Osallistumisvaraukset: vuoron avaaminen osallistumisille

Varatkaa vuoro organisaation nimissä – leiri, turnaus, opetustunti, ryhmätunti – ja antakaa käyttäjien osallistua siihen itse, maksutta tai maksua vastaan, verkkomaksulla tai varauskrediiteillä. Te määritätte paikkamäärän, osallistumisen kriteerit ja määräajat sekä seuraatte osallistujaluetteloa.

Valitkaa, kuka kokoaa osallistujaluettelon

Mihin tahansa varaukseen, jolla on nimike, voi lisätä osallistujia. Vuorojen välillä vaihtelee vain se, kuka luettelon kokoaa – te vai käyttäjät itse.

Te kokoatte luettelon

Varatkaa vuoro nimikkeineen ja valitkaa osallistujat ottamatta käyttöön asetusta Osallistava varaus. Käyttäjät eivät voi osallistua omatoimisesti: luettelo on teidän hallinnassanne.

Luettelo ei silti ole lukittu. Avatkaa varaus kalenterista milloin tahansa ja lisätkää tai poistakaa henkilöitä välilehdellä Etiketit, jossa jo osallistuvat henkilöt näkyvät valmiiksi valittuina.

Näin toimii harjoitus, johon te kutsutte ryhmän, ottelua varten nimetty joukkue tai tunti, jonka osallistujat on päätetty etukäteen.

Käyttäjät osallistuvat itse

Ottakaa käyttöön Osallistava varaus, niin vuoro avautuu: kalenterissa näkyy paikkalaskuri, ja jokainen voi varata oman paikkansa omalta tililtään.

Näin toimii lomaleiri, seuran sisäinen turnaus tai kaikille avoin tapahtuma.

Kun asetus on käytössä, luetteloa hallitaan varauslomakkeen sijaan vuoron tiedoissa, joissa käytettävissänne ovat Lisää osallistujia ja Poista.

Siirtyminen tavasta toiseen

Tavat eivät sulje toisiaan pois, eikä valinta ole koskaan lopullinen. Voitte koota luettelon ensin ja ottaa asetuksen Osallistava varaus käyttöön vasta myöhemmin, jotta jäljellä olevat paikat avautuvat: jo valitut henkilöt säilyvät osallistujina.

Sama toimii toisin päin – katsokaa osallistumisten sulkeminen sivun lopusta.

Vuoron avaaminen osallistumisille

1. Napsauttakaa kalenterissa vuoroa, jonka haluatte varata.
2. Avatkaa varauslomakkeen välilehti Etiketit.
3. Valitkaa nimike – leiri, turnaus, opetustunti tai harjoitus – ja lisätkää halutessanne kommentti.
4. Ottakaa käyttöön Osallistava varaus ja napsauttakaa sitten Määritä avataksenne asetukset.
5. Valitkaa tarvittaessa henkilöt, jotka lisätään suoraan osallistujiksi, ja vahvistakaa.

Käyttäkää toimintoa Toisto, niin katatte leirin tai viikoittaisen tunnin kaikki kerrat yhdellä kertaa: valitsette myöhemmin, koskeeko osallistuminen yhtä kertaa vai koko sarjaa.

Kalenterissa vuoro näyttää tällöin osallistujien määrän suhteessa paikkamäärään sekä kehotuksen osallistua niin kauan kuin paikkoja on vapaana. Napsautus vie vuoron tietoihin, joissa ovat osallistujaluettelo ja osallistumispainike.

Palatkaa asetuksiin myöhemmin avaamalla vuoro ja käyttämällä painiketta Määritä lohkossa Osallistujat.

Paikkamäärän ja osallistumisen laajuuden asettaminen

Asetusten lohkossa Osallistujat on kaksi lukua.

Enintään määrittää paikkojen määrän. Kun se täyttyy, vuoro näyttää tilan Täynnä ja osallistumispainike katoaa.

Vähintään ei estä osallistumisia: luku toimii vain alla kuvatun automaattisen perumisen vähimmäismääränä. Sen pienin arvo on 1. Jos haluatte pitää kerran osallistujamäärästä riippumatta, älkää muuttako tätä kenttää ja jättäkää yksinkertaisesti Peruuta automaattisesti pois käytöstä.

