Rezerwacje partycypacyjne: otwórz termin na zapisy

Zarezerwuj termin w imieniu organizacji — obóz treningowy, turniej, lekcję, zajęcia grupowe — i pozwól użytkownikom zapisywać się samodzielnie, z płatnością online lub bez niej. Ustalasz limit miejsc, kryteria dostępu i ramy czasowe, a następnie śledzisz listę uczestników.

Wybierz, kto tworzy listę uczestników

Każda rezerwacja z etykietą może mieć uczestników. Różnica między terminami polega na tym, kto tworzy listę — Ty czy sami użytkownicy.

Listę tworzysz Ty

Zarezerwuj termin z etykietą i wskaż uczestników, nie włączając Rezerwacja partycypacyjna. Użytkownicy nie mogą zapisać się sami: lista należy do Ciebie.

Nie jest ona jednak zamknięta na zmiany. W każdej chwili otwórz ponownie rezerwację w kalendarzu, aby dodać lub usunąć osoby w zakładce Etykiety, gdzie już zapisani uczestnicy są wstępnie zaznaczeni.

Tak działa trening, na który sam zwołujesz grupę, drużyna wystawiona do meczu lub zajęcia z ustaloną z góry listą uczestników.

Użytkownicy zapisują się sami

Włącz Rezerwacja partycypacyjna, a termin zostanie otwarty: w kalendarzu pojawi się licznik miejsc, a każdy może zająć swoje ze swojego konta.

Tak działa wakacyjny obóz treningowy, turniej wewnętrzny czy zajęcia otwarte dla wszystkich chętnych.

Po włączeniu tej opcji zarządzanie listą przenosi się z formularza rezerwacji do szczegółów terminu, gdzie masz do dyspozycji Dodaj uczestników i Usuń.

Przechodzenie z jednego trybu do drugiego

Oba tryby nie wykluczają się, a wybór nigdy nie jest ostateczny. Możesz najpierw utworzyć listę, a później włączyć Rezerwacja partycypacyjna, aby udostępnić pozostałe miejsca: osoby już wskazane pozostają zapisane.

Działa to również w drugą stronę — zobacz zamykanie zapisów na końcu strony.

Otwórz termin na udział uczestników

1. W kalendarzu kliknij termin, który chcesz zarezerwować.
2. Otwórz zakładkę Etykiety w formularzu rezerwacji.
3. Wybierz etykietę — obóz treningowy, turniej, lekcja, trening — i w razie potrzeby dodaj komentarz.
4. Włącz Rezerwacja partycypacyjna, a następnie kliknij Skonfiguruj, aby otworzyć ustawienia.
5. Opcjonalnie wybierz osoby, które chcesz zapisać od razu, i zatwierdź.

Użyj Powtórzenie, aby jedną operacją objąć wszystkie zajęcia obozu treningowego lub cotygodniowego kursu: następnie zdecydujesz, czy zapis dotyczy jednych zajęć, czy całej serii.

W kalendarzu termin pokazuje wtedy liczbę uczestników w stosunku do limitu miejsc oraz zachętę do zapisania się, dopóki są wolne miejsca. Kliknięcie prowadzi do szczegółów terminu, gdzie znajdują się lista i przycisk udziału.

Aby później wrócić do ustawień, otwórz termin i użyj Skonfiguruj w sekcji Uczestnicy.

Ustaw limit miejsc i zakres zapisu

Sekcja Uczestnicy w ustawieniach zawiera dwie liczby.

Maksimum określa liczbę miejsc. Po jej osiągnięciu termin pokazuje Brak miejsc, a przycisk udziału znika.

Minimum nie blokuje żadnego zapisu: liczba ta służy wyłącznie jako kworum przy automatycznym anulowaniu, opisanym poniżej. Wynosi co najmniej 1. Aby zajęcia odbyły się niezależnie od liczby zapisanych osób, nie zmieniaj tego pola i po prostu pozostaw opcję Anuluj automatycznie wyłączoną.

Zakres uczestnictwa to ustawienie najbardziej decydujące i takie, o którym należy zdecydować w pierwszej kolejności:

• Ta rezerwacja — zapis dotyczy jednych zajęć. To rozwiązanie dla cotygodniowego treningu, na który przychodzi się wtedy, gdy się może, albo dla jednorazowej animacji.
• Wszystkie powtórzenia — zapis dotyczy całości. Jeden zapis umieszcza osobę na wszystkich zajęciach serii, a jedno wypisanie się usuwa ją ze wszystkich. To rozwiązanie dla pięciodniowego obozu treningowego lub cyklu następujących po sobie zajęć. Seria pozostaje otwarta, dopóki ma jeszcze przynajmniej jedne zajęcia w przyszłości: można więc dołączyć do już rozpoczętego obozu treningowego.

