Tilausten luominen ja hallinta

Tilaus kokoaa yhteen paketin käyttö- ja varausehdot: päivämäärät, hinnan, varauskiintiön ja noudatettavat säännöt. Luo organisaatiosi tarjoamat tilaukset ja määritä sitten jokaiselle käyttäjälle hänelle sopiva tilaus hänen korttinsa kautta.

Tilauksen luominen

Aloita organisaatiosi tarjoamasta paketista, esimerkiksi Harrastetennis. Voit sen jälkeen määrittää sen halutuille käyttäjille ilman, että samoja sääntöjä tarvitsee kirjata uudelleen jokaiselle kortille.

1. Siirry kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilaukset ja napsauta Uusi.
2. Täytä välilehdellä Yleinen kohta Nimi & väri sekä halutessasi kuvaus.
3. Määritä kohdassa Oikeuksien avautumispäivät ajanjakso, jonka aikana tilaajat voivat kirjautua sisään. Jätä asetus pois päältä, jos haluat myöntää käyttöoikeuden ilman päivämäärärajoitusta.
4. Napsauta Tallenna.

Täydennä sen jälkeen varausehdot: kuinka monta varausta tilaajalla voi olla kerrallaan, mille kentille hänellä on pääsy ja mitä sääntöjä hänen on noudatettava. Välilehdillä Kiintiö, Luvat ja Säännöt voit tarkentaa nämä valinnat. Alla oleva opas auttaa sinua niiden määrittämisessä.

Listan järjestäminen automaattisesti

Tila Automaattinen järjestää listan puolestasi: sinun ei tarvitse luoda yhtään ryhmää. Valitse lajittelu napsauttamalla nimen, alkamispäivän tai päättymispäivän otsikkoa. Ryhmät mukautuvat tähän valintaan muuttamatta tilauksia.

Nimen mukaan lajiteltaessa sovellus etsii yhteisiä sanoja ja kausia. Näin se voi yhdistää tilaukset Harrastetennis 2026/2027 - Aikuiset ja Harrastetennis 2026/2027 - Juniorit. Johdonmukaiset nimet helpottavat tätä järjestämistä. Jos nimet poikkeavat paljon toisistaan, sovelluksella on vähemmän vihjeitä niiden ryhmittelyyn. Päivämäärän mukaan lajiteltaessa ryhmät muodostetaan tilausten alkamis- ja päättymispäivien perusteella.

Napsauta ryhmän otsikkoa, kun haluat tiivistää tai avata sen. Tämä tila tallennetaan tilillesi.

Tilausten järjestäminen manuaalisiin ryhmiin

Valitse tämä tila, jos haluat järjestää listan omien kriteeriesi mukaan. Voit esimerkiksi koota tenniksen ja padelin ryhmään Urheilukoulu ja erottaa sitten vapaan pelaamisen tilaukset ja kertaluonteiset tarjoukset niiden nimistä riippumatta.

1. Siirry tilaan Manuaaliset ryhmät.
2. Napsauta Lisää ryhmä ja anna ryhmälle nimi: uusi ryhmä ilmestyy listan alkuun.
3. Vedä kohdassa Kaikki rivejä ilman hakua tai suodatinta, kun haluat sijoittaa ne ryhmiin ja määrittää niiden järjestyksen. Kosketusnäytöllä paina sormella riviä ennen sen siirtämistä.
4. Vaihda ryhmän paikkaa vetämällä sen otsikkoa. Tilaukset, joita ei ole sijoitettu mihinkään ryhmään, pysyvät alimpana kohdassa Ei ryhmää.

Kun viet osoittimen otsikon päälle, painikkeilla voit nimetä ryhmän uudelleen tai poistaa sen. Ryhmän poistaminen säilyttää sen tilaukset, jotka palaavat kohtaan Ei ryhmää.

Voit myös napsauttaa sarakkeen otsikkoa, kun haluat lajitella tilaukset nimen tai päivämäärän mukaan jokaisen ryhmän sisällä. Jos siirrät tämän jälkeen itsenäistä tilausta tai viitetilausta, oma järjestyksesi korvaa lajittelun: valittu sijainti säilyy.

Linkitetyt tilaukset, joita käsitellään jäljempänä, pysyvät oman viitetilauksensa alla. Voit muuttaa niiden järjestystä tämän kokonaisuuden sisällä muuttamatta muun listan lajittelua. Jos siirrät viitetilausta, siihen linkitetyt tilaukset seuraavat mukana.

