Księgowość & Audyt

Skonfiguruj plan kont swojej organizacji, wyeksportuj zapisy księgowe do programu swojego księgowego, włącz fakturę elektroniczną w formacie Factur-X i znajdź dokumenty, których może zażądać administracja skarbowa: zaświadczenie, dziennik zdarzeń, zamknięcia okresów i archiwa.

Konfiguracja planu kont

Plan kont określa, na jakie konta i do jakich dzienników trafi Twoja sprzedaż w eksportach. Ustawia się go osobno dla każdego konta rozliczeniowego: dwa podmioty, które fakturują oddzielnie, mają własny plan kont.

1. Przejdź do Administracja›Ustawienia›Fakturowanie›Konta rozliczeniowe i otwórz wybrane konto.
2. Otwórz zakładkę Plan kont.
3. Dostosuj numery kont i nazwy, a następnie kliknij Zapisz.

Ekran składa się z trzech bloków:

• Sprzedaż, VAT i klienci: konta usług, należnego VAT, odbiorców i udzielonych rabatów.
• Skarbnik: konta bankowe, kasowe i czeków do inkasa, używane przez zapisy wpłat.
• Dzienniki: kody dzienników sprzedaży, banku i kasy.

Podział sprzedaży według kategorii lub stawki

Domyślnie cała sprzedaż trafia na jedno konto przychodów. Dwa opcjonalne podziały pozwalają na dokładniejsze rozbicie, w tej samej zakładce.

• Podział sprzedaży według kategorii: osobne konto dla każdej kategorii produktów — abonamenty, kredyty, sprzęt, lekcje… Kliknij Dodaj kategorię, wybierz kategorię i wpisz jej konto.
• Rozliczenie VAT według stawki: osobne konto należnego VAT dla każdej stawki. Kliknij Dodaj stawkę, wpisz stawkę i jej konto.

Przydaje się to, gdy księgowość musi rozdzielać poszczególne rodzaje działalności — na przykład oddzielić przychody z zajęć od wynajmu kortów. Bez podziału wszystko trafia na konta ogólne zdefiniowane powyżej.

Eksport sprzedaży i zapisów księgowych

1. Przejdź do Administracja›Dashboard›Fakturowanie›Faktury i transakcje.
2. Przefiltruj listę według okresu i wybranych kryteriów: eksport uwzględnia dokładnie te filtry, które widać na ekranie.
3. Kliknij Pobierz eksport i wybierz format.

Śledzenie działalności handlowej

• Excel (.xlsx): jeden wiersz na zamówienie, z datą, użytkownikiem, kwotami netto, VAT i brutto, statusem oraz metodą płatności. To format najlepszy do analizy sprzedaży w arkuszu kalkulacyjnym.
• CSV (.csv): ten sam raport w formacie czytelnym dla dowolnego arkusza kalkulacyjnego.
• Pobierz faktury PDF: archiwum zawierające plik PDF każdej faktury z bieżącego filtra. Znajdują się w nim wyłącznie wystawione faktury.

Przekazanie danych księgowemu

• Zapisy księgowe (.csv): zapisy po stronie Winien i Ma dla każdej faktury, w czytelnym formacie przeznaczonym do ręcznego importu.
• FEC (Francja): Fichier des Écritures Comptables, francuski format urzędowy, możliwy do zaimportowania przez Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane lub QuickBooks. Jeden zbilansowany zapis na fakturę.
• FAIA (Luksemburg) i DATEV (Niemcy): urzędowe formaty tych dwóch krajów, dostępne dla organizacji tam zarejestrowanych.

Opcja Uwzględnij regulaminy (finanse) dodaje do zapisów sprzedaży zapisy wpłat (bank, kasa, czek). Odznacz ją, aby wyeksportować wyłącznie dziennik sprzedaży.

Wystawianie faktur w formacie Factur-X

We Francji fakturowanie elektroniczne staje się obowiązkowe. Factur-X to wybrany format: zupełnie zwykła faktura PDF, w którą wbudowany jest plik z danymi, odczytywany automatycznie przez programy księgowe.

