Faktury i transakcje

Śledź wszystkie dokumenty sprzedaży swojej organizacji — oferty, zamówienia i faktury — przyjmuj płatności, wykonuj zwroty i eksportuj sprzedaż na potrzeby księgowości. Przejdź do menu Administracja›Dashboard›Fakturowanie›Faktury i transakcje.

Rozróżnianie trzech typów dokumentów

Sprzedaż przybiera różną postać w zależności od etapu, na którym się znajdujesz, a typ dokumentu wybiera się przy jego tworzeniu.

• Oferta to propozycja cenowa wysyłana użytkownikowi do akceptacji — obóz treningowy dla grupy szkolnej, wynajem kortu dla firmy.
• Zamówienie to sprzedaż już zawarta, oczekująca na zapłatę. To do niej przypisywane są płatności.
• Faktura to numerowany dokument wystawiany z chwilą przyjęcia płatności.

Czwarty dokument, Zamówienie zakupu, sprawdza się w przypadku instytucji publicznych i rad pracowniczych, które wymagają dokumentu przed zatwierdzeniem wydatku.

Co dzieje się z zaakceptowaną ofertą

Oferta nie jest ślepą uliczką: wysłana e-mailem zawiera link, dzięki któremu użytkownik może ją zaakceptować samodzielnie, bez konta i bez logowania. Link pozostaje ważny przez 14 dni.

Samo otwarcie oferty — strony lub pliku PDF — nie oznacza jej akceptacji. Akceptacja następuje w chwili, gdy użytkownik wybiera sposób płatności, i to właśnie ten wybór decyduje o dalszym ciągu:

• przy płatności odroczonej (przelew, czek, na miejscu) oferta zmienia się w Zamówienie i oczekuje na zapłatę; stanie się fakturą, gdy przyjmiesz płatność;
• przy płatności online rozliczenie następuje od razu: dokument zmienia się bezpośrednio w Faktura z nadanym numerem.

Innymi słowy, po zaakceptowaniu ofertę śledzi się dokładnie tak samo jak zamówienie — znajdziesz ją w zakładce odpowiadającej jej nowemu typowi.

Odnajdywanie sprzedaży

1. Przejdź do Administracja›Dashboard›Fakturowanie›Faktury i transakcje.
2. Zakładki u góry filtrują według typu (Oferta, Zamówienia, Faktury) oraz statusu (Oczekujący, Zapłacony, Anulowano, Zwrócono).
3. Panel Filtry pozwala następnie doprecyzować wyszukiwanie, a kryteria się sumują.

Dostępnych jest sześć filtrów, w tym trzy często pomijane, choć odpowiadają na najczęstsze pytania:

• Według użytkownika: cała historia zakupów członka, gdy kwestionuje on pobraną kwotę.
• Według menedżera: sprzedaż wprowadzona przez osobę z zespołu — przydatne przy sprawdzaniu dnia dyżuru.
• Na konto rozliczeniowe: niezbędny, gdy organizacja wystawia faktury z kilku podmiotów.
• Według subskrypcji, Według kategorii produktu i Według statusu uzupełniają sortowanie.

Selektor Okres wyznacza wreszcie zakres wyświetlania — steruje też eksportami, które odwzorowują dokładnie to, co widzisz na ekranie.

Wyszukiwanie po osobie, nie tylko po numerze

Pole wyszukiwania nie ogranicza się do oznaczeń dokumentów. Przeszukuje jednocześnie:

• numer zamówienia i numer faktury;
• dane użytkownika: nazwisko, imię, identyfikator logowania, adres e-mail i numer licencji;
• dane wpisane na samej sprzedaży — nazwisko, imię, nazwę firmy oraz adres e-mail z adresu rozliczeniowego.

Ten ostatni punkt ma znaczenie przy sprzedaży stacjonarnej: kupujący nie ma konta, na liście pojawia się jako klient jednorazowy i tylko wyszukiwanie po adresie rozliczeniowym pozwala odnaleźć jego sprzedaż. Wystarczy wpisać „Dupont” lub jego adres e-mail.

