Akuntansi & Audit

Aturlah bagan akun organisasi Anda, ekspor entri akuntansi Anda ke perangkat lunak akuntan Anda, aktifkan faktur elektronik dalam format Factur-X, dan temukan dokumen bukti yang dapat diminta oleh otoritas pajak: surat keterangan, jurnal peristiwa, penutupan periode, dan arsip.

Mengatur bagan akun Anda

Bagan akun menentukan ke akun dan jurnal mana penjualan Anda akan dibukukan dalam ekspor. Pengaturannya dilakukan per akun penagihan: dua entitas yang menagih secara terpisah masing-masing memiliki bagan akunnya sendiri.

1. Buka Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan lalu buka akun yang bersangkutan.
2. Buka tab Rencana Akun.
3. Sesuaikan nomor akun dan namanya, lalu klik Simpan.

Layar ini terdiri dari tiga blok:

• Penjualan, PPN, dan pelanggan: akun jasa, PPN keluaran, pelanggan, dan diskon yang diberikan.
• Keuangan: akun bank, kas, dan cek dalam penagihan, yang digunakan oleh entri penerimaan pembayaran.
• Jurnal: kode jurnal penjualan, bank, dan kas.

Memilah penjualan Anda berdasarkan kategori atau tarif

Secara bawaan, semua penjualan Anda dibukukan ke satu akun pendapatan saja. Dua pemilahan opsional memungkinkan Anda melangkah lebih jauh, pada tab yang sama.

• Distribusi penjualan berdasarkan kategori: satu akun terpisah untuk setiap kategori produk — subscription, kredit, perlengkapan, les… Klik Tambahkan kategori, pilih kategorinya, lalu masukkan akunnya.
• Pembagian PPN berdasarkan tarif: satu akun PPN keluaran terpisah untuk setiap tarif. Klik Tambahkan tarif, masukkan tarifnya beserta akunnya.

Ini berguna ketika pembukuan Anda harus membedakan antaraktivitas — misalnya memisahkan pendapatan pengajaran dari penyewaan lapangan. Tanpa pemilahan, semuanya masuk ke akun umum yang telah ditentukan di atas.

Mengekspor penjualan dan entri akuntansi Anda

1. Buka Administrasi›Dasbor›Penagihan›Faktur & transaksi.
2. Saring daftar berdasarkan periode dan kriteria yang diinginkan: hasil ekspor mengikuti persis filter yang ditampilkan di layar.
3. Klik Unduh ekspor lalu pilih sebuah format.

Memantau aktivitas penjualan

• Excel (.xlsx): satu baris per order, lengkap dengan tanggal, pengguna, jumlah sebelum pajak, PPN dan total, status, serta metode pembayaran. Ini format yang paling disarankan untuk menganalisis penjualan Anda di lembar kerja.
• CSV (.csv): laporan yang sama, dalam format yang dapat dibaca oleh lembar kerja mana pun.
• Unduh faktur PDF: sebuah arsip berisi PDF dari setiap invoice pada filter yang sedang aktif. Hanya invoice yang telah diterbitkan yang disertakan.

Mengirim ke akuntan Anda

• Entri akuntansi (.csv): entri debit/kredit per invoice, dalam format yang mudah dibaca dan ditujukan untuk impor manual.
• FEC (Prancis): Fichier des Écritures Comptables, format legal Prancis, yang dapat diimpor oleh Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane, atau QuickBooks. Satu entri seimbang per invoice.
• FAIA (Luxembourg) dan DATEV (Jerman): format legal kedua negara tersebut, ditawarkan kepada organisasi yang berdomisili di sana.

Opsi Sertakan peraturan (keuangan) menambahkan entri penerimaan pembayaran (bank, kas, cek) ke entri penjualan. Hapus centangnya jika Anda hanya ingin mengekspor jurnal penjualan.

Menerbitkan invoice dalam format Factur-X

Faktur elektronik menjadi kewajiban di Prancis. Factur-X adalah format yang dipilih: sebuah invoice PDF biasa, yang di dalamnya disisipkan berkas data yang dapat dibaca secara otomatis oleh perangkat lunak akuntansi.

