Pobieranie opłat od gości za pomocą linku

Użytkownik rezerwuje z przyjacielem spoza organizacji. Zamiast płacić za jego zaproszenie, pozwala przyjacielowi samodzielnie opłacić swoją część online, bez zakładania konta. Poniżej wyjaśniamy, jak włączyć płatność przez link, dokąd trafiają pieniądze i jak śledzić te płatności.

Jak działa płatność przez link

Podczas rezerwacji właściciel rezerwacji (użytkownik, który rezerwuje) wybiera dla każdego ze swoich gości, kto płaci za jego miejsce. Może zapłacić sam, jak zwykle, albo pozwolić zapłacić gościowi przez link. Link jest wysyłany e-mailem, jeśli właściciel podał adres gościa. W przeciwnym razie właściciel przekazuje go sam ze szczegółów rezerwacji. Gość płaci na stronie w barwach Waszej organizacji i otrzymuje fakturę.

Właściciel ma do wyboru dwie opcje:

• „później”: rezerwacja jest potwierdzana od razu, a właściciel pokrywa zaproszenie ze swoich kredytów. Gość może zapłacić do 7 dni po zakończeniu terminu. Po jego płatności pokryte kredyty wracają do właściciela;
• „teraz”: rezerwacja czeka na płatność gościa przez czas przewidziany na płatność przy rezerwacji, a następnie zostaje potwierdzona. Jeśli płatność nie nastąpi na czas, rezerwacja zostaje anulowana, a termin zwolniony.

Mikołaj rezerwuje kort do padla ze swoim przyjacielem Pawłem, zaproszonym za 8 €. W opcji „później” Mikołaj pokrywa 8 € za zaproszenie ze swoich kredytów i odzyskuje je w kredytach, gdy Paweł zapłaci. W opcji „teraz” część Pawła nie obciąża Mikołaja: rezerwacja czeka na 8 € od Pawła, a kredyty potrącone Mikołajowi w czasie oczekiwania wracają do niego, gdy tylko rezerwacja zostanie potwierdzona.

Włączanie płatności przez link

Ustawienie konfiguruje się osobno dla każdego abonamentu. Jest domyślnie włączone: Wasi abonenci widzą ten wybór, gdy tylko zostaną spełnione poniższe warunki.

1. Przejdźcie do Administracja›Użytkownicy›Prawa dostępu›Subskrypcje i otwórzcie abonament.
2. Na karcie Zaproszenia, w sekcji Kto płaci za zaproszenia?, włączcie lub wyłączcie Pobierać opłaty od gości za pomocą linku.
3. Zapiszcie zmiany.

Wybór jest proponowany użytkownikowi tylko wtedy, gdy:

• Wasza organizacja przyjmuje płatności online: konto rozliczeniowe abonamentu oferuje płatność online. W przeciwnym razie opcja jest wyszarzona, a link Skonfiguruj płatności online prowadzi do kont rozliczeniowych;
• abonament sprzedaje swoje kredyty zaproszeń online (swoje kredyty rezerwacji w przypadku Zunifikowany system kredytowy): to ta cena wyznacza część gościa;
• właściciel jako jedyny płaci za zaproszenia. Zawsze tak jest w przypadku Obciążyć tylko osobę odpowiedzialną za rezerwację. W przypadku Każdy uczestnik płaci za zaproszenia tak jest tylko wtedy, gdy gra wyłącznie ze swoimi gośćmi, bez partnera z organizacji;
• właściciel nie wybrał opłacania zaproszeń swoich partnerów;
• rezerwacja nie jest cykliczna;
• część gościa osiąga minimalną kwotę płatności online: 0,50 € w przypadku Stripe, 1 € w przypadku pozostałych metod płatności online. Poniżej tej kwoty dla tego gościa proponowana jest tylko płatność przez właściciela.

Opcja „teraz” wymaga dodatkowo Płatność przy rezerwacji, włączanego na karcie Kredyty lub Zaproszenia: rezerwacja czeka na płatność gościa przez czas ustawiony dla tej płatności.

Link nigdy nie jest proponowany, gdy rezerwujecie w imieniu użytkownika, z kiosku lub w ramach rezerwacji partycypacyjnej.

Aby przestać proponować płatność przez link, wyłączcie opcję. Nie są wtedy tworzone żadne nowe linki, a linki już wysłane można opłacić do ich terminu.

Ile płaci gość i dokąd trafiają pieniądze

Część gościa to cena, w pieniądzach, kredytów, które kosztuje jego zaproszenie, według stawki, po jakiej abonament właściciela sprzedaje swoje kredyty zaproszeń (swoje kredyty rezerwacji w przypadku Zunifikowany system kredytowy). Jest ustalana w momencie rezerwacji i już się nie zmienia. Jeśli rezerwacja zostanie później przeniesiona lub wydłużona i będzie kosztować więcej kredytów, dopłatę ponosi właściciel. Termin płatności natomiast dostosowuje się do rezerwacji.

