Laskut ja tapahtumat

Seuratkaa organisaationne kaikkia myyntiasiakirjoja — tarjouksia, tilauksia ja laskuja — vastaanottakaa maksuja, tehkää palautuksia ja viekää myyntinne kirjanpitoon. Siirtykää valikkoon Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.

Kolmen asiakirjatyypin erottaminen

Myynti saa eri muodon sen mukaan, missä vaiheessa olette, ja tyyppi valitaan asiakirjan luonnin yhteydessä.

• Tarjous on hinnoiteltu ehdotus, joka lähetetään käyttäjälle hyväksyttäväksi — leiri koululuokalle, kentän vuokraus yritykselle.
• Tilaus on sitoutunut myynti, joka odottaa maksua. Siihen kirjataan maksut.
• Lasku on numeroitu asiakirja, joka muodostetaan heti kun maksu on vastaanotettu.

Neljäs asiakirja, Tilauslomake, sopii kunnille ja työpaikan henkilöstörahastoille, jotka vaativat tositteen ennen kulun hyväksymistä.

Mitä hyväksytylle tarjoukselle tapahtuu

Tarjous ei ole umpikuja: sähköpostilla lähetetty tarjous sisältää linkin, jonka avulla käyttäjä voi hyväksyä sen itse ilman tiliä tai kirjautumista. Linkki on voimassa 14 päivää.

Tarjouksen katseleminen — sivu tai PDF — ei hyväksy sitä. Hyväksyminen tapahtuu sillä hetkellä, kun käyttäjä valitsee maksutavan, ja tämä valinta määrää jatkon:

• myöhemmällä maksulla (tilisiirto, shekki, maksu paikan päällä) tarjouksesta tulee Tilaus, joka odottaa maksua; se muuttuu laskuksi, kun vastaanotatte maksun;
• verkkomaksulla maksu tapahtuu heti: asiakirjasta tulee suoraan numeroitu Lasku.

Toisin sanoen hyväksyttyä tarjousta seurataan täsmälleen kuten tilausta — löydätte sen uutta tyyppiään vastaavalta välilehdeltä.

Myynnin löytäminen

1. Siirtykää kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.
2. Ylälaidan välilehdet suodattavat tyypin (Tarjous, Tilaukset, Laskut) ja tilan mukaan (Odottaa, Maksettu, Peruutettu, Hyvitetty).
3. Paneeli Suodattimet tarkentaa hakua, ja kriteerit voi yhdistää keskenään.

Käytettävissä on kuusi suodatinta, joista kolme unohtuu usein, vaikka ne vastaavat yleisimpiin kysymyksiin:

• Käyttäjän mukaan: jäsenen koko ostohistoria, kun hän kiistää veloituksen.
• Vastuuhenkilön mukaan: tiimin jäsenen kirjaamat myynnit — hyödyllinen päivystyspäivän tarkistamiseen.
• Laskutustiliä kohden: välttämätön heti, kun organisaationne laskuttaa useasta eri yksiköstä.
• Tilauksen mukaan, Tuoteryhmittäin ja Statuksen mukaan täydentävät lajittelua.

Valitsin Jakso rajaa lopuksi näkymän — ja se ohjaa myös vientejä, jotka sisältävät täsmälleen sen, mitä näette näytöllä.

Hakeminen henkilön nimellä yhtä hyvin kuin numerolla

Hakukenttä ei rajoitu asiakirjojen viitteisiin. Se etsii samanaikaisesti:

• tilausnumeron ja laskunumeron;
• käyttäjän tiedot: sukunimen, etunimen, käyttäjätunnuksen, sähköpostiosoitteen ja lisenssinumeron;
• myyntiin itseensä tallennetut tiedot — laskutusosoitteen sukunimen, etunimen, yrityksen nimen ja sähköpostiosoitteen.

Viimeinen kohta on tärkeä kassamyynnissä: ostajalla ei ole tiliä, luettelossa hän näkyy satunnaisasiakkaana, ja vain laskutusosoitteeseen kohdistuva haku löytää hänen myyntinsä. Riittää, että kirjoitatte esimerkiksi ”Dupont” tai hänen sähköpostiosoitteensa.

