Limity, uprawnienia i zasady rezerwacji

Każdy abonament ma wbudowany kompletny system reguł: limity, dozwolone kalendarze, czasy wyprzedzenia, anulowanie, zakazy, kredyty i zaproszenia. Ta strona prowadzi przez konfigurację abonamentu, cel po celu.

Ograniczanie liczby rezerwacji

W zakładce Kwota pole Limit rezerwacji określa liczbę rezerwacji, które abonent może zaplanować jednocześnie. Rezerwując termin, abonent zużywa jedną jednostkę limitu; po zakończeniu jego rezerwacji jednostka znów staje się dostępna.

• Włącz Ukryj kalendarze, gdy kwota rezerwacji jest osiągnięta, aby zablokować również przeglądanie kalendarzy dziennych i tygodniowych. Widok Dostępność pozostaje dostępny: limit jest w nim sprawdzany w momencie rezerwacji.
• Kliknij Zaawansowana konfiguracja, a następnie Dodaj kwotę, aby zdefiniować kilka limitów w zależności od kalendarzy, dni lub przedziałów godzinowych.
• W razie potrzeby uzupełnij to o Ogranicz rezerwacje na stałym kalendarzu (na przykład 5 rezerwacji w tygodniu kalendarzowym) lub Ogranicz rezerwacje na przesuwającym się kalendarzu (w ciągu ostatnich X dni).

Zapełnianie kortów w ostatniej chwili

Opcja Ignoruj kwotę i limity przed rozpoczęciem przedziału czasowego pozwala abonentowi rezerwować nawet po osiągnięciu limitu, pod warunkiem że robi to na krótko przed rozpoczęciem. Jest 14:45, termin o 15:00 jest wolny: abonent może go zarezerwować mimo osiągniętego limitu.

To najlepszy sposób, aby kort nie stał pusty, gdy gracz jest dostępny, bez rozluźniania ogólnej zasady.

Ograniczanie kalendarzy i horyzontu rezerwacji

Na karcie Uprawnienia sekcja Dozwolone kalendarze i liczba dni na rezerwację określa, co widzi abonent:

• Odznacz kalendarz, aby go zablokować i całkowicie ukryć.
• Ustaw liczbę dni przeglądania dla każdego kalendarza: na przykład pokazuj kalendarze 14 dni naprzód, ale pozwalaj rezerwować tylko 7 dni naprzód.
• Godzina przejścia na kolejny dzień: udostępnij kolejny dzień o określonej godzinie, bez czekania do północy.

Określanie momentu rezerwacji

Domyślnie abonent może zarezerwować termin do ostatniej chwili, a termin staje się niedostępny, gdy tylko się rozpocznie. Cztery opcje na karcie Uprawnienia zmieniają to działanie:

• Zezwól abonentowi na zarezerwowanie już rozpoczętego terminu: termin o 10:00 można rezerwować do 10:15.
• Ogranicz rezerwację na kilka minut przed rozpoczęciem terminu: terminu o 10:00 nie można już rezerwować po 9:45.
• Ogranicz rezerwację na kilka godzin przed rozpoczęciem terminu: termin w poniedziałek o 10:00 zamyka się w niedzielę o 10:00.
• Otwórz rezerwację na kilka godzin przed rozpoczęciem terminu: odwrotnie — termin otwiera się dopiero z określonym wyprzedzeniem, ustawianym dzień po dniu.

Proponowanie niestandardowych terminów

Siatka stałych terminów nie sprawdza się w każdej sytuacji. Gracz padla chce grać 1 h 30 min zamiast godziny, maszynę do wyrzucania piłek wynajmuje się na pół godziny, a godzinę startu na polu golfowym wybiera się według własnych potrzeb. Opcja Niestandardowe przedziały czasowe pozwala abonentowi wybrać czas trwania rezerwacji. Jeśli Państwo na to zezwolą, abonent może też wybrać godzinę rozpoczęcia, w ustalonych przez Państwa granicach.

1. W Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Subskrypcje należy otworzyć abonament i przejść do zakładki Uprawnienia.
2. Należy włączyć Niestandardowe przedziały czasowe, a następnie kliknąć Ustawienia zaawansowane.
3. Należy ustawić konfigurację opisaną poniżej, a następnie kliknąć Zapisz.

