Akuntansi & Audit

Aturlah bagan akun organisasi Anda, ekspor entri akuntansi Anda ke perangkat lunak akuntan Anda, aktifkan faktur elektronik berformat Factur-X, dan temukan dokumen yang dapat diminta oleh otoritas pajak: surat keterangan, log peristiwa, penutupan, dan arsip.

Mengatur bagan akun Anda

Bagan akun menentukan pada akun dan jurnal mana penjualan Anda akan dibukukan dalam ekspor. Pengaturannya dilakukan per akun penagihan: dua entitas yang menagih secara terpisah masing-masing memiliki bagan akunnya sendiri.

1. Bukalah Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan lalu buka akun yang bersangkutan.
2. Buka tab Rencana Akun.
3. Sesuaikan nomor akun dan namanya, lalu klik Simpan.

Tiga blok menyusun layar ini:

• Penjualan, PPN, dan pelanggan: akun jasa, akun PPN keluaran, akun pelanggan, dan akun potongan harga.
• Keuangan: akun bank, akun kas, dan akun cek dalam penagihan, yang digunakan oleh entri akuntansi penerimaan pembayaran.
• Jurnal: kode jurnal penjualan, jurnal bank, dan jurnal kas.

Memilah penjualan Anda menurut kategori atau tarif

Secara bawaan, seluruh penjualan Anda dibukukan pada satu akun pendapatan saja. Dua pemilahan opsional memungkinkan Anda melangkah lebih jauh, pada tab yang sama.

• Distribusi penjualan berdasarkan kategori: satu akun terpisah untuk setiap kategori produk — langganan, kredit, perlengkapan, les… Klik Tambahkan kategori, pilih kategorinya, lalu masukkan akunnya.
• Pembagian PPN berdasarkan tarif: satu akun PPN keluaran terpisah untuk setiap tarif. Klik Tambahkan tarif, masukkan tarif dan akunnya.

Ini berguna ketika pembukuan Anda harus membedakan satu kegiatan dari kegiatan lainnya — misalnya memisahkan pendapatan pengajaran dari penyewaan lapangan. Tanpa pemilahan, semuanya masuk ke akun umum yang ditetapkan di atas.

Mengekspor penjualan dan entri akuntansi Anda

1. Bukalah Administrasi›Dasbor›Penagihan›Faktur & transaksi.
2. Saring daftarnya berdasarkan periode dan kriteria yang diinginkan: ekspor mengikuti persis filter yang tampil di layar.
3. Klik Unduh ekspor lalu pilih sebuah format.

Memantau aktivitas komersial

• Excel (.xlsx): satu baris per pesanan, lengkap dengan tanggal, pengguna, jumlah sebelum pajak, PPN dan total, status, serta metode pembayaran. Ini format yang paling tepat untuk menganalisis penjualan Anda di lembar kerja.
• CSV (.csv): laporan yang sama, dalam format yang dapat dibaca oleh lembar kerja mana pun.
• Unduh faktur PDF: sebuah arsip berisi PDF setiap faktur pada filter yang sedang aktif. Hanya faktur yang telah diterbitkan yang disertakan.

Mengirimkan kepada akuntan Anda

• Entri akuntansi (.csv): entri akuntansi debit/kredit per faktur, dalam format mudah dibaca yang ditujukan untuk impor manual.
• FEC (Prancis): Fichier des Écritures Comptables, format legal Prancis, yang dapat diimpor oleh Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane, atau QuickBooks. Satu entri akuntansi seimbang per faktur.
• FAIA (Luxembourg) dan DATEV (Jerman): format legal kedua negara tersebut, ditawarkan kepada organisasi yang berkedudukan di sana.

Opsi Sertakan peraturan (keuangan) menambahkan entri akuntansi penerimaan pembayaran (bank, kas, cek) ke entri penjualan. Hapus centangnya untuk mengekspor jurnal penjualan saja.

Menerbitkan faktur berformat Factur-X

Faktur elektronik menjadi wajib di Prancis. Factur-X adalah format yang dipilih: sebuah faktur PDF yang sepenuhnya biasa, yang di dalamnya disisipkan berkas data yang dapat dibaca otomatis oleh perangkat lunak akuntansi.

