Reservasi partisipatif: membuka slot waktu untuk partisipasi

Pesan slot waktu atas nama organisasi — kamp pelatihan, turnamen, les, kelas grup — lalu biarkan pengguna Anda ikut serta sendiri, gratis atau berbayar, secara online atau dengan kredit reservasi. Anda menentukan kapasitas, kriteria akses, dan tenggat waktu, lalu memantau daftar peserta.

Menentukan siapa yang menyusun daftar peserta

Setiap reservasi yang memiliki label dapat menerima peserta. Yang berbeda dari satu slot waktu ke slot waktu lainnya adalah siapa yang menyusun daftarnya — Anda, atau para pengguna sendiri.

Anda yang menyusun daftarnya

Pesan slot waktu beserta labelnya lalu tunjuk pesertanya, tanpa mengaktifkan Reservasi partisipatif. Pengguna tidak dapat ikut serta sendiri: daftar tersebut milik Anda.

Meski begitu, daftar ini tidak bersifat permanen. Buka kembali reservasi dari kalender kapan saja untuk menambah atau mengeluarkan orang pada tab Label, tempat peserta yang sudah terdaftar tampil dalam keadaan terpilih.

Inilah cara kerja latihan yang kelompoknya Anda panggil sendiri, tim yang Anda susun untuk sebuah pertandingan, atau kelas yang pesertanya sudah ditetapkan sejak awal.

Pengguna ikut serta sendiri

Aktifkan Reservasi partisipatif dan slot waktu pun terbuka: penghitung tempat tampil di kalender, dan setiap orang mengambil tempatnya dari akunnya sendiri.

Inilah cara kerja kamp pelatihan liburan, turnamen internal, atau kegiatan yang terbuka bagi siapa saja.

Setelah opsi ini aktif, pengelolaan daftar berpindah dari formulir reservasi ke detail slot waktu, tempat Anda menemukan Tambahkan peserta dan Hapus.

Beralih dari satu cara ke cara lainnya

Kedua cara ini tidak saling meniadakan, dan pilihan Anda tidak pernah bersifat final. Anda dapat menyusun daftar terlebih dahulu, lalu mengaktifkan Reservasi partisipatif kemudian untuk membuka sisa tempat: orang yang sudah Anda tunjuk tetap terdaftar.

Sebaliknya juga berlaku — lihat bagian penutupan partisipasi di akhir halaman.

Membuka slot waktu untuk partisipasi

1. Pada kalender, klik slot waktu yang akan dipesan.
2. Buka tab Label pada formulir reservasi.
3. Pilih labelnya — kamp pelatihan, turnamen, les, latihan — dan tambahkan komentar bila perlu.
4. Aktifkan Reservasi partisipatif, lalu klik Konfigurasi untuk membuka pengaturannya.
5. Bila perlu, pilih orang-orang yang langsung didaftarkan, lalu konfirmasikan.

Gunakan Pengulangan untuk mencakup seluruh sesi kamp pelatihan atau kelas mingguan dalam satu tindakan: setelah itu Anda memilih apakah satu partisipasi berlaku untuk satu sesi atau untuk seluruh rangkaian.

Di kalender, slot waktu kemudian menampilkan jumlah peserta dibandingkan kapasitasnya serta ajakan untuk ikut serta selama masih ada tempat. Satu klik akan membuka detail slot waktu, tempat daftar peserta dan tombol partisipasi berada.

Untuk mengubah pengaturan Anda di lain waktu, buka slot waktu lalu gunakan Konfigurasi pada blok Peserta.

Mengatur kapasitas dan cakupan sebuah partisipasi

Blok Peserta pada pengaturan memuat dua angka.

Maksimum menentukan jumlah tempat. Setelah jumlah itu tercapai, slot waktu menampilkan Penuh dan tombol partisipasi menghilang.

Minimum tidak menghalangi partisipasi mana pun: angka ini hanya berfungsi sebagai kuorum untuk pembatalan otomatis yang dijelaskan di bawah. Nilai minimalnya adalah 1. Agar sesi tetap berlangsung berapa pun jumlah pesertanya, jangan ubah kolom ini dan cukup biarkan Batalkan secara otomatis dalam keadaan nonaktif.

