Účetnictví a audit

Nastavte účtovou osnovu své organizace, exportujte účetní zápisy do softwaru svého účetního, aktivujte elektronickou fakturu ve formátu Factur-X a mějte po ruce doklady, které po vás může finanční správa požadovat: osvědčení, protokol událostí, uzávěrky a archivy.

Nastavení účtové osnovy

Účtová osnova určuje, na které účty a do kterých deníků se vaše prodeje zaúčtují v exportech. Nastavuje se pro každý fakturační účet zvlášť: dvě entity, které fakturují odděleně, mají každá svou vlastní.

1. Přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty a otevřete příslušný účet.
2. Otevřete kartu Účetní plán.
3. Upravte čísla účtů a jejich názvy a poté klikněte na Uložit.

Obrazovka je členěna do tří bloků:

• Prodeje, DPH a zákazníci: účty za poskytnuté služby, DPH na výstupu, odběratele a poskytnuté slevy.
• Pokladna: bankovní účty, pokladna a šeky k inkasu, které se používají v zápisech o inkasu plateb.
• Deníky: kódy deníků prodejů, bankovního deníku a pokladního deníku.

Rozdělení prodejů podle kategorie nebo sazby

Ve výchozím nastavení se všechny vaše prodeje účtují na jediný výnosový účet. Na stejné kartě jsou k dispozici dvě volitelná členění, která umožňují jít dál.

• Prodejní rozpis podle kategorie: samostatný účet pro každou kategorii produktu — předplatná, kredity, vybavení, lekce… Klikněte na Přidat kategorii, zvolte kategorii a zadejte její účet.
• Rozpis DPH podle sazby: samostatný účet DPH na výstupu pro každou sazbu. Klikněte na Přidat sazbu, zadejte sazbu a její účet.

Hodí se to, když vaše účetnictví musí rozlišovat jednotlivé činnosti — například oddělit příjmy z výuky od pronájmu kurtů. Bez tohoto členění vše skončí na obecných účtech definovaných výše.

Export prodejů a účetních zápisů

1. Přejděte do Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.
2. Vyfiltrujte seznam podle požadovaného období a kritérií: export přesně převezme filtry zobrazené na obrazovce.
3. Klikněte na Stáhnout export a zvolte formát.

Sledování obchodní činnosti

• Excel (.xlsx): jeden řádek na objednávku, s datem, uživatelem, částkami bez DPH, DPH a s DPH, stavem a způsobem platby. Tento formát je nejvhodnější pro analýzu prodejů v tabulkovém procesoru.
• CSV (.csv): stejný přehled ve formátu čitelném pro jakýkoli tabulkový procesor.
• Stáhnout faktury PDF: archiv obsahující PDF každé faktury z aktuálního filtru. Obsahuje pouze vystavené faktury.

Předání účetnímu

• Účetní zápisy (.csv): zápisy v podobě má dáti / dal podle jednotlivých faktur, v čitelném formátu určeném pro ruční import.
• FEC (Francie): soubor účetních zápisů (Fichier des Écritures Comptables), francouzský zákonný formát, importovatelný do Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane nebo QuickBooks. Jeden vyrovnaný zápis na fakturu.
• FAIA (Lucembursko) a DATEV (Německo): zákonné formáty těchto dvou zemí, nabízené organizacím, které v nich sídlí.

Volba Zahrnout předpisy (pokladna) přidá k prodejním zápisům i zápisy o inkasu plateb (banka, pokladna, šek). Zrušte její zaškrtnutí, chcete-li exportovat pouze deník prodejů.

Vystavování faktur ve formátu Factur-X

Elektronická fakturace se ve Francii stává povinnou. Zvoleným formátem je Factur-X: zcela běžná faktura v PDF, do níž je vložen datový soubor, který účetní software umí automaticky přečíst.

Pro příjemce faktury se nic nemění: otevře PDF, stejné jako dříve. Jeho účetní software v něm navíc najde částky a identifikátory, aniž by je musel znovu opisovat.

Ověřte, zda se to týká vaší organizace

To je první otázka, kterou je třeba vyřešit, a odpověď zdaleka není pro všechny organizace stejná.

• Sportovních spolků osvobozených od DPH podle článku 261-7-1° francouzského daňového zákoníku (code général des impôts) se netýká ani elektronická fakturace, ani e-reporting. V této situaci je mnoho organizací.
• Organizace, které jsou plátci DPH, budou muset faktury mezi podnikateli vystavovat v elektronické podobě. Pro mikropodniky a malé a střední podniky, tedy pro téměř všechny organizace, je termín pro zahájení vystavování stanoven na 1. září 2027.
• Faktury pro fyzické osoby (vaše členy) stojí mimo rámec elektronické fakturace, bez ohledu na váš daňový režim.

Aktivace formátu

1. Přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty a upravte příslušný účet.
2. Na kartě Fakturace najděte volbu Elektronická faktura v sekci Fakturační údaje
3. Zvolte formát:
   • Factur-X (Francie) pro francouzskou organizaci: doplní francouzské zákonné náležitosti očekávané u faktur mezi podnikateli;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pro evropskou normu bez francouzských specifik;
   • Deaktivováno pro vystavování klasických faktur v PDF.

Nastavení je vlastní každému fakturačnímu účtu: organizace, která fakturuje z několika účtů, je aktivuje nezávisle na sobě.

