Účetnictví a elektronická faktura

Nastavte účtovou osnovu své organizace, exportujte účetní zápisy do programu svého účetního a aktivujte elektronickou fakturu ve formátu Factur-X.

Nastavení účtové osnovy

Účtová osnova určuje, na které účty a do kterých účetních žurnálů se vaše prodeje zaúčtují v exportech. Nastavuje se pro každý fakturační účet zvlášť: dvě entity, které fakturují samostatně, mají každá svou vlastní.

1. Přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty a otevřete příslušný účet.
2. Otevřete kartu Účetní plán.
3. Upravte čísla účtů a názvy a poté klikněte na Uložit.

Obrazovka je členěna do tří bloků:

• Prodeje, DPH a zákazníci: účty za poskytnuté služby, DPH na výstupu, odběratelé a poskytnuté slevy.
• Pokladna: účty banky, pokladny a šeků k inkasu, které používají zápisy o přijatých platbách.
• Protokoly: kódy žurnálů prodeje, banky a pokladny.

Rozdělení prodejů podle kategorie nebo sazby

Ve výchozím nastavení se všechny vaše prodeje účtují na jediný výnosový účet. Na stejné kartě jsou k dispozici dvě nepovinná rozdělení, která umožňují jít dál.

• Prodejní rozpis podle kategorie: samostatný účet pro každou kategorii produktu — předplatné, kredity, vybavení, lekce… Klikněte na Přidat kategorii, zvolte kategorii a zadejte její účet.
• Rozpis DPH podle sazby: samostatný účet DPH na výstupu pro každou sazbu. Klikněte na Přidat sazbu, zadejte sazbu a její účet.

To se hodí, pokud vaše účetnictví musí rozlišovat jednotlivé činnosti — například oddělit příjmy z výuky od pronájmu kurtů. Bez rozdělení vše míří na obecné účty definované výše.

Export prodejů a účetních zápisů

1. Přejděte do Administrace›Dashboard›Fakturace›Faktury & transakce.
2. Vyfiltrujte seznam podle požadovaného období a kritérií: export přesně přebírá filtry zobrazené na obrazovce.
3. Klikněte na Stáhnout export a zvolte formát.

Sledování obchodní činnosti

• Excel (.xlsx): jeden řádek na objednávku, s datem, uživatelem, částkami bez DPH, DPH a s DPH, stavem a způsobem platby. Tento formát je nejvhodnější pro analýzu prodejů v tabulkovém procesoru.
• CSV (.csv): stejný přehled ve formátu, který přečte jakýkoli tabulkový procesor.
• Stáhnout faktury PDF: archiv obsahující PDF každé faktury z aktuálního filtru. Jsou v něm pouze vystavené faktury.

Předání účetnímu

• Účetní záznamy (.csv): účetní zápisy v podobě má dáti / dal pro každou fakturu, v čitelném formátu určeném pro ruční import.
• FEC (Francie): soubor účetních zápisů, francouzský zákonný formát, importovatelný do Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane nebo QuickBooks. Jeden vyrovnaný zápis na fakturu.
• FAIA (Lucembursko) a DATEV (Německo): zákonné formáty těchto dvou zemí, nabízené organizacím, které v nich mají sídlo.

Možnost Zahrnout předpisy (pokladna) přidá k prodejním zápisům i zápisy o přijatých platbách (banka, pokladna, šek). Zrušte její zaškrtnutí, pokud chcete exportovat pouze žurnál prodeje.

Vystavování faktur ve formátu Factur-X

Elektronická fakturace se ve Francii stává povinnou. Factur-X je zvolený formát: úplně běžná faktura v PDF, do níž je vložen datový soubor, který účetní programy dokážou automaticky přečíst.

Pro osobu, která fakturu obdrží, se nic nemění: otevře PDF, stejné jako dříve. Její účetní program v něm navíc najde částky a identifikátory, aniž by je musela znovu zadávat.

Zjistěte, zda se to týká vaší organizace

To je první otázka, kterou je třeba vyřešit, a odpověď se pro jednotlivé organizace zdaleka neshoduje.

• Sportovní sdružení osvobozená od DPH podle článku 261-7-1° francouzského daňového zákoníku se netýká ani elektronická fakturace, ani e-reporting. Řada organizací je v této situaci.
• Organizace, které jsou plátci DPH, budou muset vystavovat faktury mezi podnikateli v elektronickém formátu. Pro mikropodniky a malé a střední podniky, tedy pro téměř všechny organizace, je termín pro vystavování stanoven na 1. září 2027.
• Faktury pro fyzické osoby (vaše členy) jsou mimo rozsah elektronické fakturace, a to bez ohledu na váš režim.

Aktivace formátu

1. Přejděte do Administrace›Nastavení›Fakturace›Fakturační účty a upravte příslušný účet.
2. Na kartě Fakturace najděte možnost Elektronická faktura v sekci Fakturační údaje
3. Zvolte formát:
   • Factur-X (Francie) pro francouzskou organizaci: doplní francouzské zákonné údaje očekávané na fakturách mezi podnikateli;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) pro evropskou normu bez francouzských specifik;
   • Deaktivováno pro vystavování běžných faktur v PDF.

Nastavení je vlastní každému fakturačnímu účtu: organizace, která fakturuje z několika účtů, je aktivuje samostatně.

Doplnění povinných údajů

Elektronická faktura musí jednoznačně identifikovat svého vystavitele. Tyto údaje se zadávají na stejné kartě, v sekci Fakturační údaje.

1. SIRET vaší organizace: to je nezbytné pole. Bez něj faktura nemůže být v souladu s předpisy a pod touto možností se zobrazí varovná zpráva.
2. DIČ, pokud je vaše organizace plátcem. Zůstane-li prázdné, plní roli daňového identifikátoru číslo SIRET.
3. Úplná adresa: obchodní název, ulice, poštovní směrovací číslo, město a země. Neúplná adresa vede k faktuře, kterou platforma vašeho klienta odmítne.
4. Fakturační e-mail, který slouží jako kontaktní bod, pokud není dostupný žádný jiný identifikátor.

Získání čísla SIREN vašich podnikatelských klientů

Faktura mezi podnikateli musí identifikovat také kupujícího. Číslo SIREN klienta se zadává v jeho fakturační adrese, v bloku Adresa společnosti, společně s Obchodní název a SIREN. Stejné zadání je k dispozici i při prodeji na místě.

U faktury pro fyzickou osobu se nic z toho nevyžaduje: postačí jméno, adresa a země.