Participativní rezervace: otevřete termín pro účast

Rezervujte termín jménem organizace — soustředění, turnaj, lekce, skupinová lekce — a nechte své uživatele, ať se k účasti přihlásí sami, s online platbou i bez ní. Určíte kapacitu, kritéria přístupu i lhůty a průběžně sledujete seznam účastníků.

Rozhodněte, kdo sestavuje seznam účastníků

Každá rezervace se štítkem může mít účastníky. Termín od termínu se liší jen tím, kdo seznam sestavuje — vy, nebo uživatelé sami.

Seznam sestavujete vy

Rezervujte termín se štítkem a určete účastníky, aniž byste aktivovali Participativní rezervace. Uživatelé se nemohou přihlásit sami: seznam je ve vašich rukou.

Přesto není neměnný. Rezervaci můžete kdykoli znovu otevřít z kalendáře a na kartě Štítky osoby přidat nebo odebrat — již přihlášení účastníci se zde zobrazují předvybraní.

Takto funguje trénink, na který svoláváte konkrétní skupinu, sestava nastoupená k utkání nebo lekce s předem uzavřeným seznamem účastníků.

Uživatelé se přihlašují sami

Aktivujte Participativní rezervace a termín se otevře: v kalendáři se u něj zobrazí počítadlo volných míst a každý si své místo zabere ze svého účtu.

Takto funguje prázdninové soustředění, klubový turnaj nebo akce otevřená všem zájemcům.

Jakmile je volba aktivní, správa seznamu se přesouvá z rezervačního formuláře do detailu termínu, kde máte k dispozici Přidat účastníky a Odstranit.

Přechod z jednoho režimu do druhého

Oba režimy se nevylučují a volba není nikdy definitivní. Můžete nejprve sestavit seznam a teprve později aktivovat Participativní rezervace, abyste uvolnili zbývající místa: již určené osoby zůstanou přihlášené.

Funguje to i obráceně — viz uzavření účasti na konci stránky.

Otevření termínu pro účast

1. V kalendáři klikněte na termín, který chcete rezervovat.
2. Otevřete kartu Štítky rezervačního formuláře.
3. Zvolte štítek — soustředění, turnaj, lekce, trénink — a případně připojte komentář.
4. Aktivujte Participativní rezervace a poté klikněte na Nastavit, čímž otevřete nastavení.
5. Případně vyberte osoby, které chcete přihlásit rovnou, a potvrďte.

Použijte Opakování, abyste jednou operací pokryli všechny lekce soustředění nebo týdenního kurzu: následně zvolíte, zda účast platí pro jednu lekci, nebo pro celou sérii.

V kalendáři pak termín zobrazuje počet účastníků vůči kapacitě a výzvu k přihlášení, dokud je volné místo. Kliknutím se dostanete do detailu termínu, kde najdete seznam i tlačítko pro účast.

Chcete-li se k nastavení vrátit později, otevřete termín a v bloku Účastníci použijte Nastavit.

Nastavení kapacity a rozsahu jedné účasti

Blok Účastníci v nastavení obsahuje dvě čísla.

Maximum určuje počet míst. Jakmile je naplněn, termín zobrazí Obsazeno a tlačítko pro účast zmizí.

Minimum žádnou účast neblokuje: toto číslo slouží pouze jako kvórum pro automatické zrušení popsané níže. Jeho minimální hodnota je 1. Chcete-li lekci zachovat bez ohledu na počet přihlášených, tohoto pole se nedotýkejte a jednoduše nechte Automaticky zrušit vypnuté.

Rozsah účasti je nejzásadnější nastavení a je třeba je rozhodnout jako první:

• Tato rezervace — přihlašuje se na jednu lekci. To se hodí pro týdenní trénink, kam člověk chodí, když může, nebo pro jednorázovou akci.
• Všechna opakování — přihlašuje se na celek. Jedno přihlášení zařadí osobu na všechny lekce série a jediné odhlášení ji odevšad odstraní. To se hodí pro pětidenní soustředění nebo navazující cyklus lekcí. Série zůstává otevřená, dokud ji čeká alespoň jedna lekce: lze se tedy připojit i k již probíhajícímu soustředění.

