Tworzenie abonamentów i zarządzanie nimi

Abonament gromadzi warunki dostępu i rezerwacji danego planu: daty, cenę, limit rezerwacji oraz obowiązujące zasady. Utwórz abonamenty oferowane przez Twoją organizację, a następnie przypisz każdemu użytkownikowi ten, który do niego pasuje, z jego karty.

Tworzenie abonamentu

Zacznij od planu oferowanego przez Twoją organizację, na przykład Tenis rekreacyjny. Później wystarczy przypisać go zainteresowanym użytkownikom, bez ponownego wpisywania tych samych zasad na każdej karcie.

1. Przejdź do Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Subskrypcje i kliknij Nowy.
2. W zakładce Ogólne wpisz Nazwa i kolor oraz opcjonalny opis.
3. W sekcji Daty otwarcia praw określ okres, w którym abonenci mogą się logować. Pozostaw ustawienie wyłączone, aby dostęp nie miał ograniczeń czasowych.
4. Kliknij Zapisz.

Następnie uzupełnij warunki rezerwacji: ile rezerwacji abonent może mieć jednocześnie, do których kortów ma dostęp, jakich zasad musi przestrzegać? Zakładki Kwota, Uprawnienia i Zasady pozwalają określić te wybory. Poniższy przewodnik pomoże Ci w ich konfiguracji.

Automatyczne porządkowanie listy

Tryb Automatyczny porządkuje listę za Ciebie: nie musisz tworzyć żadnej grupy. Kliknij nagłówek nazwy, daty rozpoczęcia lub daty zakończenia, aby wybrać sortowanie. Grupy dostosują się do tego wyboru, bez zmiany abonamentów.

Przy sortowaniu według nazwy aplikacja szuka wspólnych słów i sezonów. Może więc zestawić Tenis rekreacyjny 2026/2027 - Dorośli i Tenis rekreacyjny 2026/2027 - Młodzież. Spójne nazwy ułatwiają taką klasyfikację. Jeśli nazwy bardzo się różnią, aplikacja ma mniej wskazówek, aby je pogrupować. Przy sortowaniu według daty grupy tworzone są na podstawie dat rozpoczęcia i zakończenia abonamentów.

Kliknij tytuł grupy, aby ją zwinąć lub rozwinąć. Ten stan jest zapamiętywany dla Twojego konta.

Porządkowanie abonamentów w grupach ręcznych

Wybierz ten tryb, jeśli chcesz uporządkować listę według własnych kryteriów. Możesz na przykład połączyć tenis i padla w grupie Szkółka sportowa, a następnie oddzielić abonamenty na grę swobodną od ofert jednorazowych, niezależnie od ich nazw.

1. Przejdź na Grupy ręczne.
2. Kliknij Dodaj grupę i nadaj jej nazwę: nowa grupa pojawi się na początku listy.
3. W Wszystko, bez wyszukiwania ani filtra, przeciągaj wiersze, aby umieścić je w grupach i ustalić ich kolejność. Na ekranie dotykowym przytrzymaj palec na wierszu, zanim go przeniesiesz.
4. Przeciągnij tytuł grupy, aby zmienić jej miejsce. Abonamenty, które nie zostały umieszczone w żadnej grupie, pozostają na dole, w sekcji Brak grupy.

Po najechaniu na tytuł przyciski pozwalają zmienić nazwę grupy lub ją usunąć. Usunięcie grupy zachowuje jej abonamenty, które wracają do Brak grupy.

Możesz też kliknąć nagłówek kolumny, aby posortować abonamenty według nazwy lub daty w każdej grupie. Jeśli następnie przeniesiesz abonament niezależny lub referencyjny, Twoje uporządkowanie zastąpi sortowanie: wybrana pozycja zostanie zachowana.

Abonamenty powiązane, opisane poniżej, pozostają pod swoim abonamentem referencyjnym. Możesz zmienić ich kolejność w ramach tej rodziny bez zmiany sortowania pozostałej części listy. Jeśli przeniesiesz abonament referencyjny, powiązane z nim abonamenty przemieszczą się razem z nim.

Te grupowania znajdziesz również na listach wyboru abonamentu, gdy ułatwiają one czytanie. Pełne nazwy abonamentów pozostają tam widoczne.

Dostosowanie wyświetlania i działania na wielu abonamentach

Dostosuj listę do swojego sposobu pracy: czytaj opisy, sprawdzaj płatności lub wyświetlaj więcej wierszy na ekranie. Menu Ustawienia, po prawej stronie Nowy, zapamiętuje Twoje preferencje:

• Pokaż opisy: dodaje opis pod nazwą, maksymalnie w dwóch wierszach.
• Pokaż płatności: zastępuje kolumnę daty rozpoczęcia kolumną płatności.
• Tryb skondensowany: zmniejsza odstępy między wierszami oraz rozmiar nazw, przycisków i liczników.

