Akun penagihan

Akun penagihan memuat identitas yang menerbitkan faktur Anda (data kontak, penomoran) serta metode pembayaran yang ditawarkan kepada pengguna. Buatlah beberapa akun jika organisasi Anda menagih dari beberapa entitas.

Membuat akun penagihan

1. Buka Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan.
2. Klik Baru.
3. Pada tab Penagihan, masukkan nama akun, lalu data penagihan: nama badan usaha, alamat, negara, telepon, dan nomor PPN. Informasi ini muncul pada faktur dan saat pembayaran.
4. Isi e-mail penagihan: alamat ini menerima notifikasi terkait akun (pesanan baru, pembayaran diterima, peringatan teknis). Anda dapat memilih notifikasi yang diinginkan dan menambahkan hingga 4 alamat penerima.
5. Klik Simpan.

Memilih akun bawaan

Hanya satu akun per organisasi yang ditandai sebagai akun utama: akun ini digunakan untuk pesanan baru (keranjang, mesin kasir, pendaftaran) dan untuk langganan bila tidak ada akun yang dipilih secara khusus.

1. Buka akun yang diinginkan.
2. Aktifkan opsi Akun default, lalu klik Simpan: opsi tersebut otomatis dilepas dari akun utama sebelumnya.

Menyesuaikan penomoran faktur

Setiap akun menomori fakturnya secara berurutan, dengan format TTTT-NNNNNN. Sebuah akhiran opsional memungkinkan Anda membedakan dokumen yang diterbitkan oleh beberapa akun.

1. Pada tab Penagihan, temukan opsi Sufiks penomoran faktur.
2. Masukkan hingga 8 huruf atau angka: nomor berikutnya langsung tampil sebagai pratinjau.

Menerima pembayaran online

1. Buka tab Pembayaran pada akun.
2. Aktifkan Pembayaran online, lalu pilih gerbang pembayaran Anda: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone, atau PayPal.
3. Hubungkan akun Anda: tergantung gerbangnya, sebuah tombol koneksi akan memandu Anda dalam beberapa klik, atau Anda perlu memasukkan kredensial yang diberikan oleh gerbang tersebut.
4. Klik Simpan, lalu gunakan Uji koneksi untuk memastikan gerbang merespons dengan benar.

Jika Anda ragu mengenai suatu pembayaran, opsi Log peristiwa menampilkan respons pembayaran yang diterima dari gerbang beserta alasan kegagalan yang mungkin terjadi.

Menerima pembayaran di terminal pembayaran

Kirim permintaan pembayaran langsung ke terminal pembayaran dari detail sebuah pesanan.

1. Pada tab Pembayaran, aktifkan Terminal pembayaran.
2. Hubungkan akun SumUp Anda. Jika SumUp sudah menjadi gerbang pembayaran online Anda, koneksinya akan digunakan kembali.
3. Simpan akun, lalu klik Tambahkan terminal untuk mengaitkan perangkat Anda.

Menawarkan pembayaran di tempat, melalui transfer bank, atau dengan cek

Tiga cara pembayaran tertunda dapat diaktifkan pada tab Pembayaran:

• Pembayaran di tempat: pengguna diminta datang membayar pesanannya langsung di meja resepsi organisasi.
• Pembayaran melalui transfer bank: data rekening bank Anda (IBAN, BIC) ditampilkan kepada pengguna, dengan nomor faktur sebagai referensi.
• Pembayaran dengan cek: cek ditulis atas nama akun penagihan dan dikirim ke alamatnya.

Mengizinkan pembayaran bertahap

Pada tab Pembayaran, aktifkan Izinkan pembayaran parsial lalu atur Interval antara tenggat waktu (hari, minggu, bulan). Jumlah maksimum cicilan kemudian ditetapkan per produk.

Menyiapkan ekspor akuntansi

Bagan akun untuk akun ini — akun penjualan, PPN, kas, dan kode jurnal — diatur pada tab Rencana Akun. Pengaturan ini menentukan entri akuntansi yang dihasilkan oleh ekspor akuntansi, dan menjadi syarat bagi faktur elektronik.

Menemukan dokumen audit akun

Tab Akuntansi & Audit mengumpulkan apa saja yang dapat diminta dalam pemeriksaan pajak: Sertifikat perangkat lunak mesin kasir yang dapat diunduh dan ditandatangani, Log peristiwa yang mencatat koneksi, perubahan konfigurasi, dan anomali, Pagar yang menyegel setiap hari, bulan, dan tahun, serta Arsip bulanan yang dapat diverifikasi.

Dokumen-dokumen ini khusus untuk masing-masing akun penagihan, dan tab ini hanya muncul pada akun yang sudah tersimpan.

Mengatur notifikasi e-mail

Setiap akun penagihan mengirim pemberitahuan lewat e-mail tentang peristiwa yang berkaitan dengannya. Buka Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan, pilih akun yang diinginkan, lalu temukan blok Notifikasi melalui email pada tab Penagihan.

Pengaturan ini hanya berlaku untuk akun tersebut: dua akun dalam organisasi yang sama dapat memberi tahu orang yang berbeda.

Memilih notifikasi yang diterima

Di bawah Notifikasi yang akan diterima, empat kategori dapat dicentang secara terpisah:

• Membuat pesanan — sebuah pesanan baru saja tercatat, dengan surat pesanannya sebagai lampiran;
• Pembayaran diterima — sebuah pembayaran telah masuk, secara online maupun dicatat manual; lampirannya berupa surat pesanan jika masih ada sisa yang harus dibayar, atau faktur jika pesanan sudah lunas;
• Pengembalian dana — pengembalian dana penuh atau sebagian telah dilakukan, apa pun sumbernya;
• Pembayaran gagal (peringatan teknis) — sebuah pembayaran online gagal diselesaikan.

Hapus centang pada yang tidak Anda butuhkan. Kategori terakhir berbeda sifatnya dari tiga yang pertama: ia tidak melaporkan penjualan, melainkan menandai adanya masalah, dan sering kali hanya kategori inilah yang layak dipertahankan saat Anda mengurangi sisanya.

Menentukan penerima

Kolom Alamat penerima (satu per baris, maksimal 4) menerima hingga empat alamat. Setiap notifikasi dikirim dalam satu e-mail yang ditujukan ke semua alamat tersebut.

Jika dibiarkan kosong, notifikasi akan dikirim ke e-mail penagihan akun. Inilah perilaku yang perlu diingat bila hanya satu orang yang memantau penjualan: cukup isi alamat pada akun, tidak perlu menyalinnya lagi di sini.

Menonaktifkan semuanya

Sakelar pada blok ini mematikan seluruh notifikasi akun tersebut. Tidak ada e-mail yang dikirim lagi, apa pun kategorinya.

Menggandakan atau menghapus akun

Buka akun tersebut: tombol penggandaan dan penghapusan berada di bagian atas panel.