Účetnictví & audit

Nastavte účtovou osnovu své organizace, exportujte účetní zápisy do softwaru svého účetního, aktivujte elektronickou fakturu ve formátu Factur-X a najděte zde doklady, které po vás může finanční správa požadovat: osvědčení, protokol událostí, uzávěrky a archivy.

Nastavení účtové osnovy

Účtová osnova určuje, na které účty a do kterých deníků budou vaše prodeje v exportech zaúčtovány. Nastavuje se pro každý fakturační účet zvlášť: dvě entity, které fakturují odděleně, mají každá svou vlastní.

1. Přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty a otevřete příslušný účet.
2. Otevřete záložku Účetní plán.
3. Upravte čísla účtů a jejich názvy a poté klikněte na Uložit.

Obrazovku tvoří tři bloky:

• Prodeje, DPH a zákazníci: účty za poskytnuté služby, DPH na výstupu, odběratelské účty a poskytnuté slevy.
• Pokladna: účty banky, pokladny a šeků k inkasu, které používají zápisy o přijatých platbách.
• Deníky: kódy deníků prodejů, banky a pokladny.

Rozúčtování prodejů podle kategorie nebo sazby

Ve výchozím nastavení jsou všechny vaše prodeje zaúčtovány na jediný výnosový účet. Ve stejné záložce máte k dispozici dvě volitelná rozúčtování, která vám umožní jít dál.

• Prodejní rozpis podle kategorie: samostatný účet pro každou kategorii produktu — předplatná, kredity, vybavení, lekce… Klikněte na Přidat kategorii, zvolte kategorii a zadejte její účet.
• Rozpis DPH podle sazby: samostatný účet DPH na výstupu pro každou sazbu. Klikněte na Přidat sazbu, zadejte sazbu a její účet.

To se hodí, pokud vaše účetnictví musí rozlišovat jednotlivé činnosti — například oddělit příjmy z výuky od pronájmů kurtů. Bez rozúčtování se vše zaúčtuje na obecné účty definované výše.

Export prodejů a účetních zápisů

1. Přejděte do Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.
2. Vyfiltrujte seznam podle požadovaného období a kritérií: export přesně převezme filtry zobrazené na obrazovce.
3. Klikněte na Stáhnout export a zvolte formát.

Sledování obchodní činnosti

• Excel (.xlsx): jeden řádek na objednávku, s datem, uživatelem, částkami bez DPH, DPH a s DPH, stavem a způsobem platby. Tento formát je vhodný pro analýzu prodejů v tabulkovém procesoru.
• CSV (.csv): tentýž přehled ve formátu čitelném libovolným tabulkovým procesorem.
• Stáhnout faktury PDF: archiv obsahující PDF každé faktury z aktuálního filtru. Obsahuje pouze vystavené faktury.

Předání vašemu účetnímu

• Účetní zápisy (.csv): zápisy má dáti / dal podle jednotlivých faktur, v čitelném formátu určeném k ručnímu importu.
• FEC (Francie): Soubor účetních zápisů, francouzský zákonný formát, který lze importovat do Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane nebo QuickBooks. Jeden vyrovnaný zápis na fakturu.
• FAIA (Lucembursko) a DATEV (Německo): zákonné formáty těchto dvou zemí, nabízené organizacím, které v nich sídlí.

Volba Zahrnout předpisy (pokladna) přidá k prodejním zápisům i zápisy o přijatých platbách (banka, pokladna, šek). Zrušte její zaškrtnutí, pokud chcete exportovat pouze deník prodejů.

Vystavování faktur ve formátu Factur-X

Elektronická fakturace se ve Francii stává povinnou. Zvoleným formátem je Factur-X: zcela běžná faktura v PDF, do níž je vložen datový soubor, který účetní software umí automaticky přečíst.

Pro příjemce faktury se nic nemění: otevře PDF, stejné jako dříve. Navíc v něm jeho účetní software najde částky a identifikátory, aniž by je musel znovu zadávat.

Ověřte, zda se to týká vaší organizace

To je první otázka, kterou je třeba vyřešit, a odpověď se pro jednotlivé organizace značně liší.

• Sportovních spolků osvobozených od DPH podle článku 261-7-1° francouzského daňového zákoníku se netýká ani elektronická fakturace, ani e-reporting. V této situaci je řada organizací.
• Organizace, které jsou plátci DPH, budou muset vystavovat faktury mezi podnikateli v elektronickém formátu. Pro mikropodniky a malé a střední podniky, tedy pro naprostou většinu organizací, je termín pro vystavování stanoven na 1. září 2027.
• Faktury fyzickým osobám (vašim členům) stojí mimo rámec elektronické fakturace, bez ohledu na váš daňový režim.

Aktivace formátu

1. Přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty a upravte příslušný účet.
2. V záložce Fakturace najděte volbu Elektronická faktura umístěnou v sekci Fakturační údaje
3. Zvolte formát:
   • Factur-X (Francie) pro francouzskou organizaci: doplní francouzské zákonné náležitosti očekávané na fakturách mezi podnikateli;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pro evropskou normu bez francouzských specifik;
   • Deaktivováno pro vystavování klasických faktur v PDF.

Nastavení je vlastní každému fakturačnímu účtu: organizace, která fakturuje z několika účtů, je aktivuje nezávisle.

