Reservasi partisipatif: membuka slot waktu untuk partisipasi

Buat reservasi slot waktu atas nama organisasi — kamp pelatihan, turnamen, pelajaran, kelas kelompok — dan biarkan pengguna Anda bergabung sendiri, dengan atau tanpa pembayaran online. Anda menetapkan kapasitas, kriteria akses, dan batas waktu, lalu memantau daftar peserta.

Menentukan siapa yang menyusun daftar peserta

Setiap reservasi yang memakai label dapat menerima peserta. Yang berbeda dari satu slot waktu ke slot waktu lain adalah siapa yang menyusun daftarnya — Anda, atau pengguna itu sendiri.

Anda menyusun daftarnya

Buat reservasi slot waktu dengan labelnya lalu tentukan pesertanya, tanpa mengaktifkan Reservasi partisipatif. Pengguna tidak dapat bergabung sendiri: daftar itu milik Anda.

Meski begitu, daftar ini tidak permanen. Buka kembali reservasi dari kalender kapan saja untuk menambah atau menghapus orang di tab Label, tempat peserta yang sudah terdaftar tampil dalam keadaan terpilih.

Cara ini cocok untuk latihan yang kelompoknya Anda tentukan, tim yang Anda susun untuk sebuah pertandingan, atau kelas yang daftar pesertanya sudah ditetapkan sebelumnya.

Pengguna bergabung sendiri

Aktifkan Reservasi partisipatif dan slot waktu pun terbuka: penghitung tempat tampil di kalender, dan setiap orang mengambil tempatnya dari akunnya sendiri.

Cara ini cocok untuk kamp pelatihan liburan, turnamen internal, atau kegiatan yang terbuka bagi siapa saja.

Setelah opsi ini aktif, pengelolaan daftar berpindah dari formulir reservasi ke detail slot waktu, tempat Anda menemukan Tambahkan peserta dan Hapus.

Beralih dari satu mode ke mode lain

Kedua mode ini tidak saling mengunci, dan pilihannya tidak pernah bersifat final. Anda dapat menyusun daftar lebih dulu, lalu mengaktifkan Reservasi partisipatif kemudian untuk membuka tempat yang masih tersisa: orang-orang yang sudah Anda tentukan tetap terdaftar di sana.

Sebaliknya juga bisa — lihat bagian penutupan partisipasi di akhir halaman.

Membuka slot waktu untuk partisipasi

1. Di kalender, klik slot waktu yang ingin Anda pesan.
2. Buka tab Label pada formulir reservasi.
3. Pilih labelnya — kamp pelatihan, turnamen, pelajaran, latihan — dan tambahkan komentar bila Anda mau.
4. Aktifkan Reservasi partisipatif, lalu klik Konfigurasi untuk membuka pengaturannya.
5. Bila perlu, pilih orang-orang yang langsung didaftarkan, lalu konfirmasi.

Gunakan Pengulangan untuk mencakup semua sesi kamp pelatihan atau kelas mingguan dalam satu kali tindakan: setelah itu Anda memilih apakah satu partisipasi berlaku untuk satu sesi atau untuk seluruh rangkaian.

Di kalender, slot waktu kemudian menampilkan jumlah peserta dibanding kapasitasnya serta ajakan untuk bergabung selama tempat masih tersedia. Satu klik membawa Anda ke detail slot waktu, tempat daftar peserta dan tombol partisipasi berada.

Untuk kembali mengubah pengaturan nanti, buka slot waktu tersebut dan gunakan Konfigurasi di blok Peserta.

Mengatur kapasitas dan cakupan sebuah partisipasi

Blok Peserta pada pengaturan memuat dua angka.

Maksimum menetapkan jumlah tempat. Begitu angka ini tercapai, slot waktu menampilkan Penuh dan tombol partisipasi hilang.

Minimum tidak menghalangi partisipasi mana pun: angka ini hanya berfungsi sebagai kuorum bagi pembatalan otomatis yang dijelaskan di bawah. Nilainya minimal 1. Agar sesi tetap berlangsung berapa pun jumlah pesertanya, jangan ubah kolom ini dan cukup biarkan Batalkan secara otomatis tidak aktif.

Cakupan sebuah partisipasi adalah pengaturan yang paling menentukan, dan yang harus Anda putuskan lebih dulu:

• Reservasi ini — peserta bergabung pada satu sesi. Pilihan ini tepat untuk latihan mingguan yang dihadiri sesuai kesempatan, atau untuk kegiatan sekali jalan.
• Semua pengulangan — peserta bergabung pada seluruh rangkaian. Satu kali partisipasi menempatkan orang tersebut pada semua sesi dalam rangkaian, dan satu kali penarikan diri mengeluarkannya dari semua sesi. Pilihan ini tepat untuk kamp pelatihan lima hari atau siklus kelas yang berurutan. Sebuah rangkaian tetap terbuka selama masih ada sesi yang akan datang: jadi seseorang masih bisa bergabung dengan kamp pelatihan yang sudah berjalan.

