Vytvoření a správa předplatných

Předplatné sdružuje podmínky přístupu a rezervace jednoho tarifu: data, cenu, kvótu rezervací a pravidla, která je třeba dodržet. Vytvořte předplatná, která vaše organizace nabízí, a poté každému uživateli přiřaďte to, které mu odpovídá, přímo z jeho karty.

Vytvoření předplatného

Začněte tarifem, který vaše organizace nabízí, například Rekreační tenis. Následně jej přiřadíte dotčeným uživatelům, aniž byste stejná pravidla zadávali znovu na každé kartě.

1. Přejděte do Administrace›Uživatelé›Přístupová práva›Předplatná a klikněte na Nový.
2. Na záložce Obecné vyplňte Název & barva a nepovinný popis.
3. V části Data otevření práv určete období, během kterého se mohou předplatitelé přihlašovat. Pokud chcete přístup bez časového omezení, nechte nastavení vypnuté.
4. Klikněte na Uložit.

Poté doplňte podmínky rezervace: kolik rezervací může mít předplatitel současně, ke kterým kurtům má přístup a jaká pravidla musí dodržovat? Záložky Kvóta, Oprávnění a Pravidla umožňují tyto volby upřesnit. Následující příručka vás jejich nastavením provede.

Automatické uspořádání seznamu

Režim Automatický uspořádá seznam za vás: nemusíte vytvářet žádnou skupinu. Kliknutím na záhlaví názvu, data začátku nebo data konce zvolíte řazení. Skupiny se tomuto výběru přizpůsobí, aniž by se předplatná změnila.

Při řazení podle názvu aplikace vyhledává společná slova a sezóny. Dokáže tak spojit Rekreační tenis 2026/2027 – Dospělí a Rekreační tenis 2026/2027 – Mládež. Souvislé názvy toto třídění usnadňují. Pokud se názvy výrazně liší, má aplikace méně vodítek pro jejich seskupení. Při řazení podle data se skupiny tvoří podle dat začátku a konce předplatných.

Kliknutím na název skupiny ji sbalíte nebo rozbalíte. Tento stav se uloží pro váš účet.

Řazení předplatných do ručních skupin

Tento režim zvolte, pokud chcete seznam uspořádat podle vlastních kritérií. Můžete například spojit tenis a padel do skupiny Sportovní škola a poté oddělit předplatná pro volné hraní a jednorázové nabídky, bez ohledu na jejich názvy.

1. Přepněte na Ruční skupiny.
2. Klikněte na Přidat skupinu a zadejte název: nová skupina se objeví na začátku seznamu.
3. V Všichni, bez vyhledávání a bez filtru, přetáhněte řádky do skupin a určete jejich pořadí. Na dotykové obrazovce nejprve podržte prst na řádku a teprve poté jej přesuňte.
4. Přetažením názvu skupiny změníte její umístění. Předplatná, která nejsou zařazena do žádné skupiny, zůstávají dole, pod Žádná skupina.

Po najetí myší na název se zobrazí tlačítka pro přejmenování nebo smazání skupiny. Smazáním skupiny se její předplatná zachovají a vrátí se do Žádná skupina.

Můžete také kliknout na záhlaví sloupce a seřadit předplatná v každé skupině podle názvu nebo data. Pokud poté přesunete samostatné nebo referenční předplatné, vaše ruční uspořádání nahradí řazení: zvolená pozice zůstane zachována.

Propojená předplatná, popsaná níže, zůstávají pod svým referenčním předplatným. Jejich pořadí v rámci této skupiny můžete změnit, aniž by se změnilo řazení zbytku seznamu. Pokud přesunete referenční předplatné, jeho propojená předplatná se přesunou s ním.

Tato seskupení najdete i v nabídkách pro výběr předplatného, pokud usnadňují orientaci. Úplné názvy předplatných v nich zůstávají zobrazené.

Přizpůsobení zobrazení a hromadné akce

Přizpůsobte si seznam svému způsobu práce: čtení popisů, kontrola plateb nebo zobrazení více řádků na obrazovce. Nabídka Nastavení, vpravo od Nový, si vaše předvolby zapamatuje:

• Zobrazit popisy: přidá pod název popis, nejvýše na dvou řádcích.
• Zobrazit platby: nahradí sloupec s datem začátku sloupcem s platbami.
• Kompaktní režim: zmenší rozestupy řádků a velikost názvů, tlačítek a počitadel.