Osallistumisen laajuus on asetuksista tärkein, ja se kannattaa päättää ensimmäisenä:

• Tämä varaus – osallistuminen koskee yhtä kertaa. Tämä sopii viikoittaiseen harjoitukseen, johon tullaan silloin kun ehditään, tai yksittäiseen tapahtumaan.
• Kaikki toistot – osallistuminen koskee koko sarjaa. Yksi osallistuminen lisää henkilön sarjan kaikkiin kertoihin, ja yksi peruminen poistaa hänet niistä kaikista. Tämä sopii viiden päivän leiriin tai peräkkäisten tuntien jaksoon. Sarja pysyy avoinna niin kauan kuin siinä on tulevia kertoja jäljellä: jo alkaneeseen leiriin voi siis liittyä mukaan.

Kun käytössä on Kaikki toistot, vuoron tiedoissa luetellaan sarjan päivämäärät: jokainen tietää tarkalleen, mihin sitoutuu. Kun käytössä on Tämä varaus, näkyvissä on vain avoinna oleva kerta.

Kuka voi osallistua

Ilman erillistä asetusta vuoro on avoin organisaationne kaikille käyttäjille.

Rajatkaa tätä ottamalla käyttöön Kelpoisuusehdot ja valitkaa sitten kriteerit. Ne vastaavat käyttäjäluettelonne suodattimia viidessä ryhmässä: profiilit, jäsenyydet, ikäluokat, ryhmät ja luokitukset, joiden lisäksi tulee sukupuoli.

Käyttäjä, joka ei täytä kriteerejä, näkee painikkeen silti, mutta napsautuksen jälkeen hänelle kerrotaan, ettei hänen profiilinsa vastaa tämän vuoron kriteerejä. Sama pätee muihin epäämisiin: vuoro on täynnä, osallistumista ei ole vielä avattu tai tuote ei ole saatavilla. Jokaisella tilanteella on oma viestinsä – kukaan ei jää tuijottamaan mykkää painiketta.

Tavallisia käyttötapoja: leirin rajaaminen tiettyyn ikäluokkaan, ryhmätunnin avaaminen vain tietyn jäsenyyden haltijoille tai seuran sisäisen turnauksen rajaaminen yhteen joukkueryhmään.

Asetuksen poistaminen käytöstä tyhjentää valitut kriteerit: vuoro on jälleen avoin kaikille.

Osallistumisen tekeminen maksulliseksi

Ottakaa vuoron asetuksissa käyttöön Maksut & laskutus ja valitkaa sitten, miten osallistuja maksaa: Tuote verkkomaksua varten tai Varausluotot, jolloin krediitit veloitetaan hänen tililtään kuten varauksesta (katsokaa seuraava osio).

Kun valitsette Tuote, valitkaa maksettava tuote. Luettelossa ovat tuoteluettelonne aktiiviset tuotteet, joiden tyyppi on leiri, opetustunti, turnaus tai mukautettu.

Osallistuja maksaa verkossa osallistuessaan. Paikka varmistuu vasta, kun maksu on peritty: niin kauan kuin tilaus on odottavana, vuoro näyttää tekstin ”Viimeistele maksu” ja paikka on yhä muiden käytettävissä.

Kaksi asetusta tarkentaa hintaa koskematta tuoteluetteloonne:

• ”Mukauta summaa” määrittää tälle vuorolle oman hinnan kentässä Yksikköhinta. Ilman sitä jokainen maksaa hinnan, joka määräytyy valitun tuotteen hinnoittelusäännöistä.
• Tähän kirjoitettu kuvaus näkyy osallistumispainikkeen alla osallistujalle.

Kioskitilassa tuotteella maksettava vuoro näyttää viestin, joka kehottaa maksamaan omalta tililtä: verkkomaksua ei tehdä kioskipäätteellä.

Maksaminen varauskrediiteillä

Ostavatko käyttäjänne jo krediittipaketteja kenttävarauksia varten? He voivat maksaa ryhmätunnin, leirin tai turnauksen samoilla krediiteillä. Teidän ei tarvitse periä mitään eikä verkkomaksua tarvita: krediitit veloitetaan heidän tililtään osallistumishetkellä.

Hinnan valitseminen

1. Ottakaa vuoron asetuksissa käyttöön Maksut & laskutus.
2. Napsauttakaa välilehteä Varausluotot.
3. Valitkaa, miten osallistumisen hinta lasketaan, ja tallentakaa.