Ustawienie dotyczy wyłącznie tego abonamentu. Posiadacze innych planów nadal rezerwują zwykłe terminy kalendarzy na tych samych kortach.

Ustawianie proponowanych czasów trwania

Trzy wartości określają godziny, które abonent może wybrać:

• Przerwa między każdym przedziałem czasowym: odstęp między dwiema proponowanymi godzinami, liczony od godziny otwarcia kalendarza. Przy 30 minutach na korcie otwartym od 8:00 proponowane godziny to 8:00, 8:30, 9:00 i tak dalej.
• Minimalny czas trwania rezerwacji i Maksymalny czas trwania rezerwacji: najkrótsza i najdłuższa możliwa rezerwacja.

Przy powyższej konfiguracji abonent, który kliknie termin o 16:00 na korcie do padla, może zakończyć rezerwację o 17:00, 17:30 lub 18:00: co najmniej godzina, najwyżej dwie godziny, co 30 minut.

Gdy Abonent może zmienić godzinę rozpoczęcia przedziału czasowego jest wyłączone, rezerwacja zaczyna się o godzinie klikniętego terminu. Po włączeniu tej opcji abonent może również wybrać godzinę rozpoczęcia spośród godzin danego dnia, na przykład 16:30. Proponowane godziny zakończenia dostosowują się wtedy do nowej godziny rozpoczęcia.

Co widzi abonent

W formularzu rezerwacji godzinę wybiera się z list: godzinę zakończenia oraz godzinę rozpoczęcia, jeśli Państwo na to zezwolą. Gdy rezerwacja jest opłacana kredytami, wyświetlany koszt zależy od wybranego czasu trwania.

W kalendarzu rezerwacja obejmuje terminy, na które przypada. Rezerwacja od 16:00 do 17:30 na korcie z terminami godzinnymi zajmuje termin o 16:00 i część terminu o 17:00. Jeśli przesuwanie rezerwacji jest dozwolone, abonent może następnie wydłużyć ją lub skrócić z poziomu kalendarzy, zawsze w granicach minimalnego i maksymalnego czasu trwania.

Określanie, ile limitu zużywa rezerwacja

Limit liczy się w terminach kalendarza. Rezerwacja o dowolnym czasie trwania często obejmuje kilka terminów: od 16:00 do 18:00 na korcie z terminami godzinnymi obejmuje terminy o 16:00 i o 17:00. Opcja Jednostka kwoty na rezerwację, niezależnie od czasu trwania decyduje o tym, ile taka rezerwacja zużywa:

• gdy jest włączona: jedną jednostkę limitu, niezależnie od tego, czy rezerwacja trwa godzinę, czy dwie;
• gdy jest wyłączona: jedną jednostkę za każdy objęty termin, nawet częściowo, czyli od 16:00 do 17:30 dwie jednostki.

Weźmy abonenta, którego limit wynosi 2 jednoczesne rezerwacje i który rezerwuje kort od 16:00 do 18:00. Przy włączonej opcji zostaje mu jedna jednostka i może zarezerwować jeszcze jeden termin. Przy wyłączonej opcji jego limit jest wyczerpany. Jeśli pozostały limit nie wystarcza na cały wybrany czas trwania, rezerwowane są tylko pierwsze terminy, a komunikat wskazuje te, których nie udało się zarezerwować.

Warto pozostawić opcję włączoną, aby zapewnić elastyczność co do czasu trwania. Należy ją wyłączyć, jeśli długa rezerwacja ma się liczyć tak samo jak kilka krótkich.

Opcja ma też znaczenie dla kredytów, gdy cena jest ustalona za rezerwację (1 rezerwacja w sekcji Stawki rezerwacji). Gdy jest włączona, rezerwacja jest rozliczana jeden raz. Gdy jest wyłączona, każdy objęty termin jest rozliczany jak osobna rezerwacja. Aby koszt był proporcjonalny do czasu trwania, lepiej wyrazić cenę w minutach: przy 10 kredytach za 60 minut rezerwacja na 1 h 30 min kosztuje 15 kredytów.

