Księgowość i audyt

Skonfiguruj plan kont swojej organizacji, wyeksportuj zapisy księgowe do programu swojego księgowego, włącz fakturę elektroniczną w formacie Factur-X i odszukaj dokumenty, których może zażądać administracja skarbowa: zaświadczenie, dziennik zdarzeń, zamknięcia okresów oraz archiwa.

Konfiguracja planu kont

Plan kont określa, na jakie konta i do jakich dzienników trafi Twoja sprzedaż w eksportach. Ustawia się go osobno dla każdego konta rozliczeniowego: dwa podmioty, które fakturują oddzielnie, mają każdy własny plan.

1. Przejdź do Administracja›Ustawienia›Fakturowanie›Konta rozliczeniowe i otwórz odpowiednie konto.
2. Otwórz zakładkę Plan kont.
3. Dostosuj numery kont i ich nazwy, a następnie kliknij Zapisz.

Ekran jest podzielony na trzy bloki:

• Sprzedaż, VAT i klienci : konta usług, VAT-u należnego, odbiorców oraz udzielonych rabatów.
• Skarbnik : konta banku, kasy i czeków do inkasa, używane przez zapisy dotyczące pobrania płatności.
• Dzienniki : kody dzienników sprzedaży, banku i kasy.

Podział sprzedaży według kategorii lub stawki

Domyślnie cała sprzedaż trafia na jedno konto przychodów. W tej samej zakładce dostępne są dwa opcjonalne podziały, które pozwalają pójść dalej.

• Podział sprzedaży według kategorii : osobne konto dla każdej kategorii produktu — abonamenty, kredyty, sprzęt, lekcje… Kliknij Dodaj kategorię, wybierz kategorię i wpisz jej konto.
• Rozliczenie VAT według stawki : osobne konto VAT-u należnego dla każdej stawki. Kliknij Dodaj stawkę, wpisz stawkę i jej konto.

Jest to przydatne, gdy Twoja księgowość musi rozróżniać poszczególne działalności — na przykład oddzielić przychody ze szkoleń od wynajmu kortów. Bez podziału wszystko trafia na konta ogólne zdefiniowane powyżej.

Eksport sprzedaży i zapisów księgowych

1. Przejdź do Administracja›Dashboard›Fakturowanie›Faktury i transakcje.
2. Przefiltruj listę według okresu i wybranych kryteriów: eksport uwzględnia dokładnie te filtry, które są widoczne na ekranie.
3. Kliknij Pobierz eksport i wybierz format.

Śledzenie działalności handlowej

• Excel (.xlsx) : jeden wiersz na zamówienie, z datą, użytkownikiem, kwotami netto, VAT i brutto, statusem oraz sposobem płatności. To format zalecany do analizy sprzedaży w arkuszu kalkulacyjnym.
• CSV (.csv) : ten sam raport w formacie czytelnym dla dowolnego arkusza kalkulacyjnego.
• Pobierz faktury PDF : archiwum zawierające plik PDF każdej faktury z bieżącego filtra. Znajdują się w nim wyłącznie wystawione faktury.

Przekazanie danych księgowemu

• Zapisy księgowe (.csv) : zapisy w układzie Winien/Ma dla każdej faktury, w czytelnym formacie przeznaczonym do ręcznego importu.
• FEC (Francja) : Fichier des Écritures Comptables, francuski format wymagany prawem, możliwy do zaimportowania przez Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane lub QuickBooks. Jeden zbilansowany zapis na fakturę.
• FAIA (Luksemburg) i DATEV (Niemcy) : formaty wymagane prawem w tych dwóch krajach, dostępne dla organizacji, które mają w nich siedzibę.

Opcja Uwzględnij regulaminy (finanse) dodaje do zapisów sprzedaży zapisy dotyczące pobrania płatności (bank, kasa, czek). Odznacz ją, aby wyeksportować wyłącznie dziennik sprzedaży.

Wystawianie faktur w formacie Factur-X

Fakturowanie elektroniczne staje się we Francji obowiązkowe. Factur-X to wybrany format: zupełnie zwyczajna faktura PDF, w którą wbudowano plik z danymi, odczytywany automatycznie przez programy księgowe.