Każdy płacący gość ma własne zamówienie, wystawione na Gość przejazdem Waszej organizacji, nawet jeśli ma u Was konto. Zawiera ono pozycję Udział gościa z kalendarzem, datą i godziną. Płatność trafia na konto rozliczeniowe abonamentu właściciela. Gość otrzymuje fakturę e-mailem i może ją pobrać ze swojej strony płatności. Aby odnaleźć jego zamówienie, wyszukajcie jego imię i nazwisko lub adres e-mail w Administracja›Dashboard›Fakturowanie›Faktury i transakcje.

Pieniądze zapłacone przez gościa trafiają do Waszej organizacji, nigdy do właściciela. Właściciel odzyskuje tylko to, co pokrył, zawsze w kredytach, nawet jeśli zapłacił za te kredyty kartą podczas rezerwacji.

Przyjmowanie płatności na miejscu, czekiem lub przelewem

Jeśli konto rozliczeniowe akceptuje płatność na miejscu, czekiem lub przelewem, gość płacący „później” może wybrać jedną z tych metod na swojej stronie płatności. Otrzymuje wtedy zamówienie zakupu z instrukcjami płatności. W ten sposób jedynie informuje, jak zamierza zapłacić. Jego część jest opłacona dopiero wtedy, gdy zarejestrujecie płatność, a do tego czasu gość nadal może zapłacić online. Opcja „teraz” oferuje wyłącznie płatność online.

1. Otwórzcie szczegóły rezerwacji.
2. Pod pozycją gościa kliknijcie Przyjmij płatność: otworzy się jego zamówienie.
3. Zarejestrujcie otrzymaną płatność, tak jak w przypadku każdego innego zamówienia.

Gdy zamówienie zostanie w całości opłacone, część gościa jest uregulowana, a pokryte kredyty wracają do właściciela. Jeśli gość zapowiedział płatność na miejscu, czekiem lub przelewem, a otrzymacie ją po terminie, zarejestrujcie ją w ten sam sposób. Gość nie może już zapłacić online, ale pobrana kwota wraca do właściciela w kredytach.

Zwrot pieniędzy gościowi

Gdy rezerwacja zostaje anulowana, a gość już zapłacił, los jego części zależy od losu zaproszenia, które pokrył właściciel:

• jeśli to zaproszenie zostaje zwrócone właścicielowi, na przykład przy anulowaniu w terminie lub przez Waszą organizację, gość otrzymuje zwrot pieniędzy;
• jeśli nie zostaje mu zwrócone, ponieważ abonament nie zwraca zaproszeń przy późnym anulowaniu, Wasza organizacja zatrzymuje również część gościa.

Usunięcie lub zastąpienie wszystkich gości w rezerwacji, która nadal obowiązuje, również powoduje zwrot pieniędzy gościowi, który zapłacił, nawet po terminie.

Sposób zwrotu zależy od metody płatności gościa. Jeśli zapłacił online przez Stripe, HelloAsso lub SumUp, otrzymuje automatyczny zwrot w ciągu kilku minut wraz z fakturą korygującą. Jeśli zapłacił w inny sposób, na miejscu, czekiem, przelewem lub inną metodą online, nie otrzymuje zwrotu bezpośrednio: kwota wraca do właściciela w kredytach.

Podczas anulowania komunikat potwierdzenia informuje osobę anulującą, w przypadku każdego gościa, który zapłacił, czy otrzyma on zwrot, czy jego część wróci do właściciela w kredytach. E-mail o anulowaniu otrzymany przez właściciela to potwierdza. Nic nie jest wyświetlane, gdy Wasza organizacja zatrzymuje część gościa.

Jeśli automatycznego zwrotu nie udało się potwierdzić, szczegóły rezerwacji wyświetlają ostrzeżenie z odnośnikiem do zamówienia. Otwórzcie je i sprawdźcie zwrot w panelu swojego operatora płatności. Zwrot wykonany samodzielnie z poziomu zamówienia nic nie zmienia dla właściciela: kredyty, które odzyskał lub pokrył, pozostają bez zmian.

Śledzenie płatności gości

W szczegółach rezerwacji każdy gość ma własną pozycję: kto płaci za jego miejsce, termin płatności oraz znacznik Oczekujący, dopóki nie zapłaci. Widzicie tam także jego adres e-mail. Uczestnicy rezerwacji widzą, czy gość zapłacił, ale nie widzą jego adresu.

Kopiowanie linku, wyświetlanie kodu QR, wysyłanie e-maila, przejęcie części gościa na siebie (Jednak płacę) oraz zastąpienie pojedynczego gościa są zastrzeżone dla właściciela rezerwacji. Możecie natomiast zastąpić wszystkich gości za pomocą ikony w pozycji gości. Przed zapisaniem potwierdzenie przypomina, które linki zostaną anulowane, a które części zostaną zwrócone.

Dopóki gość ma aktywny link płatności lub zapłacił przez link, właściciela nie można usunąć ani zastąpić w rezerwacji, która nadal obowiązuje. Najpierw usuńcie gości albo anulujcie rezerwację. Goście nie otrzymują żadnych automatycznych przypomnień: to właściciel w razie potrzeby ponownie wysyła link.

Przekształcenie abonamentu w tryb Wallet jest odrzucane, dopóki gość nie opłaci swojej części rezerwacji, która już się rozpoczęła. Spróbujcie ponownie po upływie jego terminu płatności, czyli 7 dni po zakończeniu rezerwacji.

Dowiedz się więcej