Tilauksen tai tarjouksen luominen

1. Napsauta Uusi.
2. Ikkuna Valitse käyttäjä avautuu: valitse henkilö, jolle myynti kohdistuu. Tämä on ensimmäinen päätös, sillä se määrää laskutusosoitteen ja sen, mitkä tilaukset ovat valittavissa.
3. Valitse sitten asiakirjan tyyppi, Tarjous tai Tilaus.
4. Lisää rivit painikkeella Lisää tuote.
5. Tarkista Laskutusosoite: jos et tee muutoksia, käytetään käyttäjän oletusosoitetta. Painike Muokkaa osoitetta avaa hänen osoitteensa, jotta voit valita toisen, luoda uuden tai korjata olemassa olevan.
6. Napsauta Tallenna.

Jokainen rivi tulee joko tuoteluettelosta tai vapaasta syötöstä. Vapaa syöttö (mukautettu ruutu) sopii poikkeuksellisiin myynteihin — kuten mailan verhoilu tai kulukorvaus — ja valinta Tallenna luetteloon säästää sinut saman tiedon syöttämiseltä uudelleen, jos se todennäköisesti toistuu.

Tilausta voi muokata niin kauan kuin yhtään maksua ei ole vastaanotettu. Ensimmäisen maksun jälkeen se lukkiutuu: näin varmistetaan, ettei jo maksettu asiakirja muutu asiakkaan tietämättä.

Alennuksen soveltaminen

Käytössä on kaksi mekanismia, joilla on eri käyttötarkoitus. Avatkaa osio Alennuskoodi & alennus päästäksenne asetuksiin.

• Alennuskoodi hyödyntää jo määriteltyä myyntikampanjaa: napsauttakaa Valitse alennuskoodi, ja koodi soveltaa omaa kohdistus- ja enimmäismääräsääntöään.
• Manuaalinen alennus on kertaluonteinen, tapauskohtaisesti tehty päätös: vapaasti syöttämänne prosenttiosuus tai summa, joka lasketaan verollisesta kokonaissummasta.

Maksun vastaanottaminen

1. Avaa tilaus ja napsauta sitten Maksu.
2. Syötä summa: koko jäljellä oleva summa ehdotetaan, mutta myös osasuoritus hyväksytään.
3. Valitse maksutapa: Korttimaksu paikan päällä, Käteinen, Pankkisiirto tai Shekki.
4. Tallenna.

Maksuikkuna näyttää myös tilauksen Laskutusosoite. Niin kauan kuin tilausta ei ole laskutettu, Vaihda avaa käyttäjän osoitteet poistumatta ikkunasta: valittu tai luotu osoite tallennetaan heti tilaukselle, ja kesken oleva maksun syöttö säilyy. Kun lasku on muodostettu, osoite lukkiutuu ja näkyy vain tietona.

Jos laskutustilille on määritetty maksupääte, maksu voidaan lähettää suoraan maksupäätteelle sen sijaan, että se syötettäisiin käsin.

Jokainen maksu näkyy tilauksen osiossa Tapahtumat tilansa kanssa: Vahvistettu, Odottaa, Epäonnistuminen tai Hylätty. Painike Näytä tiedot avaa tapahtuman tiedot: maksutapa, maksunvälittäjä, päivämäärät, muistiinpanot ja palveluntarjoajan viitteet, jos niitä on.

Niin kauan kuin maksu on Odottaa, sitä voi muokata — Muokkaa tätä tapahtumaa korjaa syötetyt tiedot, Peruuta tämä tapahtuma hylkää sen — ja tilaus laskee heti uudelleen Jäljellä maksettavaa. Maksua, joka on Vahvistettu, ei sen sijaan voi enää muuttaa: se on tuottanut kirjanpidollisen asiakirjan, sillä lasku muodostetaan heti ensimmäisestä maksusta. Vahvistetussa maksussa oleva virhe korjataan siis hyvityksellä, joko koko summasta tai osasta, mikä jättää tapahtumasta jäljen.

Maksun jakaminen useaan erään

Painike Aikataulu jakaa maksettavan loppusumman useaan päivättyyn erään. Jokaisen seuraavan maksun kohdalla teille ehdotetaan automaattisesti seuraavan erän summaa.

Myynnin palauttaminen

1. Avatkaa maksettu tilaus ja napsauttakaa sitten Palauttaa maksu.
2. Syöttäkää summa: koko summan palautusta ehdotetaan, mutta osittainen palautus on myös mahdollinen.
3. Jos maksuja on vastaanotettu useita, valitkaa, kohdistetaanko palautus koko tilaukseen vai tiettyyn maksuun.

