Vytvoření a správa předplatných
Předplatné určuje rezervační práva vašich uživatelů: období přístupu, cenu, kvóty a pravidla. Vytvořte jedno předplatné pro každý tarifní plán, který vaše organizace nabízí, a poté je přiřaďte na kartách uživatelů.
Vytvoření předplatného
- Přejděte do Administrace›Uživatelé›Přístupová práva›Předplatná a klikněte na Nový.
- Na kartě Obecné vyplňte Název & barva a nepovinný popis.
- V části Data otevření práv určete období, během kterého se mohou předplatitelé přihlašovat. Nechte nastavení vypnuté, pokud má být přístup bez časového omezení.
- Klikněte na Uložit.
Nastavení je rozděleno do karet: Obecné, Kvóta, Oprávnění, Pravidla, Kredity, Pozvánky, Štítky a Registrace. Karty věnované pravidlům rezervací jsou podrobně popsány na samostatné stránce.
Sledování plateb členských příspěvků
Na kartě Obecné vyplňte Cena předplatného: na každé kartě uživatele se poté objeví pole Zaplacené předplatné s datem a uhrazenou částkou. Modul Sledování předplatného (Administrace›Uživatelé›Přístupová práva›Sledování předplatného) zobrazuje seznam všech předplatitelů se stavem jejich platby, filtrovatelný pomocí Podle předplatného a Podle stavu a exportovatelný do formátu Excel.
V případě potřeby aktivujte Blokovat rezervace, pokud uživatel nezaplatil své předplatné: na kartě uživatele se pak zobrazí upozornění a rezervace mu bude odepřena, dokud nebude platba zaznamenána.
Abyste tuto obrazovku nemuseli hlídat, aktivujte zprávy o činnosti: každý měsíc vám zašlou jmenný seznam předplatných, která vyprší během následujících 30 dnů.
Prodej předplatného online
Aktivujte Platby a fakturace na kartě Obecné, aby bylo předplatné placené online: uživatelé si je mohou zakoupit nebo obnovit podle nastavených tarifních plánů, s automatickou fakturací. Platba probíhá podle platebních metod přiřazeného fakturačního účtu.
Když je tato sekce aktivní, získávají data jiný význam: stávají se z nich Výchozí data přístupu, které platí, dokud předplatitel nemá žádný aktivní tarifní plán. Jakmile si tarifní plán zakoupí, převezmou vládu data tohoto tarifního plánu.
Automatické upomínky předplatitelům před vypršením
Předplatitel, který nechá své předplatné vypršet, přijde o svá práva, aniž by si toho všiml, a vy to zjistíte, až když si nemůže rezervovat. Před vypršením odcházejí automaticky tři e-maily: 30 dnů předem, 7 dnů předem a poté den před vypršením.
Nastavení se provádí u každého předplatného zvlášť. Přejděte do Administrace›Uživatelé›Přístupová práva›Předplatná, otevřete příslušné předplatné, kartu Obecné, sekci Automatické upomínky před vypršením platnosti. Ve výchozím nastavení je aktivní: nemusíte dělat nic, abyste jej využili.
Přidání vlastní zprávy
Pod přepínačem najdete editor, který umožňuje přidat několik řádků, jež budou převzaty do e-mailu: datum valné hromady, cena na následující sezónu, úřední hodiny pro přihlášení, adresa formuláře k vyplnění, příloha…
Co předplatitel obdrží
E-mail připomíná dotčené předplatné, datum jeho vypršení a počet zbývajících dnů, poté vaši zprávu, pokud jste nějakou zadali.
Tlačítko pro obnovení se v něm objeví pouze tehdy, pokud předplatitel může skutečně obnovit předplatné ze svého účtu, tedy pokud je mu k dispozici předplatné zakoupitelné online. V opačném případě e-mail pouze informuje a nenabízí nemožnou akci: je na vás, abyste ve vlastní zprávě uvedli, jak postupovat.
Kdo upomínku nedostane
- Předplatitelé bez data vypršení. Upomínka oznamuje konec: bez vyplněného data konce předplatné z pohledu softwaru nikdy nevyprší a žádný e-mail neodejde. To je nejčastější případ, když nic nepřichází — než budete hledat dál, zkontrolujte kartu předplatitele.
- Předplatitelé, jejichž předplatné má upomínky vypnuté.
- Pozastavení předplatitelé.
- Ti, kteří si ve svém účtu vypnuli oznámení Platby a fakturace: jejich volba má přednost před vaší.
Vyžadování dokladů pro rezervaci
Na kartě Obecné sekce Povinné informace pro rezervaci nutí předplatitele doplnit určité údaje, než budou moci rezervovat: e-mailovou adresu, poštovní adresu, telefon, profilovou fotografii, datum narození, žebříček, číslo licence, doklad o bydlišti nebo lékařské potvrzení.
Uživatel je vyzván k jejich doplnění hned při prvním přihlášení a poté ve chvíli, kdy klikne na volný časový úsek. Volba Použít toto omezení, když je předplatitel partnerem v rezervaci pravidlo rozšiřuje: předplatitele s neúplnými údaji pak nemůže přidat jako partnera ani nikdo jiný.
Duplikování předplatného pro novou sezónu
- Otevřete předplatné uplynulé sezóny.
- Klikněte na Duplikovat: celé nastavení se zkopíruje.
- Kopii přejmenujte a upravte její data.
Hromadné přiřazení předplatného
- Přejděte do Administrace›Uživatelé›Správa uživatelů a vyberte dotčené uživatele, nebo použijte Vybrat vše po filtrování.
- Otevřete Akce a poté Rychlá úprava.
- Zvolte nové předplatné a v případě potřeby jeho data, poté klikněte na Uložit.
Rychlá úprava umožňuje jedním tahem převést všechny zpět do stavu nezaplaceno: je to zahájení sezóny v jediné operaci.
Import souboru rovněž umožňuje aktualizovat předplatné celé databáze v jediné operaci.