Te opcje są domyślnie wyłączone. Długie nazwy pozostają czytelne w kilku wierszach.

Kolumny rozpoczęcia i zakończenia pojawiają się tylko wtedy, gdy co najmniej jeden abonament z filtrowanej listy ma odpowiednią datę. Aby wyświetlić lub zmodyfikować abonament, kliknij jego nazwę, również na telefonie.

Zaznacz pola po lewej stronie abonamentów, aby działać na kilku wierszach jednocześnie. Przyciski Archiwizuj, Powiąż, Odłączyć i Usuń pojawią się wtedy w miejscu zakładek trybu. Obowiązują te same prawa i ograniczenia, co przy działaniu na jednym abonamencie.

W trybie ręcznym Przenieś do… umieszcza całe zaznaczenie w jednej grupie. W Zarchiwizowane przycisk Przywróć przywraca wybrane abonamenty do bieżącej listy.

Udostępnianie ustawień za pomocą abonamentu referencyjnego

Oferujesz kilka planów padla — dla dorosłych, młodzieży, studentów — z różnymi cenami, ale tymi samymi zasadami? Bez powiązania między tymi abonamentami każdą zmianę limitu lub dostępu do kortów trzeba powtarzać w każdym planie, z ryzykiem pominięcia jednego z nich.

Abonament referencyjny pozwala zarządzać tymi ustawieniami w jednym miejscu. Utwórz na przykład Abonament Padel, a następnie powiąż z nim swoje plany: zmiany wspólnych ustawień będą automatycznie stosowane do wszystkich powiązanych abonamentów, a każdy z nich zachowa własną cenę i własne informacje. Jeśli niektóre plany mają mieć inne zasady, pozostaw je niezależne lub przypisz je do innego abonamentu referencyjnego.

Ustawienia przenoszą się wyłącznie z abonamentu referencyjnego na abonamenty powiązane, w momencie ich zapisania. Zmiana ceny lub nazwy powiązanego abonamentu nie ma więc żadnego wpływu na abonament referencyjny ani na pozostałe abonamenty. Abonament referencyjny możesz również przypisywać użytkownikom: pozostaje pełnoprawnym abonamentem.

Tworzenie powiązanego abonamentu

Na liście przycisk Utwórz powiązaną subskrypcję abonamentu referencyjnego pozwala szybko utworzyć nowy wariant. Możesz to też zrobić z jego konfiguracji:

1. Otwórz abonament, który ma służyć jako referencyjny, zakładka Ogólne.
2. W sekcji Abonament referencyjny kliknij Utwórz powiązaną subskrypcję.
3. Wpisz żądaną nazwę w okienku potwierdzenia, a następnie zatwierdź.
4. Utworzony abonament pojawi się na liście abonamentów powiązanych z abonamentem referencyjnym. Kliknij jego przycisk Otwórz, aby dostosować nazwę, cenę i inne własne informacje.

Powiązanie istniejącego abonamentu

1. Otwórz abonament do powiązania i zapisz najpierw ewentualne zmiany.
2. W zakładce Ogólne, w sekcji Abonament referencyjny, wybierz odpowiedni abonament referencyjny.
3. Przeczytaj potwierdzenie: wskazuje ono, ilu użytkowników dotyczy zmiana. Zatwierdzając, zastępujesz wspólne ustawienia tego abonamentu ustawieniami wybranego abonamentu referencyjnego. Jego cena i własne informacje zostaną zachowane.

Gdzie zmieniać ustawienia

W powiązanym abonamencie pasek u góry panelu wskazuje, z którego abonamentu referencyjnego pochodzą ustawienia. Odziedziczone ustawienia są wyszarzone i opatrzone nazwą abonamentu referencyjnego. Aby je zmienić, otwórz ten abonament referencyjny: zmiana zostanie zastosowana do wszystkich powiązanych z nim abonamentów.

Dla każdego powiązanego abonamentu można nadal dostosować:

• jego nazwę, opis, kolor i słowa kluczowe;
• jego daty i kolory rezerwacji;
• jego ceny i rozliczenia, w tym ceny oraz sprzedaż kredytów rezerwacyjnych i kredytów zaproszeń;
• opcje zakładki Rejestracje.

Pozostałe ustawienia są dziedziczone: limity, uprawnienia, zasady, etykiety, działanie kredytów i zaproszeń, informacje wymagane do rezerwacji, blokada w przypadku braku płatności oraz przypomnienia przed wygaśnięciem.

Na przykład możesz ustalić cenę dla młodzieży na 160 €, a dla dorosłych na 320 €. Każdy zachowuje swoją cenę, nawet gdy zmieniasz wspólne zasady w abonamencie Abonament Padel.