Tworzenie zamówienia lub oferty

1. Kliknij Nowy.
2. Otworzy się okno Wybierz użytkownika: wskaż osobę, dla której przeznaczona jest sprzedaż. To pierwsza decyzja, ponieważ określa adres rozliczeniowy i dostępne abonamenty.
3. Następnie wybierz typ dokumentu: Oferta lub Zamówienie.
4. Dodaj pozycje za pomocą Dodaj produkt.
5. Sprawdź Adres rozliczeniowy: bez Twojej interwencji używany jest domyślny adres użytkownika.
6. Kliknij Zapisz.

Każda pozycja pochodzi z katalogu albo z wpisu ręcznego. Wpis ręczny (kafelek pozycji niestandardowej) służy sprzedażom wyjątkowym — naciąg rakiety, dopłata do kosztów — a pole Zapisz w katalogu pozwala uniknąć ponownego wpisywania następnym razem, jeśli pozycja ma się powtarzać.

Zamówienie można modyfikować, dopóki nie przyjęto żadnej płatności. Po pierwszym przyjęciu płatności zostaje ono zablokowane: dzięki temu opłacony dokument nie zmienia się bez wiedzy klienta.

Stosowanie rabatu

Istnieją dwa mechanizmy i służą one do różnych celów. Otwórz sekcję Kod promocyjny i zniżka, aby przejść do konfiguracji.

• Kod promocyjny odwołuje się do wcześniej zdefiniowanej akcji handlowej: kliknij Wybierz kod promocyjny, a kod zastosuje własną regułę doboru pozycji i limitu.
• Ręczna zniżka to działanie jednorazowe, ustalane indywidualnie: procent lub kwota, którą wpisujesz dowolnie, stosowana do sumy brutto.

Przyjmowanie płatności

1. Otwórz zamówienie, a następnie kliknij Płatność.
2. Wpisz kwotę: proponowane jest całe saldo, ale kwota częściowa również jest akceptowana.
3. Wybierz sposób: CB na miejscu, Gotówka, Przelew lub Czek.
4. Zapisz.

Jeśli na koncie rozliczeniowym skonfigurowano terminal płatniczy, płatność można wysłać bezpośrednio na terminal zamiast wpisywać ją ręcznie.

Każda przyjęta płatność pojawia się w sekcji Transakcje zamówienia wraz ze statusem: Potwierdzone, Oczekujący, Awaria lub Odrzucono. Przycisk Pokaż szczegóły otwiera kartę transakcji: sposób płatności, bramka, daty, notatki oraz oznaczenia dostawcy, jeśli istnieją.

Dopóki płatność ma status Oczekujący, można ją modyfikować — Edytuj tę transakcję, aby poprawić wpis, Anuluj tę transakcję, aby ją porzucić — a zamówienie natychmiast przelicza Pozostało do zapłaty. Płatności o statusie Potwierdzone nie da się już zmienić: wygenerowała ona dokument księgowy, ponieważ faktura jest wystawiana już przy pierwszej przyjętej płatności. Błąd w potwierdzonej płatności koryguje się więc zwrotem, całkowitym lub częściowym, który pozostawia ślad operacji.

Rozłożenie zapłaty w czasie

Przycisk Harmonogram rozkłada pozostałą kwotę na kilka rat z datami. Przy każdej kolejnej wpłacie kwota następnej raty jest proponowana automatycznie.

Zwrot za sprzedaż

1. Otwórz opłacone zamówienie, a następnie kliknij Zwrot pieniędzy.
2. Wpisz kwotę: proponowany jest zwrot całkowity, możliwy pozostaje zwrot częściowy.
3. Jeśli przyjęto kilka płatności, wybierz, czy zwrot ma obciążyć całe zamówienie, czy konkretną płatność.

Płatność online wraca bezpośrednio przez bramkę, która ją przyjęła: nie musisz wykonywać przelewu.