U volby Všechna opakování vypisuje detail termínu data celé série: každý přesně ví, k čemu se zavazuje. U volby Tato rezervace se zobrazuje pouze otevřená lekce.

Určete, kdo se může přihlásit

Bez dalšího nastavení je termín otevřený všem uživatelům vaší organizace.

Aktivujte Kritéria způsobilosti, chcete-li tuto otevřenost omezit, a poté vyberte kritéria. Přebírají filtry vašeho seznamu uživatelů v pěti skupinách: profily, předplatné, věkové kategorie, skupiny a žebříčky, k nimž se přidává pohlaví.

Uživatel, který kritériím neodpovídá, tlačítko přesto vidí, ale po kliknutí se mu zobrazí, že jeho profil neodpovídá kritériím tohoto termínu. Stejně je tomu u dalších případů odmítnutí: obsazený termín, dosud neotevřená účast, nedostupný produkt. Každý případ má svou zprávu — nikdo nezůstane před tlačítkem bez odpovědi.

Několik běžných použití: vyhradit soustředění jedné věkové kategorii, otevřít skupinovou lekci pouze držitelům určitého předplatného, omezit klubový turnaj na jednu týmovou skupinu.

Vypnutím volby se vybraná kritéria smažou: termín je opět otevřený všem.

Zpoplatnění účasti

V nastavení termínu aktivujte Platby a fakturace a poté vyberte produkt, který se bude platit. Seznam nabízí aktivní produkty vašeho katalogu typu soustředění, lekce a turnaj.

Účastník platí online ve chvíli, kdy se přihlašuje. Jeho místo je rezervováno až po přijetí platby: dokud objednávka čeká na zaplacení, zobrazuje termín „Dokončit platbu" a místo zůstává volné pro někoho jiného.

Dvě nastavení upraví cenu, aniž byste zasahovali do katalogu:

• „Přizpůsobit částku" určuje Jednotková cena platný jen pro tento termín. Bez něj každý platí cenu vyplývající z cenových pravidel nastavených ve vybraném produktu.
• Zde zadaný popis se zobrazí pod tlačítkem pro účast, jako informace pro účastníka.

Tato volba se zobrazí pouze tehdy, pokud vaše organizace používá online fakturaci. Na kiosku placený termín zobrazí zprávu s výzvou uhradit platbu z vlastního účtu: online platba na kiosku neprobíhá.

Sledování a správa účastníků

Blok Účastníci v detailu termínu vypisuje přihlášené osoby a uvádí zbývající místa. Vždy zde vidíte úplný seznam, i když jste jej uživatelům skryli.

Přidat účastníky umožňuje přihlásit několik osob najednou, Odstranit někoho odebrat. Oba úkony se vztahují na celý rozsah nastavený výše.

U placeného termínu vás přidání osoby vyzve k volbě, jak naložit s částkou:

1. Poskytnout účast zdarma — osoba je přihlášena a nevzniká žádná objednávka. Je to výchozí volba, určená pro pozvání a vstřícné gesto klubu.
2. Přijmout platbu ihned — vznikne objednávka a hned se otevře pokladna, abyste platbu přijali na místě. Při více účastnících následují platby jedna po druhé. Tato volba se nabízí jen tehdy, pokud váš profil umožňuje přístup k Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.
3. Přijmout platbu později — vznikne objednávka a objednávkový list odejde e-mailem. Osoba zaplatí později.

Stejnou volbu dostanete, když osoby přihlašujete rovnou při vytváření termínu: objeví se na kartě Štítky, jakmile zaškrtnete prvního účastníka.

U každého účastníka seznam připomíná stav platby: Zdarma, pokud mu byla účast poskytnuta zdarma, jinak související objednávku spolu s možností ji Inkaso nebo znovu odeslat fakturu e-mailem.

Hosté nejsou u tohoto typu termínu přijímáni: každé místo odpovídá identifikovanému uživateli.

