Kiintiöt, käyttöoikeudet ja varaussäännöt

Jokaisessa tilauksessa on kattava sääntömoottori: kiintiöt, sallitut kalenterit, määräajat, peruutukset, kiellot, krediitit ja vieraskutsut. Tämä sivu opastaa tilauksen määrityksessä tavoite kerrallaan.

Varausten määrän rajoittaminen

Välilehdellä Kiintiö kohta Varauskiintiö määrittää, kuinka monta varausta tilaaja voi ajoittaa samanaikaisesti. Kun tilaaja varaa vuoron, hän käyttää yhden kiintiöyksikön. Heti kun varaus päättyy, yksikkö on jälleen käytettävissä.

• Ota käyttöön Piilota kalenterit, kun varauskiintiö on täynnä, jos haluat estää myös kalenterien selaamisen päivä-, viikko- ja kuukausinäkymässä. Näkymää Vapaat ajat voi edelleen selata, ja kiintiö tarkistetaan siinä varaushetkellä.
• Napsauta kohtaa Edistynyt asetus ja sitten kohtaa Lisää kiintiö, jos haluat määrittää useita kiintiöitä kalenterien, päivien tai aikavälien mukaan.
• Täydennä tarvittaessa asetuksella Rajoita varaukset kiinteään kalenteriin (esimerkiksi 5 varausta kalenteriviikossa) tai Rajoita varaukset liukuvaan kalenteriin (viimeisten X päivän aikana).

Kenttien täyttäminen viime hetkellä

Asetus Ohita kiintiö ja rajat ennen aikavälin alkamista sallii tilaajan varata, vaikka hänen kiintiönsä olisi täynnä, kunhan varaus tehdään vasta vähän ennen alkua. Kello on 14.45 ja klo 15 alkava vuoro on vapaa: tilaaja voi ottaa sen kiintiöstään huolimatta.

Näin kenttä ei jää tyhjäksi silloin, kun pelaaja olisi käytettävissä, eikä yleissääntöä tarvitse silti löysätä.

Kalenterien ja varausikkunan rajoittaminen

Välilehdellä Luvat osio Sallitut kalenterit & päivien määrä varaukseen määrittää, mitä tilaaja näkee:

• Poista kalenterin valinta, jolloin se kielletään ja piilotetaan kokonaan.
• Määritä selattavien päivien määrä kalenterikohtaisesti: näytä kalenterit esimerkiksi 14 päivää eteenpäin, mutta salli varaaminen vain 7 päivää eteenpäin.
• Siirtymäaika seuraavaan päivään: avaa seuraava päivä tiettyyn kellonaikaan, ilman että keskiyötä tarvitsee odottaa.

Varaushetken rajaaminen

Oletuksena tilaaja voi varata vuoron viime hetkeen asti, ja vuoro muuttuu varaamattomaksi heti sen alettua. Neljä välilehden Luvat asetusta muuttaa tätä toimintaa:

• Salli tilaajan varata jo alkanut aika: klo 10 alkava vuoro on varattavissa klo 10.15 asti.
• Rajoita varausta muutama minuutti ennen ajan alkamista: klo 10 alkavaa vuoroa ei voi enää varata klo 9.45 jälkeen.
• Rajoita varausta muutama tunti ennen ajan alkamista: maanantain klo 10 vuoro sulkeutuu sunnuntaina klo 10.
• Avaa varaus muutama tunti ennen ajan alkamista: päinvastoin, vuoro aukeaa vasta tietyn ajan etukäteen, ja aika on säädettävissä päiväkohtaisesti.

Mukautettujen vuoroaikojen tarjoaminen

Kiinteä vuororuudukko ei sovi kaikkiin käyttötarkoituksiin. Padelinpelaaja voi haluta pelata 1 t 30 min tunnin sijaan, pallotykki vuokrataan puolen tunnin jaksoissa ja golfkierroksen lähtöaika valitaan sopivaksi. Asetuksella Mukautetut aikavälit tilaaja voi valita varauksensa keston asettamissasi rajoissa. Jos sallit sen, hän voi valita myös alkamisajan.

1. Avaa tilaus kohdassa Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilaukset ja siirry välilehdelle Luvat.
2. Ota Mukautetut aikavälit käyttöön ja napsauta sitten Lisäasetukset.
3. Määritä alla kuvattu kokoonpano ja napsauta sitten Tallenna.

