Faktury a transakce

Sledujte všechny prodejní doklady své organizace — nabídky, objednávky a faktury —, přijímejte platby, provádějte vrácení peněz a exportujte prodeje pro účetnictví. Přejděte do nabídky Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.

Rozlišení tří typů dokladů

Prodej má jinou podobu podle toho, v jaké fázi se nacházíte, a typ dokladu se volí při jeho vytvoření.

• Nabídka je cenový návrh zaslaný uživateli ke schválení — sportovní soustředění pro školní skupinu, pronájem kurtu firmě.
• Objednávka je uzavřený prodej, který čeká na zaplacení. Právě k tomuto dokladu se přiřazují platby.
• Faktura je číslovaný doklad, který se vystaví, jakmile je přijata platba.

Čtvrtý doklad, Objednávkový formulář, se hodí pro obce a zaměstnanecké rady, které vyžadují doklad ještě před schválením výdaje.

Co se stane s přijatou nabídkou

Nabídka není slepou uličkou: pokud ji odešlete e-mailem, obsahuje odkaz, který uživateli umožní ji sám přijmout, bez účtu a bez přihlášení. Tento odkaz zůstává platný 14 dní.

Zobrazení nabídky — stránky nebo PDF — ještě neznamená její přijetí. Přijetí nastane ve chvíli, kdy uživatel zvolí způsob platby, a právě tato volba určuje další postup:

• při odložené platbě (převod, šek, platba na místě) se z nabídky stane Objednávka čekající na zaplacení; na fakturu se změní ve chvíli, kdy přijmete platbu;
• při online platbě následuje úhrada okamžitě: doklad se rovnou stane číslovanou Faktura.

Jinými slovy, přijatá nabídka se sleduje přesně jako objednávka — najdete ji na kartě odpovídající jejímu novému typu.

Vyhledání prodeje

1. Přejděte do Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.
2. Karty v horní části filtrují podle typu (Nabídka, Objednávky, Faktury) a podle stavu (Čeká se, Zaplaceno, Zrušeno, Vráceno).
3. Panel Filtry pak vyhledávání zpřesní a jednotlivá kritéria se sčítají.

K dispozici je šest filtrů, z nichž na tři se často zapomíná, přitom právě ony odpovídají na nejčastější dotazy:

• Podle uživatele: celá historie nákupů člena, když rozporuje odečtenou platbu.
• Podle manažera: prodeje zadané konkrétní osobou z týmu — užitečné při kontrole jednoho dne služby.
• Na fakturační účet: nezbytný ve chvíli, kdy vaše organizace fakturuje z několika subjektů.
• Podle předplatného, Podle kategorie produktu a Podle stavu řazení doplňují.

Volba Období nakonec omezí zobrazení — a řídí také exporty, které přesně přebírají to, co vidíte na obrazovce.

Hledejte podle osoby stejně jako podle čísla

Vyhledávací pole se neomezuje na čísla dokladů. Prohledává současně:

• číslo objednávky a číslo faktury;
• údaje uživatele: příjmení, jméno, přihlašovací jméno, e-mailovou adresu a číslo licence;
• kontaktní údaje zadané u samotného prodeje — příjmení, jméno, název firmy a e-mail z fakturační adresy.

Poslední bod je důležitý u prodejů na místě: kupující nemá účet, seznam ho zobrazuje jako příležitostného zákazníka a jeho prodej lze najít pouze hledáním podle fakturační adresy. Stačí zadat „Dupont" nebo jeho e-mail.

Vytvoření objednávky nebo nabídky

1. Klikněte na Nový.
2. Otevře se okno Vybrat uživatele: určete osobu, které je prodej určen. Je to první rozhodnutí, protože určuje fakturační adresu a předplatné, na která lze uplatnit nárok.
3. Poté zvolte typ dokladu, Nabídka nebo Objednávka.
4. Přidejte položky pomocí Přidat produkt.
5. Zkontrolujte Fakturační adresa: pokud nic nezměníte, použije se výchozí adresa uživatele.
6. Klikněte na Uložit.

Každá položka pochází buď z katalogu, nebo z volného zadání. Volné zadání (dlaždice s vlastní položkou) slouží pro výjimečné prodeje — vyplétání rakety, příspěvek na výdaje — a políčko Uložit do katalogu vám příště ušetří opětovné zadávání, pokud se má položka opakovat.