Nämä ryhmittelyt näkyvät myös tilauksen valintalistoissa silloin, kun ne helpottavat lukemista. Tilausten koko nimet pysyvät niissä näkyvissä.

Näkymän mukauttaminen ja usean tilauksen käsittely

Mukauta lista omaan työtapaasi: lue kuvaukset, tarkastele maksuja tai näytä enemmän rivejä kerralla. Valikko Asetukset, kohdan Uusi oikealla puolella, tallentaa asetuksesi:

• Näytä kuvaukset: lisää kuvauksen nimen alle enintään kahdelle riville.
• Näytä maksut: korvaa alkamispäivän sarakkeen maksujen sarakkeella.
• Tiivistetty tila: pienentää rivien väliä sekä nimien, painikkeiden ja laskurien kokoa.

Nämä asetukset ovat oletuksena pois päältä. Pitkät nimet pysyvät luettavina usealla rivillä.

Alkamis- ja päättymispäivän sarakkeet näkyvät vain, jos vähintään yhdellä suodatetun listan tilauksella on vastaava päivämäärä. Kun haluat tarkastella tai muokata tilausta, napsauta sen nimeä – myös mobiililaitteella.

Valitse tilausten vasemmalla puolella olevat valintaruudut, kun haluat käsitellä useaa riviä kerralla. Painikkeet Arkistoi, Linkitä, Irrota ja Poista ilmestyvät tällöin tilan välilehtien tilalle. Käytössä ovat samat oikeudet ja rajoitukset kuin yhtä tilausta käsiteltäessä.

Manuaalisessa tilassa Siirrä kohteeseen… sijoittaa koko valinnan yhteen ryhmään. Kohdassa Arkistoidut toiminto Palauta palauttaa valitut tilaukset nykyiseen listaan.

Asetusten jakaminen viitetilauksen avulla

Tarjoatko useita padel-paketteja – aikuisille, junioreille, opiskelijoille – eri hinnoilla mutta samoilla säännöillä? Ilman näiden tilausten välistä linkitystä jokainen kiintiön tai kenttien käyttöoikeuden muutos on toistettava jokaisessa paketissa, jolloin jokin niistä voi unohtua.

Viitetilauksen avulla voit hallita näitä asetuksia yhdessä paikassa. Luo esimerkiksi Padel-tilaus ja linkitä siihen pakettisi: yhteisten asetusten muutokset koskevat automaattisesti kaikkia linkitettyjä tilauksia, ja kukin niistä säilyttää oman hintansa ja omat tietonsa. Jos joillakin paketeilla on oltava eri säännöt, pidä ne itsenäisinä tai liitä ne toiseen viitetilaukseen.

Asetukset siirtyvät vain viitetilauksesta linkitettyihin tilauksiin, kun tallennat ne. Linkitetyn tilauksen hinnan tai nimen muuttaminen ei siis vaikuta viitetilaukseen eikä muihin tilauksiin. Voit myös määrittää viitetilauksen käyttäjille: se on täysin normaali tilaus.

Linkitetyn tilauksen luominen

Listassa viitetilauksen painikkeella Luo liitetty tilaus voit luoda nopeasti uuden version. Voit tehdä sen myös tilauksen asetuksista:

1. Avaa tilaus, joka toimii viitetilauksena, ja siirry välilehdelle Yleinen.
2. Napsauta osiossa Viitetilaus painiketta Luo liitetty tilaus.
3. Kirjoita haluamasi nimi vahvistusikkunaan ja vahvista.
4. Luotu tilaus ilmestyy viitetilauksen linkitettyjen tilausten listaan. Napsauta sen painiketta Avaa, kun haluat mukauttaa sen nimen, hinnan ja muut omat tiedot.

Olemassa olevan tilauksen linkittäminen

1. Avaa linkitettävä tilaus ja tallenna ensin mahdolliset muutoksesi.
2. Valitse välilehdellä Yleinen osiossa Viitetilaus haluamasi viitetilaus.
3. Lue vahvistus huolellisesti: siinä kerrotaan, kuinka monta käyttäjää muutos koskee. Vahvistamalla korvaat tämän tilauksen yhteiset asetukset valitun viitetilauksen asetuksilla. Sen hinta ja omat tiedot säilyvät.

