Dostávat zprávy o činnosti e-mailem

Automaticky dostávejte přehled o dění ve vaší organizaci: počty členů, předplatná, registrace, rezervace, přihlášení a e-maily, včetně vývoje oproti předchozímu období.

Zapnutí zpráv

1. Přejděte do Administrace›Nastavení›Zprávy o aktivitách.
2. Zapněte Aktivovat e-mailové zprávy o aktivitách.
3. V E-mailové adresy zadejte až 4 příjemce, jednu adresu na řádek.
4. Klikněte na Uložit.

Příjemci nepotřebují účet správce ani žádné zvláštní oprávnění: zpráva jim přijde do schránky. Je to nejjednodušší způsob, jak informovat předsedu nebo pokladníka, který se do aplikace nikdy nepřihlašuje.

Výběr četnosti

Souběžně existují tři zprávy, které lze zapnout samostatně nebo společně:

• Denní zprávy: každé ráno činnost předchozího dne.
• Týdenní zprávy: každé pondělí ráno uplynulý týden.
• Měsíční zprávy: prvního dne každého měsíce uplynulý měsíc.

Každá z nich odpovídá jiné potřebě. Denní zpráva slouží dennímu provozu: upozorní na to, co je třeba vyřídit dnes. Měsíční zprávu lze přeposlat výboru tak, jak je, bez jakýchkoli úprav. Týdenní zpráva stojí mezi nimi a hodí se dobrovolnému správci, který se do klubu dostane jednou týdně.

Co zpráva obsahuje

Zpráva začíná tím nejdůležitějším a poté rozvádí jednotlivé oblasti. Každé číslo je porovnáno s referenčním obdobím: u denní zprávy s předchozím dnem, u týdenní s předchozím týdnem a u měsíční se stejným měsícem předchozího roku, aby se zářijový začátek sezóny neporovnával se srpnovými prázdninami.

Souhrn a klíčová čísla

Zpráva začíná souhrnnou větou a až třemi významnými údaji: rekordem za posledních osm období, výrazným nárůstem nebo poklesem.

Následují až čtyři klíčová čísla: přijatá částka, rezervace, jejichž termín spadá do daného období, obsazenost a počet přihlášených uživatelů. U každého se zobrazuje vývoj, hodnota srovnávacího období šedě a malý graf za posledních osm období.

Úkoly k vyřízení a nadcházející týden

Rámeček shrnuje, co je třeba v den odeslání vyřídit: splátky po splatnosti s částkou k vymáhání, objednávky neuhrazené déle než 7 dní (kromě nabídek a plateb na splátky), online registrace ke schválení, produkty s nízkým stavem zásob a předplatná, kterým platnost vyprší do 30 dnů. Každý řádek otevře příslušnou obrazovku.

Další část se týká následujících 7 dní, u denní zprávy pak začínajícího dne: již naplánované rezervace, očekávaná obsazenost, lekce a soustředění s počtem přihlášených a volných míst, uzavření kurtů a den s nejmenším počtem rezervací.

Fakturace a platby

Tato část uvádí přijatou částku po odečtení refundací, přijaté platby, vystavené faktury, průměrnou hodnotu košíku, zamítnuté online platby, rozdělení podle způsobu platby a nejprodávanější produkty. Částky se počítají stejně jako ve statistikách fakturace, napříč všemi fakturačními účty a bez jakýchkoli jmen zákazníků.

Zobrazí se jen tehdy, pokud vaše organizace v jednom z obou období něco přijala, vyfakturovala nebo vrátila, případně pokud došlo k zamítnuté platbě.

Rezervace

Tato část ukazuje rezervace po dnech (v měsíční zprávě po týdnech), rezervace vytvořené během období podle typu, odehrané hodiny a zrušení, včetně těch provedených méně než 24 hodin před termínem. Teplotní mapa kombinuje dny a hodiny, poté následuje obsazenost podle kalendáře a nejaktivnější hráči.

Denní zpráva se týká jediného dne, a proto neobsahuje ani graf rezervací, ani teplotní mapu.

Uživatelé, kontrola přítomnosti, registrace a e-maily

• Uživatelé a předplatná: noví uživatelé, předplatná, kterým platnost vypršela během období nebo vyprší během následujících 30 dní, předplatitelé bez rezervace za posledních 30 dní, pozastavené účty, účty přesunuté do koše nebo smazané, přihlášení a celkový počet členů. Pokud zapnete příslušnou volbu, přidají se také narozeniny v následujících 7 dnech, u denní zprávy narozeniny daného dne.
• Kontrola přítomnosti na kiosku: termíny s potvrzenou i nepotvrzenou přítomností, automatická zrušení a sankcionovaní uživatelé.
• Online registrace: žádosti přijaté a zamítnuté během období a žádosti čekající na vaše schválení.
• E-maily: doručené zprávy, míra otevření, selhání a adresy, které je třeba opravit v záznamech.

Kontrola přítomnosti a online registrace se zobrazí jen tehdy, je-li funkce ve vaší organizaci aktivní: online registrace musí být otevřené alespoň u jednoho předplatného a kontrola přítomnosti musí být zapnutá na kiosku.

Co se nezobrazuje

Hodnota, která je v obou obdobích nulová, se nezobrazí, a prázdná část zmizí úplně: zpráva malé organizace tak zůstává krátká. Když není co ukázat, za dané období se žádný e-mail neodešle. V nastavení zpráv můžete také odebrat části, které se vás netýkají.

Zpráva jako seznam úkolů

Právě tím se tato zpráva liší od pouhé tabulky čísel: několik rubrik uvádí konkrétní jména. Nečtete jen „12 předplatných brzy vyprší“, ale dostanete seznam všech dvanácti osob.

Přirozeně z toho plynou tři způsoby využití:

• Seznam předplatných, kterým platnost vyprší do 30 dnů, je vaším seznamem pro připomínky. Přijde sám, každý měsíc, aniž byste museli sestavovat filtr.
• Seznam čekajících registrací vám připomene žádosti, které nikdo nevyřídil — typický případ organizace, kde spravuje více lidí, aniž by si úkoly výslovně rozdělili.
• Počítadlo neúspěšných e-mailů upozorní na zhoršující se databázi adres, a to dlouho předtím, než si člen postěžuje, že mu nic nechodí.