Objednávku lze upravovat, dokud nebyla přijata žádná platba. Po prvním přijetí platby se uzamkne: to zaručuje, že se již uhrazený doklad nezmění za zády zákazníka.

Uplatnění slevy

Existují dva mechanismy a každý slouží k něčemu jinému. Otevřete část Promo kód & sleva a dostanete se k nastavení.

• Promo kód přebírá již nastavenou obchodní akci: klikněte na Vyberte promo kód a kód uplatní vlastní pravidlo cílení i maximální výše.
• Ruční sleva je jednorázové rozhodnutí případ od případu: procento nebo částka, kterou zadáte volně a která se uplatní na celkovou cenu s DPH.

Přijetí platby

1. Otevřete objednávku a klikněte na Platba.
2. Zadejte částku: nabízí se celý zůstatek, ale přijímá se i částečná platba.
3. Zvolte způsob: CB na místě, Hotovost, Převod nebo Šek.
4. Uložte.

Pokud je na fakturačním účtu nastaven platební terminál, platba může jít přímo na platební terminál, místo aby se zadávala ručně.

Každá přijatá platba se zobrazí v části Transakce objednávky, a to se svým stavem: Potvrzeno, Čeká se, Neúspěch nebo Odmítnuto. Omylem zadanou platbu opravíte pomocí Upravit tuto transakci nebo Zrušit tuto transakci — objednávka ihned přepočítá Zbývá zaplatit.

Rozložení platby

Tlačítko Časový plán rozdělí zbývající částku na několik splátek s datem. Při každé další platbě se vám automaticky nabídne částka nejbližší splátky.

Vrácení peněz za prodej

1. Otevřete zaplacenou objednávku a klikněte na Vrátit peníze.
2. Zadejte částku: nabízí se vrácení celé částky, možné je i částečné vrácení.
3. Pokud bylo přijato více platb, zvolte, zda se vrácení přiřadí k celé objednávce, nebo ke konkrétní platbě.

Online platba se vrací přímo přes platební bránu, která ji přijala: nemusíte zadávat žádný převod.

U stavu je toto rozlišení důležité pro vaše účetnictví: částečné vrácení ponechá objednávku ve stavu Zaplaceno a zobrazí Čistý příjem, zatímco vrácení celé částky ji převede do stavu Vráceno. Například přihlášení za 200 € s vrácenými 50 € zůstává zaplaceným prodejem, u kterého je čistá přijatá částka 150 €.

Odeslání a stažení dokladů

Vyhrazené tlačítko sdružuje vše, co se týká samotného dokladu. Nese název otevřeného dokladu, což vám zároveň říká, v jaké fázi prodej je: Nabídka, Objednávkový formulář nebo Faktura po přijetí platby.

Jeho nabídka obsahuje tři akce:

• Náhled pro kontrolu dokladu na obrazovce před jakýmkoli odesláním;
• Stáhnout (PDF) pro archivaci nebo předání jinou cestou;
• Odeslat e-mailem pro odeslání přímo uživateli.

Dohledání toho, co se stalo

Část Historie objednávky uchovává události prodeje: vytvoření, úpravy, přijaté platby, odeslání. Je to první místo, které otevřete, když člen tvrdí, že fakturu nikdy neobdržel, nebo když částka neodpovídá tomu, co si tým pamatuje.

Správa objednávky čekající na platbu

Objednávku čekající na platbu může uživatel kdykoli zaplatit ze svého prostředí, nebo ji můžete ručně vyřídit vy.

Plnění s ručním potvrzením — převod, šek — se dodává, jakmile zaznamenáte platbu. Dokud to neuděláte, člen nemá k dispozici nic.

Chcete-li prodej zrušit, otevřete jej a použijte Zrušit objednávku. Zůstane k nahlédnutí a nastavení Skrýt zrušení jej ze seznamů vyřadí.

Export prodejů a účetnictví

Klikněte na Stáhnout export v horní části seznamu: export přebírá filtry a období zobrazené na obrazovce. Prodejní přehledy pro tabulkový procesor, účetní zápisy a zákonné formáty jsou podrobně popsány na samostatné stránce.