Mistä asetuksia muokataan

Linkitetyssä tilauksessa paneelin yläreunan palkki kertoo, mistä viitetilauksesta asetukset ovat peräisin. Perityt asetukset näkyvät harmaina, ja niiden yhteydessä näkyy viitetilauksen nimi. Muokkaa niitä avaamalla kyseinen viitetilaus: muutos koskee kaikkia siihen linkitettyjä tilauksia.

Jokaiselle linkitetylle tilaukselle voi edelleen mukauttaa:

• nimen, kuvauksen, värin ja avainsanat;
• päivämäärät ja varausten värit;
• hinnat ja laskutuksen, mukaan lukien varauskrediittien ja kutsukrediittien hinnat ja myynnin;
• välilehden Rekisteröinnit asetukset.

Muut asetukset periytyvät: kiintiöt, käyttöoikeudet, säännöt, nimikkeet, krediittien ja kutsujen toiminta, varaamiseen vaadittavat tiedot, esto maksamattoman maksun yhteydessä sekä muistutukset ennen päättymistä.

Voit esimerkiksi asettaa junioreiden hinnaksi 160 € ja aikuisten hinnaksi 320 €. Kumpikin säilyttää oman hintansa, vaikka muuttaisit yhteisiä sääntöjä kohteessa Padel-tilaus.

Listassa viiva yhdistää linkitettyjen tilausten merkit niiden viitetilauksen merkkiin: näin tunnistat paketit, joilla on samat asetukset. Jos niiden nimi alkaa viitetilauksen nimellä, vain loppuosa voidaan näyttää: Padel - Juniorit näkyy muodossa Juniorit kohdan Padel alla. Koko nimi säilyy ja näkyy, kun viet osoittimen sen päälle.

Tilauksen irrottaminen poistamatta sitä

Käytä viitetilauksen kortilla kyseisellä rivillä toimintoa Irrota. Voit myös valita linkitetyn tilauksen kentässä Viitetilaus vaihtoehdon Ei mitään ja vahvistaa valinnan.

Irrottaminen poistaa vain linkin: tilaus ja sen käyttäjät säilyvät. Perityt asetukset jäävät sellaisiksi kuin ne ovat irrottamishetkellä, ja niitä voi muokata suoraan tässä tilauksessa. Entiseen viitetilaukseen myöhemmin tehdyt muutokset eivät enää koske sitä.

Jos haluat irrottaa useita tilauksia kerralla, valitse ne listassa ja käytä toimintoa Irrota hallintaoikeuksiesi mukaan.

Jäsenmaksujen maksamisen seuranta

Jos perit jäsenmaksut vastaanotossa tai tilisiirrolla, voit merkitä maksut muistiin ja nähdä, kuka on maksanut tilauksensa. Täytä välilehdellä Yleinen kohta Jäsenyyden hinta: jokaisen kortin valintaruudulla Maksettu tilaus voit merkitä maksun, sen päivämäärän ja summan.

Saat kokonaiskuvan kaikista käyttäjistä avaamalla Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilausten seuranta. Voit suodattaa listaa tilauksen tai maksun tilan mukaan ja viedä sen Excel-muotoon.

Ota tarvittaessa käyttöön Estä varaukset, jos käyttäjä ei ole maksanut tilaustaan: käyttäjän kortilla näkyy tällöin palkki, ja varaaminen estetään häneltä, kunnes maksu on kirjattu.

Jos et halua seurata tätä näkymää jatkuvasti, ota käyttöön toimintaraportit: ne lähettävät sinulle joka kuukausi nimilistan tilauksista, jotka päättyvät 30 päivän kuluessa.

Tilauksen myyminen verkossa

Ota Maksut & laskutus käyttöön välilehdellä Yleinen, jos haluat tehdä tilauksesta verkossa maksullisen: käyttäjät voivat ostaa tai uusia sen määritettyjen pakettien mukaan, ja laskutus tapahtuu automaattisesti. Maksu suoritetaan siihen liitetyn laskutustilin maksutapojen mukaisesti.

Kun tämä osio on käytössä, päivämäärien merkitys muuttuu: niistä tulee Oletuspääsypäivät, joita sovelletaan niin kauan kuin tilaajalla ei ole voimassa olevaa pakettia. Heti kun hän ostaa paketin, paketin päivämäärät astuvat voimaan.

Tilaajien automaattinen muistuttaminen ennen päättymistä

Muistutukset kehottavat käyttäjiä uusimaan tilauksensa ennen kuin he menettävät varausoikeutensa. Ennen päättymispäivää lähetetään kolme sähköpostia: 30 päivää ennen, 7 päivää ennen ja edellisenä päivänä.