Łączenie dowolnego czasu trwania z kolejnymi terminami

Jeśli abonament zabrania rezerwowania kolejnych terminów (Zabroń kolejnych terminów, zakładka Zasady), rezerwacja obejmująca kilka terminów kalendarza jest traktowana jak ciąg kolejnych terminów. Część przekraczająca ten limit nie zostaje zarezerwowana. Należy włączyć Ignoruj ograniczenia dotyczące kolejnych przedziałów czasowych, aby wybrany czas trwania nie podlegał tej zasadzie. Zakaz nadal obowiązuje między dwiema odrębnymi rezerwacjami.

Dostosowanie konfiguracji do kalendarza, dnia lub godziny

Każda konfiguracja dotyczy wybranych przez Państwa kalendarzy, dni oraz, przy użyciu Ustaw przedział czasowy, godzin. Ma własne czasy trwania i własne opcje. Kliknięcie Dodaj konfigurację pozwala utworzyć kolejne konfiguracje, maksymalnie 10. Można na przykład ustawić od 1 h do 2 h na kortach do padla oraz od 30 minut do 1 h na maszynie do wyrzucania piłek. Dodaj kryterium pozwala dodatkowo ograniczyć konfigurację do Okres, do okresu między dwiema datami lub do Ferie i dni świąteczne.

Przy przedziale godzinowym proponowane godziny rozpoczęcia mieszczą się w tym przedziale, a rezerwacja nie może skończyć się po jego zakończeniu. Jeśli kilka konfiguracji dotyczy tego samego terminu, stosowana jest najbardziej szczegółowa, a przy równej szczegółowości pierwsza na liście. Poza wszelkimi konfiguracjami abonent rezerwuje zwykłe terminy kalendarza.

Zarządzanie partnerami

Karta Uprawnienia zawiera ustawienia dotyczące graczy obecnych w rezerwacji:

• Rezerwuj z partnerami: abonent wybiera innych użytkowników, powiadamianych e-mailem; ustaw minimalną i maksymalną liczbę partnerów.
• Rezerwuj bez partnera: przydatne przy ścianie treningowej lub polu treningowym.
• Wyszukiwanie partnera (otwarta rezerwacja): abonent otwiera swoją rezerwację dla innych, którzy mogą do niej dołączyć. Opcja Automatycznie anuluj niekompletne rezerwacje zwalnia termin, jeśli nikt nie dołączy.
• Oferuj dodatkowy czas, jeśli jest kilku partnerów: na przykład 30 minut więcej przy co najmniej 3 partnerach, jeśli kolejny termin jest wolny. Ten dodatkowy czas nie jest odliczany od limitu.

Dodatkowy czas to ustawienie, które elegancko rozwiązuje kwestię debla: zamiast narzucać wszystkim terminy po 1,5 godziny, zachowujesz terminy godzinne i automatycznie wydłużasz te rozgrywane w cztery osoby — bez blokowania kortu, jeśli kolejny termin jest już zajęty.

Określanie zasad anulowania

Na karcie Uprawnienia sekcja Anulowanie rezerwacji decyduje, czy abonent może anulować rezerwację:

• Maksymalny dozwolony czas na anulowanie: na przykład najpóźniej 60 minut przed rozpoczęciem terminu.
• Anulowanie zaproszeń: wyłącz tę opcję, aby zablokować anulowanie rezerwacji, w której są goście.

Zbyt krótki czas na anulowanie obraca się przeciwko organizacji: gracz, który nie może już anulować, zostawia pusty kort, zamiast go zwolnić. Hojny czas na anulowanie, połączony z powiadomieniem o anulowaniu, przywraca termin do obiegu.

Blokowanie terminów i kombinacji

Karta Zasady gromadzi zakazy:

• Zabroń rezerwacji niektórych terminów: na przykład brak rezerwacji w dni powszednie od 16:00 do 19:30 na wybranych kortach.
• Zabroń kolejnych terminów: uniemożliwia rezerwowanie kilku terminów pod rząd, ogólnie lub w wybranych przedziałach godzinowych.
• Reguły zakazu z kryterium Subskrypcje: sprawia, że dwie grupy nie mogą znaleźć się w tej samej rezerwacji.

Opcja Zezwól na wiele przedziałów czasowych tego samego dnia o tej samej godzinie (karta Uprawnienia) jest domyślnie wyłączona: abonent nie może zarezerwować dwóch kortów o tej samej godzinie.