Bagi orang yang menerima faktur, tidak ada yang berubah: ia membuka sebuah PDF, sama seperti sebelumnya. Perangkat lunak akuntansinyalah yang menemukan, sebagai tambahan, jumlah dan identitas tanpa perlu ia ketik ulang.

Memeriksa apakah organisasi Anda termasuk yang diwajibkan

Inilah pertanyaan pertama yang harus dijawab, dan jawabannya jauh dari sama untuk semua organisasi.

• Asosiasi olahraga yang dibebaskan dari PPN berdasarkan pasal 261-7-1° Kitab Undang-Undang Pajak Prancis tidak termasuk dalam kewajiban faktur elektronik maupun e-reporting. Banyak organisasi berada dalam situasi ini.
• Organisasi yang merupakan subjek PPN wajib menerbitkan faktur antarpelaku usaha dalam format elektronik. Bagi usaha mikro dan kecil-menengah, yaitu hampir seluruh organisasi, batas waktu penerbitan ditetapkan pada 1 September 2027.
• Faktur kepada perorangan (anggota Anda) berada di luar lingkup faktur elektronik, apa pun status pajak Anda.

Mengaktifkan formatnya

1. Bukalah Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan lalu ubah akun yang bersangkutan.
2. Pada tab Penagihan, temukan opsi Faktur elektronik yang berada di bagian Informasi penagihan
3. Pilih formatnya:
   • Factur-X (Prancis) untuk organisasi Prancis: format ini menambahkan keterangan hukum Prancis yang diharapkan pada faktur antarpelaku usaha;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) untuk standar Eropa tanpa kekhususan Prancis;
   • Dinonaktifkan untuk menghasilkan faktur PDF biasa.

Pengaturan ini berlaku khusus untuk setiap akun penagihan: organisasi yang menagih dari beberapa akun mengaktifkannya secara terpisah.

Mengisi informasi wajib

Sebuah faktur elektronik harus mengidentifikasi penerbitnya secara pasti. Informasi ini diisi pada tab yang sama, bagian Informasi penagihan.

1. SIREN / SIRET organisasi Anda: inilah kolom yang wajib. Tanpanya, faktur tidak dapat memenuhi ketentuan, dan sebuah pesan peringatan akan muncul di bawah opsi.
2. Nomor PPN, jika organisasi Anda merupakan subjek pajak tersebut. Jika dikosongkan, SIRET berfungsi sebagai identitas pajak.
3. Alamat lengkap: nama badan usaha, jalan, kode pos, kota, dan negara. Alamat yang tidak lengkap menghasilkan faktur yang ditolak oleh platform klien Anda.
4. E-mail penagihan, yang digunakan sebagai titik kontak ketika tidak ada identitas lain yang tersedia.

Memperoleh SIREN klien profesional Anda

Faktur antarpelaku usaha juga harus mengidentifikasi pembelinya. SIREN klien diisi pada alamat penagihannya, blok Alamat Perusahaan, bersama Nama Perusahaan dan ID organisasi. Pengisian yang sama ditawarkan saat penjualan di konter.

Tidak satu pun dari semua itu diminta untuk faktur kepada perorangan: nama, alamat, dan negara sudah cukup.

Menemukan dokumen audit Anda

Perangkat lunak yang menerima pembayaran harus dapat membuktikan bahwa entri akuntansinya tidak pernah diubah. Empat dokumen memenuhi tuntutan ini, dan terkumpul di satu tempat: bukalah Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan, buka akun penagihan yang bersangkutan, lalu tab Akuntansi & Audit.

Tab ini hanya muncul pada akun yang sudah tersimpan: dokumen tersebut berkaitan dengan aktivitas, sehingga tidak ada yang bisa ditampilkan pada akun yang sedang dibuat. Setiap akun penagihan memiliki dokumennya sendiri — jika organisasi Anda menagih dari beberapa entitas, periksalah masing-masing secara terpisah.