W kwestii statusu rozróżnienie ma znaczenie dla księgowości: zwrot częściowy pozostawia zamówienie w statusie Zapłacony i wyświetla Netto zainkasowane, natomiast zwrot całkowity przenosi je do statusu Zwrócono. Na przykład rejestracja za 200 €, od której zwrócono 50 €, pozostaje sprzedażą opłaconą, a kwota faktycznie przyjęta wynosi 150 €.

Decyduje to również o losie świadczeń. Zwrot całkowity je odbiera — kredyty zostają wycofane, abonament unieważniony. Zwrot częściowy je zachowuje: użytkownik zatrzymuje to, co otrzymał, zmniejsza się tylko przyjęta kwota.

Zwrot z poziomu bramki zamiast stąd

W przypadku płatności online zwrot możesz równie dobrze uruchomić z panelu administracyjnego bramki. Bramka automatycznie nas o tym informuje, a zamówienie zostaje zaktualizowane tak, jakby operacja przebiegła w OpenResa: status, nota kredytowa, świadczenia.

Obie drogi prowadzą do tego samego wyniku. Wybierz tę, która Ci odpowiada — ale tylko jedną z nich.

Gdy bramka nie odpowiada

Zwrot uruchomiony z OpenResa przebiega w dwóch niezależnych etapach, a drugi może się nie powieść mimo powodzenia pierwszego: zamówienie otrzymuje status zwróconego, ale pieniądze pozostają u bramki.

Komunikat wyraźnie o tym informuje i zachęca do dokończenia operacji w panelu administracyjnym bramki. To jedyny przypadek, w którym trzeba działać po obu stronach.

Wysyłanie i pobieranie dokumentów

Osobny przycisk gromadzi wszystko, co dotyczy dokumentów sprzedaży. Nosi on nazwę otwartego dokumentu, co od razu wskazuje etap sprzedaży: Oferta, Zamówienie zakupu lub Faktura po przyjęciu płatności. Gdy zwrot wygeneruje notę kredytową, nazwa przechodzi w liczbę mnogą — Dokumenty — ponieważ sprzedaż nie mieści się już w jednym dokumencie.

Menu przycisku wymienia dokumenty według ich oznaczeń, tych samych, które widnieją na pliku PDF: najpierw faktura lub oferta, następnie po jednej nocie kredytowej na każdy zwrot. Kliknięcie pobiera dokument, aby go zarchiwizować lub przekazać innym kanałem.

Na dole menu Wyślij e-mailem wysyła komplet dokumentów do użytkownika. Wysyłka nie ogranicza się do dokumentu głównego: faktura wychodzi wraz ze wszystkimi notami kredytowymi danej sprzedaży, ponieważ rzeczywiście należną kwotę da się zrozumieć tylko po ich zestawieniu.

Odtwarzanie przebiegu zdarzeń

Sekcja Historia zamówienia przechowuje zdarzenia sprzedaży: utworzenie, zmiany, przyjęte płatności, wysyłki. To pierwsze miejsce do sprawdzenia, gdy członek twierdzi, że nigdy nie otrzymał faktury, albo gdy kwota nie zgadza się z tym, co pamięta zespół.

Obsługa zamówienia oczekującego

Zamówienie oczekujące użytkownik może opłacić w dowolnej chwili ze swojego panelu, albo Ty możesz przyjąć płatność ręcznie.

Świadczenia wymagające ręcznego zatwierdzenia — przelew, czek — są udostępniane z chwilą zapisania płatności. Dopóki tego nie zrobisz, członek nie otrzymuje niczego.

Aby porzucić sprzedaż, otwórz ją i użyj Anuluj zamówienie. Pozostaje ona dostępna do wglądu, a ustawienie Ukryj anulowania pomija ją na listach.

Eksport sprzedaży i danych księgowych

Kliknij Pobierz eksport u góry listy: eksport uwzględnia filtry i okres wyświetlane na ekranie. Raporty sprzedaży do arkusza kalkulacyjnego, zapisy księgowe i formaty wymagane prawem opisano na osobnej stronie.