Bagi penerima invoice, tidak ada yang berubah: ia membuka sebuah PDF, sama seperti sebelumnya. Perangkat lunak akuntansinyalah yang menemukan tambahan berupa jumlah dan identitas, tanpa perlu diketik ulang.

Memeriksa apakah organisasi Anda termasuk

Ini pertanyaan pertama yang harus dijawab, dan jawabannya sangat berbeda-beda antarorganisasi.

• Asosiasi olahraga yang dibebaskan dari PPN berdasarkan pasal 261-7-1° kitab undang-undang pajak Prancis tidak terkena kewajiban faktur elektronik maupun e-reporting. Banyak organisasi berada dalam situasi ini.
• Organisasi yang wajib PPN harus menerbitkan invoice antarpelaku usaha dalam format elektronik. Bagi usaha mikro dan kecil-menengah, yaitu hampir seluruh organisasi, batas waktu penerbitan ditetapkan pada 1 September 2027.
• Invoice kepada perorangan (anggota Anda) berada di luar cakupan faktur elektronik, apa pun rezim pajak Anda.

Mengaktifkan format

1. Buka Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan lalu ubah akun yang bersangkutan.
2. Pada tab Penagihan, temukan opsi Faktur elektronik yang berada di bagian Informasi penagihan
3. Pilih formatnya:
   • Factur-X (Prancis) untuk organisasi Prancis: format ini menambahkan keterangan hukum Prancis yang diwajibkan pada invoice antarpelaku usaha;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) untuk standar Eropa tanpa kekhususan Prancis;
   • Dinonaktifkan untuk menghasilkan invoice PDF biasa.

Pengaturan ini khusus untuk setiap akun penagihan: organisasi yang menagih dari beberapa akun mengaktifkannya secara terpisah.

Mengisi informasi wajib

Sebuah faktur elektronik harus mengidentifikasi penerbitnya secara pasti. Informasi ini diisi pada tab yang sama, bagian Informasi penagihan.

1. SIRET organisasi Anda: ini kolom yang wajib diisi. Tanpanya, invoice tidak dapat dinyatakan sesuai, dan pesan peringatan akan muncul di bawah opsi tersebut.
2. Nomor PPN, jika organisasi Anda wajib PPN. Jika dikosongkan, SIRET akan berfungsi sebagai identitas pajak.
3. Alamat lengkap: nama badan usaha, jalan, kode pos, kota, dan negara. Alamat yang tidak lengkap menghasilkan invoice yang ditolak oleh platform klien Anda.
4. E-mail penagihan, yang digunakan sebagai titik kontak ketika tidak ada identitas lain yang tersedia.

Mendapatkan SIREN klien profesional Anda

Invoice antarpelaku usaha juga harus mengidentifikasi pembelinya. SIREN klien diisi pada alamat penagihannya, blok Alamat Perusahaan, bersama Nama Perusahaan dan SIREN. Pengisian yang sama juga tersedia saat penjualan di konter.

Tidak satu pun dari itu diperlukan untuk invoice kepada perorangan: nama, alamat, dan negara sudah cukup.

Menemukan dokumen bukti audit Anda

Perangkat lunak yang menerima pembayaran harus dapat membuktikan bahwa entri akuntansinya tidak diubah. Empat dokumen bukti memenuhi persyaratan ini, dan berada di satu tempat yang sama: buka Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan, buka akun penagihan yang bersangkutan, lalu tab Akuntansi & Audit.

Tab ini hanya muncul pada akun yang sudah tersimpan: dokumen bukti berkaitan dengan aktivitas, jadi tidak ada yang bisa ditampilkan pada akun yang sedang dibuat. Setiap akun penagihan memiliki dokumen buktinya sendiri — jika organisasi Anda menagih dari beberapa entitas, periksalah masing-masing secara terpisah.