Na liście linia łączy znaczniki powiązanych abonamentów ze znacznikiem ich abonamentu referencyjnego: dzięki temu rozpoznasz plany, które mają te same ustawienia. Jeśli ich nazwa zaczyna się od nazwy abonamentu referencyjnego, wyświetlana może być tylko jej dalsza część: Padel - Młodzież staje się Młodzież pod Padel. Pełna nazwa jest zachowana i dostępna po najechaniu kursorem.

Odłączanie abonamentu bez usuwania

Na karcie abonamentu referencyjnego użyj Odłączyć w odpowiednim wierszu. Możesz też wybrać Żaden w polu Abonament referencyjny powiązanego abonamentu i potwierdzić.

Odłączenie usuwa wyłącznie powiązanie: abonament i jego użytkownicy zostają zachowani. Odziedziczone ustawienia pozostają w stanie z chwili odłączenia i stają się edytowalne bezpośrednio w tym abonamencie. Późniejsze zmiany w dawnym abonamencie referencyjnym nie będą już do niego stosowane.

Aby odłączyć kilka abonamentów jednocześnie, zaznacz je na liście i użyj Odłączyć, zgodnie z Twoimi uprawnieniami do zarządzania.

Monitorowanie płatności składek

Jeśli przyjmujesz składki w recepcji lub przelewem, możesz odnotowywać płatności, aby wiedzieć, kto opłacił swój abonament. W zakładce Ogólne wypełnij Cena abonamentu: pole Abonament opłacony na każdej karcie pozwala wskazać płatność, jej datę i kwotę.

Aby sprawdzić sytuację wszystkich użytkowników, otwórz Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Śledzenie subskrypcji. Możesz filtrować listę według abonamentu lub statusu płatności, a następnie wyeksportować ją do formatu Excel.

W razie potrzeby włącz Zablokuj rezerwacje, jeśli użytkownik nie opłacił swojego abonamentu: na karcie użytkownika pojawi się wtedy pasek informacyjny, a rezerwacja będzie mu odmawiana do momentu zarejestrowania płatności.

Aby nie musieć śledzić tego ekranu, włącz raporty aktywności: co miesiąc otrzymasz imienną listę abonamentów, które wygasają w ciągu 30 dni.

Sprzedaż abonamentu online

Włącz Płatności i fakturowanie w zakładce Ogólne, aby abonament był płatny online: użytkownicy mogą go wykupić lub odnowić zgodnie ze skonfigurowanymi planami, z automatycznym fakturowaniem. Płatność odbywa się zgodnie z metodami płatności powiązanego konta rozliczeniowego.

Gdy ta sekcja jest aktywna, daty mają inne znaczenie: stają się Domyślne daty dostępu, stosowanymi dopóki abonent nie ma aktywnego planu. Gdy tylko kupi plan, obowiązywać zaczynają daty tego planu.

Automatyczne przypomnienia dla abonentów przed wygaśnięciem

Przypomnienia informują użytkowników o konieczności odnowienia abonamentu, zanim stracą dostęp do rezerwacji. Przed datą wygaśnięcia przewidziane są trzy wiadomości e-mail: 30 dni przed, 7 dni przed oraz dzień wcześniej.

Aby zobaczyć to ustawienie, przejdź do Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Subskrypcje, otwórz dany abonament, a następnie zakładkę Ogólne, sekcja Automatyczne przypomnienia przed wygaśnięciem. Przypomnienia są domyślnie włączone. W przypadku abonamentu powiązanego to ustawienie zmienia się w jego abonamencie referencyjnym.

Dodanie własnej wiadomości

Pod przełącznikiem edytor pozwala dodać kilka linii, które zostaną umieszczone w wiadomości e-mail: data zebrania ogólnego, cena na następny sezon, dyżur zapisów, adres formularza do wypełnienia, załącznik...

Co otrzymuje abonent

Wiadomość e-mail przypomina, o który abonament chodzi, podaje datę wygaśnięcia i liczbę pozostałych dni, a następnie Twoją wiadomość, jeśli została wpisana.

Przycisk odnowienia pojawia się, jeśli użytkownik ma dostęp do abonamentu, który może kupić online ze swojego konta. W przeciwnym razie wiadomość zawiera tylko przypomnienie i Twój tekst: wyjaśnij w nim, jak odnowić abonament w inny sposób.

Kto nie otrzymuje przypomnienia

• Abonenci bez wpisanej daty wygaśnięcia na swojej karcie: bez tej daty aplikacja nie może zaplanować przypomnienia.
• Abonenci, których abonament ma wyłączone przypomnienia.
• Zawieszeni abonenci.
• Osoby, które wyłączyły powiadomienia Płatności i fakturowanie na swoim koncie.

