Zasílání zpráv o činnosti e-mailem
Nechte si automaticky posílat přehled o dění ve vaší organizaci: počty členů, předplatné, registrace, rezervace, přihlášení a e-maily, včetně srovnání s předchozím obdobím.
Aktivace zpráv
- Přejděte do Administrace›Nastavení›Zprávy o aktivitách.
- Aktivujte Aktivovat e-mailové zprávy o aktivitách.
- V E-mailové adresy zadejte až 4 příjemce, jednu adresu na řádek.
- Klikněte na Uložit.
Příjemci nepotřebují účet správce ani žádné zvláštní oprávnění: zpráva jim přijde do e-mailové schránky. Je to nejjednodušší způsob, jak informovat předsedu nebo hospodáře, který se do aplikace nikdy nepřihlašuje.
Volba frekvence
K dispozici jsou tři zprávy, které lze aktivovat samostatně nebo společně:
- Denní zprávy: každé ráno činnosti z předchozího dne.
- Týdenní zprávy: každé pondělí ráno uplynulý týden.
- Měsíční zprávy: prvního dne každého měsíce uplynulý měsíc.
Každá z nich odpovídá jiné potřebě. Denní zpráva slouží pro každodenní provoz: upozorní na to, co je třeba dnes vyřešit. Měsíční zprávu můžete přeposlat výboru tak, jak je, bez dalších úprav. Týdenní zpráva stojí mezi nimi a dobře se hodí dobrovolnému správci, který se na místě zastaví jednou týdně.
Co zpráva obsahuje
Zpráva se neomezuje jen na rezervace. Shromažďuje sedm skupin ukazatelů, z nichž každá je srovnána s předchozím obdobím:
- Uživatelé: celkový počet, nové účty, pozastavené účty, účty přesunuté do koše a účty definitivně smazané.
- Předplatné: zaplacené předplatné, vypršené předplatné a především to, které skončí během nejbližších 30 dnů.
- Online registrace: přijaté, zamítnuté a čekající žádosti.
- Rezervace: celkem, rezervace uživatelů, blokace organizace, pozvání, poznámky, zrušení.
- Přihlášení: úspěšná přihlášení, zamítnutá přihlášení a počet aktivních uživatelů.
- E-maily: doručené, otevřené a nedoručené zprávy.
- Odbavení na terminálu: odbavené a neodbavené rezervace, automatická zrušení a sankcionované účty.
Poslední tři skupiny se zobrazí pouze v případě, že je odpovídající funkce ve vaší organizaci aktivní: online registrace musí být otevřené alespoň u jednoho předplatného a odbavení musí být na terminálu aktivováno.
Využití zprávy jako seznamu úkolů
Právě tím se tato zpráva liší od pouhé tabulky čísel: několik rubrik je jmenných. Nečtete jen „12 předplatných brzy skončí“, ale získáte seznam těch dvanácti osob.
Z toho přirozeně vyplývají tři způsoby využití:
- Seznam předplatných, která skončí během 30 dnů, je vaším seznamem pro upomínky. Přijde vám sám, každý měsíc, bez nutnosti vytvářet filtr.
- Seznam čekajících registrací vám připomene žádosti, které nikdo nevyřídil — typický případ organizace, kde spravuje více osob, aniž by si úkoly výslovně rozdělily.
- Počítadlo nedoručených e-mailů signalizuje zhoršující se kvalitu databáze adres, a to dlouho předtím, než si člen postěžuje, že mu nic nepřichází.
