Otrzymywanie raportów aktywności e-mailem

Otrzymujcie automatycznie podsumowanie życia Waszej organizacji: liczbę osób, subskrypcje, rejestracje, rezerwacje, logowania i e-maile, wraz ze zmianą w stosunku do poprzedniego okresu.

Włączanie raportów

1. Przejdźcie do Administracja›Ustawienia›Raporty aktywności.
2. Włączcie Aktywuj raporty aktywności e-mail.
3. W polu Adresy e-mail wskażcie maksymalnie 4 odbiorców, po jednym adresie w każdej linii.
4. Kliknijcie Zapisz.

Odbiorcy nie potrzebują konta menedżera ani żadnych szczególnych uprawnień: raport trafia prosto do ich skrzynki. To najprostszy sposób, aby informować prezesa lub skarbnika, który nigdy nie loguje się do aplikacji.

Wybór częstotliwości

Dostępne są trzy raporty, które można włączać osobno lub razem:

• Raporty codzienne: każdego rana aktywności z poprzedniego dnia.
• Raporty tygodniowe: w każdy poniedziałek rano podsumowanie minionego tygodnia.
• Raporty miesięczne: pierwszego dnia każdego miesiąca podsumowanie minionego miesiąca.

Każdy z nich odpowiada na inną potrzebę. Raport dzienny służy bieżącej obsłudze: wskazuje to, czym należy zająć się dzisiaj. Raport miesięczny można przekazać zarządowi w niezmienionej formie, bez przeredagowywania. Raport tygodniowy stanowi rozwiązanie pośrednie i dobrze pasuje do menedżera-wolontariusza, który bywa na miejscu raz w tygodniu.

Co zawiera raport

Raport nie ogranicza się do rezerwacji. Gromadzi siedem grup wskaźników, z których każda jest porównywana z poprzednim okresem:

• Użytkownicy: łączna liczba, nowe konta, konta zawieszone, konta przeniesione do kosza i konta trwale usunięte.
• Subskrypcje: subskrypcje opłacone, subskrypcje wygasłe, a przede wszystkim te, które kończą się w ciągu najbliższych 30 dni.
• Rejestracje online: wnioski zaakceptowane, odrzucone i oczekujące.
• Rezerwacje: łączna liczba, rezerwacje użytkowników, blokady organizacji, zaproszenia, adnotacje, anulowania.
• Logowania: logowania zaakceptowane, logowania odrzucone i liczba aktywnych użytkowników.
• E-maile: wiadomości dostarczone, otwarte i nieudane.
• Potwierdzanie obecności na terminalu: terminy potwierdzone, niepotwierdzone, automatyczne anulowania i konta ukarane.

Trzy ostatnie grupy pojawiają się wyłącznie wtedy, gdy odpowiednia funkcja jest aktywna w Waszej organizacji: rejestracje online muszą być otwarte dla co najmniej jednej subskrypcji, a potwierdzanie obecności musi być włączone na terminalu.

Wykorzystanie raportu jako listy zadań

To właśnie odróżnia ten raport od zwykłego zestawienia liczb: kilka rubryk zawiera nazwiska. Nie czytacie jedynie „12 subskrypcji wkrótce wygasa" — otrzymujecie listę tych dwunastu osób.

Wynikają z tego naturalnie trzy zastosowania:

• Lista subskrypcji kończących się w ciągu 30 dni to Wasza lista przypomnień. Przychodzi sama, każdego miesiąca, bez potrzeby tworzenia filtra.
• Lista oczekujących rejestracji przypomina o wnioskach, którymi nikt się nie zajął — typowy przypadek organizacji, w której kilka osób administruje bez wyraźnego podziału zadań.
• Licznik nieudanych e-maili sygnalizuje pogarszającą się jakość bazy adresów, na długo przed tym, gdy członek zgłosi, że niczego nie otrzymuje.