Dla osoby otrzymującej fakturę nic się nie zmienia: otwiera plik PDF identyczny jak wcześniej. To jej program księgowy znajduje w nim dodatkowo kwoty i identyfikatory, bez konieczności ich ponownego wpisywania.

Sprawdzenie, czy dotyczy to Twojej organizacji

To pierwsza kwestia do rozstrzygnięcia, a odpowiedź wcale nie jest taka sama dla wszystkich organizacji.

• Stowarzyszeń sportowych zwolnionych z VAT na podstawie art. 261-7-1° francuskiego kodeksu podatkowego nie dotyczy ani fakturowanie elektroniczne, ani e-reporting. Wiele organizacji znajduje się w tej sytuacji.
• Organizacje będące podatnikami VAT będą musiały wystawiać faktury dla innych firm w formacie elektronicznym. Dla mikroprzedsiębiorstw oraz małych i średnich firm, czyli niemal wszystkich organizacji, termin rozpoczęcia wystawiania ustalono na 1 września 2027 r.
• Faktury dla osób prywatnych (Twoich członków) pozostają poza zakresem fakturowania elektronicznego, niezależnie od Twojego statusu podatkowego.

Włączenie formatu

1. Przejdź do Administracja›Ustawienia›Fakturowanie›Konta rozliczeniowe i edytuj odpowiednie konto.
2. W zakładce Fakturowanie odszukaj opcję Faktura elektroniczna znajdującą się w sekcji Dane do fakturowania
3. Wybierz format:
   • Factur-X (Francja) dla organizacji francuskiej: dodaje francuskie klauzule wymagane na fakturach między firmami;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) dla normy europejskiej, bez francuskiej specyfiki;
   • Dezaktywowany aby wystawiać klasyczne faktury PDF.

Ustawienie jest odrębne dla każdego konta rozliczeniowego: organizacja, która fakturuje z kilku kont, włącza je niezależnie.

Uzupełnienie wymaganych informacji

Faktura elektroniczna musi jednoznacznie identyfikować swojego wystawcę. Te informacje wprowadza się w tej samej zakładce, w sekcji Dane do fakturowania.

1. SIRET Twojej organizacji: to pole niezbędne. Bez niego faktura nie może być zgodna z wymogami, a pod opcją wyświetla się ostrzeżenie.
2. Numer VAT, jeśli Twoja organizacja jest podatnikiem VAT. Jeśli pole pozostanie puste, rolę identyfikatora podatkowego pełni numer SIRET.
3. Pełny adres: nazwa firmy, ulica, kod pocztowy, miasto i kraj. Niekompletny adres powoduje odrzucenie faktury przez platformę Twojego klienta.
4. Adres e-mail do fakturowania, używany jako punkt kontaktu, gdy żaden inny identyfikator nie jest dostępny.

Pobranie numeru SIREN od klientów będących firmami

Faktura między firmami musi także identyfikować nabywcę. Numer SIREN klienta wpisuje się w jego adresie do faktury, w bloku Adres firmy, razem z Nazwa firmy i SIREN. Ta sama możliwość wprowadzenia danych pojawia się przy sprzedaży stacjonarnej.

Przy fakturze dla osoby prywatnej nic z tego nie jest wymagane: wystarczą imię i nazwisko, adres oraz kraj.

Odnajdywanie dokumentów audytowych

Program, który przyjmuje płatności, musi umieć udowodnić, że jego zapisy nie były zmieniane. Odpowiadają na ten wymóg cztery dokumenty, zebrane w jednym miejscu: przejdź do Administracja›Ustawienia›Fakturowanie›Konta rozliczeniowe, otwórz odpowiednie konto rozliczeniowe, a następnie zakładkę Księgowość i audyt.

Ta zakładka pojawia się dopiero na koncie już zapisanym: dokumenty dotyczą działalności, więc na koncie, które właśnie tworzysz, nie ma czego pokazywać. Każde konto rozliczeniowe ma własne dokumenty — jeśli Twoja organizacja fakturuje z kilku podmiotów, sprawdzaj je osobno.

