Faktur & transaksi

Pantau semua dokumen penjualan organisasi Anda — penawaran, pesanan, dan faktur — terima pembayaran, lakukan pengembalian dana, dan ekspor penjualan Anda untuk keperluan akuntansi. Buka menu Administrasi›Dasbor›Penagihan›Faktur & transaksi.

Membedakan tiga jenis dokumen

Sebuah penjualan tidak selalu berbentuk sama, tergantung tahap yang sedang Anda hadapi, dan jenisnya dipilih saat dokumen dibuat.

• Penawaran adalah proposal berisi harga, yang dikirim kepada pengguna untuk disetujui — misalnya kamp latihan untuk rombongan sekolah, atau penyewaan lapangan untuk sebuah perusahaan.
• Pesanan adalah penjualan yang sudah disepakati, tetapi masih menunggu pelunasan. Dokumen inilah yang menampung pembayaran.
• Faktur adalah dokumen bernomor, yang diterbitkan begitu sebuah pembayaran diterima.

Dokumen keempat, yaitu Pesanan Pembelian, cocok untuk instansi pemerintah daerah dan komite karyawan yang mensyaratkan adanya dokumen resmi sebelum mengeluarkan biaya.

Apa yang terjadi pada penawaran yang disetujui

Penawaran bukanlah jalan buntu: ketika dikirim melalui e-mail, dokumen ini memuat tautan yang memungkinkan pengguna menyetujuinya sendiri, tanpa akun dan tanpa perlu masuk. Tautan tersebut berlaku selama 14 hari.

Melihat penawaran — baik halaman maupun PDF-nya — tidak berarti menyetujuinya. Persetujuan terjadi pada saat pengguna memilih metode pembayaran, dan pilihan itulah yang menentukan kelanjutannya:

• dengan pembayaran tertunda (transfer bank, cek, atau di tempat), penawaran berubah menjadi Pesanan yang menunggu pembayaran; dokumen ini akan berubah menjadi faktur ketika Anda menerima pembayarannya;
• dengan pembayaran online, pelunasan terjadi seketika: dokumen langsung berubah menjadi Faktur yang bernomor.

Dengan kata lain, penawaran yang telah disetujui dipantau persis seperti sebuah pesanan — Anda menemukannya di tab yang sesuai dengan jenis barunya.

Menemukan sebuah penjualan

1. Buka Administrasi›Dasbor›Penagihan›Faktur & transaksi.
2. Tab di bagian atas menyaring menurut jenis (Penawaran, Pesanan, Faktur) dan menurut status (Tertunda, Dibayar, Dibatalkan, Dikembalikan).
3. Panel Filter kemudian mempersempit pencarian, dan kriterianya dapat digabungkan.

Tersedia enam filter, tiga di antaranya sering terlupakan padahal justru menjawab pertanyaan yang paling sering muncul:

• Berdasarkan pengguna: seluruh riwayat pembelian seorang anggota, saat ia menyanggah sebuah pemotongan dana.
• Berdasarkan manajer: penjualan yang dicatat oleh seorang anggota tim — berguna untuk memeriksa satu hari jaga.
• Per akun penagihan: sangat penting begitu organisasi Anda menerbitkan faktur dari beberapa entitas.
• Berdasarkan langganan, Berdasarkan kategori produk, dan Berdasarkan status melengkapi penyortiran.

Terakhir, pemilih Periode membatasi tampilan — dan pemilih ini juga menentukan hasil ekspor, yang mengambil persis apa yang Anda lihat di layar.

Mencari berdasarkan orang, bukan hanya nomor

Kolom pencarian tidak terbatas pada nomor referensi dokumen. Kolom ini menelusuri secara bersamaan:

• nomor pesanan dan nomor faktur;
• identitas pengguna: nama, nama depan, ID masuk, alamat e-mail, dan nomor lisensi;
• data kontak yang dicatat pada penjualan itu sendiri — nama, nama depan, nama perusahaan, dan e-mail pada alamat penagihan.

Poin terakhir ini penting untuk penjualan konter: pembeli tidak memiliki akun, daftar menampilkannya sebagai pelanggan non-anggota, dan hanya pencarian pada alamat penagihan yang memungkinkan Anda menemukan penjualannya. Cukup ketik « Dupont » atau alamat e-mailnya.