Wymaganie dokumentów do rezerwacji

W zakładce Ogólne sekcja Obowiązkowe informacje do rezerwacji zobowiązuje abonentów do uzupełnienia określonych informacji, zanim będą mogli rezerwować: adres e-mail, adres pocztowy, telefon, zdjęcie profilowe, data urodzenia, ranking, numer licencji, dokument potwierdzający zamieszkanie lub zaświadczenie lekarskie.

Użytkownik jest proszony o uzupełnienie swojej karty już przy pierwszym zalogowaniu, a potem gdy kliknie wolny termin. Jeśli włączysz Zastosuj to ograniczenie, gdy subskrybent jest partnerem w rezerwacji, nie będzie też mógł zostać dodany do rezerwacji innej osoby, dopóki brakuje wymaganych informacji.

Duplikowanie abonamentu na nowy sezon

Duplikowanie pozwala uniknąć zaczynania od zera: przejmij konfigurację poprzedniego sezonu, a następnie dostosuj daty i opcje kopii.

1. Na liście kliknij Duplikuj w wierszu abonamentu, który chcesz przejąć.
2. Wpisz nazwę kopii w okienku potwierdzenia, a następnie zatwierdź: kopia pojawi się na liście.
3. Kliknij jej nazwę, aby dostosować daty i potrzebne opcje.

Możesz też duplikować z panelu konfiguracji abonamentu. W takim przypadku panel kopii otwiera się bezpośrednio po potwierdzeniu.

Duplikowanie powiązanego abonamentu zachowuje jego powiązanie z tym samym abonamentem referencyjnym, jeśli masz do niego niezbędne uprawnienia. Nie tworzy nowego abonamentu referencyjnego na następny sezon.

Archiwizowanie niepotrzebnych abonamentów

Zarchiwizuj stary plan, aby odchudzić listę bez usuwania abonamentów użytkownikom, którzy go jeszcze mają. W ten sposób możesz uporządkować miniony sezon, nie czekając, aż wszyscy użytkownicy zmienią plan.

Kliknij Archiwizuj na liście, a następnie potwierdź. Abonament przejdzie do Zarchiwizowane. Nie będzie już proponowany jako nowy wybór przy dodawaniu lub modyfikowaniu użytkownika; osoby, które już go mają, zachowują go.

Pasek informacyjny może zaproponować abonamenty do zarchiwizowania. Sprawdź zaznaczenie przed potwierdzeniem. Jeśli klikniesz Ukryj, zniknie tylko pasek, a ten wybór zostanie zapamiętany dla Twojego konta: żaden abonament nie zostanie zarchiwizowany.

Aby odnaleźć abonament na bieżącej liście, otwórz Zarchiwizowane i kliknij Przywróć. Jeśli przywracasz powiązany abonament, którego abonament referencyjny jest zarchiwizowany, zostanie on również przywrócony, z zastrzeżeniem Twoich uprawnień.

Zarchiwizowane abonamenty pozostają dostępne do powiązywania abonamentów przy imporcie klasycznym i imporcie ADOC.

Usuwanie pustego abonamentu

Usuń abonament, jeśli nie jest już potrzebny i nie jest przypisany do żadnego użytkownika. Jeśli jest jeszcze używany, zarchiwizuj go, aby usunąć go z listy, zachowując go dla jego abonentów.

Użyj Usuń na liście lub w panelu konfiguracji. Usunięcie zostanie odrzucone, jeśli abonament ma jeszcze użytkowników, jest ustawiony jako domyślny lub jest abonamentem zalogowanego administratora. Te same zabezpieczenia obowiązują przy usuwaniu kilku abonamentów jednocześnie; komunikat proponuje wtedy archiwizację.

Usunięcie pustego abonamentu referencyjnego odłącza jego abonamenty powiązane: zostają one zachowane z obecnymi ustawieniami. Aby usunąć tylko powiązanie, użyj Odłączyć, bez usuwania abonamentu.

Masowa zmiana abonamentu

Na początku sezonu możesz przypisać nowy abonament wielu użytkownikom w jednej operacji, bez otwierania każdej karty.

1. Przejdź do Administracja›Użytkownicy›Zarządzanie użytkownikami i wybierz odpowiednich użytkowników lub kliknij Zaznacz wszystko po zastosowaniu filtra.
2. Otwórz Działania, a następnie Szybka edycja.
3. Wybierz nowy abonament oraz, jeśli to potrzebne, jego daty, a następnie kliknij Zapisz.

W ramach tej samej operacji możesz oznaczyć abonament jako nieopłacony dla wybranych użytkowników, na przykład na początku nowego sezonu.

Jeśli przygotowujesz te zmiany w pliku, możesz też użyć importu, aby zaktualizować abonamenty odpowiednich użytkowników.