Tyto volby jsou ve výchozím nastavení vypnuté. Dlouhé názvy zůstávají čitelné na více řádcích.

Sloupce začátku a konce se zobrazí pouze tehdy, má-li alespoň jedno předplatné z filtrovaného seznamu odpovídající datum. Chcete-li si předplatné zobrazit nebo upravit, klikněte na jeho název, a to i na mobilu.

Zaškrtnutím políček vlevo od předplatných můžete pracovat s více řádky najednou. Namísto záložek režimu se pak zobrazí tlačítka Archivovat, Propojit, Odpojit a Odstranit. Platí stejná práva a omezení jako u akce s jedním předplatným.

V ručním režimu Přesunout do… zařadí celý výběr do jedné skupiny. V Archivované vrátí Obnovit vybraná předplatná zpět do aktuálního seznamu.

Sdílení nastavení pomocí referenčního předplatného

Nabízíte několik tarifů padelu – pro dospělé, mládež, studenty – s různými cenami, ale se stejnými pravidly? Bez propojení mezi těmito předplatnými je třeba každou změnu kvóty nebo přístupu ke kurtům zopakovat u každého tarifu, s rizikem, že na některý zapomenete.

Referenční předplatné umožňuje spravovat tato nastavení na jednom místě. Vytvořte například Předplatné padel a propojte s ním své tarify: změny společných nastavení se automaticky uplatní u všech propojených předplatných, přičemž každé si zachová vlastní cenu a vlastní údaje. Pokud mají mít některé tarify odlišná pravidla, ponechte je samostatné nebo je připojte k jinému referenčnímu předplatnému.

Nastavení se přenášejí pouze z referenčního předplatného na propojená předplatná, a to při jejich uložení. Změna ceny nebo názvu propojeného předplatného tedy nemá žádný vliv na referenční předplatné ani na ostatní předplatná. Referenční předplatné můžete také přiřazovat uživatelům: zůstává plnohodnotným předplatným.

Vytvoření propojeného předplatného

Ze seznamu umožňuje tlačítko Vytvořit propojené předplatné u referenčního předplatného rychle vytvořit novou variantu. Můžete to udělat i z jeho nastavení:

1. Otevřete předplatné, které bude sloužit jako referenční, záložka Obecné.
2. V části Referenční předplatné klikněte na Vytvořit propojené předplatné.
3. V potvrzovacím okně zadejte požadovaný název a potvrďte.
4. Vytvořené předplatné se objeví v seznamu propojených předplatných referenčního předplatného. Kliknutím na jeho tlačítko Otevřít upravíte jeho název, cenu a další vlastní údaje.

Propojení existujícího předplatného

1. Otevřete předplatné, které chcete propojit, a nejprve uložte případné změny.
2. V Obecné, část Referenční předplatné, zvolte požadované referenční předplatné.
3. Přečtěte si potvrzení: uvádí, kolika uživatelů se změna týká. Potvrzením nahradíte společná nastavení tohoto předplatného nastaveními zvoleného referenčního předplatného. Jeho cena a vlastní údaje zůstanou zachovány.

Kde se nastavení upravují

U propojeného předplatného označuje pruh v horní části panelu, ze kterého referenčního předplatného nastavení pochází. Zděděná nastavení se zobrazují šedě, spolu s názvem referenčního předplatného. Chcete-li je upravit, otevřete toto referenční předplatné: změna se uplatní u všech jeho propojených předplatných.

U každého propojeného předplatného zůstává možné upravit:

• jeho název, popis, barvu a klíčová slova;
• jeho data a barvy rezervací;
• jeho ceny a fakturaci, včetně cen a prodeje rezervačních kreditů nebo kreditů pro hosty;
• volby na záložce Registrace.

Ostatní nastavení jsou zděděná: kvóty, oprávnění, pravidla, popisky, fungování kreditů a hostů, údaje vyžadované pro rezervaci, blokování při nezaplacení a upomínky před vypršením platnosti.

Můžete například stanovit cenu pro mládež na 160 € a pro dospělé na 320 €. Každý tarif si zachová svou cenu i tehdy, když upravíte společná pravidla u Předplatné padel.