Membuat pesanan atau penawaran

1. Klik Baru.
2. Jendela Pilih pengguna terbuka: tentukan orang yang dituju oleh penjualan ini. Inilah keputusan pertama, karena hal ini menentukan alamat penagihan dan langganan yang memenuhi syarat.
3. Selanjutnya pilih jenis dokumen, Penawaran atau Pesanan.
4. Tambahkan baris dengan Tambahkan produk.
5. Periksa Alamat Penagihan: tanpa tindakan dari Anda, alamat bawaan pengguna yang akan digunakan.
6. Klik Simpan.

Setiap baris berasal dari katalog atau dari pengisian bebas. Pengisian bebas (kotak khusus) digunakan untuk penjualan yang bersifat luar biasa — misalnya penyenaran raket atau iuran biaya — dan kotak centang Simpan di katalog menghindarkan Anda dari mengetiknya lagi lain kali, jika item tersebut memang akan muncul kembali.

Sebuah pesanan tetap dapat diubah selama belum ada pembayaran yang diterima. Setelah pembayaran pertama, pesanan terkunci: inilah yang menjamin bahwa dokumen yang sudah dibayar tidak berubah di belakang pelanggan.

Menerapkan diskon

Ada dua mekanisme yang berdampingan, dan keduanya tidak berfungsi untuk hal yang sama. Buka bagian Kode promosi & diskon untuk mengakses pengaturannya.

• Kode promo mengambil operasi komersial yang sudah ditentukan sebelumnya: klik Pilih kode promo, lalu kode tersebut menerapkan aturan penargetan dan batas atasnya sendiri.
• Diskon manual adalah tindakan sesaat, yang diputuskan kasus per kasus: persentase atau jumlah yang Anda isi bebas, diterapkan pada total termasuk pajak.

Menerima pembayaran

1. Buka pesanan, lalu klik Pembayaran.
2. Isi jumlahnya: saldo penuh ditawarkan, tetapi jumlah sebagian juga diterima.
3. Pilih metodenya: Kartu Kredit di Tempat, Tunai, Transfer, atau Cek.
4. Simpan.

Jika sebuah terminal pembayaran telah dikonfigurasi pada akun penagihan, penerimaan pembayaran dapat langsung dikirim ke terminal pembayaran alih-alih diisi secara manual.

Setiap penerimaan pembayaran muncul di bagian Transaksi pada pesanan, lengkap dengan statusnya: Dikonfirmasi, Tertunda, Kegagalan, atau Ditolak. Tombol Tampilkan detail membuka rincian transaksi: metode pembayaran, gerbang pembayaran, tanggal, catatan, serta nomor referensi penyedia layanan bila ada.

Selama sebuah pembayaran masih Tertunda, pembayaran tersebut dapat diubah — Ubah transaksi ini untuk memperbaiki isian, Batalkan transaksi ini untuk membatalkannya — dan pesanan langsung menghitung ulang Sisa untuk dibayar miliknya. Sebaliknya, pembayaran Dikonfirmasi tidak dapat diubah lagi: pembayaran itu telah menghasilkan dokumen akuntansi, karena faktur diterbitkan sejak penerimaan pembayaran pertama. Oleh karena itu, kesalahan pada pembayaran yang telah dikonfirmasi diperbaiki melalui pengembalian dana, baik seluruhnya maupun sebagian, yang meninggalkan jejak operasi tersebut.

Membagi pelunasan

Tombol Jadwal membagi sisa yang harus dibayar ke dalam beberapa cicilan bertanggal. Pada setiap penerimaan pembayaran berikutnya, jumlah cicilan berikutnya ditawarkan kepada Anda secara otomatis.

Mengembalikan dana sebuah penjualan

1. Buka pesanan yang telah dibayar, lalu klik Refund.
2. Isi jumlahnya: pengembalian dana penuh ditawarkan, tetapi pengembalian sebagian tetap dimungkinkan.
3. Jika beberapa pembayaran telah diterima, pilih apakah pengembalian dana dibebankan pada seluruh pesanan atau pada satu pembayaran tertentu.

Pembayaran online langsung dikembalikan melalui gerbang pembayaran yang menerimanya: Anda tidak perlu melakukan transfer bank.