Cakupan sebuah partisipasi adalah pengaturan yang paling menentukan, dan yang harus Anda putuskan lebih dulu:

• Reservasi ini — orang ikut serta pada satu sesi. Ini pilihan tepat untuk latihan mingguan yang diikuti sesempatnya, atau untuk kegiatan sesekali.
• Semua pengulangan — orang ikut serta pada keseluruhan rangkaian. Satu kali partisipasi menempatkan orang tersebut pada semua sesi dalam rangkaian, dan satu kali pengunduran diri mengeluarkannya dari semua sesi. Ini pilihan tepat untuk kamp pelatihan lima hari atau siklus kelas yang berurutan. Sebuah rangkaian tetap terbuka selama masih ada satu sesi mendatang: jadi orang masih bisa bergabung dengan kamp pelatihan yang sudah berjalan.

Dengan Semua pengulangan, detail slot waktu menampilkan daftar tanggal rangkaian: setiap orang tahu persis apa yang diikutinya. Dengan Reservasi ini, hanya sesi yang terbuka yang ditampilkan.

Menentukan siapa yang boleh ikut serta

Tanpa pengaturan khusus, slot waktu terbuka bagi semua pengguna organisasi Anda.

Aktifkan Kriteria kelayakan untuk membatasinya, lalu pilih kriterianya. Kriteria ini mengikuti filter daftar pengguna Anda, dalam lima kelompok: profil, langganan, kategori usia, grup, dan peringkat, ditambah jenis kelamin.

Pengguna yang tidak memenuhi syarat tetap melihat tombolnya, tetapi saat mengklik ia akan diberi tahu bahwa profilnya tidak sesuai dengan kriteria slot waktu tersebut. Hal yang sama berlaku untuk penolakan lainnya: slot waktu penuh, partisipasi belum dibuka, produk tidak tersedia. Setiap kasus punya pesannya sendiri — tak seorang pun dibiarkan menatap tombol yang bisu.

Beberapa penggunaan umum: membatasi kamp pelatihan untuk satu kategori usia, membuka kelas grup hanya bagi pemegang langganan tertentu, atau membatasi turnamen internal untuk satu grup tim.

Menonaktifkan opsi ini akan menghapus kriteria yang dipilih: slot waktu kembali terbuka bagi semua orang.

Membuat partisipasi berbayar

Aktifkan Pembayaran & penagihan pada pengaturan slot waktu, lalu pilih cara peserta membayar: Produk untuk pembayaran online, atau Kredit pemesanan untuk memotong kredit dari akunnya, seperti pada sebuah reservasi (lihat bagian berikutnya).

Dengan Produk, pilih produk yang harus dibayar. Daftarnya menampilkan produk aktif dari katalog Anda yang bertipe kamp pelatihan, les, turnamen, dan kustom.

Peserta membayar secara online saat ia ikut serta. Tempatnya baru diamankan setelah pembayaran diterima: selama pesanan masih menunggu, slot waktu menampilkan « Finaliser le paiement » dan tempat tersebut tetap tersedia bagi orang lain.

Dua pengaturan menyesuaikan tarif tanpa mengubah katalog Anda:

• « Personnaliser le montant » menetapkan Harga satuan khusus untuk slot waktu ini. Tanpa itu, setiap orang membayar harga yang dihasilkan aturan tarif yang dikonfigurasi pada produk terpilih.
• Deskripsi yang diisi di sini tampil di bawah tombol partisipasi, untuk dibaca peserta.

Dari mode kios, slot waktu yang dibayar melalui produk menampilkan pesan yang mengajak membayar dari akun pribadi: pembayaran online tidak dilakukan di kios.

Membuat partisipasi berbayar dengan kredit reservasi

Pengguna Anda sudah membeli paket kredit untuk memesan lapangan? Mereka dapat membayar kelas grup, kamp pelatihan, atau turnamen dengan kredit yang sama. Tidak ada yang perlu Anda tagih, tidak ada pembayaran online: kredit dipotong dari akun mereka saat mereka ikut serta.

Memilih tarif

1. Pada pengaturan slot waktu, aktifkan Pembayaran & penagihan.
2. Klik tab Kredit pemesanan.
3. Pilih cara menghitung harga satu partisipasi, lalu simpan.

