Tworzenie abonamentów i zarządzanie nimi
Abonamenty określają uprawnienia rezerwacyjne użytkowników: okres dostępu, cenę, limity i zasady. Utwórz jeden abonament dla każdego planu oferowanego przez Twoją organizację, a następnie przypisz go na kartach użytkowników.
Tworzenie abonamentu
- Przejdź do Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Subskrypcje i kliknij Nowy.
- W zakładce Ogólne uzupełnij Nazwa i kolor oraz opcjonalny opis.
- W sekcji Daty otwarcia praw określ okres, w którym abonenci mogą się logować. Pozostaw ustawienie wyłączone, aby przyznać dostęp bez ograniczenia dat.
- Kliknij Zapisz.
Konfiguracja jest podzielona na zakładki: Ogólne, Kwota, Uprawnienia, Zasady, Kredyty, Zaproszenia, Etykiety i Rejestracje. Zakładki poświęcone zasadom rezerwacji zostały opisane na osobnej stronie.
Śledzenie płatności składek
W zakładce Ogólne uzupełnij Cena abonamentu: na każdej karcie pojawi się wtedy pole Abonament opłacony wraz z datą i zapłaconą kwotą. Moduł Śledzenie subskrypcji (Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Śledzenie subskrypcji) wyświetla listę wszystkich abonentów wraz ze statusem płatności, z możliwością filtrowania przez Według subskrypcji i Według statusu oraz eksportu do formatu Excel.
W razie potrzeby włącz Zablokuj rezerwacje, jeśli użytkownik nie opłacił swojego abonamentu: na karcie użytkownika pojawi się wtedy komunikat, a rezerwacja zostanie mu odmówiona do czasu zarejestrowania płatności.
Aby nie musieć obserwować tego ekranu, włącz raporty aktywności: co miesiąc otrzymasz imienną listę abonamentów wygasających w ciągu najbliższych 30 dni.
Sprzedaż abonamentu online
Włącz Płatności i fakturowanie w zakładce Ogólne, aby abonament był płatny online: użytkownicy mogą go wykupić lub odnowić zgodnie ze skonfigurowanymi planami, z automatycznym fakturowaniem. Płatność odbywa się zgodnie ze sposobami przyjmowania płatności powiązanego konta rozliczeniowego.
Gdy ta sekcja jest aktywna, daty nabierają innego znaczenia: stają się Domyślne daty dostępu, stosowanymi dopóki abonent nie ma aktywnego planu. Z chwilą zakupu planu obowiązywać zaczynają daty tego planu.
Automatyczne przypomnienia dla abonentów przed wygaśnięciem
Abonent, który dopuści do wygaśnięcia abonamentu, traci uprawnienia, nie zdając sobie z tego sprawy, a Ty dowiadujesz się o tym, gdy nie może już zarezerwować terminu. Przed wygaśnięciem wysyłane są automatycznie trzy wiadomości e-mail: na 30 dni, na 7 dni i dzień wcześniej.
Ustawienie konfiguruje się osobno dla każdego abonamentu. Przejdź do Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Subskrypcje, otwórz wybrany abonament, zakładka Ogólne, sekcja Automatyczne przypomnienia przed wygaśnięciem. Jest ona aktywna domyślnie: nie musisz nic robić, aby z niej korzystać.
Dodanie własnej wiadomości
Pod przełącznikiem edytor pozwala dodać kilka linijek, które zostaną umieszczone w wiadomości e-mail: data walnego zgromadzenia, cena na kolejny sezon, dyżur zapisów, adres formularza do wypełnienia, załącznik...
Co otrzymuje abonent
Wiadomość e-mail przypomina o danym abonamencie, jego dacie wygaśnięcia i liczbie pozostałych dni, a następnie zawiera Twoją wiadomość, jeśli ją wpisałeś.
Przycisk odnowienia pojawia się tylko wtedy, gdy abonent rzeczywiście może odnowić abonament ze swojego konta, czyli gdy jest dla niego dostępny abonament do kupienia online. W przeciwnym razie wiadomość jedynie informuje, nie proponując niemożliwego działania: to Ty musisz wskazać dalsze kroki we własnej wiadomości.
Kto nie otrzymuje przypomnienia
- Abonenci bez daty wygaśnięcia. Przypomnienie zapowiada koniec: bez wpisanej daty zakończenia abonament nigdy nie wygasa z punktu widzenia oprogramowania i żadna wiadomość nie zostanie wysłana. To najczęstsza przyczyna, gdy nic się nie dzieje — sprawdź kartę abonenta, zanim zaczniesz szukać dalej.
- Abonenci, których abonament ma wyłączone przypomnienia.
- Abonenci zawieszeni.
- Osoby, które wyłączyły powiadomienia Płatności i fakturowanie na swoim koncie: ich wybór ma pierwszeństwo przed Twoim.
Wymaganie dokumentów potwierdzających do rezerwacji
W zakładce Ogólne sekcja Obowiązkowe informacje do rezerwacji zobowiązuje abonentów do uzupełnienia określonych informacji, zanim będą mogli rezerwować: adres e-mail, adres pocztowy, telefon, zdjęcie profilowe, data urodzenia, ranking, numer licencji, dokument potwierdzający miejsce zamieszkania lub zaświadczenie lekarskie.
Użytkownik zostaje poproszony o ich podanie już przy pierwszym logowaniu, a następnie w chwili kliknięcia wolnego terminu. Opcja Zastosuj to ograniczenie, gdy subskrybent jest partnerem w rezerwacji rozszerza tę zasadę: abonent z niekompletnymi danymi nie może wtedy również zostać dodany jako partner przez inną osobę.
Duplikowanie abonamentu na nowy sezon
- Otwórz abonament z minionego sezonu.
- Kliknij Duplikuj: cała konfiguracja zostanie skopiowana.
- Zmień nazwę kopii i dostosuj jej daty.
Masowe przypisanie abonamentu
- Przejdź do Administracja›Użytkownicy›Zarządzanie użytkownikami i zaznacz wybranych użytkowników lub kliknij Zaznacz wszystko po zastosowaniu filtra.
- Otwórz Działania, a następnie Szybka edycja.
- Wybierz nowy abonament oraz, w razie potrzeby, jego daty, a następnie kliknij Zapisz.
Szybka edycja pozwala przy tej samej okazji przestawić wszystkich na status nieopłacony: to operacja początku sezonu w jednym ruchu.
Import pliku również umożliwia zaktualizowanie abonamentu w całej bazie w ramach jednej operacji.