Vyplnění povinných údajů

Elektronická faktura musí jednoznačně identifikovat svého vystavitele. Tyto údaje se zadávají ve stejné záložce, v sekci Fakturační údaje.

1. SIREN / SIRET vaší organizace: to je nezbytné pole. Bez něj nemůže být faktura v souladu s předpisy a pod volbou se zobrazí upozornění.
2. DIČ, pokud je vaše organizace plátcem. Zůstane-li prázdné, plní úlohu daňového identifikátoru SIRET.
3. Úplná adresa: obchodní název, ulice, PSČ, město a země. Neúplná adresa vede k faktuře, kterou platforma vašeho zákazníka odmítne.
4. Fakturační e-mail, používaný jako kontaktní bod, není-li k dispozici žádný jiný identifikátor.

Získání čísla SIREN vašich podnikatelských zákazníků

Faktura mezi podnikateli musí identifikovat také kupujícího. SIREN zákazníka se zadává v jeho fakturační adrese, v bloku Adresa společnosti, spolu s Obchodní název a Identifikátor organizace. Stejné zadání se nabízí i při prodeji na pokladně.

Nic z toho se nevyžaduje u faktury pro fyzickou osobu: stačí jméno, adresa a země.

Vyhledání auditních dokladů

Software, který přijímá platby, musí být schopen prokázat, že jeho zápisy nebyly dodatečně upraveny. Tomuto požadavku odpovídají čtyři doklady, shromážděné na jednom místě: přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty, otevřete příslušný fakturační účet a poté záložku Účetnictví & Audit.

Tato záložka se zobrazí pouze u již uloženého účtu: doklady se týkají činnosti, a u účtu, který právě vytváříte, není co zobrazit. Každý fakturační účet má své vlastní — pokud vaše organizace fakturuje z několika entit, prohlédněte si je odděleně.

Stažení osvědčení

Při kontrole po vás může finanční správa požadovat doložení, že váš pokladní software splňuje podmínky nezměnitelnosti, zabezpečení, uchování a archivace dat. Karta Osvědčení pokladního softwaru tento doklad vytvoří na vyžádání, pomocí Stáhnout (PDF).

Dokument má dvě části. Část vydavatele softwaru je již podepsaná. Druhou vyplní a podepíše váš statutární zástupce: osvědčení je úplné teprve tehdy, jsou-li obě části pohromadě, a předkládají se společně.

Karta se zobrazuje pouze u francouzského fakturačního účtu: povinnost se týká plátců usazených ve Francii.

Nahlédnutí do protokolu událostí

Karta Protokol událostí vede prostřednictvím Zobrazit k průkazné stopě toho, co se ve vaší fakturaci událo. Nenajdete zde prodeje — ty jsou ve vašich objednávkách — ale technické skutečnosti, které je provázejí.

Figurují zde zejména úspěšná i neúspěšná přihlášení, změny konfigurace, změny fakturačních oprávnění, provedené uzávěrky, zapečetěné dokumenty a vystavené duplikáty, vygenerované archivy, účetní exporty, přepnutí do testovacího režimu i zjištěné anomálie: přerušení řetězce, rozdíl v uzávěrce, anomálie hodin.

Každý řádek nese datum, typ události, dotčený účet, obsluhu a podrobnosti. Filtr podle typu a období pomáhá se v nich zorientovat a tlačítko Exportovat z nich vytvoří soubor.

Porozumění uzávěrkám

Uzávěrka zapečetí období: zafixuje přijaté platby, faktury a dobropisy, které obsahuje, a ty už nelze měnit ani znovu vytvořit. Karta Uzávěrky zobrazuje denní, měsíční a roční uzávěrky vašeho účtu.

Provádějí se automaticky, bez vašeho zásahu. Nemusíte tedy každý večer nic „dělat“: tabulka se naplní sama.

Každý řádek uvádí období, počet transakcí, Čistý příjem, Rozúčtování podle způsobu platby — online, na místě, hotovost, šek, převod, terminál — a rovněž počet vystavených faktur a dobropisů.

Dva body si zaslouží vysvětlení, protože často překvapí:

• Celkový součet se nikdy nevrací na nulu. Jde o trvalý kumulativní součet od založení účtu, nikoli o zůstatek za období. Neustále rostoucí součet je očekávané chování.
• Převzetí (nulový bod) udává datum a částku, od nichž tento součet začíná. U účtu, který existoval před zavedením uzávěrek, jde o zvolený výchozí bod, nikoli o nulu.

Získání daňových archivů

Každý uzavřený měsíc vede ke vzniku pevného archivu shromážděného v časově označeném souboru ZIP: transakce, faktury, dobropisy, uzávěrky a technický protokol daného období. Karta Archiv je vypisuje pod Měsíční archivy, s obdobím, velikostí, datem vytvoření a Odtisk (SHA-256).

Tento otisk je tím, co činí archiv ověřitelným: mění se při změně jediného bajtu. Kartu doplňují dvě tlačítka, Nástroj pro ověření a Manuál pro ověření — díky nim může třetí strana, kontrolor nebo účetní, sama ověřit neporušenost archivu, aniž by se musela obracet na vás.

Archivy vznikají automaticky. Pokud uzavřené období ten svůj ještě nemá, zobrazí se pod Nearchivovaná uzavřená období a tlačítko Generovat umožní jej okamžitě vytvořit.