Membuat dan mengelola langganan
Langganan menentukan hak pemesanan pengguna Anda: masa akses, tarif, kuota, dan aturan. Buatlah satu langganan untuk setiap paket yang ditawarkan organisasi Anda, lalu tetapkan langganan tersebut pada data pengguna.
Membuat langganan
- Buka Administrasi›Pengguna›Hak akses›Langganan lalu klik Baru.
- Pada tab Umum, isi Nama & warna dan deskripsi opsional.
- Di bagian Tanggal pembukaan hak, tentukan periode saat pemilik langganan dapat masuk. Biarkan pengaturan ini nonaktif untuk akses tanpa batas tanggal.
- Klik Simpan.
Konfigurasi disusun dalam beberapa tab: Umum, Kuota, Izin, Aturan, Kredit, Undangan, Label, dan Pendaftaran. Tab yang berkaitan dengan aturan pemesanan dijelaskan pada halaman tersendiri.
Memantau pembayaran iuran
Pada tab Umum, isi Tarif langganan: sebuah kotak Langganan dibayar akan muncul pada setiap data pengguna, lengkap dengan tanggal dan jumlah yang dibayarkan. Modul Pemantauan langganan (Administrasi›Pengguna›Hak akses›Pemantauan langganan) menampilkan seluruh pemilik langganan beserta status pembayarannya, dapat disaring melalui Berdasarkan langganan dan Berdasarkan status, serta diekspor ke format Excel.
Jika diperlukan, aktifkan Blokir pemesanan jika pengguna belum membayar langganannya: sebuah spanduk akan muncul pada data pengguna, dan pemesanan ditolak sampai pembayaran dicatat.
Agar Anda tidak perlu memantau layar ini terus-menerus, aktifkan laporan aktivitas: setiap bulan Anda akan menerima daftar nama langganan yang akan berakhir dalam 30 hari.
Menjual langganan secara online
Aktifkan Pembayaran & penagihan pada tab Umum agar langganan dapat dibayar secara online: pengguna dapat berlangganan atau memperpanjang sesuai paket yang dikonfigurasi, dengan penagihan otomatis. Pembayaran dilakukan melalui metode pembayaran akun penagihan yang terkait.
Ketika bagian ini aktif, tanggal memiliki arti yang berbeda: tanggal tersebut menjadi Tanggal akses default, yang berlaku selama pemilik langganan belum memiliki paket aktif. Begitu ia membeli sebuah paket, tanggal paket itulah yang berlaku.
Mengingatkan pemilik langganan secara otomatis sebelum masa berlaku berakhir
Pemilik langganan yang membiarkan langganannya berakhir akan kehilangan haknya tanpa menyadarinya, dan Anda baru mengetahuinya saat ia tidak lagi bisa memesan. Tiga e-mail dikirim otomatis sebelum masa berlaku berakhir: 30 hari sebelumnya, 7 hari sebelumnya, lalu sehari sebelumnya.
Pengaturan dilakukan per langganan. Buka Administrasi›Pengguna›Hak akses›Langganan, buka langganan yang dimaksud, tab Umum, bagian Pengingat otomatis sebelum kedaluwarsa. Bagian ini aktif secara bawaan: Anda tidak perlu melakukan apa pun untuk memanfaatkannya.
Menambahkan pesan khusus
Di bawah sakelar, tersedia editor untuk menambahkan beberapa baris yang akan disertakan dalam e-mail: tanggal rapat umum, tarif musim berikutnya, jadwal pendaftaran, alamat formulir yang harus diisi, lampiran, dan lain-lain.
Apa yang diterima pemilik langganan
E-mail tersebut mengingatkan langganan yang dimaksud, tanggal berakhirnya, dan jumlah hari yang tersisa, lalu pesan Anda jika Anda menuliskannya.
Tombol perpanjangan hanya muncul jika pemilik langganan memang dapat memperpanjang dari akunnya, yaitu jika tersedia langganan yang dapat dibeli online untuknya. Jika tidak, e-mail hanya memberi informasi tanpa menawarkan tindakan yang mustahil dilakukan: Andalah yang harus menjelaskan langkah selanjutnya dalam pesan khusus.
Siapa yang tidak menerima pengingat
- Pemilik langganan tanpa tanggal berakhir. Pengingat mengumumkan sebuah akhir: tanpa tanggal berakhir yang diisi, langganan tidak pernah kedaluwarsa menurut perangkat lunak, sehingga tidak ada e-mail yang dikirim. Ini adalah penyebab paling sering ketika tidak ada apa pun yang terkirim — periksa data pemilik langganan sebelum mencari penyebab lain.
- Pemilik langganan yang langganannya memiliki pengingat dinonaktifkan.
- Pemilik langganan yang ditangguhkan.
- Mereka yang mematikan notifikasi Pembayaran & penagihan di akunnya: pilihan mereka lebih diutamakan daripada pilihan Anda.
Mewajibkan dokumen pendukung untuk memesan
Pada tab Umum, bagian Informasi wajib untuk memesan mewajibkan pemilik langganan melengkapi informasi tertentu sebelum dapat memesan: alamat e-mail, alamat pos, nomor telepon, foto profil, tanggal lahir, peringkat, nomor lisensi, bukti domisili, atau surat keterangan sehat.
Pengguna diminta melengkapinya sejak login pertama, lalu saat mengklik slot waktu yang kosong. Opsi Terapkan pembatasan ini ketika pelanggan adalah mitra dalam sebuah pemesanan memperluas aturan tersebut: pemilik langganan yang datanya belum lengkap juga tidak dapat ditambahkan sebagai mitra oleh orang lain.
Menggandakan langganan untuk musim baru
- Buka langganan musim yang telah berakhir.
- Klik Duplikat: seluruh konfigurasi akan disalin.
- Ganti nama salinannya dan sesuaikan tanggalnya.
Menetapkan ulang langganan secara massal
- Buka Administrasi›Pengguna›Manajemen pengguna lalu pilih pengguna yang dimaksud, atau Pilih semua setelah menerapkan filter.
- Buka Tindakan lalu Pengeditan cepat.
- Pilih langganan baru dan, jika perlu, tanggalnya, lalu klik Simpan.
Pengeditan cepat juga memungkinkan Anda mengubah status semua orang menjadi belum dibayar dalam satu langkah: inilah operasi awal musim dalam sekali tindakan.
Impor berkas juga memungkinkan pembaruan langganan seluruh basis data dalam satu operasi.
