Faktury a transakce

Sledujte všechny prodejní doklady své organizace — nabídky, objednávky a faktury —, přijímejte platby, provádějte refundace a exportujte své prodeje pro účetnictví. Přejděte do nabídky Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.

Rozlišení tří typů dokladů

Prodej má různou podobu podle toho, v jaké fázi se nacházíte, a typ se volí při vytvoření dokladu.

• Nabídka je cenová nabídka zaslaná uživateli ke schválení — soustředění pro školní skupinu, pronájem kurtu firmě.
• Objednávka je závazný prodej čekající na úhradu. Právě k ní se vážou platby.
• Faktura je číslovaný doklad vystavený, jakmile je přijata platba.

Čtvrtý doklad, Objednávkový formulář, se hodí pro obce a zaměstnanecké rady, které vyžadují doklad ještě před schválením výdaje.

Co se stane s přijatou nabídkou

Nabídka není slepou uličkou: odeslaná e-mailem obsahuje odkaz, kterým ji uživatel může sám přijmout, bez účtu i bez přihlášení. Tento odkaz zůstává platný 14 dní.

Pouhé zobrazení nabídky — stránky či PDF — ji nepřijímá. K přijetí dochází ve chvíli, kdy uživatel zvolí způsob platby, a právě tato volba určuje další průběh:

• při odložené úhradě (převodem, šekem, na místě) se z nabídky stane Objednávka čekající na platbu; ve fakturu se změní, jakmile platbu přijmete;
• při online platbě proběhne úhrada vzápětí: doklad se rovnou stane číslovanou Faktura.

Jinými slovy, přijatá nabídka se sleduje přesně jako objednávka — najdete ji na kartě odpovídající jejímu novému typu.

Vyhledání prodeje

1. Přejděte do Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.
2. Karty v horní části filtrují podle typu (Nabídka, Objednávky, Faktury) a podle stavu (Čeká se, Zaplaceno, Zrušeno, Vráceno).
3. Panel Filtry pak vyhledávání zpřesní a jednotlivá kritéria se sčítají.

K dispozici je šest filtrů, z nichž tři se často opomíjejí, přestože odpovídají na nejčastější dotazy:

• Podle uživatele: celá historie nákupů člena, když rozporuje strženou platbu.
• Podle manažera: prodeje zadané konkrétní osobou z týmu — užitečné pro kontrolu jedné směny.
• Na fakturační účet: nezbytný, jakmile vaše organizace fakturuje z několika subjektů.
• Podle předplatného, Podle kategorie produktu a Podle stavu třídění doplňují.

Volba Období nakonec vymezí zobrazení — a řídí také exporty, které přesně přebírají to, co vidíte na obrazovce.

Hledání podle osoby i podle čísla

Vyhledávací pole se neomezuje na čísla dokladů. Prohledává současně:

• číslo objednávky a číslo faktury;
• identitu uživatele: příjmení, jméno, přihlašovací jméno, e-mailovou adresu a číslo licence;
• údaje zadané přímo na prodeji — příjmení, jméno, název firmy a e-mail fakturační adresy.

Poslední bod je důležitý u prodejů na místě: kupující nemá účet, seznam jej zobrazuje jako příležitostného zákazníka a jeho prodej lze dohledat jedině vyhledáním podle fakturační adresy. Stačí zadat „Dupont“ nebo jeho e-mail.

Vytvoření objednávky nebo nabídky

1. Klikněte na Nový.
2. Otevře se okno Vybrat uživatele: určete osobu, které je prodej určen. Je to první rozhodnutí, protože určuje fakturační adresu a způsobilá předplatná.
3. Poté zvolte typ dokladu, Nabídka nebo Objednávka.
4. Přidejte položky pomocí Přidat produkt.
5. Zkontrolujte Fakturační adresa: bez vašeho zásahu se použije výchozí adresa uživatele.
6. Klikněte na Uložit.

Každá položka pochází buď z katalogu, nebo z volného zadání. Volné zadání (vlastní dlaždice) slouží pro mimořádné prodeje — vyplet rakety, příspěvek na náklady — a políčko Uložit do katalogu vám ušetří opětovné zadávání příště, pokud se má položka opakovat.

Objednávku lze upravovat, dokud nebyla přijata žádná platba. Po první přijaté platbě se uzamkne: tím je zaručeno, že se již uhrazený doklad nezmění za zády zákazníka.

Uplatnění slevy

Existují dva mechanismy a každý slouží k něčemu jinému. Nastavení otevřete v sekci Promo kód & sleva.

• Promo kód přebírá již definovanou obchodní akci: klikněte na Vyberte promo kód a kód uplatní vlastní pravidlo cílení i omezení.
• Ruční sleva je jednorázové gesto, o kterém rozhodujete případ od případu: procento nebo částka, kterou zadáte volně a která se uplatní na celkovou částku s DPH.

Přijetí platby

1. Otevřete objednávku a klikněte na Platba.
2. Zadejte částku: nabízí se celý zůstatek, ale je přijímána i částečná částka.
3. Zvolte způsob: CB na místě, Hotovost, Převod nebo Šek.
4. Uložte.