V seznamu spojuje čára odznaky propojených předplatných s odznakem jejich referenčního předplatného: snadno tak poznáte tarify, které sdílejí stejná nastavení. Pokud jejich název začíná názvem referenčního předplatného, může se zobrazit jen jeho pokračování: Padel – Mládež se pod Padel zobrazí jako Mládež. Úplný název zůstává zachován a zobrazí se po najetí myší.

Odpojení předplatného bez jeho smazání

Na kartě referenčního předplatného použijte Odpojit na příslušném řádku. Můžete také zvolit Žádný v poli Referenční předplatné propojeného předplatného a potvrdit.

Odpojením se odstraní pouze vazba: předplatné i jeho uživatelé zůstanou zachováni. Zděděná nastavení zůstanou taková, jaká jsou v okamžiku odpojení, a budou upravitelná přímo u tohoto předplatného. Pozdější změny u původního referenčního předplatného se na ně již neuplatní.

Chcete-li odpojit více předplatných najednou, zaškrtněte je v seznamu a použijte Odpojit, podle svých práv ke správě.

Sledování úhrady členských příspěvků

Pokud vybíráte příspěvky na recepci nebo převodem, můžete platby zaznamenávat a mít přehled, kdo své předplatné uhradil. Na záložce Obecné vyplňte Cena předplatného: políčko Zaplacené předplatné na každé kartě umožňuje zaznamenat platbu, její datum a částku.

Chcete-li získat přehled o všech uživatelích, otevřete Administrace›Uživatelé›Přístupová práva›Sledování předplatného. Seznam můžete filtrovat podle předplatného nebo podle stavu platby a poté jej exportovat do formátu Excel.

V případě potřeby aktivujte Blokovat rezervace, pokud uživatel nezaplatil své předplatné: na kartě uživatele se pak zobrazí upozorňovací pruh a rezervace mu bude odmítnuta, dokud platbu nezaznamenáte.

Abyste tuto obrazovku nemuseli hlídat, aktivujte reporty o činnosti: každý měsíc vám zašlou jmenný seznam předplatných, která expirují do 30 dnů.

Prodej předplatného online

Na záložce Obecné aktivujte Platby a fakturace, aby bylo předplatné placené online: uživatelé si jej mohou sjednat nebo obnovit podle nastavených tarifů, s automatickou fakturací. Platba probíhá podle platebních možností přiřazeného fakturačního účtu.

Když je tato část aktivní, mají data jiný význam: stávají se z nich Výchozí data přístupu, které se uplatňují, dokud předplatitel nemá žádný platný tarif. Jakmile si tarif zakoupí, převezmou roli data tohoto tarifu.

Automatické upomínky předplatitelům před vypršením platnosti

Upomínky připomínají uživatelům, aby si předplatné obnovili dříve, než ztratí přístup k rezervacím. Před datem vypršení platnosti jsou připraveny tři e-maily: 30 dnů předem, 7 dnů předem a den předem.

Nastavení najdete v Administrace›Uživatelé›Přístupová práva›Předplatná: otevřete příslušné předplatné, poté záložku Obecné, část Automatické upomínky před vypršením platnosti. Upomínky jsou ve výchozím nastavení zapnuté. U propojeného předplatného se toto nastavení upravuje u jeho referenčního předplatného.

Přidání vlastní zprávy

Pod přepínačem umožňuje editor přidat několik řádků, které se převezmou do e-mailu: datum valné hromady, cenu na příští sezónu, úřední hodiny pro přihlášení, adresu formuláře k vyplnění, přílohu…

Co předplatitel obdrží

E-mail připomíná dotčené předplatné, datum vypršení jeho platnosti a počet zbývajících dnů, poté vaši zprávu, pokud jste nějakou zadali.

Tlačítko pro obnovení se zobrazí, pokud má uživatel přístup k předplatnému, které si může zakoupit online ze svého účtu. V opačném případě obsahuje e-mail pouze připomínku a vaši zprávu: nezapomeňte v ní vysvětlit, jak předplatné obnovit jinak.

Kdo upomínku nedostane

• Předplatitelé, kteří nemají na kartě uvedené datum vypršení platnosti: bez tohoto data nemůže aplikace připomínku naplánovat.
• Předplatitelé, jejichž předplatné má upomínky vypnuté.
• Pozastavení předplatitelé.
• Ti, kdo si ve svém účtu vypnuli oznámení Platby a fakturace.

