momento del pagamento, i crediti anticipati vengono restituiti al titolare;
- «adesso»: la prenotazione attende il pagamento dell'invitato per la durata prevista per il pagamento alla prenotazione, poi viene confermata. Senza un pagamento in tempo, viene annullata e la fascia oraria viene liberata.
Nicolas prenota un campo da padel con il suo amico Paul, invitato a 8 €. Con «più tardi», Nicolas anticipa gli 8 € dell'invito con i suoi crediti e li recupera in crediti quando Paul ha pagato. Con «adesso», la quota di Paul non resta a carico di Nicolas: la prenotazione attende gli 8 € di Paul, e i crediti scalati a Nicolas durante l'attesa gli vengono restituiti non appena la prenotazione è confermata.
Attivare il pagamento tramite link
L'impostazione si configura abbonamento per abbonamento. È attiva per impostazione predefinita: i tuoi abbonati vedono la scelta non appena sono soddisfatte le condizioni seguenti.
- Vai in Amministrazione›Utenti›Diritti di accesso›Abbonamenti e apri l'abbonamento.
- Nella scheda Inviti, sotto Chi paga gli inviti?, attiva o disattiva Far pagare gli ospiti tramite link.
- Salva.
La scelta viene proposta all'utente solo se:
- la tua organizzazione incassa online: l'account di fatturazione dell'abbonamento offre un pagamento online. In caso contrario, l'opzione è disattivata e un link Configura il pagamento online ti porta agli account di fatturazione;
- l'abbonamento vende online i suoi crediti di invito (i suoi crediti di prenotazione con il Sistema di crediti unificato): è questo prezzo a stabilire la quota dell'invitato;
- il titolare è l'unico a pagare gli inviti. È sempre così con Addebita solo il responsabile della prenotazione. Con Ogni partecipante paga gli inviti, è così solo se gioca soltanto con i suoi invitati, senza partner dell'organizzazione;
- il titolare non ha scelto di pagare gli inviti dei suoi partner;
- la prenotazione non è ricorrente;
- la quota dell'invitato raggiunge l'importo minimo di un pagamento online: 0,50 € con Stripe, 1 € con gli altri metodi di pagamento online. Al di sotto di questo importo, per quell'invitato viene proposto solo il pagamento da parte del titolare.
«Adesso» richiede inoltre il Pagamento alla prenotazione, attivato nella scheda Crediti o Inviti: la prenotazione attende il pagamento dell'invitato per la durata impostata per questo pagamento.
Il link non viene mai proposto quando prenoti per un utente, da un chiosco o su una fascia oraria partecipativa.
Per non proporre più il pagamento tramite link, disattiva l'opzione. Non viene creato nessun nuovo link, e i link già inviati restano pagabili fino alla loro data limite.
Sapere cosa paga l'invitato e dove va il denaro
La quota dell'invitato è il prezzo, in denaro, dei crediti che costa il suo invito, alla tariffa con cui l'abbonamento del titolare vende i suoi crediti di invito (i suoi crediti di prenotazione con il Sistema di crediti unificato). Viene fissata al momento della prenotazione e non cambia più: se la prenotazione viene poi spostata o allungata e costa più crediti, la differenza è a carico del titolare. La data limite di pagamento, invece, segue la prenotazione.
Ogni invitato che paga ha il proprio ordine, intestato al Visitatore di passaggio della tua organizzazione, anche se ha un account presso di voi. L'ordine contiene una riga Parte dell'ospite con il calendario, la data e l'orario, e viene incassato sull'account di fatturazione dell'abbonamento del titolare. L'invitato riceve la sua fattura per e-mail e può scaricarla dalla sua pagina di pagamento. Per ritrovare il suo ordine, cerca il suo nome o il suo indirizzo e-mail in Amministrazione›Dashboard›Fatturazione›Fatture & transazioni.
Il denaro pagato dall'invitato va alla tua organizzazione, mai al titolare. Il titolare recupera solo quanto aveva anticipato, sempre in crediti, anche se aveva pagato quei crediti con carta al momento della prenotazione.