Ada dua tarif yang mungkin:

1. Berdasarkan langganan peserta: setiap orang membayar sebesar biaya yang akan dikenakan langganannya untuk memesan slot waktu ini. Ini cara paling sederhana bila kelas menggantikan reservasi biasa. Misalnya, untuk sesi berdurasi 2 jam:
   • Julie memiliki langganan yang menghitung 1 kredit per reservasi: ia membayar 1 kredit;
   • Marc memiliki langganan yang menghitung 1 kredit per jam: ia membayar 2 kredit.
2. Jumlah kredit: semua orang membayar jumlah kredit yang sama, yang Anda isi pada kolom yang muncul. Ini pilihan tepat untuk harga tunggal yang ditetapkan di awal.

Mengganti tarif saat sudah ada orang yang terdaftar hanya berlaku untuk partisipasi berikutnya: kredit yang sudah dipotong tidak berubah.

Menagih satu rangkaian dalam sekali bayar

Satu partisipasi hanya dipotong satu kali, bahkan ketika Cakupan sebuah partisipasi diatur ke Semua pengulangan.

Ambil contoh kamp pelatihan selama 5 pagi saat liburan:

• dengan Jumlah kredit sebesar 10, partisipasi pada kamp pelatihan itu berbiaya 10 kredit untuk 5 pagi;
• dengan Berdasarkan langganan peserta, biayanya hanya setara satu pagi saja.

Untuk sebuah rangkaian, kami menyarankan Anda menetapkan harga keseluruhan dengan Jumlah kredit.

Mengetahui siapa yang tidak membayar

Partisipasi bersifat gratis bagi pengguna yang langganannya tidak memotong kredit pada slot waktu tersebut, apa pun tarif yang dipilih:

• langganannya tidak menggunakan kredit reservasi;
• langganannya tidak memotong kredit pada kalender tersebut;
• langganannya menggratiskan reservasi pada hari yang sama, dan sesinya berlangsung hari ini.

Ia ikut serta seperti biasa, tanpa membayar apa pun. Dengan begitu, pemain yang langganannya tidak menggunakan kredit dapat bergabung pada kamp pelatihan yang sama dengan pelanggan yang membayar dengan kredit.

Apa yang dilihat peserta

Biayanya tampil langsung pada tombol Ikut serta, di dalam tanda kurung (2 kredit, misalnya). Saat diklik, sebuah konfirmasi mengingatkan jumlah yang akan dipotong, lalu peserta mengonfirmasi lewat Ya, saya ikut.

Jika kreditnya tidak cukup, partisipasi ditolak dengan pesan Jumlah kredit tidak mencukupi. Jika organisasi Anda menjual kredit secara online, tombol Beli kredit memungkinkannya mengisi ulang akunnya, lalu kembali untuk ikut serta.

Pengguna yang dikecualikan dari aturan langganan, seperti administrator, tetap didaftarkan dan dipotong kreditnya meskipun saldonya tidak mencukupi.

Mengembalikan kredit saat pengunduran diri

Peserta yang mengundurkan diri akan mendapatkan kreditnya kembali, seolah-olah ia membatalkan sebuah reservasi. Aturan langganannya yang membatasi pengembalian kredit juga berlaku: tidak ada pengembalian kredit sama sekali, atau tidak ada pengembalian kredit pada jam-jam menjelang sesi. Jendela konfirmasi memberitahunya apa yang akan dikembalikan.

Misalnya, dengan langganan yang tidak lagi mengembalikan kredit dalam 24 jam sebelum sebuah reservasi:

• Paul mengundurkan diri pada hari Rabu dari sesi hari Sabtu: kreditnya dikembalikan;
• ia mengundurkan diri pada Jumat malam: ia tidak mendapatkan apa pun.

Setelah sesi dimulai, atau setelah pagi pertama sebuah kamp pelatihan dimulai, pengunduran diri tidak lagi mengembalikan apa pun.

Mendaftarkan atau mengeluarkan peserta sendiri

Saat Anda menambahkan peserta, tersedia dua pilihan:

• Gratiskan partisipasi: orang tersebut didaftarkan tanpa membayar apa pun;
• Potong kredit: partisipasinya dipotong dari akunnya, seolah-olah ia ikut serta sendiri.

Pilihan yang sama muncul pada tab Label ketika Anda mendaftarkan orang saat membuat slot waktu.

Dengan Potong kredit, saldo setiap orang diperiksa. Jika satu orang saja kekurangan kredit, tidak ada seorang pun yang ditambahkan, dan pesannya memberi tahu siapa orangnya. Jika profil Anda memungkinkan pemesanan untuk pengguna lain tanpa opsi Aktifkan pembatasan, pemeriksaan ini tidak berlaku, sama seperti pada reservasi yang dibuat untuk seorang pengguna: orang tersebut tetap didaftarkan dan dipotong kreditnya, sekalipun saldonya menjadi negatif.