Dla osoby, która otrzymuje fakturę, nic się nie zmienia: otwiera plik PDF, taki sam jak dotychczas. To jej program księgowy znajduje w nim dodatkowo kwoty i identyfikatory, bez konieczności ręcznego przepisywania.

Sprawdzenie, czy dotyczy to Twojej organizacji

To pierwsze pytanie, na które trzeba odpowiedzieć, a odpowiedź wcale nie jest taka sama dla wszystkich organizacji.

• Stowarzyszenia sportowe zwolnione z VAT na podstawie art. 261-7-1° francuskiego kodeksu podatkowego nie są objęte ani fakturowaniem elektronicznym, ani e-reportingiem. Dotyczy to wielu organizacji.
• Organizacje będące podatnikami VAT będą musiały wystawiać faktury dla firm w formacie elektronicznym. Dla mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich firm, czyli niemal wszystkich organizacji, termin rozpoczęcia wystawiania przypada na 1 września 2027 r.
• Faktury dla osób prywatnych (Twoich członków) pozostają poza zakresem fakturowania elektronicznego, niezależnie od Twojego statusu podatkowego.

Włączenie formatu

1. Przejdź do Administracja›Ustawienia›Fakturowanie›Konta rozliczeniowe i edytuj wybrane konto.
2. W zakładce Fakturowanie odszukaj opcję Faktura elektroniczna znajdującą się w sekcji Dane do fakturowania
3. Wybierz format:
   • Factur-X (Francja) dla organizacji francuskiej: dodaje francuskie informacje wymagane prawem na fakturach między przedsiębiorcami;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) dla normy europejskiej, bez francuskiej specyfiki;
   • Dezaktywowany, aby wystawiać klasyczne faktury PDF.

Ustawienie jest odrębne dla każdego konta rozliczeniowego: organizacja, która fakturuje z kilku kont, włącza je niezależnie.

Uzupełnienie obowiązkowych informacji

Faktura elektroniczna musi jednoznacznie identyfikować wystawcę. Te informacje wpisuje się w tej samej zakładce, w sekcji Dane do fakturowania.

1. SIREN / SIRET Twojej organizacji: to pole jest niezbędne. Bez niego faktura nie może być zgodna z przepisami, a pod opcją wyświetla się ostrzeżenie.
2. Numer VAT, jeśli Twoja organizacja jest podatnikiem VAT. Jeśli pole jest puste, jako identyfikator podatkowy służy numer SIRET.
3. Pełny adres: nazwa firmy, ulica, kod pocztowy, miejscowość i kraj. Niekompletny adres sprawi, że faktura zostanie odrzucona przez platformę Twojego klienta.
4. Adres e-mail do fakturowania, używany jako punkt kontaktowy, gdy żaden inny identyfikator nie jest dostępny.

Zbieranie numeru SIREN klientów biznesowych

Faktura między przedsiębiorcami musi również identyfikować nabywcę. Numer SIREN klienta wpisuje się w jego adresie rozliczeniowym, w bloku Adres firmy, obok Nazwa firmy i Identyfikator organizacji. Te same pola są dostępne przy sprzedaży na miejscu.

Przy fakturze dla osoby prywatnej nic z tego nie jest wymagane: wystarczą imię i nazwisko, adres oraz kraj.

Dokumenty na potrzeby audytu

Oprogramowanie, które przyjmuje płatności, musi być w stanie udowodnić, że jego zapisy nie były zmieniane. Ten wymóg spełniają cztery dokumenty, zebrane w jednym miejscu: przejdź do Administracja›Ustawienia›Fakturowanie›Konta rozliczeniowe, otwórz wybrane konto rozliczeniowe, a następnie zakładkę Księgowość i audyt.

Zakładka pojawia się tylko na koncie już zapisanym: dokumenty dotyczą prowadzonej działalności, więc na koncie, które dopiero tworzysz, nie ma czego pokazać. Każde konto rozliczeniowe ma własne dokumenty — jeśli Twoja organizacja fakturuje z kilku podmiotów, sprawdź je osobno.