Vyplnění povinných údajů

Elektronická faktura musí jednoznačně identifikovat svého vystavitele. Tyto údaje se zadávají na stejné kartě, v sekci Fakturační údaje.

1. SIRET vaší organizace: to je nezbytný údaj. Bez něj nemůže být faktura v souladu s předpisy a pod volbou se zobrazí varovná zpráva.
2. DIČ, pokud je vaše organizace plátcem. Zůstane-li prázdné, plní roli daňového identifikátoru číslo SIRET.
3. Úplná adresa: název subjektu, ulice, PSČ, obec a země. Neúplná adresa vede k faktuře, kterou platforma vašeho zákazníka odmítne.
4. Fakturační e-mail, který slouží jako kontaktní bod, pokud není k dispozici žádný jiný identifikátor.

Získání čísla SIREN vašich podnikatelských zákazníků

Faktura mezi podnikateli musí identifikovat i kupujícího. Číslo SIREN zákazníka se zadává v jeho fakturační adrese, v bloku Adresa společnosti, spolu s Obchodní název a SIREN. Stejné zadání je nabízeno i při prodeji u pultu.

U faktury pro fyzickou osobu se nic z toho nevyžaduje: postačí jméno, adresa a země.

Kde najdete své auditní doklady

Software, který přijímá platby, musí být schopen prokázat, že jeho zápisy nebyly dodatečně upravovány. Tomuto požadavku odpovídají čtyři doklady, shromážděné na jednom místě: přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty, otevřete příslušný fakturační účet a poté kartu Účetnictví & Audit.

Tato karta se zobrazuje pouze u již uloženého účtu: doklady se vztahují k činnosti, takže u účtu, který právě zakládáte, není co zobrazit. Každý fakturační účet má své vlastní — pokud vaše organizace fakturuje z několika entit, prohlížejte je odděleně.

Stažení osvědčení

Při kontrole po vás může finanční správa požadovat doložení, že váš software pro příjem plateb splňuje podmínky nezměnitelnosti, zabezpečení, uchovávání a archivace dat. Karta Osvědčení pokladního softwaru vytvoří tento doklad na vyžádání, pomocí Stáhnout (PDF).

Dokument má dvě části. Část vydavatele softwaru je již podepsaná. Druhou musí vyplnit a podepsat váš statutární zástupce: osvědčení je úplné teprve tehdy, když jsou obě části pohromadě, a předkládají se společně.

Karta se zobrazuje pouze u francouzského fakturačního účtu: povinnost se týká plátců usazených ve Francii.

Nahlédnutí do protokolu událostí

Karta Protokol událostí vede přes Zobrazit k průkazné stopě toho, co se ve vaší fakturaci odehrálo. Nenajdete zde prodeje — ty jsou ve vašich objednávkách — ale technické skutečnosti, které je provázejí.

Jsou zde zaznamenána zejména úspěšná i neúspěšná přihlášení, změny konfigurace, změny fakturačních oprávnění, provedené uzávěrky, zapečetěné dokumenty a vystavené duplikáty, vygenerované archivy, účetní exporty, přechody do testovacího režimu i zjištěné anomálie: přerušení řetězce, rozdíl v uzávěrce, anomálie hodin.

Každý řádek nese své datum, typ události, dotčený účet, obsluhu a podrobnosti. Filtr podle typu a období pomáhá se v záznamech vyznat a tlačítko Exportovat z nich vytvoří soubor.

Jak fungují uzávěrky

Uzávěrka zapečetí období: zafixuje inkasa plateb, faktury a dobropisy, které obsahuje, a ty už nelze měnit ani znovu vygenerovat. Karta Uzávěrky zobrazuje denní, měsíční a roční uzávěrky vašeho účtu.

Provádějí se automaticky, bez vašeho zásahu. Nemusíte tedy každý večer nic „dělat“: tabulka se plní sama.

Každý řádek uvádí období, počet transakcí, Čistý příjem, Rozúčtování podle způsobu platby — online, na místě, hotovost, šek, převod, terminál — a rovněž počet vystavených faktur a dobropisů.

Dvě věci si zaslouží vysvětlení, protože často překvapí:

• Celkový součet se nikdy nevrací na nulu. Jde o trvalý kumulativní součet od vzniku účtu, nikoli o zůstatek za období. Neustále rostoucí součet je očekávané chování.
• Převzetí (nulový bod) uvádí datum a částku, od nichž tento kumulativní součet začíná. U účtu, který existoval již před zavedením uzávěrek, jde o zvolený výchozí bod, nikoli o nulu.

Získání daňových archivů

Každý uzavřený měsíc dává vzniknout zafixovanému archivu, sdruženému do ZIP souboru s časovým razítkem: transakce, faktury, dobropisy, uzávěrky a technický protokol daného období. Karta Archiv je vypisuje pod Měsíční archivy, spolu s obdobím, velikostí, datem vytvoření a Odtisk (SHA-256).

Právě tento otisk činí archiv ověřitelným: změní se při úpravě i jediného bajtu. Kartu doprovázejí dvě tlačítka, Nástroj pro ověření a Manuál pro ověření — třetí strana, kontrolor či účetní, tak může integritu archivu ověřit sama, bez vaší součinnosti.

Archivy vznikají automaticky. Pokud uzavřené období svůj archiv ještě nemá, zobrazí se pod Nearchivovaná uzavřená období a tlačítko Generovat umožní jej okamžitě vytvořit.