Przy Wszystkie powtórzenia szczegóły terminu zawierają listę dat serii: każdy wie dokładnie, na co się decyduje. Przy Ta rezerwacja wyświetlane są tylko otwarte zajęcia.

Wybierz, kto może się zapisać

Bez dodatkowych ustawień termin jest otwarty dla wszystkich użytkowników Twojej organizacji.

Włącz Kryteria kwalifikowalności, aby ograniczyć dostęp, a następnie wybierz kryteria. Odpowiadają one filtrom listy użytkowników i obejmują pięć grup: profile, abonamenty, kategorie wiekowe, grupy i rankingi, do których dochodzi płeć.

Użytkownik, który nie spełnia kryteriów, nadal widzi przycisk, ale po kliknięciu otrzymuje informację, że jego profil nie odpowiada kryteriom tego terminu. Podobnie jest w innych przypadkach odmowy: termin pełny, zapisy jeszcze nieotwarte, produkt niedostępny. Każda sytuacja ma swój komunikat — nikt nie zostaje przed przyciskiem bez odpowiedzi.

Kilka typowych zastosowań: przeznaczenie obozu treningowego dla jednej kategorii wiekowej, otwarcie zajęć grupowych tylko dla posiadaczy danego abonamentu, ograniczenie turnieju wewnętrznego do grupy drużynowej.

Wyłączenie opcji usuwa wybrane kryteria: termin znów jest otwarty dla wszystkich.

Pobieraj opłatę za udział

Włącz Płatności i fakturowanie w ustawieniach terminu, a następnie wybierz produkt do opłacenia. Lista zawiera aktywne produkty z Twojego katalogu typu obóz treningowy, lekcja i turniej.

Uczestnik płaci online w chwili zapisu. Jego miejsce jest zajęte tylko po zaksięgowaniu płatności: dopóki zamówienie pozostaje w oczekiwaniu, termin pokazuje „Zakończ płatność”, a miejsce jest nadal dostępne dla kogoś innego.

Dwa ustawienia pozwalają dopracować cenę bez zmiany katalogu:

• „Dostosuj kwotę” narzuca Cena jednostkowa dla tego konkretnego terminu. Bez tego ustawienia każdy płaci cenę wynikającą z reguł cenowych skonfigurowanych w wybranym produkcie.
• Opis wpisany w tym miejscu wyświetla się pod przyciskiem udziału, z myślą o uczestniku.

Ta opcja pojawia się tylko wtedy, gdy Twoja organizacja korzysta z fakturowania online. W trybie kiosku płatny termin wyświetla komunikat zachęcający do opłacenia z własnego konta: płatność online nie odbywa się w trybie kiosku.

Śledź uczestników i zarządzaj nimi

Sekcja Uczestnicy w szczegółach terminu zawiera listę zapisanych osób i informuje o wolnych miejscach. Zawsze widzisz tam pełną listę, nawet jeśli ukryłeś ją przed użytkownikami.

Dodaj uczestników pozwala zapisać kilka osób naraz, a Usuń — usunąć kogoś. Obie operacje obejmują cały zakres określony powyżej.

W przypadku płatnego terminu dodanie osoby wymaga wyboru sposobu rozliczenia kwoty:

1. Przyznaj bezpłatny udział — osoba zostaje zapisana, żadne zamówienie nie jest tworzone. To wybór domyślny, przeznaczony dla zaproszeń i gestów handlowych.
2. Zainkasuj natychmiast — tworzone jest zamówienie i od razu otwiera się kasa, aby rozliczyć je na miejscu. Przy kilku uczestnikach rozliczenia następują jedno po drugim. Ta opcja jest dostępna tylko wtedy, gdy Twój profil daje dostęp do Administracja›Dashboard›Fakturowanie›Faktury i transakcje.
3. Przyjmij płatność później — tworzone jest zamówienie, a zamówienie zakupu zostaje wysłane e-mailem. Osoba zapłaci później.

Ten sam wybór pojawia się, gdy zapisujesz osoby w momencie tworzenia terminu: widać go w zakładce Etykiety, gdy tylko zaznaczysz pierwszego uczestnika.

Dla każdego uczestnika lista przypomina stan rozliczenia: Gratis, jeśli udział został mu udostępniony bezpłatnie, w przeciwnym razie powiązane zamówienie — możesz je Pobrać opłatę albo ponownie wysłać fakturę e-mailem.