Pobranie zaświadczenia

Podczas kontroli administracja skarbowa może zażądać wykazania, że Twoje oprogramowanie kasowe spełnia warunki niezmienności, zabezpieczenia, przechowywania i archiwizacji danych. Karta Zaświadczenie dotyczące oprogramowania kasowego generuje ten dokument na żądanie, przyciskiem Pobierz (PDF).

Dokument składa się z dwóch części. Część wydawcy oprogramowania jest już podpisana. Drugą wypełnia i podpisuje Twój przedstawiciel prawny: zaświadczenie jest kompletne dopiero wtedy, gdy obie części są razem, i razem należy je okazywać.

Karta pojawia się wyłącznie przy francuskim koncie rozliczeniowym: obowiązek dotyczy podatników z siedzibą we Francji.

Przeglądanie dziennika zdarzeń

Karta Dziennik zdarzeń prowadzi, przez Przeglądać, do wiarygodnego zapisu tego, co wydarzyło się w Twoim fakturowaniu. Nie znajdziesz tam sprzedaży — ta jest w zamówieniach — lecz otaczające ją zdarzenia techniczne.

Zapisywane są w nim między innymi udane i nieudane logowania, zmiany konfiguracji, zmiany uprawnień do fakturowania, wykonane zamknięcia okresów, zapieczętowane dokumenty i wystawione duplikaty, wygenerowane archiwa, eksporty księgowe, przejścia w tryb testowy, a także wykryte nieprawidłowości: przerwanie łańcucha, różnica w zamknięciu okresu, nieprawidłowość zegara.

Każdy wiersz zawiera datę, typ zdarzenia, konto, którego dotyczy, operatora i szczegóły. Filtr według typu i okresu ułatwia wyszukiwanie, a przycisk Eksportuj tworzy z tego plik.

Zrozumieć zamknięcia okresów

Zamknięcie pieczętuje okres: utrwala zawarte w nim wpłaty, faktury i noty korygujące, i nie może już zostać zmienione ani wygenerowane ponownie. Karta Zamknięcia pokazuje dzienne, miesięczne i roczne zamknięcia Twojego konta.

Wykonywane są automatycznie, bez Twojego udziału. Nie musisz więc nic „robić” każdego wieczoru: tabela wypełnia się sama.

Każdy wiersz pokazuje okres, liczbę transakcji, Netto zainkasowane, Podział według metody płatności — online, na miejscu, gotówka, czek, przelew, terminal — a także liczbę wystawionych faktur i not korygujących.

Dwie rzeczy warto zrozumieć, bo często zaskakują:

• Suma ogólna nigdy nie wraca do zera. To narastające sumowanie od początku istnienia konta, a nie saldo okresu. Stale rosnąca suma jest zachowaniem prawidłowym.
• Przeniesienie (punkt zerowy) wskazuje datę i kwotę, od których to narastające sumowanie się zaczyna. Dla konta, które istniało przed wprowadzeniem zamknięć okresów, jest to przyjęty punkt wyjścia, a nie zero.

Pobieranie archiwów fiskalnych

Każdy zamknięty miesiąc daje jedno utrwalone archiwum, zebrane w pliku ZIP ze znacznikiem czasu: transakcje, faktury, noty korygujące, zamknięcia okresów i dziennik techniczny danego okresu. Karta Archiwum wymienia je w sekcji Archiwum miesięczne, wraz z okresem, rozmiarem, datą utworzenia i Odcisk cyfrowy (SHA-256).

To właśnie ten odcisk sprawia, że archiwum da się zweryfikować: zmienia się przy modyfikacji choćby jednego bajtu. Karcie towarzyszą dwa przyciski, Narzędzie weryfikacji i Instrukcja weryfikacji — dzięki nim osoba trzecia, kontroler lub księgowy, może samodzielnie sprawdzić integralność archiwum bez Twojego udziału.

Archiwa powstają automatycznie. Jeśli zamknięty okres nie ma jeszcze swojego archiwum, pojawia się w sekcji Niezarchiwizowane okresy zamknięte, a przycisk Wygeneruj pozwala utworzyć je natychmiast.