Otrzymywanie raportów o działalności pocztą e-mail
Otrzymuj automatycznie podsumowanie życia Twojej organizacji: liczba członków, abonamenty, rejestracje, rezerwacje, logowania i e-maile, wraz z porównaniem do poprzedniego okresu.
Włączanie raportów
- Przejdź do Administracja›Ustawienia›Raporty aktywności.
- Włącz Aktywuj raporty aktywności e-mail.
- W polu Adresy e-mail podaj maksymalnie 4 odbiorców, po jednym adresie w wierszu.
- Kliknij Zapisz.
Odbiorcy nie potrzebują konta osoby zarządzającej klubem ani żadnych specjalnych uprawnień: raport trafia do ich skrzynki. To najprostszy sposób, aby informować prezesa lub skarbnika, który nigdy nie loguje się do aplikacji.
Wybór częstotliwości
Dostępne są trzy raporty, które można włączyć osobno lub razem:
- Raporty codzienne: codziennie rano — działania z poprzedniego dnia.
- Raporty tygodniowe: w każdy poniedziałek rano — miniony tydzień.
- Raporty miesięczne: 1. dnia każdego miesiąca — miniony miesiąc.
Każdy odpowiada na inną potrzebę. Raport dzienny wspiera bieżącą obsługę: wskazuje, czym trzeba zająć się dzisiaj. Raport miesięczny można przekazać zarządowi w niezmienionej postaci, bez przeformatowania. Raport tygodniowy jest rozwiązaniem pośrednim i dobrze sprawdza się u działacza-wolontariusza, który bywa w klubie raz w tygodniu.
Co zawiera raport
Raport zaczyna się od najważniejszych informacji, a następnie szczegółowo omawia każdy obszar. Każda liczba jest porównywana z okresem odniesienia: poprzedni dzień w raporcie dziennym, poprzedni tydzień w tygodniowym oraz ten sam miesiąc poprzedniego roku w miesięcznym — dzięki temu wrzesień nie jest porównywany z wakacyjnym sierpniem.
Podsumowanie i kluczowe liczby
Raport rozpoczyna się zdaniem podsumowującym i maksymalnie trzema najważniejszymi faktami: rekordem z ośmiu ostatnich okresów, wyraźnym wzrostem lub spadkiem.
Następnie pojawiają się maksymalnie cztery kluczowe liczby: zainkasowana kwota, rezerwacje, których termin przypada w danym okresie, wskaźnik obłożenia oraz liczba zalogowanych użytkowników. Przy każdej z nich widoczna jest zmiana, wartość z okresu porównawczego na szaro oraz miniwykres z ośmiu ostatnich okresów.
Sprawy do załatwienia i nadchodzący tydzień
Ramka zbiera sprawy do załatwienia na dzień wysyłki: zaległe raty płatności wraz z kwotą do odzyskania, zamówienia nieopłacone od ponad 7 dni (z wyłączeniem wycen i płatności ratalnych), rejestracje online do zatwierdzenia, produkty o niskim stanie magazynowym oraz abonamenty wygasające w ciągu 30 dni. Każdy wiersz otwiera odpowiedni ekran.
Kolejna część dotyczy najbliższych 7 dni, a w raporcie dziennym — rozpoczynającego się dnia: zaplanowane już rezerwacje, przewidywane obłożenie, zajęcia i obozy szkoleniowe wraz z liczbą zapisanych osób i wolnych miejsc, zamknięcia kortów oraz dzień z najmniejszą liczbą rezerwacji.
Fakturowanie i wpłaty
Ta sekcja zawiera zainkasowaną kwotę po odjęciu zwrotów, otrzymane płatności, wystawione faktury, średnią wartość koszyka, odrzucone płatności online, podział według metod płatności oraz najlepiej sprzedające się produkty. Kwoty są obliczane tak samo jak w statystykach fakturowania, łącznie dla wszystkich kont fakturowania i bez żadnych nazw klientów.
Pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja organizacja w jednym z dwóch okresów coś zainkasowała, zafakturowała lub zwróciła albo odnotowała odrzuconą płatność.
Rezerwacje
Ta sekcja pokazuje rezerwacje w podziale na dni (na tygodnie w raporcie miesięcznym), rezerwacje utworzone w danym okresie według typu, rozegrane godziny oraz anulowania, w tym te dokonane krócej niż 24 godziny przed terminem. Mapa ciepła zestawia dni z godzinami, a dalej pojawiają się wskaźnik obłożenia według kalendarzy i najbardziej aktywni gracze.
Raport dzienny, który obejmuje tylko jeden dzień, nie zawiera ani wykresu rezerwacji, ani mapy ciepła.
Użytkownicy, potwierdzanie obecności, rejestracje i e-maile
- Użytkownicy i abonamenty: nowi użytkownicy, abonamenty wygasłe w danym okresie lub wygasające w ciągu najbliższych 30 dni, abonenci bez rezerwacji od 30 dni, konta zawieszone, przeniesione do kosza lub usunięte, logowania oraz łączna liczba członków. Urodziny z najbliższych 7 dni — lub z bieżącego dnia w raporcie dziennym — dochodzą po włączeniu tej opcji.
- Potwierdzanie obecności w kiosku: terminy potwierdzone i niepotwierdzone, automatyczne anulowania oraz użytkownicy objęci sankcjami.
- Rejestracje online: wnioski zaakceptowane i odrzucone w danym okresie oraz wnioski oczekujące na Twoje zatwierdzenie.
- E-maile: dostarczone wiadomości, wskaźnik otwarć, błędy oraz adresy do poprawienia w kartach użytkowników.
Potwierdzanie obecności i rejestracje online pojawiają się tylko wtedy, gdy funkcja jest aktywna w Twojej organizacji: rejestracje online muszą być otwarte dla co najmniej jednego abonamentu, a potwierdzanie obecności musi być włączone w kiosku.
Czego raport nie pokazuje
Wartość zerowa w obu okresach nie jest wyświetlana, a pusta sekcja znika: raport małej organizacji pozostaje krótki. Gdy nie ma nic do pokazania, za dany okres nie jest wysyłany żaden e-mail. W ustawieniach raportów możesz też usunąć sekcje, które Cię nie dotyczą.
Raport jako lista zadań
To właśnie odróżnia ten raport od zwykłego zestawienia liczb: kilka rubryk zawiera nazwiska. Nie czytasz wyłącznie „12 abonamentów wkrótce wygasa” — otrzymujesz listę tych dwunastu osób.
Wynikają z tego trzy naturalne zastosowania:
- Lista abonamentów wygasających w ciągu 30 dni to Twoja lista do kontaktu. Przychodzi sama, co miesiąc, bez potrzeby budowania filtra.
- Lista oczekujących rejestracji przypomina o wnioskach, którymi nikt się nie zajął — typowy przypadek organizacji, w której kilka osób administruje bez wyraźnego podziału zadań.
- Licznik nieudanych e-maili sygnalizuje pogarszającą się bazę adresów na długo przedtem, zanim któryś z członków poskarży się, że nic nie otrzymuje.