Untuk mengeluarkan peserta yang sudah dipotong kreditnya, Anda memilih mengembalikan kreditnya atau menahannya (Jangan kreditkan kembali). Pada daftar peserta, masing-masing menampilkan jumlah yang dipotong, atau badge Gratis.

Membatalkan sebuah sesi atau rangkaian

Membatalkan sebuah sesi akan mengembalikan kredit kepada peserta yang telah dipotong kreditnya untuk sesi itu.

Untuk partisipasi pada seluruh rangkaian, semuanya bergantung pada sisa kamp pelatihan:

• Anda membatalkan satu pagi, dan masih ada sesi lain yang akan datang: partisipasi tetap berlaku untuk sesi selanjutnya, pemotongan kredit dipertahankan;
• Anda membatalkan seluruh kamp pelatihan sebelum dimulai: setiap orang mendapatkan kreditnya kembali;
• kamp pelatihan sudah dimulai dan Anda membatalkan pagi-pagi terakhir: Anda diminta memilih antara Kreditkan ulang peserta dan Jangan kreditkan kembali.

Pembatalan otomatis karena kekurangan peserta mengikuti aturan yang sama. Pada kasus terakhir, kredit dikembalikan tanpa pertanyaan.

Memantau dan mengelola peserta

Blok Peserta pada detail slot waktu menampilkan daftar peserta dan sisa tempat yang tersedia. Anda selalu melihat daftar lengkapnya, bahkan jika Anda menyembunyikannya dari pengguna.

Tambahkan peserta memungkinkan Anda mendaftarkan beberapa orang sekaligus, dan Hapus untuk mengeluarkan seseorang. Kedua tindakan ini berlaku untuk seluruh cakupan yang ditetapkan di atas.

Pada slot waktu yang dibayar melalui produk, menambahkan seseorang membuat Anda memilih cara menangani jumlah tagihannya:

1. Gratiskan partisipasi — orang tersebut didaftarkan, tidak ada pesanan yang dibuat. Ini pilihan bawaan, yang dipakai untuk undangan dan kebijakan komersial.
2. Terima pembayaran sekarang — sebuah pesanan dibuat dan kasir langsung terbuka untuk menerima pembayarannya di tempat. Dengan beberapa peserta, pembayaran diproses satu per satu secara berurutan. Pilihan ini hanya ditawarkan jika profil Anda memiliki akses ke Administrasi›Dasbor›Penagihan›Faktur & transaksi.
3. Terima pembayaran nanti — sebuah pesanan dibuat dan surat pesanan dikirim lewat e-mail. Orang tersebut akan membayar nanti.

Pilihan yang sama ditawarkan ketika Anda mendaftarkan orang saat membuat slot waktu: pilihan ini muncul pada tab Label begitu Anda mencentang peserta pertama. Pada slot waktu yang dibayar dengan kredit, pilihannya adalah Gratiskan partisipasi dan Potong kredit, sebagaimana dijelaskan di atas.

Untuk setiap peserta, daftar tersebut menunjukkan status pembayarannya: Gratis jika partisipasinya digratiskan, atau pesanan terkait beserta cara untuk Proses Pembayaran atau mengirim ulang faktur lewat e-mail.

Tamu tidak diterima pada jenis slot waktu ini: setiap tempat harus sesuai dengan pengguna yang teridentifikasi.

Mengatur batas waktu partisipasi

Tiga tenggat waktu, semuanya opsional, semuanya dihitung terhadap waktu mulai slot waktu.

Tenggang waktu pembukaan menunda pembukaan partisipasi. Dengan 48 jam, slot waktu hari Senin pukul 10.00 membuka tempatnya pada Sabtu sebelumnya pukul 10.00. Inilah yang mencegah kamp pelatihan yang diumumkan tiga bulan sebelumnya langsung penuh pada hari pengumumannya.

Batasi pembatalan pendaftaran menutup pintu keluar setelah tenggat tertentu. Setelah itu, peserta tidak dapat lagi mengundurkan diri sendiri — Andalah yang melakukannya bila perlu. Tanpa pengaturan ini, ia dapat mengundurkan diri hingga slot waktu dimulai.