Asetus koskee vain tätä tilausta. Muiden tilausvaihtoehtojen tilaajat varaavat edelleen kalentereiden tavallisia vuoroja samoilla kentillä.

Tarjottavien kestojen määrittäminen

Kolme arvoa määrittää ajat, jotka tilaaja voi valita:

• Väli jokaisen aikavälin välillä: kahden tarjotun ajan välinen ero kalenterin aukeamisajasta laskettuna. Jos arvo on 30 minuuttia ja kenttä aukeaa klo 8, tarjotut ajat ovat klo 8, 8.30, 9 ja niin edelleen.
• Varaamisen vähimmäiskesto ja Varaamisen enimmäiskesto: lyhin ja pisin mahdollinen varaus.

Yllä olevalla kokoonpanolla tilaaja, joka napsauttaa padelkentän klo 16 vuoroa, voi päättää varauksen klo 17, 17.30 tai 18. Varaus kestää siis vähintään tunnin ja enintään kaksi tuntia 30 minuutin välein.

Kun Tilaaja voi muuttaa aikavälin aloitusaikaa ei ole käytössä, varaus alkaa napsautetun vuoron alkamisaikaan. Ota se käyttöön, jos haluat, että tilaaja voi valita myös alkamisajan päivän ajoista, esimerkiksi klo 16.30. Tarjotut päättymisajat määräytyvät tällöin uuden alkamisajan mukaan.

Mitä tilaaja näkee

Varauslomakkeessa aika valitaan luetteloista. Tilaaja valitsee päättymisajan sekä alkamisajan, jos sallit sen. Kun varaus maksetaan krediiteillä, näytetty hinta määräytyy valitun keston mukaan.

Kalenterissa varaus peittää ne vuorot, joiden yli se ulottuu. Jos kentän vuorot ovat tunnin mittaisia, klo 16–17.30 kestävä varaus vie klo 16 vuoron ja osan klo 17 vuorosta. Jos varausten siirtäminen on sallittu, tilaaja voi myöhemmin pidentää tai lyhentää varausta kalentereissa vähimmäis- ja enimmäiskeston rajoissa.

Varauksen kuluttaman kiintiön valitseminen

Kiintiö lasketaan kalenterin vuoroina. Vapaan keston varaus peittää usein useita vuoroja. Jos kentän vuorot ovat tunnin mittaisia, klo 16–18 kestävä varaus peittää klo 16 ja klo 17 vuorot. Asetus Yksi kiintiöyksikkö per varaus, riippumatta kestosta määrää, kuinka paljon kiintiötä varaus kuluttaa:

• kun asetus on käytössä, varaus kuluttaa yhden kiintiöyksikön riippumatta siitä, kestääkö se tunnin vai kaksi;
• kun asetus ei ole käytössä, varaus kuluttaa yhden yksikön jokaista peitettyä vuoroa kohden, vaikka vuoro peittyisi vain osittain: klo 16–17.30 kestävä varaus kuluttaa kaksi yksikköä.

Otetaan esimerkiksi tilaaja, jonka kiintiö on 2 samanaikaista varausta ja joka varaa ajan klo 16–18. Kun asetus on käytössä, hänelle jää yksi yksikkö ja hän voi vielä varata toisen vuoron. Kun asetus ei ole käytössä, hänen kiintiönsä on täynnä. Jos jäljellä oleva kiintiö ei riitä koko valittuun kestoon, vain ensimmäiset vuorot varataan. Viesti kertoo, mitä vuoroja ei voitu varata.

Pidä asetus käytössä, jos haluat tarjota joustavuutta keston suhteen. Poista se käytöstä, jos pitkän varauksen on painettava yhtä paljon kuin useamman lyhyen.

Asetus vaikuttaa myös krediitteihin, kun hinta on määritetty varausta kohden (1 varaus kohdassa Varaushinnat). Kun asetus on käytössä, varaus laskutetaan kerran. Kun asetus ei ole käytössä, jokainen peitetty vuoro laskutetaan omana varauksenaan. Jos haluat hinnan määräytyvän keston mukaan, ilmoita hinta mieluummin minuutteina: kun hinta on 10 krediittiä 60 minuutilta, 1 t 30 min kestävä varaus maksaa 15 krediittiä.

Vapaan keston ja peräkkäisten vuorojen yhteensovittaminen

Jos tilaus kieltää peräkkäiset vuorot (Kiellä peräkkäiset ajat, välilehti Säännöt), useita kalenterin vuoroja peittävä varaus tulkitaan peräkkäisten vuorojen sarjaksi. Rajan ylittävää osaa ei tällöin varata. Ota Ohita peräkkäisten aikavälien rajoitukset käyttöön, jotta valittu kesto ei kuulu tämän säännön piiriin. Kielto koskee edelleen kahta erillistä varausta.

