Menerima laporan aktivitas melalui e-mail

Terimalah secara otomatis ringkasan kehidupan organisasi Anda: jumlah anggota, langganan, pendaftaran, reservasi, login, dan e-mail, lengkap dengan perubahannya dibandingkan periode sebelumnya.

Mengaktifkan laporan

1. Masuklah ke Administrasi›Pengaturan›Laporan aktivitas.
2. Aktifkan Aktifkan laporan aktivitas melalui email.
3. Pada Alamat email, masukkan hingga 4 penerima, satu alamat per baris.
4. Klik Simpan.

Penerima tidak perlu memiliki akun pengelola maupun hak akses khusus: laporan langsung masuk ke kotak surat mereka. Inilah cara paling sederhana untuk memberi informasi kepada ketua atau bendahara yang tidak pernah masuk ke aplikasi.

Memilih frekuensi

Tersedia tiga laporan yang dapat diaktifkan secara terpisah maupun bersamaan:

• Laporan harian: setiap pagi, aktivitas hari sebelumnya.
• Laporan mingguan: setiap Senin pagi, sepekan yang baru berlalu.
• Laporan bulanan: setiap tanggal 1, bulan yang baru berlalu.

Masing-masing menjawab kebutuhan yang berbeda. Laporan harian berguna untuk petugas jaga: laporan ini menunjukkan apa yang harus ditangani hari ini. Laporan bulanan dapat diteruskan apa adanya ke pengurus, tanpa perlu diformat ulang. Laporan mingguan berada di antara keduanya dan cocok bagi pengurus sukarela yang datang ke lokasi sekali seminggu.

Memahami isi laporan

Laporan dibuka dengan hal-hal pokok, lalu menguraikan setiap bidang. Setiap angka dibandingkan dengan periode acuan: hari sebelumnya untuk laporan harian, pekan sebelumnya untuk laporan mingguan, dan bulan yang sama pada tahun sebelumnya untuk laporan bulanan, agar awal musim pada bulan September tidak dibandingkan dengan masa libur bulan Agustus.

Ringkasan dan angka-angka utama

Laporan diawali dengan satu kalimat ringkasan dan maksimal tiga sorotan: rekor dalam delapan periode terakhir, kenaikan atau penurunan yang mencolok.

Berikutnya hingga empat angka utama: jumlah uang yang diterima, reservasi yang slot waktunya jatuh dalam periode tersebut, tingkat keterisian, dan jumlah pengguna yang login. Masing-masing menampilkan perubahannya, angka periode pembanding dalam warna abu-abu, serta grafik mini delapan periode terakhir.

Hal yang perlu ditangani dan pekan mendatang

Sebuah kotak menghimpun hal-hal yang perlu ditangani pada hari pengiriman: angsuran pembayaran yang terlambat beserta jumlah yang perlu ditagih, pesanan yang belum dibayar lebih dari 7 hari (di luar penawaran harga dan pembayaran cicilan), pendaftaran daring yang menunggu persetujuan, produk dengan stok menipis, serta langganan yang jatuh tempo dalam 30 hari. Setiap baris membuka layar yang bersangkutan.

Bagian berikutnya mencakup 7 hari ke depan, atau hari yang baru dimulai pada laporan harian: reservasi yang sudah terjadwal, perkiraan keterisian, kelas dan kamp pelatihan beserta pesertanya dan sisa tempatnya, penutupan lapangan, serta hari dengan reservasi paling sedikit.

Penagihan dan penerimaan pembayaran

Bagian ini memuat jumlah uang yang diterima setelah dikurangi pengembalian dana, pembayaran yang masuk, faktur yang diterbitkan, nilai belanja rata-rata, pembayaran daring yang ditolak, rincian per metode pembayaran, dan produk terlaris. Jumlahnya dihitung dengan cara yang sama seperti statistik penagihan, mencakup seluruh akun penagihan, tanpa menyebutkan nama pelanggan mana pun.

Bagian ini hanya muncul jika organisasi Anda menerima pembayaran, menerbitkan faktur, melakukan pengembalian dana, atau mengalami pembayaran yang ditolak pada salah satu dari kedua periode tersebut.

Reservasi

Bagian ini menampilkan reservasi per hari (per pekan pada laporan bulanan), reservasi yang dibuat selama periode tersebut menurut jenisnya, jam bermain, serta pembatalan, termasuk pembatalan yang dilakukan kurang dari 24 jam sebelum slot waktunya. Sebuah peta panas menyilangkan hari dan jam, lalu menyusul tingkat keterisian per kalender dan pemain paling aktif.

Laporan harian, yang hanya mencakup satu hari, tidak menampilkan grafik reservasi maupun peta panas.

Pengguna, pencatatan kehadiran, pendaftaran, dan e-mail

• Pengguna dan langganan: pengguna baru, langganan yang jatuh tempo selama periode tersebut atau dalam 30 hari ke depan, pelanggan tanpa reservasi selama 30 hari, akun yang ditangguhkan, dipindahkan ke tempat sampah atau dihapus, login, serta jumlah anggota keseluruhan. Ulang tahun dalam 7 hari ke depan, atau ulang tahun hari itu pada laporan harian, akan ditambahkan jika Anda mengaktifkan opsinya.
• Pencatatan kehadiran di kios: slot waktu yang tercatat dan tidak tercatat, pembatalan otomatis, serta pengguna yang dikenai sanksi.
• Pendaftaran daring: permintaan yang diterima dan ditolak selama periode tersebut, serta permintaan yang menunggu persetujuan Anda.
• E-mail: pesan terkirim, tingkat pembukaan, kegagalan, dan alamat yang perlu diperbaiki pada data pengguna.

Pencatatan kehadiran dan pendaftaran daring hanya muncul jika fungsinya aktif di organisasi Anda: pendaftaran daring harus dibuka pada setidaknya satu langganan, dan pencatatan kehadiran harus diaktifkan pada kios.

Hal yang tidak ditampilkan

Angka nol pada kedua periode tidak ditampilkan dan bagian yang kosong akan hilang: laporan organisasi kecil pun tetap ringkas. Jika tidak ada yang dapat ditampilkan, tidak ada e-mail yang dikirim untuk periode tersebut. Pada pengaturan laporan, Anda juga dapat menghapus bagian-bagian yang tidak Anda perlukan.

Menggunakan laporan sebagai daftar kerja

Inilah yang membedakan laporan ini dari sekadar tabel angka: beberapa bagian menyebutkan nama. Anda tidak hanya membaca «12 langganan akan segera berakhir», Anda memperoleh daftar kedua belas orang tersebut.

Dari sini lahir tiga kegunaan yang wajar:

• Daftar langganan yang jatuh tempo dalam 30 hari adalah daftar penagihan Anda. Daftar ini datang dengan sendirinya setiap bulan, tanpa perlu menyusun filter.
• Daftar pendaftaran yang menunggu mengingatkan Anda pada permintaan yang belum ditangani siapa pun — kasus khas pada organisasi yang dikelola beberapa orang tanpa pembagian tugas yang jelas.
• Penghitung e-mail yang gagal menandakan basis alamat yang mulai memburuk, jauh sebelum ada anggota yang mengeluh tidak menerima apa pun.