Hinnoittelutapoja on kaksi:

1. Osallistujan tilauksen mukaan: jokainen maksaa sen, minkä tämän vuoron varaaminen maksaisi hänen jäsenyydellään. Tämä on yksinkertaisinta, kun tunti korvaa tavallisen varauksen. Esimerkiksi 2 tunnin kerrasta:
   • Julien jäsenyys veloittaa 1 krediitin varaukselta: hän maksaa 1 krediitin;
   • Marcin jäsenyys veloittaa 1 krediitin tunnilta: hän maksaa 2 krediittiä.
2. Luottojen määrä: kaikki maksavat saman määrän krediittejä, jonka kirjoitatte esiin tulevaan kenttään. Tämä on oikea valinta, kun hinta on yhtenäinen ja päätetty etukäteen.

Hinnan muuttaminen, kun osallistujia on jo mukana, koskee vain seuraavia osallistumisia: jo veloitetut krediitit pysyvät ennallaan.

Koko sarjan veloittaminen kerralla

Osallistumisesta veloitetaan vain kerran, vaikka Osallistumisen laajuus olisi asetettu arvoon Kaikki toistot.

Otetaan esimerkiksi loma-ajan leiri, jossa on 5 aamupäivää:

• kun Luottojen määrä on 10, leirille osallistuminen maksaa 10 krediittiä kaikilta 5 aamupäivältä;
• kun käytössä on Osallistujan tilauksen mukaan, hinta olisi vain yhden aamupäivän verran.

Sarjan kohdalla suosittelemme asettamaan kokonaishinnan asetuksella Luottojen määrä.

Kuka ei maksa

Osallistuminen on maksutonta käyttäjälle, jonka jäsenyys ei veloita krediittejä tällä vuorolla, valitusta hinnoittelusta riippumatta:

• hänen jäsenyytensä ei käytä varauskrediittejä;
• hänen jäsenyytensä ei veloita krediittejä tässä kalenterissa;
• hänen jäsenyytensä tarjoaa saman päivän varaukset maksutta, ja kerta on tänään.

Hän osallistuu normaalisti maksamatta mitään. Pelaaja, jonka jäsenyys ei käytä krediittejä, voi siis liittyä samalle leirille kuin jäsen, joka maksaa krediiteillä.

Mitä osallistuja näkee

Hinta näkyy suoraan painikkeessa Osallistu sulkeissa (esimerkiksi 2 krediittiä). Napsautuksen jälkeen vahvistusikkuna kertaa veloitettavan summan, ja osallistuja vahvistaa sen painikkeella Kyllä, osallistun.

Jos krediittejä ei ole tarpeeksi, osallistuminen evätään viestillä Riittämätön määrä krediittejä. Jos organisaationne myy krediittejä verkossa, painike Osta krediittejä antaa hänen ladata tiliään ja palata sitten osallistumaan.

Käyttäjä, jota jäsenyyssäännöt eivät koske – esimerkiksi ylläpitäjä – lisätään osallistujaksi ja häntä veloitetaan, vaikka saldo ei riittäisi.

Krediittien palauttaminen osallistumisen perumisessa

Osallistuja, joka peruu osallistumisensa, saa krediittinsä takaisin kuten varausta peruttaessa. Myös hänen jäsenyytensä sääntö, joka rajoittaa krediittien palautusta, pätee: ei palautusta lainkaan tai ei palautusta kertaa edeltävinä tunteina. Vahvistusikkuna kertoo hänelle, mitä hänelle palautetaan.

Esimerkiksi jäsenyydellä, joka ei enää palauta krediittejä 24 tuntia ennen varausta:

• Paul peruu keskiviikkona osallistumisensa lauantain kertaan: hänen krediittinsä palautetaan;
• jos hän peruu perjantai-iltana, hän ei saa mitään takaisin.

Kun kerta on alkanut – tai leirin ensimmäinen aamupäivä on alkanut – osallistumisen peruminen ei enää palauta mitään.

Osallistujien lisääminen ja poistaminen itse

Kun lisäätte osallistujia, teillä on kaksi vaihtoehtoa:

• Tarjoa osallistuminen veloituksetta: henkilö lisätään osallistujaksi maksutta;
• Veloita krediitit: osallistuminen veloitetaan hänen tililtään, aivan kuin hän olisi osallistunut itse.

Samat vaihtoehdot näkyvät välilehdellä Etiketit, kun lisäätte henkilöitä vuoroa luodessanne.