Kokoonpanon mukauttaminen kalenterin, päivän tai kellonajan mukaan

Jokainen kokoonpano koskee valitsemiasi kalentereita ja päiviä sekä asetuksella Määritä aikaväli valitsemiasi kellonaikoja. Kullakin kokoonpanolla on omat kestonsa ja omat asetuksensa. Napsauta Lisää konfiguraatio luodaksesi lisää kokoonpanoja, enintään 10. Voit esimerkiksi sallia 1–2 tunnin varaukset padelkentillä ja 30 minuutin – 1 tunnin varaukset pallotykillä. Lisää kriteeri voi lisäksi rajata kokoonpanon seuraaviin: Jakso, kahden päivämäärän välinen aika tai Lomat ja juhlapyhät.

Kun aikaväli on määritetty, tarjotut alkamisajat pysyvät sen sisällä, eikä varaus voi päättyä aikavälin päättymisen jälkeen. Jos useampi kokoonpano koskee samaa vuoroa, tarkin niistä on voimassa. Jos kokoonpanot ovat yhtä tarkkoja, luettelon ensimmäinen on voimassa. Minkään kokoonpanon ulkopuolella tilaaja varaa kalenterin tavallisia vuoroja.

Pelikumppanien hallinta

Välilehdellä Luvat ovat asetukset, jotka liittyvät varauksessa mukana oleviin pelaajiin:

• Varaa kumppaneiden kanssa: tilaaja valitsee muita käyttäjiä, jotka saavat ilmoituksen sähköpostitse; määritä pelikumppanien vähimmäis- ja enimmäismäärä.
• Varaa ilman kumppania: hyödyllinen esimerkiksi harjoitusseinällä tai golfin harjoitusalueella.
• Kumppanin haku (avoin varaus): tilaaja avaa varauksensa muille, jotka voivat liittyä siihen osallistujiksi. Asetus Peruuta automaattisesti epätäydelliset varaukset vapauttaa vuoron, jos kukaan ei osallistu.
• Tarjoa lisäaikaa, jos useita kumppaneita: esimerkiksi 30 minuuttia lisää, kun pelikumppaneita on vähintään 3 ja seuraava vuoro on vapaa. Tätä lisäaikaa ei vähennetä kiintiöstä.

Lisäaika ratkaisee nelinpelin pulman tyylikkäästi: sen sijaan että pakottaisit kaikille 1,5 tunnin vuorot, pidät tunnin vuorot ja pidennät automaattisesti niitä, jotka pelataan neljällä pelaajalla – eikä kenttä varaudu turhaan, jos seuraava vuoro on jo varattu.

Peruutuksen rajaaminen

Välilehdellä Luvat osio Varausten peruutus määrittää, saako tilaaja peruuttaa varauksen:

• Suurin sallittu peruutusaika: esimerkiksi viimeistään 60 minuuttia ennen vuoron alkua.
• Kutsujen peruutus: poista tämä asetus käytöstä, jos haluat estää sellaisen varauksen peruuttamisen, jossa on vieraita.

Liian lyhyt peruutusaika kääntyy organisaatiota vastaan: pelaaja, joka ei enää voi peruuttaa, jättää kentän tyhjäksi sen sijaan että vapauttaisi sen. Väljä määräaika yhdessä peruutusilmoituksen kanssa palauttaa vuoron takaisin kiertoon.

Vuorojen ja yhdistelmien kieltäminen

Välilehdelle Säännöt on koottu kiellot:

• Kiellä tiettyjen aikojen varaaminen: esimerkiksi ei varauksia arkisin klo 16–19.30 tietyillä kentillä.
• Kiellä peräkkäiset ajat: estää useiden vuorojen ketjuttamisen joko kokonaan tai tietyillä aikaväleillä.
• Kieltosäännöt ja kriteeri Tilaukset: tekee kahdesta käyttäjäryhmästä yhteensopimattomia samassa varauksessa.

Asetus Salli useita aikavälejä samana päivänä samaan aikaan (välilehti Luvat) on oletuksena pois käytöstä: tilaaja ei voi varata kahta kenttää samalle kellonajalle.