Pobranie zaświadczenia

W razie kontroli administracja skarbowa może zażądać wykazania, że Twój program do przyjmowania płatności spełnia warunki niezmienialności, zabezpieczenia, przechowywania i archiwizacji danych. Karta Zaświadczenie dotyczące oprogramowania kasowego tworzy ten dokument potwierdzający na żądanie, przez Pobierz (PDF).

Dokument składa się z dwóch części. Część wydawcy oprogramowania jest już podpisana. Drugą uzupełnia i podpisuje Twój przedstawiciel prawny: zaświadczenie jest kompletne dopiero wtedy, gdy obie części są razem, i razem należy je okazywać.

Karta pojawia się wyłącznie przy francuskim koncie rozliczeniowym: obowiązek dotyczy podatników mających siedzibę we Francji.

Przeglądanie dziennika zdarzeń

Karta Dziennik zdarzeń prowadzi, przez Przeglądać, do wiarygodnego zapisu tego, co działo się w Twoim fakturowaniu. Nie znajdziesz tam sprzedaży — jest ona w Twoich zamówieniach — lecz zdarzenia techniczne, które jej towarzyszą.

Znajdują się tam między innymi udane i nieudane logowania, zmiany konfiguracji, zmiany uprawnień do fakturowania, wykonane zamknięcia okresów, zapieczętowane dokumenty i wystawione duplikaty, wygenerowane archiwa, eksporty księgowe, przejścia w tryb testowy, a także wykryte nieprawidłowości: przerwanie łańcucha, różnica w zamknięciu okresu, nieprawidłowość zegara.

Każdy wiersz zawiera datę, rodzaj zdarzenia, konto, którego dotyczy, operatora oraz szczegóły. Filtr według rodzaju i okresu ułatwia odnalezienie potrzebnych informacji, a przycisk Eksportuj tworzy z nich plik.

Zrozumienie zamknięć okresów

Zamknięcie pieczętuje okres: utrwala zawarte w nim pobrania płatności, faktury i faktury korygujące, a następnie nie może już zostać zmienione ani wygenerowane ponownie. Karta Zamknięcia przedstawia dzienne, miesięczne i roczne zamknięcia Twojego konta.

Są one wykonywane automatycznie, bez Twojego udziału. Nie musisz więc niczego „robić” każdego wieczoru: tabela wypełnia się sama.

Każdy wiersz wskazuje okres, liczbę transakcji, Netto zainkasowane, Podział według sposobu płatności — online, na miejscu, gotówka, czek, przelew, terminal — a także liczbę wystawionych faktur i faktur korygujących.

Dwie kwestie warto zrozumieć, ponieważ często zaskakują:

• Suma całkowita nigdy nie wraca do zera. To narastające podsumowanie od początku istnienia konta, a nie saldo okresu. Stale rosnąca suma jest zachowaniem prawidłowym.
• Przeniesienie (punkt zerowy) wskazuje datę i kwotę, od których rozpoczyna się to narastające podsumowanie. Dla konta, które istniało przed wprowadzeniem zamknięć okresów, jest to przyjęty punkt wyjścia, a nie zero.

Pobranie archiwów podatkowych

Każdy zamknięty miesiąc tworzy niezmienne archiwum, zebrane w pliku ZIP ze znacznikiem czasu: transakcje, faktury, faktury korygujące, zamknięcia okresów i dziennik techniczny z danego okresu. Karta Archiwum wymienia je w sekcji Archiwum miesięczne, wraz z ich okresem, rozmiarem, datą utworzenia i Odcisk cyfrowy (SHA-256).

Ten odcisk cyfrowy sprawia, że archiwum da się zweryfikować: zmienia się przy zmianie choćby jednego bajtu. Karcie towarzyszą dwa przyciski, Narzędzie weryfikacji i Instrukcja weryfikacji — dzięki nim osoba trzecia, kontroler lub księgowy, może samodzielnie sprawdzić integralność archiwum bez Twojego udziału.

Archiwa są tworzone automatycznie. Jeśli zamknięty okres nie ma jeszcze swojego archiwum, pojawia się w sekcji Niezarchiwizowane okresy zamknięte, a przycisk Wygeneruj pozwala utworzyć je natychmiast.