Incassare un pagamento in loco, con assegno o con bonifico
Se l'account di fatturazione accetta il pagamento in loco, con assegno o con bonifico, un invitato che paga «più tardi» può scegliere uno di questi metodi sulla sua pagina di pagamento. Riceve allora un buono d'ordine con le istruzioni di pagamento. In questo modo indica solo come intende pagare: la sua quota risulta pagata solo quando registri tu il pagamento, e fino ad allora può ancora pagare online. «Adesso» propone solo il pagamento online.
- Apri il dettaglio della prenotazione.
- Sotto la riga dell'invitato, fai clic su Incassare: si apre il suo ordine.
- Registra il pagamento ricevuto, come per qualsiasi altro ordine.
Una volta pagato interamente l'ordine, la quota dell'invitato risulta pagata e i crediti anticipati vengono restituiti al titolare. Se l'invitato aveva indicato un pagamento in loco, con assegno o con bonifico e lo ricevi dopo la data limite, registralo allo stesso modo: l'invitato non può più pagare online, ma la somma incassata viene restituita in crediti al titolare.
Rimborsare un invitato
Quando una prenotazione viene annullata dopo che un invitato ha pagato, la sorte della sua quota segue quella dell'invito che il titolare aveva anticipato:
- se questo invito viene restituito al titolare, per esempio per un annullamento nei termini o effettuato dalla tua organizzazione, l'invitato viene rimborsato;
- se non gli viene restituito, perché l'abbonamento non riaccredita gli inviti in caso di annullamento tardivo, la tua organizzazione trattiene anche la quota dell'invitato.
Rimuovere o sostituire tutti gli invitati di una prenotazione che resta valida rimborsa anche l'invitato che ha pagato, anche fuori dai termini.
Il metodo di rimborso dipende dal metodo di pagamento dell'invitato. Se ha pagato online con Stripe, HelloAsso o SumUp, viene rimborsato automaticamente nei minuti successivi, con una nota di credito. Se ha pagato in altro modo, in loco, con assegno, con bonifico o con un altro metodo online, non viene rimborsato direttamente: la somma viene restituita in crediti al titolare.
Al momento dell'annullamento, il messaggio di conferma indica a chi annulla, per ogni invitato che ha pagato, se verrà rimborsato o se la sua quota torna in crediti al titolare. L'e-mail di annullamento ricevuta dal titolare lo conferma. Non viene indicato nulla quando la tua organizzazione trattiene la quota.
Se un rimborso automatico non ha potuto essere confermato, il dettaglio della prenotazione mostra un avviso che rimanda all'ordine. Apri l'ordine e verifica il rimborso nell'area del tuo fornitore di pagamento. Un rimborso che effettui tu stesso dall'ordine non cambia nulla per il titolare: i crediti che ha recuperato o anticipato restano invariati.
Seguire i pagamenti degli invitati
Nel dettaglio della prenotazione, ogni invitato ha la sua riga: chi paga il suo posto, la data limite di pagamento e un'etichetta In attesa finché non ha pagato. Vedi anche il suo indirizzo e-mail. I partecipanti alla prenotazione vedono se l'invitato ha pagato, ma non il suo indirizzo.
Copiare il link, mostrare il codice QR, inviare l'e-mail, riprendere la quota a proprio carico (Alla fine pago) o sostituire un solo invitato sono azioni riservate al titolare della prenotazione. Puoi invece sostituire tutti gli invitati con l'icona della riga degli invitati. Prima di salvare, una conferma ricorda i link che verranno annullati e le quote che verranno rimborsate.
Finché un invitato ha un link di pagamento in corso o ha pagato tramite link, il titolare non può essere né rimosso né sostituito in una prenotazione che resta valida: rimuovi prima gli invitati, oppure annulla la prenotazione. Agli invitati non viene inviato nessun promemoria automatico: spetta al titolare inviare di nuovo il link se necessario.
La conversione di un abbonamento in modalità Wallet viene rifiutata finché un invitato non ha pagato la sua quota di una prenotazione già iniziata. Riprova dopo la sua data limite, 7 giorni dopo la fine della prenotazione.