Pokud je na fakturačním účtu nastaven platební terminál, může být platba odeslána přímo na platební terminál místo ručního zadání.

Každá přijatá platba se zobrazí v sekci Transakce objednávky, a to se svým stavem: Potvrzeno, Čeká se, Neúspěch nebo Odmítnuto. Tlačítko Zobrazit detaily otevře kartu transakce: způsob platby, bránu, data, poznámky a případné reference poskytovatele.

Dokud je platba ve stavu Čeká se, lze ji upravit — Upravit tuto transakci pro opravu zadání, Zrušit tuto transakci pro její zrušení — a objednávka okamžitě přepočítá svůj Zbývá zaplatit. Platbu ve stavu Potvrzeno už naopak upravit nelze: vytvořila účetní doklad, protože faktura se vystavuje již při první přijaté platbě. Chyba u potvrzené platby se tedy opravuje refundací, úplnou nebo částečnou, která po operaci zanechá stopu.

Rozložení úhrady

Tlačítko Časový plán rozdělí zbývající částku do několika datovaných splátek. Při každé další platbě se vám automaticky nabídne částka nejbližší splátky.

Refundace prodeje

1. Otevřete uhrazenou objednávku a klikněte na Vrátit peníze.
2. Zadejte částku: nabízí se úplná refundace, možná zůstává i částečná.
3. Pokud bylo přijato několik plateb, zvolte, zda se refundace přiřadí k celé objednávce, nebo ke konkrétní platbě.

Online platba se vrací přímo přes bránu, která ji přijala: nemusíte provádět žádný převod.

Ohledně stavu je rozdíl důležitý pro vaše účetnictví: částečná refundace ponechává objednávku ve stavu Zaplaceno a zobrazuje Čistý příjem, zatímco úplná refundace ji převede do stavu Vráceno. Například přihláška za 200 € s refundací 50 € zůstává uhrazeným prodejem s čistou přijatou částkou 150 €.

Rozhoduje také o osudu plnění. Úplná refundace je odebírá — kredity se vracejí, předplatné se ruší. Částečná refundace je ponechává: uživatel si ponechá to, co obdržel, sníží se pouze přijatá částka.

Refundace z brány místo odsud

U online platby můžete refundaci stejně dobře spustit z administrace platební brány. Ta nás o tom automaticky informuje a objednávka se aktualizuje, jako byste postupovali přes OpenResa: stav, dobropis, plnění.

Obě cesty vedou ke stejnému výsledku. Zvolte tu, která vám vyhovuje — ale jen jednu z nich.

Když brána neodpoví

Refundace spuštěná z OpenResa probíhá ve dvou nezávislých krocích a druhý může selhat, i když první uspěl: objednávka přejde do stavu refundováno, ale peníze zůstanou u brány.

Zpráva vás na to výslovně upozorní a vyzve vás k dokončení operace v administraci brány. Je to jediný případ, kdy je nutné zasáhnout na obou stranách.

Odesílání a stahování dokladů

Vše, co se týká dokladů k prodeji, sdružuje jedno tlačítko. Nese název otevřeného dokladu, což vám zároveň prozradí, v jaké fázi prodej je: Nabídka, Objednávkový formulář nebo Faktura po přijetí platby. Jakmile refundace vytvoří dobropis, přejde do množného čísla — Dokumenty —, protože prodej už netvoří jediný doklad.

Jeho nabídka vypisuje doklady podle jejich referencí, tedy přesně těch, které jsou uvedeny na PDF: nejprve faktura nebo nabídka, poté jeden dobropis za každou refundaci. Kliknutím doklad stáhnete, abyste jej archivovali nebo předali jinou cestou.

Ve spodní části nabídky Odeslat e-mailem odešle celou složku uživateli. Odeslání se neomezuje na hlavní doklad: faktura odchází spolu se všemi dobropisy daného prodeje, protože skutečně dlužnou částku lze pochopit jen jejich porovnáním.

Zpětné dohledání průběhu

Sekce Historie objednávky uchovává události prodeje: vytvoření, úpravy, přijaté platby, odeslání. Je to první místo, které otevřete, když člen tvrdí, že fakturu nikdy neobdržel, nebo když částka neodpovídá tomu, co si tým pamatuje.

Správa čekající objednávky

Čekající objednávku může uživatel kdykoli uhradit ze svého účtu, nebo ji můžete ručně přijmout vy.

Plnění s ručním schválením — převod, šek — jsou dodána, jakmile zaznamenáte platbu. Dokud tak neučiníte, člen nemá k dispozici nic.

Chcete-li prodej zrušit, otevřete jej a použijte Zrušit objednávku. Zůstane dostupný k nahlédnutí a nastavení Skrýt zrušení jej vyřadí ze seznamů.

Export prodejů a účetnictví

Klikněte na Stáhnout export v horní části seznamu: export přebírá filtry a období zobrazené na obrazovce. Prodejní reporty pro tabulkový procesor, účetní zápisy a zákonné formáty jsou podrobně popsány na samostatné stránce.