Mengunduh surat keterangan Anda

Dalam hal pemeriksaan, otoritas pajak dapat meminta Anda membuktikan bahwa perangkat lunak penerimaan pembayaran Anda memenuhi syarat ketidakubahan, keamanan, penyimpanan, dan pengarsipan data. Kartu Sertifikat perangkat lunak mesin kasir menghasilkan bukti tersebut sesuai permintaan, melalui Unduh (PDF).

Dokumen ini terdiri dari dua bagian. Bagian milik penerbit perangkat lunak sudah ditandatangani. Bagian kedua harus dilengkapi dan ditandatangani oleh perwakilan hukum Anda: surat keterangan baru lengkap jika keduanya disatukan, dan keduanya harus diserahkan bersama.

Kartu ini hanya muncul untuk akun penagihan Prancis: kewajiban ini menyasar subjek pajak yang berkedudukan di Prancis.

Melihat log peristiwa

Kartu Log peristiwa mengarahkan Anda, melalui Konsultasi, ke jejak pembuktian mengenai apa yang terjadi pada penagihan Anda. Di sana Anda tidak akan menemukan penjualan — penjualan ada di pesanan Anda — melainkan fakta teknis yang menyertainya.

Di antaranya tercatat login yang berhasil dan yang gagal, perubahan konfigurasi, perubahan hak penagihan, penutupan yang dilakukan, dokumen yang disegel dan duplikat yang diterbitkan, arsip yang dibuat, ekspor akuntansi, peralihan ke mode uji, serta anomali yang terdeteksi: rantai terputus, selisih penutupan, anomali jam.

Setiap baris memuat tanggalnya, jenis peristiwanya, akun yang bersangkutan, operatornya, dan rinciannya. Filter menurut jenis dan periode membantu Anda menelusurinya, dan tombol Ekspor menghasilkan sebuah berkas darinya.

Memahami penutupan

Sebuah penutupan menyegel satu periode: penutupan membekukan penerimaan pembayaran, faktur, dan nota kredit yang ada di dalamnya, sehingga tidak dapat lagi diubah maupun dibuat ulang. Kartu Pagar menampilkan penutupan harian, bulanan, dan tahunan akun Anda.

Penutupan dilakukan secara otomatis, tanpa campur tangan Anda. Jadi Anda tidak perlu "melakukan" apa pun setiap malam: tabelnya terisi dengan sendirinya.

Setiap baris menunjukkan periodenya, jumlah transaksi, Bersih diterima, Rincian per metode pembayaran — daring, di tempat, tunai, cek, transfer, terminal — serta jumlah faktur dan nota kredit yang diterbitkan.

Dua hal perlu dipahami, karena sering mengejutkan:

• Total besar tidak pernah kembali ke nol. Ini adalah akumulasi terus-menerus sejak akun dibuat, bukan saldo satu periode. Total yang terus bertambah adalah perilaku yang memang diharapkan.
• Pengambilalihan (titik nol) menunjukkan tanggal dan jumlah awal dimulainya akumulasi tersebut. Untuk akun yang sudah ada sebelum penutupan diterapkan, inilah titik awal yang dipakai, bukan nol.

Mengambil arsip pajak Anda

Setiap bulan yang ditutup menghasilkan satu arsip beku, yang dikumpulkan dalam berkas ZIP bertanda waktu: transaksi, faktur, nota kredit, penutupan, dan log teknis periode tersebut. Kartu Arsip mendaftarnya di bawah Arsip bulanan, lengkap dengan periode, ukuran, tanggal pembuatan, dan Sidik digital (SHA-256).

Sidik digital inilah yang membuat arsip dapat diverifikasi: ia berubah begitu satu byte saja diubah. Dua tombol menyertai kartu ini, Alat verifikasi dan Manual verifikasi — sehingga pihak ketiga, pemeriksa atau akuntan, dapat memeriksa sendiri keutuhan sebuah arsip tanpa melalui Anda.

Arsip dibuat secara otomatis. Jika sebuah periode yang telah ditutup belum memiliki arsipnya, periode tersebut muncul di bawah Periode tertutup yang belum diarsipkan dan tombol Hasilkan memungkinkan Anda membuatnya seketika.