Goście nie są przyjmowani w tego typu terminie: każde miejsce odpowiada zidentyfikowanemu użytkownikowi.

Wyznacz ramy czasowe zapisów

Trzy okresy, wszystkie opcjonalne, wszystkie liczone względem początku terminu.

Termin otwarcia opóźnia otwarcie zapisów. Przy 48 godzinach termin w poniedziałek o 10:00 udostępnia miejsca w poprzedzającą sobotę o 10:00. Dzięki temu obóz treningowy opublikowany trzy miesiące wcześniej nie zapełnia się w dniu publikacji.

Ograniczenie wypisywania się zamyka możliwość rezygnacji po upływie określonego czasu. Po tym momencie uczestnik nie może już sam się wypisać — w razie potrzeby musisz zrobić to Ty. Bez tego ustawienia może wypisać się z terminu aż do jego rozpoczęcia.

Anuluj automatycznie anuluje rezerwację, jeśli w wybranym momencie liczba uczestników nie osiągnie progu Minimum. Uczestnicy i twórca terminu otrzymują e-mail. Rezerwacja utworzona, gdy jej okres już się rozpoczął, nigdy nie jest anulowana automatycznie — możesz więc bez ryzyka otworzyć termin w ostatniej chwili.

W przypadku płatnego terminu takie anulowanie unieważnia też zamówienia oczekujące na płatność: nikt nie może już zapłacić za zajęcia, które się nie odbędą. Udziały już rozliczone są natomiast zachowywane i nie są zwracane — musisz zająć się nimi samodzielnie.

Zdecyduj, czy udział pomniejsza limity

Domyślnie udział w terminie nic nie zużywa: ani limitu jednoczesnych rezerwacji, ani limitów okresowych, ani następujących po sobie terminów. Użytkownik może zapisać się na obóz treningowy, nie tracąc możliwości zarezerwowania kortu tego samego dnia.

Wliczaj do limitu i ograniczeń odwraca to działanie: każdy udział jest wtedy liczony jak zwykła rezerwacja, a osoba, która wykorzystała limit, nie może się już zapisać.

Włącz tę opcję, gdy udział ma coś użytkownika kosztować — na przykład zajęcia grupowe wliczone w jego abonament. Pozostaw ją wyłączoną w przypadku wszystkiego, co dochodzi do zwykłej praktyki, ale jej nie zastępuje.

Powiadamiaj e-mailem

Uczestnik zawsze otrzymuje potwierdzenie zapisu oraz e-mail, jeśli termin zostanie automatycznie anulowany. Tych wiadomości nie można wyłączyć.

Aktywuj powiadomienia dotyczy twórcy terminu: otrzymuje powiadomienie przy każdym zapisie, każdym wypisaniu się i w chwili zajęcia ostatniego miejsca. Wyłącz tę opcję w terminie o dużej frekwencji, jeśli nie chcesz śledzić każdej zmiany.

Preferencje powiadomień każdej osoby są respektowane: użytkownik, który wyłączył powiadomienia, nic nie otrzyma.

Wyświetl listę uczestników decyduje o tym, co widzą użytkownicy. Gdy ta opcja jest włączona, każdy wie, kto jest zapisany. Gdy jest wyłączona, publiczny jest tylko licznik i liczba wolnych miejsc.

Wykorzystaj ponownie konfigurację

Ustawianie kilkunastu opcji przy każdym obozie treningowym byłoby żmudne. Zapobiegają temu dwa mechanizmy.

Sekcja Szablon, na początku ustawień, łączy oba działania. Zapisz jako szablon zachowuje ustawienia terminu pod nazwą, którą podasz w polu Nazwa szablonu. Gdy istnieje już szablon, powyżej pojawia się lista Wybierz szablon...: jeden wybór przenosi te ustawienia na dowolny inny termin.

Termin pozostaje powiązany z szablonem, z którego powstał. Jeśli później zmienisz jego ustawienia, pojawi się pytanie o zakres zmiany: tylko ta rezerwacja, ta rezerwacja i jej powtórzenia, albo Wszędzie — czyli wszystkie terminy korzystające z tego szablonu.

Zamknij zapisy

Wyłączenie Rezerwacja partycypacyjna w terminie, w którym są już zapisane osoby, jest możliwe i dla nich bezpieczne: uczestnicy pozostają na liście, a wystawione zamówienia nadal obowiązują. Ustają jedynie zapisy i wypisywanie się, a sekcja uczestników znika po stronie użytkownika.

Zwrot za udział lub usunięcie kogoś po fakcie nadal pozostaje Twoim działaniem: zamknięcie zapisów tego nie zrobi.