Mengunduh surat keterangan Anda

Dalam hal pemeriksaan, otoritas pajak dapat meminta Anda membuktikan bahwa perangkat lunak penerimaan pembayaran Anda memenuhi syarat ketidakubahan, pengamanan, penyimpanan, dan pengarsipan data. Kartu Sertifikat perangkat lunak mesin kasir menghasilkan bukti tersebut sesuai permintaan, melalui Unduh (PDF).

Dokumen ini terdiri dari dua bagian. Bagian dari penerbit perangkat lunak sudah ditandatangani. Bagian kedua harus dilengkapi dan ditandatangani oleh perwakilan hukum Anda: surat keterangan baru lengkap setelah keduanya tersedia, dan keduanya harus diserahkan bersama.

Kartu ini hanya muncul untuk akun penagihan Prancis: kewajiban ini berlaku bagi wajib pajak yang berdomisili di Prancis.

Melihat jurnal peristiwa

Kartu Log peristiwa mengarahkan Anda, melalui Konsultasi, ke jejak pembuktian tentang apa yang terjadi pada penagihan Anda. Di sana Anda tidak akan menemukan penjualan — itu ada di order Anda — melainkan fakta teknis yang menyertainya.

Yang tercatat di sana antara lain koneksi yang berhasil dan gagal, perubahan konfigurasi, perubahan hak penagihan, penutupan periode yang dilakukan, dokumen yang disegel dan duplikat yang diterbitkan, arsip yang dibuat, ekspor akuntansi, peralihan ke mode uji, serta anomali yang terdeteksi: rantai terputus, selisih penutupan, anomali jam.

Setiap baris memuat tanggal, jenis peristiwa, akun yang bersangkutan, operator, dan detailnya. Filter menurut jenis dan periode membantu Anda menelusurinya, dan tombol Ekspor menghasilkan sebuah berkas.

Memahami penutupan periode

Sebuah penutupan menyegel satu periode: ia membekukan penerimaan pembayaran, invoice, dan nota kredit yang ada di dalamnya, dan tidak dapat lagi diubah maupun dibuat ulang. Kartu Pagar menampilkan penutupan harian, bulanan, dan tahunan akun Anda.

Penutupan dilakukan secara otomatis, tanpa campur tangan Anda. Jadi Anda tidak perlu «melakukan» apa pun setiap malam: tabelnya terisi dengan sendirinya.

Setiap baris menunjukkan periode, jumlah transaksi, Bersih diterima, Rincian menurut metode pembayaran — daring, di tempat, tunai, cek, transfer, terminal — serta jumlah invoice dan nota kredit yang diterbitkan.

Ada dua hal yang perlu dipahami, karena sering mengejutkan:

• Grand total tidak pernah kembali ke nol. Ini adalah akumulasi berkelanjutan sejak awal akun dibuat, bukan saldo satu periode. Total yang terus bertambah adalah perilaku yang memang diharapkan.
• Pengambilalihan (titik nol) menunjukkan tanggal dan jumlah awal dimulainya akumulasi tersebut. Untuk akun yang sudah ada sebelum penutupan periode diterapkan, itulah titik awal yang digunakan, bukan nol.

Mengambil arsip pajak Anda

Setiap bulan yang telah ditutup menghasilkan satu arsip beku, yang dikumpulkan dalam sebuah berkas ZIP berstempel waktu: transaksi, invoice, nota kredit, penutupan, dan jurnal teknis periode tersebut. Kartu Arsip menampilkannya di bawah Arsip bulanan, lengkap dengan periode, ukuran, tanggal pembuatan, dan Sidik digital (SHA-256).

Sidik digital inilah yang membuat arsip dapat diverifikasi: nilainya berubah begitu satu byte pun diubah. Dua tombol menyertai kartu ini, Alat verifikasi dan Manual verifikasi — sehingga pihak ketiga, pemeriksa atau akuntan, dapat memeriksa sendiri keutuhan sebuah arsip tanpa melalui Anda.

Arsip dibuat secara otomatis. Jika sebuah periode yang telah ditutup belum memiliki arsipnya, periode tersebut muncul di bawah Periode tertutup yang belum diarsipkan dan tombol Hasilkan memungkinkan Anda membuatnya seketika.