Dengan Semua pengulangan, detail slot waktu mencantumkan tanggal-tanggal rangkaian: setiap orang tahu dengan pasti apa yang ia ikuti. Dengan Reservasi ini, hanya sesi yang terbuka yang ditampilkan.

Menentukan siapa yang boleh bergabung

Tanpa pengaturan khusus, slot waktu terbuka bagi semua pengguna organisasi Anda.

Aktifkan Kriteria kelayakan untuk membatasi keterbukaan ini, lalu pilih kriterianya. Kriteria tersebut mengikuti filter daftar pengguna Anda, dalam lima kelompok: profil, langganan, kategori usia, grup, dan peringkat, ditambah jenis kelamin.

Pengguna yang tidak memenuhi kriteria tetap melihat tombolnya, tetapi saat mengekliknya ia diberi tahu bahwa profilnya tidak sesuai dengan kriteria slot waktu ini. Hal yang sama berlaku untuk penolakan lain: slot waktu penuh, partisipasi belum dibuka, produk tidak tersedia. Setiap kasus punya pesannya sendiri — tidak ada yang dibiarkan di depan tombol yang bungkam.

Beberapa penggunaan umum: menyediakan kamp pelatihan hanya untuk satu kategori usia, membuka kelas kelompok hanya bagi pemegang langganan tertentu, membatasi turnamen internal pada satu grup tim.

Menonaktifkan opsi ini menghapus kriteria yang dipilih: slot waktu kembali terbuka bagi semua orang.

Menarik biaya untuk partisipasi

Aktifkan Pembayaran & penagihan pada pengaturan slot waktu, lalu pilih produk yang harus dibayar. Daftarnya menampilkan produk aktif dari katalog Anda yang bertipe kamp pelatihan, pelajaran, dan turnamen.

Peserta membayar secara online pada saat ia bergabung. Tempatnya baru diamankan setelah pembayaran diterima: selama pesanan masih berstatus menunggu, slot waktu menampilkan « Selesaikan pembayaran » dan tempat itu tetap tersedia untuk orang lain.

Dua pengaturan menyesuaikan tarif tanpa mengubah katalog Anda:

• « Sesuaikan jumlah » menetapkan Harga satuan khusus untuk slot waktu ini. Tanpa itu, setiap orang membayar harga yang dihasilkan oleh aturan tarif yang dikonfigurasi pada produk yang dipilih.
• Deskripsi yang diisi di sini ditampilkan di bawah tombol partisipasi, untuk dibaca peserta.

Opsi ini hanya muncul jika organisasi Anda menggunakan penagihan online. Dari terminal mode kios, slot waktu berbayar menampilkan pesan yang mengarahkan pengguna untuk membayar dari akunnya sendiri: pembayaran online tidak dilakukan di terminal mode kios.

Memantau dan mengelola peserta

Blok Peserta pada detail slot waktu mencantumkan peserta yang terdaftar dan menunjukkan sisa tempat. Di sini Anda selalu melihat daftar lengkapnya, meskipun Anda menyembunyikannya dari pengguna.

Tambahkan peserta memungkinkan Anda menambahkan beberapa peserta sekaligus, Hapus untuk mengeluarkan seseorang. Kedua tindakan ini berlaku untuk seluruh cakupan yang ditetapkan di atas.

Pada slot waktu berbayar, menambahkan seseorang membuat Anda memilih cara menangani jumlah yang harus dibayar:

1. Gratiskan partisipasi — orang tersebut terdaftar, tidak ada pesanan yang dibuat. Ini pilihan bawaan, untuk undangan dan bentuk apresiasi dari klub.
2. Terima pembayaran sekarang — sebuah pesanan dibuat dan mesin kasir langsung terbuka untuk menerima pembayaran di tempat. Jika ada beberapa peserta, penerimaan pembayaran berlangsung satu demi satu. Pilihan ini hanya ditawarkan jika profil Anda memberi akses ke Administrasi›Dasbor›Penagihan›Faktur & transaksi.
3. Terima pembayaran nanti — sebuah pesanan dibuat dan surat pesanan dikirim melalui e-mail. Orang tersebut akan membayar nanti.

Pilihan yang sama ditawarkan ketika Anda mendaftarkan orang pada saat membuat slot waktu: pilihan itu muncul di tab Label begitu Anda mencentang peserta pertama.

Untuk setiap peserta, daftar menunjukkan status pembayarannya: Gratis jika partisipasinya digratiskan oleh klub, atau pesanan terkait beserta sarana untuk Proses Pembayaran atau mengirim ulang faktur melalui e-mail.

Tamu tidak diterima pada jenis slot waktu ini: setiap tempat harus diisi oleh pengguna yang teridentifikasi.