Batalkan secara otomatis membatalkan reservasi jika Minimum peserta tidak tercapai pada tenggat yang dipilih. Para peserta dan pembuat slot waktu diberi tahu lewat e-mail. Reservasi yang dibuat ketika tenggatnya sudah berjalan tidak pernah dibatalkan secara otomatis — jadi Anda dapat membuka slot waktu pada menit-menit terakhir tanpa risiko.

Pada slot waktu berbayar, pembatalan ini juga membatalkan pesanan yang masih menunggu pembayaran: tidak ada lagi yang dapat membayar sesi yang tidak akan berlangsung. Sebaliknya, partisipasi yang sudah dibayar tetap dipertahankan dan tidak dikembalikan dananya — Andalah yang harus menanganinya.

Menghitung partisipasi atau tidak

Secara bawaan, ikut serta pada sebuah slot waktu tidak memakai apa pun: tidak kuota reservasi bersamaan, tidak batas per periode, tidak pula slot waktu berurutan. Seorang pengguna dapat ikut serta pada kamp pelatihan tanpa kehilangan kesempatan memesan lapangan pada hari yang sama.

Hitung dalam kuota dan batasan membalik perilaku ini: setiap partisipasi lalu dihitung seperti reservasi biasa, dan orang yang sudah mencapai kuotanya tidak dapat lagi ikut serta.

Ketika Andalah yang mendaftarkan peserta, baik saat membuat slot waktu maupun lewat Tambahkan peserta, kuota dan batas mereka diperiksa dengan cara yang sama, dan pesannya menyebutkan nama orang yang bersangkutan. Jika profil Anda memungkinkan pemesanan untuk pengguna lain tanpa opsi Aktifkan pembatasan, Anda melewati pemeriksaan tersebut, sama seperti pada reservasi yang dibuat untuk seorang pengguna.

Aktifkan opsi ini bila partisipasi memang harus berbiaya bagi pengguna — misalnya kelas grup yang sudah termasuk dalam langganannya. Biarkan nonaktif untuk segala kegiatan yang menambah aktivitas biasa tanpa menggantikannya.

Memberi tahu lewat e-mail

Peserta selalu menerima konfirmasi saat ia ikut serta, dan sebuah e-mail jika slot waktu dibatalkan secara otomatis. Pengiriman ini tidak dapat dinonaktifkan.

Aktifkan notifikasi berkaitan dengan pembuat slot waktu: ia menerima peringatan setiap kali ada partisipasi, setiap kali ada pengunduran diri, dan ketika tempat terakhir terisi. Matikan opsi ini pada slot waktu yang sangat ramai jika Anda tidak ingin memantau setiap perubahan.

Preferensi notifikasi masing-masing orang tetap dihormati: pengguna yang mematikan notifikasinya tidak akan menerima apa pun.

Tampilkan daftar peserta menentukan apa yang dilihat pengguna. Saat aktif, setiap orang tahu siapa saja yang terdaftar. Saat nonaktif, hanya penghitung dan sisa tempat yang terlihat umum.

Menggunakan kembali sebuah konfigurasi

Mengatur belasan opsi pada setiap kamp pelatihan tentu melelahkan. Dua mekanisme menghindarkan hal itu.

Blok Template, di bagian atas pengaturan, menyatukan kedua tindakan tersebut. Simpan sebagai templat menyimpan pengaturan slot waktu dengan Nama model yang Anda isi. Begitu sebuah templat tersedia, daftar Pilih templat... muncul di atasnya: satu pemilihan akan menerapkan kembali pengaturannya pada slot waktu mana pun.

Sebuah slot waktu tetap terhubung dengan templat asalnya. Jika Anda mengubah pengaturannya kemudian, Anda akan ditanya sejauh mana perubahan itu berlaku: hanya reservasi ini, reservasi ini beserta pengulangannya, atau Di mana saja — artinya pada semua slot waktu yang memakai templat tersebut.

Menutup partisipasi

Menonaktifkan Reservasi partisipatif pada slot waktu yang sudah memiliki peserta terdaftar memang bisa dilakukan dan tidak merugikan mereka: para peserta tetap pada tempatnya, pesanan yang sudah diterbitkan tetap berlaku. Hanya partisipasi dan pengunduran diri yang berhenti, dan blok peserta menghilang dari sisi pengguna.

Mengembalikan dana sebuah partisipasi atau mengeluarkan seseorang setelahnya tetap menjadi tindakan Anda: penutupan partisipasi tidak menanganinya.