Mengimpor dan mengekspor pengguna

Bangun atau perbarui basis data Anda dalam beberapa menit: entri kilat, impor berkas Excel/CSV dengan pemetaan kolom, ekspor yang dapat disesuaikan, serta sinkronisasi ADOC untuk organisasi di Prancis.

Menambahkan beberapa pengguna secara cepat

1. Buka Administrasi›Pengguna›Impor / ekspor›Pembuatan cepat.
2. Isi satu baris untuk setiap pengguna: nama keluarga, nama depan, e-mail, telepon. Klik Tambahkan baris bila perlu.
3. Aktifkan Kirim kredensial melalui e-mail untuk mengirimkan nama pengguna dan kata sandi secara otomatis.
4. Klik Simpan.

Nama pengguna dibuat sesuai pengaturan kata sandi bawaan Anda. Profil dan Subscription yang diberikan adalah yang ditetapkan sebagai bawaan di pengaturan lanjutan — periksa dulu sebelum entri pertama Anda, karena akan berlaku untuk semua akun yang dibuat setelahnya.

Mengimpor berkas Excel atau CSV

Impor berlangsung dalam lima tahap, dan Anda dapat kembali ke setiap layar:

1. Letakkan berkas Anda (.xls, .xlsx atau .csv) di Administrasi›Pengguna›Impor / ekspor›Impor file.
2. Analisis file Anda: pastikan tanda aksen dan tanggal terbaca dengan benar. Inilah saatnya memperbaiki berkas dengan pengodean yang salah, sebelum kesalahannya menyebar.
3. Konfigurasi kolom: kaitkan setiap kolom dengan sebuah kolom data (Subscription, grup, Licence, Credit, kolom khusus...). Pendeteksian dilakukan otomatis dari baris pertama; hapus centang pada kolom yang tidak Anda perlukan. Hanya nama keluarga dan nama depan yang wajib diisi.
4. Pratinjau: peringatan tidak menghalangi impor, sel yang bersangkutan akan memakai nilai bawaan.
5. Jalankan impor, lalu periksa laporan baris per baris: Ditambahkan, Diperbarui atau Kesalahan, disertai keterangan Kredensial dikirim bila ada. Unduh laporan menyimpan salinannya.

Memahami cara impor menghindari duplikat

Setiap baris dicocokkan dengan basis data Anda dalam urutan berikut: berdasarkan nama pengguna bila berkas Anda memuat kolom tersebut, jika tidak berdasarkan nama keluarga dan nama depan. Bila ditemukan kecocokan, data akan diperbarui; jika tidak, akun baru akan dibuat.

Impor tidak dapat mengubah Record yang tidak diizinkan dikelola oleh profil Anda: baris tersebut akan muncul sebagai kesalahan dalam laporan dan tidak diterapkan.

Mengekspor basis data Anda

1. Buka Administrasi›Pengguna›Impor / ekspor›Ekspor file.
2. Pilih dan atur urutan kolom yang akan diekspor.
3. Bila perlu, batasi kelompok yang diekspor dengan Filter: Subscription, profil, grup, status.
4. Klik Pratinjau, lalu klik Ekspor (.xls) untuk mengunduh berkasnya.

Dengan Buat model, simpan konfigurasi kolom Anda agar dapat digunakan kembali dengan satu klik pada ekspor berikutnya.

Menyinkronkan dengan ADOC (FFT)

Organisasi di Prancis yang berafiliasi dengan FFT dapat menyinkronkan pemegang Licence mereka dari Administrasi›Pengguna›Impor / ekspor›Sinkronisasi ADOC (FFT), dengan dua cara:

• Koneksi langsung: masukkan nomor afiliasi dan kredensial ADOC Anda, lalu klik Masuk.
• Unggah berkas: letakkan berkas export.xls yang diunduh dari ADOC.

Selanjutnya, kaitkan Plan ADOC dengan Subscription Anda, pilih para pemegang Licence lalu klik Sinkronkan. Tombol Unduh laporan merinci penambahan dan pembaruan yang telah dilakukan.

Pemetaan antara Plan ADOC dan Subscription adalah bagian yang perlu Anda cermati: inilah yang menentukan Booking rules bagi pemegang Licence yang diimpor. Buatlah Subscription Anda sebelum sinkronisasi pertama.

Mengotomatiskan pertukaran data

Impor dan ekspor memenuhi kebutuhan sesekali, secara manual. Jika organisasi Anda perlu menyinkronkan basis datanya secara terus-menerus dengan perangkat lunak lain, API menyediakan data yang sama secara terprogram — dan juga memungkinkan pembuatan serta pengubahan akun.