Mengatur batas waktu partisipasi

Tiga batas waktu, semuanya opsional, semuanya dihitung dari waktu mulai slot waktu.

Tenggang waktu pembukaan menunda pembukaan partisipasi. Dengan 48 jam, slot waktu hari Senin pukul 10.00 membuka tempatnya pada Sabtu sebelumnya pukul 10.00. Inilah yang mencegah kamp pelatihan yang dipublikasikan tiga bulan sebelumnya langsung penuh pada hari publikasinya.

Batasi pembatalan pendaftaran menutup pintu keluar setelah batas waktu tertentu. Setelah itu, peserta tidak dapat lagi menarik diri sendiri — Anda yang harus melakukannya bila perlu. Tanpa pengaturan ini, ia dapat menarik diri dari slot waktu sampai slot waktu tersebut dimulai.

Batalkan secara otomatis membatalkan reservasi jika Minimum peserta tidak tercapai pada batas waktu yang dipilih. Para peserta dan pembuat slot waktu diberi tahu melalui e-mail. Reservasi yang dibuat ketika batas waktunya sudah terlewati tidak pernah dibatalkan secara otomatis — jadi Anda dapat membuka slot waktu di saat-saat terakhir tanpa risiko.

Pada slot waktu berbayar, pembatalan ini juga membatalkan pesanan yang masih menunggu pembayaran: tidak ada lagi yang dapat membayar sesi yang tidak akan berlangsung. Sebaliknya, partisipasi yang pembayarannya sudah diterima tetap dipertahankan dan tidak dikembalikan — Anda sendiri yang harus menanganinya.

Memperhitungkan partisipasi atau tidak

Secara bawaan, bergabung pada sebuah slot waktu tidak mengurangi apa pun: baik kuota reservasi bersamaan, batas per periode, maupun slot waktu berurutan. Pengguna dapat bergabung dengan kamp pelatihan tanpa kehilangan kemungkinan memesan lapangan pada hari yang sama.

Hitung dalam kuota dan batasan membalik perilaku ini: setiap partisipasi kemudian dihitung seperti reservasi biasa, dan orang yang sudah mencapai kuotanya tidak dapat lagi bergabung.

Aktifkan opsi ini ketika partisipasi memang harus punya konsekuensi bagi pengguna — misalnya kelas kelompok yang sudah termasuk dalam langganannya. Biarkan tidak aktif untuk segala hal yang menambah aktivitas biasa tanpa menggantikannya.

Memberi tahu melalui e-mail

Peserta selalu menerima konfirmasi saat bergabung, dan sebuah e-mail jika slot waktu dibatalkan secara otomatis. Pengiriman ini tidak dapat dinonaktifkan.

Aktifkan notifikasi berkaitan dengan pembuat slot waktu: ia menerima peringatan pada setiap partisipasi, setiap penarikan diri, dan ketika tempat terakhir terisi. Matikan opsi ini pada slot waktu yang sangat ramai jika Anda tidak ingin memantau setiap pergerakan.

Preferensi notifikasi masing-masing orang tetap dihormati: pengguna yang mematikan notifikasinya tidak akan menerima apa pun.

Tampilkan daftar peserta menentukan apa yang dilihat pengguna. Jika aktif, semua orang tahu siapa saja yang terdaftar. Jika tidak aktif, hanya penghitung dan sisa tempat yang terlihat publik.

Menggunakan kembali sebuah konfigurasi

Mengatur sekitar sepuluh opsi setiap kali membuat kamp pelatihan tentu melelahkan. Dua mekanisme menghindarkan Anda dari hal itu.

Blok Template, di bagian atas pengaturan, menyatukan kedua tindakan tersebut. Simpan sebagai templat menyimpan pengaturan slot waktu dengan Nama model yang Anda isi. Begitu sebuah templat tersedia, daftar Pilih templat... muncul di atasnya: satu pilihan saja menerapkan pengaturan tersebut pada slot waktu lain mana pun.

Sebuah slot waktu tetap terhubung dengan templat asalnya. Jika Anda mengubah pengaturannya nanti, Anda akan ditanya seberapa jauh perubahan itu berlaku: hanya reservasi ini, reservasi ini beserta pengulangannya, atau Di mana saja — yaitu pada semua slot waktu yang memakai templat tersebut.

Menutup partisipasi

Menonaktifkan Reservasi partisipatif pada slot waktu yang sudah punya peserta memang bisa dilakukan dan tidak berisiko bagi mereka: para peserta tetap terdaftar, pesanan yang sudah diterbitkan tetap berlaku. Hanya partisipasi dan penarikan diri yang dihentikan, dan blok peserta hilang dari sisi pengguna.

Mengembalikan dana sebuah partisipasi atau mengeluarkan seseorang setelah itu tetap menjadi tindakan Anda: penutupan partisipasi tidak melakukannya untuk Anda.