Vyžadování dokladů pro rezervaci

Na záložce Obecné část Povinné informace pro rezervaci ukládá předplatitelům povinnost doplnit určité údaje, než budou moci rezervovat: e-mailovou adresu, poštovní adresu, telefon, profilovou fotografii, datum narození, žebříček, číslo licence, doklad o bydlišti nebo lékařské potvrzení.

Uživatel je vyzván k doplnění své karty hned při prvním přihlášení a poté ve chvíli, kdy klikne na volný termín. Pokud aktivujete Použít toto omezení, když je předplatitel partnerem v rezervaci, nebude ho možné přidat ani do rezervace jiné osoby, dokud požadované údaje chybí.

Duplikování předplatného pro novou sezónu

Duplikování vám ušetří práci od nuly: převezmete nastavení z předchozí sezóny a poté v kopii upravíte data a volby.

1. V seznamu klikněte na Duplikovat na řádku předplatného, které chcete převzít.
2. V potvrzovacím okně zadejte název kopie a potvrďte: objeví se v seznamu.
3. Kliknutím na její název upravte data a potřebné volby.

Duplikovat můžete i z panelu nastavení předplatného. V takovém případě se panel kopie otevře přímo po potvrzení.

Při duplikování propojeného předplatného zůstane zachována vazba na stejné referenční předplatné, pokud k němu máte potřebná práva. Nevytvoří se tím nové referenční předplatné pro následující sezónu.

Archivace nepotřebných předplatných

Starý tarif archivujte, abyste odlehčili seznam, aniž byste smazali předplatná uživatelů, kteří jej ještě mají. Můžete tak uklidit uplynulou sezónu, aniž byste čekali, až všichni uživatelé přejdou na jiný tarif.

Klikněte v seznamu na Archivovat a potvrďte. Předplatné se přesune do Archivované. Při přidávání nebo úpravě uživatele se již nenabízí jako nová volba; ti, kdo jej již mají, si jej ponechají.

Pruh vám může navrhnout předplatná k archivaci. Před potvrzením výběr zkontrolujte. Pokud kliknete na Skrýt, zmizí pouze pruh a tato volba se uloží pro váš účet: žádné předplatné se nearchivuje.

Chcete-li předplatné vrátit do aktuálního seznamu, otevřete Archivované a klikněte na Obnovit. Pokud obnovíte propojené předplatné, jehož referenční předplatné je archivované, obnoví se i toto referenční předplatné, s výhradou vašich práv.

Archivovaná předplatná zůstávají dostupná pro párování předplatných při klasickém importu i importu ADOC.

Smazání prázdného předplatného

Předplatné smažte, pokud jej již nepotřebujete a není k němu připojen žádný uživatel. Pokud se ještě používá, archivujte jej, abyste jej odebrali ze seznamu a zároveň zachovali pro jeho předplatitele.

Použijte Odstranit v seznamu nebo v panelu nastavení. Smazání bude odmítnuto, pokud má předplatné ještě uživatele, pokud je nastaveno jako výchozí nebo pokud je to předplatné přihlášeného administrátora. Stejné ochrany platí i při mazání více předplatných najednou; zpráva pak nabídne archivaci.

Smazáním prázdného referenčního předplatného se jeho propojená předplatná odpojí: zůstanou zachována se svými aktuálními nastaveními. Chcete-li odebrat pouze vazbu, použijte Odpojit, bez smazání předplatného.

Hromadné přeřazení předplatného

Na začátku sezóny můžete nové předplatné přiřadit více uživatelům jedinou operací, bez otevírání jednotlivých karet.

1. Přejděte do Administrace›Uživatelé›Správa uživatelů a vyberte dotčené uživatele, nebo po použití filtru zvolte Vybrat vše.
2. Otevřete Akce a poté Rychlá úprava.
3. Zvolte nové předplatné a v případě potřeby jeho data, poté klikněte na Uložit.

Při téže operaci můžete u vybraných uživatelů označit předplatné jako nezaplacené, například na začátku nové sezóny.

Pokud si tyto změny připravujete v souboru, můžete k aktualizaci předplatných dotčených uživatelů použít také import.