Te zakazy różnią się od zamknięć kalendarza: zamknięcie usuwa termin dla wszystkich, a zakaz tylko dla posiadaczy danego abonamentu. Aby w sobotnie poranki zarezerwować korty kryte dla zawodników, zakaz należy ustawić na pozostałych abonamentach — a nie zamykać kalendarz.

Pobieranie opłaty za rezerwację w kredytach

W zakładce Kredyty należy włączyć Aktywuj system kredytowy. Abonent musi wtedy mieć kredyty na koncie, aby dokonać rezerwacji. Konta można zasilać ręcznie po płatności na miejscu lub włączyć płatność online.

1. Za pomocą Zaawansowana konfiguracja, a następnie Dodaj regułę aktywacji można ograniczyć system kredytów do wybranych kalendarzy, dni lub przedziałów godzinowych.
2. W sekcji Stawki rezerwacji należy kliknąć Dodaj regułę taryfową, aby ustalić koszt w zależności od kalendarza, dnia i godziny, a w razie potrzeby według kryteriów, takich jak liczba uczestników lub czas pozostały do rozpoczęcia. Gdy do rezerwacji pasuje kilka reguł cenowych, stosowana jest najbardziej szczegółowa.
3. W sekcji Płatności i fakturowanie należy włączyć zakup kredytów online i określić ceny oferowane abonentom. Ilościom, cenom degresywnym i płatności w ratach poświęcona jest osobna strona.

Dopóki kredyt abonamentu nie jest równy 1 € (lub jednej jednostce Państwa waluty), na górze zakładki wyświetla się ramka Włącz tryb Wallet. Pozwala ona przeliczyć abonament na 1 kredyt = 1 € bez zmiany wartości sald. Tworzone przez Państwa abonamenty mają to ustawienie od samego początku.

Blok Kto płaci za rezerwację? w tej samej zakładce decyduje, czy obciążany jest tylko właściciel rezerwacji (Obciążyć tylko osobę odpowiedzialną za rezerwację), czy Każdy uczestnik płaci za swoje miejsce. Przy tym drugim wyborze opcja Zezwól abonentowi na płacenie za miejsca swoich partnerów pozwala abonentowi dokonującemu rezerwacji pokryć koszt miejsca swoich partnerów.

Zezwalanie na gości

W zakładce Zaproszenia włącz Zezwól na rezerwację z gośćmi, aby przyjmować osoby spoza organizacji:

• Ustaw minimalną i maksymalną liczbę gości na rezerwację; każdy gość zużywa kredyty na zaproszenia lub kredyty rezerwacyjne przy Zunifikowany system kredytowy.
• Ustal ceny i oferuj karnety, tak jak w przypadku kredytów rezerwacyjnych.
• W sekcji Kto płaci za zaproszenia? wybierz, czy obciążany jest tylko właściciel rezerwacji, czy Każdy uczestnik płaci za zaproszenia. Przy tej drugiej opcji Zezwól abonentowi na opłacanie zaproszeń dla jego partnerów pozwala abonentowi, który rezerwuje, zapłacić za nich.
• Nie wyłączaj Pobierać opłaty od gości za pomocą linku: gdy abonent sam płaci za zaproszenia, każdy z jego gości może wtedy samodzielnie opłacić swoją część online.
• Wybierz, czy trzeba podawać nazwiska gości.
• Włącz Połącz partnerów i gości w jednej zakładce, aby Twoi abonenci dodawali gości z zakładki Z partnerem, bez osobnej zakładki.

Wymaganie nazwisk gości zmienia charakter funkcji: bez nazwisk liczysz wejścia; z nazwiskami wiesz, kto przyszedł, co jest niezbędne, jeśli wymaga tego Twój ubezpieczyciel lub federacja.

Zezwalanie na etykiety

Na karcie Etykiety opcja Zezwalaj na rezerwację z etykietami pozwala abonentom utworzyć ograniczoną liczbę rezerwacji z wcześniej zdefiniowanymi etykietami (rozgrywki ligowe, turniej...), z możliwością pominięcia limitu lub zasady dotyczącej następujących po sobie terminów.

To właściwy sposób udostępnienia etykiet kapitanowi drużyny: wpisuje mecze swojej drużyny bez zużywania własnego limitu, ale pozostaje ograniczony do dozwolonych przez Ciebie etykiet — inaczej niż uprawnienie profilu, które otwiera wszystkie etykiety bez ograniczeń.