Jäsenyyksien luominen ja hallinta

Jäsenyydet määrittävät käyttäjienne varausoikeudet: käyttöjakson, hinnan, kiintiöt ja säännöt. Luokaa yksi jäsenyys kutakin organisaationne tarjoamaa vaihtoehtoa kohden ja liittäkää se sitten käyttäjäkortteihin.

Jäsenyyden luominen

1. Siirtykää kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilaukset ja napsauttakaa Uusi.
2. Täyttäkää välilehdellä Yleinen kenttä Nimi & väri sekä halutessanne kuvaus.
3. Määrittäkää kohdassa Oikeuksien avautumispäivät ajanjakso, jonka aikana jäsenet voivat kirjautua sisään. Jättäkää asetus pois päältä, jos käyttöoikeudella ei ole päättymispäivää.
4. Napsauttakaa Tallenna.

Asetukset on jaettu välilehtiin: Yleinen, Kiintiö, Luvat, Säännöt, Luotot, Kutsut, Etiketit ja Rekisteröinnit. Varaussääntöjä koskevat välilehdet esitellään erillisellä sivulla.

Jäsenmaksujen seuranta

Täyttäkää välilehdellä Yleinen kenttä Jäsenyyden hinta: tällöin jokaiselle käyttäjäkortille ilmestyy valintaruutu Maksettu tilaus sekä maksupäivä ja maksettu summa. Moduuli Tilausten seuranta (Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilausten seuranta) listaa kaikki jäsenet maksutiloineen, ja listaa voi suodattaa kohdilla Tilauksen mukaan ja Statuksen mukaan sekä viedä Excel-muotoon.

Ottakaa tarvittaessa käyttöön Estä varaukset, jos käyttäjä ei ole maksanut tilaustaan: käyttäjäkortille ilmestyy tällöin huomautuspalkki, eikä varaaminen onnistu ennen kuin maksu on kirjattu.

Jotta teidän ei tarvitse seurata tätä näkymää, ottakaa käyttöön toimintaraportit: ne lähettävät teille kuukausittain nimilistan jäsenyyksistä, jotka päättyvät seuraavan 30 päivän kuluessa.

Jäsenyyden myyminen verkossa

Ottakaa käyttöön Maksut & laskutus välilehdellä Yleinen, jotta jäsenyydestä tulee verkossa maksettava: käyttäjät voivat ostaa tai uusia sen määritettyjen vaihtoehtojen mukaisesti, ja laskutus tapahtuu automaattisesti. Maksu suoritetaan siihen liitetyn laskutustilin maksutapojen mukaisesti.

Kun tämä osio on käytössä, päivämäärät saavat toisen merkityksen: niistä tulee Oletuspääsypäivät, joita sovelletaan niin kauan kuin jäsenellä ei ole voimassa olevaa vaihtoehtoa. Heti kun hän ostaa vaihtoehdon, sen päivämäärät astuvat voimaan.

Automaattiset muistutukset jäsenille ennen päättymistä

Jäsen, jonka jäsenyys ehtii päättyä, menettää oikeutensa huomaamattaan, ja te saatte tietää asiasta vasta kun varaaminen ei enää onnistu. Kolme sähköpostia lähtee automaattisesti ennen päättymistä: 30 päivää ennen, 7 päivää ennen ja päättymistä edeltävänä päivänä.

Asetus tehdään jäsenyyskohtaisesti. Siirtykää kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilaukset, avatkaa haluttu jäsenyys, välilehti Yleinen, osio Automaattiset muistutukset ennen voimassaolon päättymistä. Se on käytössä oletuksena: teidän ei tarvitse tehdä mitään hyötyäksenne siitä.

Oman viestin lisääminen

Kytkimen alla on editori, jolla voitte lisätä muutaman rivin sähköpostiin: yhtiökokouksen päivämäärä, seuraavan kauden hinta, ilmoittautumispäivystys, täytettävän lomakkeen osoite, liitetiedosto...

Mitä jäsen saa

Sähköposti muistuttaa kyseisestä jäsenyydestä, sen päättymispäivästä ja jäljellä olevien päivien määrästä, ja sen jälkeen tulee viestinne, jos olette sellaisen kirjoittaneet.

Uusimispainike näkyy vain, jos jäsen voi todella uusia jäsenyytensä omalta tililtään eli jos hänelle on avoinna verkossa ostettava jäsenyys. Muussa tapauksessa sähköposti tiedottaa ehdottamatta mahdotonta toimintoa: teidän on kerrottava omassa viestissänne, miten edetä.

Kuka ei saa muistutusta

• Jäsenet, joilla ei ole päättymispäivää. Muistutus ilmoittaa päättymisestä: ilman päättymispäivää jäsenyys ei ohjelmiston näkökulmasta koskaan pääty, eikä sähköpostia lähde. Tämä on yleisin syy, kun mitään ei tapahdu — tarkistakaa jäsenen kortti ennen kuin etsitte muita syitä.
• Jäsenet, joiden jäsenyydessä muistutukset on poistettu käytöstä.
• Jäsenet, joiden käyttö on keskeytetty.
• Ne, jotka ovat kytkeneet Maksut & laskutus-ilmoitukset pois tililtään: heidän valintansa menee teidän valintanne edelle.

Todistusten vaatiminen varaamisen ehtona

Välilehdellä Yleinen osio Pakolliset tiedot varauksen tekemiseen velvoittaa jäsenet täydentämään tietyt tiedot ennen kuin he voivat varata: sähköpostiosoite, postiosoite, puhelin, profiilikuva, syntymäaika, ranking, lisenssinumero, asumistodistus tai lääkärintodistus.

Käyttäjää pyydetään antamaan ne heti ensimmäisellä kirjautumisella ja sen jälkeen vapaata aikaa napsautettaessa. Valinta Sovella tätä rajoitusta, kun tilaaja on kumppani varauksessa laajentaa sääntöä: puutteellisilla tiedoilla olevaa jäsentä ei tällöin voi myöskään lisätä kumppaniksi kenenkään toimesta.

Jäsenyyden kopioiminen uutta kautta varten

1. Avatkaa päättyneen kauden jäsenyys.
2. Napsauttakaa Kopioi: koko määritys kopioidaan.
3. Nimetkää kopio uudelleen ja säätäkää sen päivämäärät.

Jäsenyyden joukkomuutos

1. Siirtykää kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Käyttäjien hallinta ja valitkaa halutut käyttäjät tai napsauttakaa Valitse kaikki suodatuksen jälkeen.
2. Avatkaa Toiminnot ja sitten Nopea muokkaus.
3. Valitkaa uusi jäsenyys ja tarvittaessa sen päivämäärät, ja napsauttakaa sitten Tallenna.

Pikamuokkauksella voitte samalla kertaa merkitä kaikki maksamattomiksi: kauden alun operaatio hoituu yhdellä toimenpiteellä.

Tiedoston tuonnilla voitte myös päivittää koko rekisterin jäsenyydet yhdellä kertaa.