Mengenai status, perbedaannya penting bagi akuntansi Anda: pengembalian dana sebagian membuat pesanan tetap berstatus Dibayar dan menampilkan Bersih diterima, sedangkan pengembalian dana penuh mengubahnya menjadi Dikembalikan. Sebagai contoh, pendaftaran senilai 200 € yang dikembalikan sebesar 50 € tetap merupakan penjualan yang telah dibayar, dengan penerimaan bersih sebesar 150 €.

Hal ini juga menentukan nasib item yang diberikan. Pengembalian dana penuh menariknya kembali — kredit dikembalikan, langganan dicabut. Pengembalian dana sebagian membiarkannya tetap ada: pengguna menyimpan apa yang telah diterimanya, hanya jumlah yang diterima yang berkurang.

Mengembalikan dana dari gerbang pembayaran, bukan dari sini

Untuk pembayaran online, Anda juga dapat memulai pengembalian dana dari back-office gerbang pembayaran. Gerbang pembayaran memberi tahu kami secara otomatis, dan pesanan diperbarui seolah-olah Anda melakukannya melalui OpenResa: status, nota kredit, dan item yang diberikan.

Kedua jalur menghasilkan hasil yang sama. Pilih yang paling nyaman bagi Anda — tetapi hanya salah satunya.

Ketika gerbang pembayaran tidak merespons

Pengembalian dana yang dimulai dari OpenResa berlangsung dalam dua tahap yang saling terpisah, dan tahap kedua bisa gagal meskipun tahap pertama berhasil: pesanan menjadi berstatus telah dikembalikan, tetapi uangnya tetap tertahan di gerbang pembayaran.

Sebuah pesan akan memberitahukan hal ini secara jelas dan mengajak Anda menyelesaikan operasi tersebut dari back-office gerbang pembayaran. Inilah satu-satunya kasus di mana Anda perlu bertindak di kedua sisi.

Mengirim dan mengunduh dokumen

Satu tombol khusus mengumpulkan semua hal yang berkaitan dengan dokumen penjualan. Tombol ini memakai nama dokumen yang sedang terbuka, sehingga sekaligus menunjukkan tahap penjualan tersebut: Penawaran, Pesanan Pembelian, atau Faktur setelah sebuah pembayaran diterima. Begitu sebuah pengembalian dana menghasilkan nota kredit, namanya menjadi bentuk jamak — Dokumen — karena penjualan itu tidak lagi termuat dalam satu dokumen saja.

Menunya menampilkan dokumen berdasarkan nomor referensinya, yaitu nomor yang sama dengan yang tertera pada PDF: faktur atau penawaran terlebih dahulu, lalu satu nota kredit untuk setiap pengembalian dana. Satu klik akan mengunduh dokumennya, untuk diarsipkan atau dikirimkan melalui saluran lain.

Di bagian bawah menu, Kirim melalui e-mail mengirimkan berkas tersebut kepada pengguna. Pengiriman tidak terbatas pada dokumen utama: faktur dikirim bersama seluruh nota kredit dari penjualan itu, karena jumlah yang benar-benar harus dibayar hanya dapat dipahami dengan membandingkan keduanya.

Menelusuri apa yang telah terjadi

Bagian Riwayat Pesanan menyimpan berbagai peristiwa penjualan: pembuatan, perubahan, penerimaan pembayaran, dan pengiriman. Inilah tempat pertama yang harus dibuka ketika seorang anggota menyatakan tidak pernah menerima fakturnya, atau ketika sebuah jumlah tidak sesuai dengan ingatan tim.

Mengelola pesanan yang menunggu

Pesanan yang menunggu dapat dilunasi kapan saja oleh pengguna dari halamannya sendiri, atau diterima pembayarannya secara manual oleh Anda.

Layanan dengan validasi manual — transfer bank, cek — baru diberikan setelah Anda mencatat sebuah pembayaran. Selama Anda belum melakukannya, anggota tersebut belum memperoleh apa pun.

Untuk membatalkan sebuah penjualan, buka penjualan tersebut lalu gunakan Batalkan pesanan. Penjualan itu tetap dapat dilihat, dan pengaturan Sembunyikan pembatalan menyingkirkannya dari daftar.

Mengekspor penjualan dan data akuntansi

Klik Unduh ekspor di bagian atas daftar: hasil ekspor mengikuti filter dan periode yang ditampilkan di layar. Laporan penjualan untuk lembar kerja, entri akuntansi, dan format resmi dijelaskan pada halaman khusus.