Kun valitsette Veloita krediitit, jokaisen saldo tarkistetaan. Jos yhdeltäkin henkilöltä puuttuu krediittejä, ketään ei lisätä, ja viesti kertoo, kenestä on kyse. Jos profiilinne sallii varaamisen muiden käyttäjien puolesta ilman asetusta Ota rajoitukset käyttöön, tätä tarkistusta ei tehdä, kuten käyttäjän puolesta tehdyssä varauksessa: henkilö lisätään osallistujaksi ja häntä veloitetaan, vaikka saldo menisi miinukselle.

Kun poistatte osallistujan, jota on veloitettu, valitsette, palautetaanko krediitit vai ei (Älä hyvitä takaisin). Osallistujaluettelossa jokaisen kohdalla näkyy veloitettu summa tai merkintä Veloituksetta.

Yksittäisen kerran tai koko sarjan peruminen

Yhden kerran peruminen palauttaa krediitit osallistujille, joita siitä on veloitettu.

Koko sarjaa koskevassa osallistumisessa kaikki riippuu siitä, mitä leiristä on jäljellä:

• peruutte yhden aamupäivän, ja muita on vielä tulossa: osallistuminen on yhä voimassa jatkon osalta ja veloitus säilyy;
• peruutte koko leirin ennen sen alkua: jokainen saa krediittinsä takaisin;
• leiri on alkanut ja peruutte viimeiset aamupäivät: teitä pyydetään valitsemaan vaihtoehtojen Hyvitä krediitit osallistujille ja Älä hyvitä takaisin väliltä.

Osallistujien puutteesta johtuva automaattinen peruminen noudattaa samoja sääntöjä. Viimeisessä tapauksessa se palauttaa krediitit kysymättä.

Osallistujien seuranta ja hallinta

Vuoron tietojen lohko Osallistujat luettelee osallistujat ja kertoo vapaana olevat paikat. Näette siinä aina koko luettelon, vaikka olisitte piilottanut sen käyttäjiltä.

Lisää osallistujia lisää useita osallistujia kerralla, Poista poistaa yhden. Molemmat toiminnot koskevat koko edellä määritettyä laajuutta.

Tuotteella maksettavalla vuorolla henkilön lisääminen pyytää valitsemaan, miten summa käsitellään:

1. Tarjoa osallistuminen veloituksetta – henkilö lisätään osallistujaksi, eikä tilausta luoda. Tämä on oletusvalinta, joka sopii kutsuihin ja asiakkaalle tehtyyn palvelukseen.
2. Peri maksu heti – tilaus luodaan ja kassa avautuu heti, jotta maksun voi periä paikan päällä. Jos osallistujia on useita, maksut peritään yksi kerrallaan. Tämä vaihtoehto näkyy vain, jos profiilinne antaa pääsyn toimintoon Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.
3. Peri maksu myöhemmin – tilaus luodaan ja ostotilaus lähetetään sähköpostitse. Henkilö maksaa myöhemmin.

Sama valinta tarjotaan, kun lisäätte henkilöitä vuoroa luodessanne: se ilmestyy välilehdelle Etiketit heti, kun valitsette ensimmäisen osallistujan. Krediiteillä maksettavalla vuorolla vaihtoehdot ovat edellä kuvatut Tarjoa osallistuminen veloituksetta ja Veloita krediitit.

Luettelo kertaa jokaisen osallistujan kohdalla maksun tilan: Veloituksetta, jos osallistuminen on tarjottu hänelle, muussa tapauksessa siihen liittyvän tilauksen sekä mahdollisuuden Kassaa tai lähettää lasku uudelleen sähköpostitse.

Vieraita ei hyväksytä tämäntyyppiselle vuorolle: jokainen paikka vastaa tunnistettua käyttäjää.

Osallistumisten aikarajat

Kolme määräaikaa, kaikki valinnaisia ja kaikki suhteessa vuoron alkuun.

Avautumisaika viivästyttää osallistumisen avautumista. 48 tunnilla maanantain klo 10 vuoron paikat avautuvat edeltävänä lauantaina klo 10. Näin kolme kuukautta etukäteen julkaistu leiri ei täyty heti julkaisupäivänään.

Rajoita ilmoittautumisen peruuttamista sulkee poistumismahdollisuuden tietyn määräajan jälkeen. Sen jälkeen osallistuja ei voi enää poistua itse – tarvittaessa teidän on tehtävä se. Ilman tätä asetusta hän voi perua osallistumisensa vuoron alkuun asti.