Verkkomaksu palautuu suoraan sen vastaanottaneen maksunvälittäjän kautta: teidän ei tarvitse tehdä tilisiirtoa.

Tilan osalta erottelulla on merkitystä kirjanpidossanne: osittainen palautus jättää tilauksen tilaan Maksettu ja näyttää Nettomääräisesti kerätty, kun taas koko summan palautus siirtää sen tilaan Hyvitetty. Esimerkiksi 200 euron ilmoittautuminen, josta on palautettu 50 euroa, on edelleen maksettu myynti, jonka nettosumma on 150 euroa.

Se ratkaisee myös toimitettujen etujen kohtalon. Koko summan palautus poistaa ne — krediitit palautetaan, jäsenyys peruutetaan. Osittainen palautus jättää ne voimaan: käyttäjä säilyttää sen, mitä hän on saanut, ja vain vastaanotettu summa pienenee.

Palauttaminen maksunvälittäjän kautta tämän näkymän sijaan

Verkkomaksun voitte yhtä hyvin palauttaa maksunvälittäjän hallintapaneelista. Se ilmoittaa siitä meille automaattisesti, ja tilaus päivittyy samoin kuin jos olisitte tehneet palautuksen BalleJaunessa: tila, hyvityslasku ja toimitetut edut.

Molemmat tavat johtavat samaan tulokseen. Valitkaa se, joka sopii teille — mutta vain toinen niistä.

Kun maksunvälittäjä ei vastaa

BalleJaunesta käynnistetty palautus tapahtuu kahdessa erillisessä vaiheessa, ja toinen voi epäonnistua, vaikka ensimmäinen olisi onnistunut: tilaus siirtyy palautetuksi, mutta rahat jäävät maksunvälittäjälle.

Tällöin viesti ilmoittaa siitä teille selvästi ja pyytää teitä viimeistelemään toimenpiteen maksunvälittäjän hallintapaneelissa. Tämä on ainoa tilanne, jossa on toimittava molemmissa järjestelmissä.

Asiakirjojen lähettäminen ja lataaminen

Oma painike kokoaa yhteen kaiken myynnin tositteisiin liittyvän. Se kantaa avatun asiakirjan nimeä, mikä kertoo samalla, missä vaiheessa myynti on: Tarjous, Tilauslomake tai Lasku heti kun maksu on vastaanotettu. Kun palautus on tuottanut hyvityslaskun, painike siirtyy monikkoon — Asiakirjat — koska myynti ei enää mahdu yhteen tositteeseen.

Sen valikko luettelee asiakirjat viitteen mukaan, samalla viitteellä, joka näkyy PDF-tiedostossa: ensin lasku tai tarjous, sitten yksi hyvityslasku jokaisesta palautuksesta. Yksi napsautus lataa tositteen arkistointia tai muun kanavan kautta lähettämistä varten.

Valikon alaosassa Lähetä sähköpostitse lähettää koko aineiston käyttäjälle. Lähetys ei rajoitu pääasiakirjaan: laskun mukana lähtevät kaikki myynnin hyvityslaskut, sillä todellisuudessa maksettava summa selviää vain vertaamalla niitä toisiinsa.

Tapahtumien jäljittäminen

Osio Tilaushistoria säilyttää myynnin tapahtumat: luonnin, muutokset, maksut ja lähetykset. Se on ensimmäinen paikka, joka kannattaa avata, kun jäsen väittää, ettei ole koskaan saanut laskuaan, tai kun summa ei vastaa tiimin muistikuvaa.

Odottavan tilauksen käsittely

Käyttäjä voi maksaa odottavan tilauksen milloin tahansa omassa näkymässään, tai te voitte kirjata maksun käsin.

Käsin vahvistettavat suoritukset — tilisiirto, shekki — toimitetaan heti, kun tallennatte maksun. Ennen sitä jäsenellä ei ole käytössään mitään.

Jos haluatte hylätä myynnin, avatkaa se ja käyttäkää Peruuta tilaus. Se on edelleen tarkasteltavissa, ja asetus Piilota peruutukset jättää sen pois luetteloista.

Myyntien ja kirjanpidon vienti

Napsauttakaa luettelon yläosassa Lataa vientitiedosto: vienti käyttää näytöllä näkyviä suodattimia ja ajanjaksoa. Taulukkolaskentaan tarkoitetut myyntiraportit, kirjanpitoviennit ja lakisääteiset muodot on kuvattu omalla sivullaan.