Nämä kiellot eroavat kalenterin sulkemisista: sulkeminen poistaa vuoron kaikilta, kielto vain tämän tilauksen haltijoilta. Jos haluat varata katetut kentät kilpapelaajille lauantaiaamuisin, aseta kielto muihin tilauksiin – älä sulje kalenteria.

Varauksen maksaminen krediiteillä

Ota välilehdellä Krediitit käyttöön Aktivoi krediittijärjestelmä. Tilaajalla on tällöin oltava tilillään krediittejä voidakseen varata. Lisää krediittejä tileille käsin paikan päällä maksetun maksun jälkeen tai ota verkkomaksu käyttöön.

1. Rajaa krediittijärjestelmä tiettyihin kalentereihin, päiviin tai aikaväleihin asetuksilla Edistynyt asetus ja Lisää aktivointisääntö.
2. Napsauta kohdassa Varaushinnat Lisää hintasääntö määrittääksesi hinnan kalenterin, päivän ja kellonajan mukaan sekä tarvittaessa kriteerien, kuten osallistujamäärän tai alkuun jäljellä olevan ajan, mukaan. Kun varaukseen sopii useampi hintasääntö, tarkin niistä on voimassa.
3. Ota kohdassa Maksut & laskutus käyttöön krediittien osto verkossa ja määritä tilaajille tarjottavat hinnat. Määristä, porrastetuista hinnoista ja osamaksusta kerrotaan omalla sivullaan.

Niin kauan kuin tilauksen krediitin arvo ei ole 1 € (tai yksi valuuttasi yksikkö), välilehden yläosassa näkyy ruutu Ota Wallet-tila käyttöön. Se muuntaa tilauksen muotoon 1 krediitti = 1 € muuttamatta saldojen arvoa. Luomasi tilaukset on määritetty näin alusta alkaen.

Saman välilehden osio Kuka maksaa varauksen? määrää, veloitetaanko vain varauksen tekijää (Veloita vain varauksen vastuuhenkilö) vai Jokainen osallistuja maksaa oman paikkansa. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa Salli tilaajan maksaa kumppaneidensa osuus antaa varaavan tilaajan maksaa pelikumppaniensa paikat heidän puolestaan.

Vieraiden salliminen

Ota välilehdellä Kutsut käyttöön Salli varaus kutsuvieraiden kanssa, jotta voit ottaa vastaan organisaation ulkopuolisia henkilöitä:

• Määritä vieraiden vähimmäis- ja enimmäismäärä varausta kohden. Jokainen vieras kuluttaa vieraskrediittejä tai varauskrediittejä, kun käytössä on Yhtenäinen krediittijärjestelmä.
• Määritä hinnat ja tarjoa krediittipaketteja samaan tapaan kuin varauskrediiteille.
• Valitse kohdassa Kuka maksaa kutsut?, veloitetaanko vain varauksen tekijältä vai Jokainen osallistuja maksaa kutsut. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa Salli tilaajan maksaa kumppaniensa kutsut antaa varaavalle jäsenelle mahdollisuuden maksaa heidän osuutensa heidän puolestaan.
• Pidä Veloita vierailta maksu linkin kautta käytössä. Kun jäsen maksaa vieraiden osuudet yksin, kukin hänen vieraistaan voi tällöin maksaa oman osuutensa itse verkossa.
• Valitse, onko vieraiden nimet annettava.
• Ota Yhdistä kumppanit ja vieraat yhdelle välilehdelle käyttöön, jotta jäsenesi voivat lisätä vieraansa välilehdellä Kumppanin kanssa ilman erillistä välilehteä.

Vieraiden nimien kysyminen muuttaa toiminnon luonnetta. Ilman nimiä lasket käyntikertoja. Nimien avulla tiedät, kuka on käynyt, mikä on välttämätöntä, jos vakuutuksesi tai liittosi sitä edellyttää.

Nimikkeiden salliminen

Välilehdellä Etiketit asetus Salli varaus etiketeillä antaa tilaajien tehdä rajatun määrän varauksia ennalta määritetyillä nimikkeillä (sarjaottelu, turnaus...), ja lisäasetuksilla voi ohittaa kiintiön tai peräkkäisten vuorojen säännön.

Tämä on oikea tapa avata nimikkeet joukkueenjohtajalle: hän merkitsee joukkueensa ottelut kuluttamatta henkilökohtaista kiintiötään, mutta voi käyttää vain sallimiasi nimikkeitä – toisin kuin profiilioikeus, joka avaa kaikki nimikkeet rajoituksetta.