Peruuta automaattisesti peruu varauksen, jos osallistujien Vähintään ei täyty valittuun määräaikaan mennessä. Osallistujille ja vuoron luojalle ilmoitetaan sähköpostitse. Varausta, joka luodaan määräajan jo alettua, ei koskaan peruta automaattisesti – voitte siis avata vuoron viime hetkellä ilman riskiä.

Maksullisella vuorolla tämä peruminen mitätöi myös maksua odottavat tilaukset: kukaan ei voi enää maksaa kerrasta, joka ei toteudu. Jo peritut osallistumismaksut sen sijaan säilyvät eikä niitä hyvitetä – ne jäävät teidän käsiteltäviksenne.

Osallistumisten laskeminen kiintiöihin

Oletuksena vuorolle osallistuminen ei kuluta mitään: ei samanaikaisten varausten kiintiötä, ei jaksokohtaisia rajoja eikä peräkkäisiä vuoroja. Käyttäjä voi osallistua leirille menettämättä mahdollisuutta varata kenttä samana päivänä.

Lasketaan kiintiöön ja rajoituksiin kääntää tämän toiminnan: jokainen osallistuminen lasketaan tavallisena varauksena, eikä kiintiönsä täyttänyt henkilö voi enää osallistua.

Kun te lisäätte osallistujia – vuoroa luodessanne tai toiminnolla Lisää osallistujia – heidän kiintiönsä ja rajansa tarkistetaan samalla tavalla, ja viesti nimeää kyseisen henkilön. Jos profiilinne sallii varaamisen muiden käyttäjien puolesta ilman asetusta Ota rajoitukset käyttöön, ohitatte tarkistuksen kuten käyttäjän puolesta tehdyssä varauksessa.

Ottakaa tämä asetus käyttöön, kun osallistumisen tulee maksaa käyttäjälle jotakin – esimerkiksi hänen jäsenyyteensä sisältyvä ryhmätunti. Jättäkää se pois käytöstä kaikessa, mikä täydentää tavallista harrastamista korvaamatta sitä.

Ilmoittaminen sähköpostitse

Osallistuja saa aina vahvistuksen osallistuessaan sekä sähköpostin, jos vuoro perutaan automaattisesti. Näitä viestejä ei voi poistaa käytöstä.

Aktivoi ilmoitukset koskee vuoron luojaa: hän saa ilmoituksen jokaisesta osallistumisesta, jokaisesta perumisesta ja siitä, kun viimeinen paikka täyttyy. Poistakaa tämä asetus käytöstä vilkkaalla vuorolla, jos ette halua seurata jokaista muutosta.

Jokaisen omia ilmoitusasetuksia noudatetaan: käyttäjä, joka on poistanut ilmoitukset käytöstä, ei saa mitään.

Näytä osallistujaluettelo ratkaisee, mitä käyttäjät näkevät. Käytössä jokainen näkee, ketkä osallistuvat. Pois käytöstä vain laskuri ja vapaat paikat ovat julkisia.

Asetusten uudelleenkäyttö

Kymmenkunnan asetuksen säätäminen jokaista leiriä varten olisi työlästä. Kaksi toimintoa säästää tältä.

Asetusten yläosassa oleva lohko Malli kokoaa molemmat toiminnot. Tallenna mallina tallentaa vuoron asetukset antamallanne nimellä Mallin nimi. Heti kun malli on olemassa, sen yläpuolelle ilmestyy luettelo Valitse malli...: valinnalla samat asetukset saa käyttöön millä tahansa toisella vuorolla.

Vuoro pysyy kytkettynä malliin, josta se on luotu. Jos muutatte sen asetuksia myöhemmin, teiltä kysytään, kuinka laajalle muutos ulottuu: vain tähän varaukseen, tähän varaukseen ja sen toistoihin vai Kaikkialla – eli kaikkiin vuoroihin, jotka käyttävät samaa mallia.

Osallistumisten sulkeminen

Asetuksen Osallistava varaus voi poistaa käytöstä vuorolla, jolla on jo osallistujia, eikä siitä ole heille haittaa: osallistujat säilyvät ja luodut tilaukset pysyvät voimassa. Vain uudet osallistumiset ja perumiset loppuvat, ja osallistujalohko katoaa käyttäjien näkymästä.

Osallistumisen hyvittäminen tai jonkun poistaminen jälkikäteen jää teidän tehtäväksenne: osallistumisten sulkeminen ei hoida sitä.