Časové ohraničení účasti

Tři lhůty, všechny nepovinné, všechny vyjádřené vzhledem k začátku termínu.

Lhůta otevření odkládá otevření přihlašování. Při 48 hodinách uvolní termín v pondělí v 10:00 svá místa předchozí sobotu v 10:00. Tím se zabrání tomu, aby soustředění zveřejněné tři měsíce dopředu bylo obsazené hned v den zveřejnění.

Omezit odhlášení po uplynutí určité lhůty uzavírá cestu zpět. Poté se účastník už nemůže odhlásit sám — v případě potřeby to musíte udělat vy. Bez tohoto nastavení se může odhlásit až do začátku termínu.

Automaticky zrušit zruší rezervaci, pokud ve zvolené lhůtě není dosažen Minimum účastníků. Účastníci i tvůrce termínu jsou informováni e-mailem. Rezervace vytvořená ve chvíli, kdy její lhůta již běží, se nikdy automaticky nezruší — termín tedy můžete bez rizika otevřít i na poslední chvíli.

U placeného termínu toto zrušení ruší i objednávky, které dosud čekají na platbu: nikdo už nemůže zaplatit lekci, která se neuskuteční. Již uhrazené účasti se naopak zachovávají a nevracejí se — jejich vyřešení je na vás.

Započítávat účast, nebo ne

Ve výchozím nastavení účast na termínu nic nespotřebovává: ani kvótu souběžných rezervací, ani limity za období, ani navazující termíny. Uživatel se může přihlásit na soustředění, aniž by přišel o možnost rezervovat si týž den kurt.

Započítat do kvóty a limitů toto chování obrací: každá účast se pak započítává jako běžná rezervace a osoba, která vyčerpala kvótu, se už nemůže přihlásit.

Tuto volbu aktivujte tehdy, když má mít účast pro uživatele svou cenu — například skupinová lekce zahrnutá v jeho předplatném. Nechte ji vypnutou u všeho, co se k běžnému hraní přidává, aniž by je nahrazovalo.

Upozornění e-mailem

Účastník vždy obdrží potvrzení o své účasti a e-mail v případě, že je termín automaticky zrušen. Tyto zprávy nelze vypnout.

Aktivovat oznámení se týká tvůrce termínu: dostává upozornění při každém přihlášení, každém odhlášení i ve chvíli, kdy je obsazeno poslední místo. U termínu s vysokou účastí tuto volbu vypněte, pokud nechcete sledovat každý pohyb.

Předvolby oznámení každého uživatele jsou respektovány: kdo si oznámení vypnul, nedostane nic.

Zobrazit seznam účastníků rozhoduje o tom, co uživatelé vidí. Při zapnutí každý ví, kdo je přihlášen. Při vypnutí jsou veřejné pouze počítadlo a zbývající místa.

Opětovné použití nastavení

Nastavovat u každého soustředění deset voleb by bylo zdlouhavé. Tomu předcházejí dva mechanismy.

Blok Šablona v čele nastavení oba úkony sdružuje. Uložit jako šablonu uloží nastavení termínu pod Název šablony, který zadáte. Jakmile nějaká šablona existuje, objeví se nad ním seznam Vybrat šablonu...: jedním výběrem převezmete nastavení z kteréhokoli jiného termínu.

Termín zůstává navázán na šablonu, ze které vznikl. Pokud jeho nastavení později změníte, budete dotázáni, jak daleko má změna sahat: pouze tato rezervace, tato rezervace a její opakování, nebo Všude — tedy všechny termíny sdílející tuto šablonu.

Uzavření účasti

Vypnout Participativní rezervace u termínu, kde jsou již přihlášené osoby, je možné a pro ně to není nijak nebezpečné: účastníci zůstávají na svém místě a vystavené objednávky zůstávají v platnosti. Končí pouze přihlašování a odhlašování a na straně uživatele zmizí blok účastníků.

Vrácení peněz za účast nebo dodatečné odebrání osoby zůstává úkonem z vaší strany: uzavření účasti to za vás neudělá.