Akuntansi dan faktur elektronik

Aturlah bagan akun organisasi Anda, ekspor entri akuntansi Anda ke perangkat lunak akuntan Anda, lalu aktifkan faktur elektronik dalam format Factur-X.

Mengonfigurasi bagan akun Anda

Bagan akun menentukan ke akun dan jurnal mana penjualan Anda akan dibukukan dalam ekspor. Pengaturannya dilakukan per akun penagihan: dua entitas yang menagih secara terpisah masing-masing memiliki bagan akunnya sendiri.

1. Bukalah Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan lalu buka akun yang bersangkutan.
2. Bukalah tab Rencana Akun.
3. Sesuaikan nomor akun dan nama akunnya, lalu klik Simpan.

Layar ini terdiri atas tiga blok:

• Penjualan, PPN, dan pelanggan: akun jasa, PPN keluaran, pelanggan, dan potongan harga yang diberikan.
• Keuangan: akun bank, kas, dan cek yang belum dicairkan, yang digunakan oleh entri penerimaan pembayaran.
• Jurnal: kode jurnal penjualan, bank, dan kas.

Memerinci penjualan Anda per kategori atau per tarif

Secara bawaan, seluruh penjualan Anda dibukukan pada satu akun pendapatan. Dua perincian opsional memungkinkan Anda melangkah lebih jauh, pada tab yang sama.

• Distribusi penjualan berdasarkan kategori: satu akun tersendiri untuk setiap kategori produk — langganan, kredit, perlengkapan, les… Klik Tambahkan kategori, pilih kategorinya, lalu masukkan akunnya.
• Pembagian PPN berdasarkan tarif: satu akun PPN keluaran tersendiri untuk setiap tarif. Klik Tambahkan tarif, masukkan tarifnya beserta akunnya.

Ini berguna bila pembukuan Anda harus membedakan setiap kegiatan — misalnya memisahkan pendapatan pengajaran dari penyewaan lapangan. Tanpa perincian, semuanya masuk ke akun umum yang telah ditentukan di atas.

Mengekspor penjualan dan entri akuntansi Anda

1. Bukalah Administrasi›Dasbor›Penagihan›Faktur & transaksi.
2. Saringlah daftar berdasarkan periode dan kriteria yang diinginkan: ekspor mengikuti persis filter yang ditampilkan di layar.
3. Klik Unduh ekspor lalu pilih sebuah format.

Memantau aktivitas komersial

• Excel (.xlsx): satu baris per pesanan, lengkap dengan tanggal, pengguna, jumlah sebelum pajak, PPN dan total, status, serta metode pembayaran. Inilah format yang sebaiknya dipilih untuk menganalisis penjualan Anda di lembar kerja.
• CSV (.csv): laporan yang sama, dalam format yang dapat dibaca oleh lembar kerja mana pun.
• Unduh faktur PDF: sebuah arsip berisi PDF setiap faktur pada filter yang sedang aktif. Hanya faktur yang telah diterbitkan yang disertakan.

Mengirimkan kepada akuntan Anda

• Catatan akuntansi (.csv): entri debit/kredit per faktur, dalam format yang mudah dibaca untuk impor manual.
• FEC (Prancis): Fichier des Écritures Comptables, format legal Prancis, yang dapat diimpor oleh Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane, atau QuickBooks. Satu entri berimbang per faktur.
• FAIA (Luxembourg) dan DATEV (Jerman): format legal kedua negara tersebut, yang ditawarkan kepada organisasi yang berkedudukan di sana.

Opsi Sertakan peraturan (keuangan) menambahkan entri penerimaan pembayaran (bank, kas, cek) ke entri penjualan. Hilangkan centangnya untuk mengekspor jurnal penjualan saja.

Menerbitkan faktur dalam format Factur-X

Faktur elektronik menjadi wajib di Prancis. Factur-X adalah format yang dipilih: sebuah faktur PDF yang sepenuhnya biasa, yang di dalamnya disisipkan berkas data yang dapat dibaca secara otomatis oleh perangkat lunak akuntansi.

Bagi penerima faktur, tidak ada yang berubah: ia membuka sebuah PDF, sama seperti sebelumnya. Perangkat lunak akuntansinyalah yang menemukan tambahan berupa jumlah dan identitas tanpa perlu diketik ulang.

Memeriksa apakah organisasi Anda termasuk yang diwajibkan

Inilah pertanyaan pertama yang harus dijawab, dan jawabannya jauh berbeda untuk setiap organisasi.

• Asosiasi olahraga yang dibebaskan dari PPN berdasarkan pasal 261-7-1° code général des impôts tidak terkena kewajiban faktur elektronik maupun e-reporting. Banyak organisasi berada dalam situasi ini.
• Organisasi yang merupakan wajib pungut PPN harus menerbitkan faktur antarpelaku usaha dalam format elektronik. Untuk usaha mikro dan usaha kecil menengah, yaitu hampir seluruh organisasi, batas waktu penerbitannya ditetapkan pada 1 September 2027.
• Faktur kepada perorangan (anggota Anda) berada di luar ruang lingkup faktur elektronik, apa pun rezim pajak Anda.

Mengaktifkan format

1. Bukalah Administrasi›Pengaturan›Penagihan›Akun Penagihan lalu ubah akun yang bersangkutan.
2. Pada tab Penagihan, temukan opsi Faktur elektronik yang terletak di bagian Informasi penagihan
3. Pilihlah formatnya:
   • Factur-X (Prancis) untuk organisasi Prancis: format ini menambahkan keterangan legal Prancis yang diwajibkan pada faktur antarpelaku usaha;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) untuk standar Eropa tanpa kekhususan Prancis;
   • Dinonaktifkan untuk menghasilkan faktur PDF biasa.

Pengaturan ini berlaku khusus untuk setiap akun penagihan: organisasi yang menagih dari beberapa akun mengaktifkannya secara terpisah.

Mengisi informasi wajib

Sebuah faktur elektronik harus mengidentifikasi penerbitnya secara pasti. Informasi ini diisi pada tab yang sama, bagian Informasi penagihan.

1. SIRET organisasi Anda: inilah kolom yang mutlak diperlukan. Tanpanya, faktur tidak dapat memenuhi ketentuan, dan pesan peringatan akan muncul di bawah opsi tersebut.
2. Nomor PPN, jika organisasi Anda merupakan wajib pungut. Bila kosong, SIRET berfungsi sebagai identitas pajak.
3. Alamat lengkap: nama badan hukum, jalan, kode pos, kota, dan negara. Alamat yang tidak lengkap menghasilkan faktur yang ditolak oleh platform pelanggan Anda.
4. E-mail penagihan, yang digunakan sebagai titik kontak bila tidak ada identitas lain yang tersedia.

Memperoleh SIREN pelanggan bisnis Anda

Faktur antarpelaku usaha juga harus mengidentifikasi pembelinya. SIREN pelanggan diisi pada alamat penagihannya, blok Alamat Perusahaan, bersama Nama Perusahaan dan SIREN. Pengisian yang sama juga ditawarkan saat penjualan di konter.

Tidak satu pun dari hal tersebut diminta untuk faktur kepada perorangan: nama, alamat, dan negara sudah cukup.