Kun haluat tarkastella asetusta, siirry kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilaukset, avaa kyseinen tilaus ja siirry välilehdelle Yleinen osioon Automaattiset muistutukset ennen voimassaolon päättymistä. Muistutukset ovat oletuksena käytössä. Linkitetyn tilauksen kohdalla tätä asetusta muokataan sen viitetilauksessa.

Mukautetun viestin lisääminen

Kytkimen alla olevassa editorissa voit lisätä muutaman rivin, jotka näkyvät sähköpostissa: vuosikokouksen päivämäärä, seuraavan kauden hinta, ilmoittautumispäivystys, täytettävän lomakkeen osoite, liitetiedosto...

Mitä tilaaja saa

Sähköposti muistuttaa kyseisestä tilauksesta, sen päättymispäivästä ja jäljellä olevien päivien määrästä, ja sen jälkeen näytetään viestisi, jos olet kirjoittanut sellaisen.

Uusimispainike näkyy, jos käyttäjällä on käytettävissään tilaus, jonka hän voi ostaa verkossa omalta tililtään. Muussa tapauksessa sähköposti sisältää vain muistutuksen ja viestisi: muista kertoa siinä, miten uusiminen tapahtuu muulla tavalla.

Kuka ei saa muistutusta

• Tilaajat, joiden kortille ei ole merkitty päättymispäivää: ilman tätä päivämäärää sovellus ei voi ajoittaa muistutusta.
• Tilaajat, joiden tilauksessa muistutukset on poistettu käytöstä.
• Tilaajat, joiden tili on keskeytetty.
• Ne, jotka ovat poistaneet ilmoitukset Maksut & laskutus käytöstä tilillään.

Todistusten vaatiminen varaamista varten

Välilehden Yleinen osio Pakolliset tiedot varauksen tekemiseen velvoittaa tilaajat täydentämään tietyt tiedot ennen kuin he voivat varata: sähköpostiosoite, postiosoite, puhelinnumero, profiilikuva, syntymäaika, luokitus, lisenssinumero, asumistodistus tai lääkärintodistus.

Käyttäjää pyydetään täydentämään korttinsa heti ensimmäisellä kirjautumiskerralla ja sen jälkeen, kun hän napsauttaa vapaata vuoroa. Jos otat käyttöön Sovella tätä rajoitusta, kun tilaaja on kumppani varauksessa, häntä ei voida myöskään lisätä toisen henkilön varaukseen niin kauan kuin pyydetyt tiedot puuttuvat.

Tilauksen kopioiminen uudelle kaudelle

Kopioinnin ansiosta sinun ei tarvitse aloittaa alusta: ota edellisen kauden asetukset käyttöön ja mukauta sitten kopion päivämäärät ja asetukset.

1. Napsauta listassa kopioitavan tilauksen rivillä Kopioi.
2. Kirjoita kopion nimi vahvistusikkunaan ja vahvista: kopio ilmestyy listaan.
3. Napsauta sen nimeä, kun haluat säätää sen päivämäärät ja tarvittavat asetukset.

Voit kopioida myös tilauksen asetuspaneelista. Tällöin kopion paneeli avautuu suoraan vahvistuksen jälkeen.

Linkitetyn tilauksen kopiointi säilyttää sen linkin samaan viitetilaukseen, jos sinulla on siihen tarvittavat oikeudet. Kopiointi ei luo uutta viitetilausta seuraavalle kaudelle.

Tarpeettomiksi käyneiden tilausten arkistointi

Arkistoi vanha paketti, kun haluat keventää listaa poistamatta niiden käyttäjien tilauksia, joilla se on vielä käytössä. Näin voit siirtää menneen kauden syrjään odottamatta, että kaikki käyttäjät ovat vaihtaneet pakettia.

Napsauta listassa Arkistoi ja vahvista. Tilaus siirtyy kohtaan Arkistoidut. Sitä ei enää tarjota uutena vaihtoehtona käyttäjää lisättäessä tai muokattaessa; ne, joilla se jo on, säilyttävät sen.

Palkki voi ehdottaa sinulle arkistoitavia tilauksia. Tarkista valinta ennen vahvistamista. Jos napsautat Piilota, vain palkki katoaa ja valinta tallennetaan tilillesi: yhtään tilausta ei arkistoida.

Kun haluat palauttaa tilauksen nykyiseen listaan, avaa Arkistoidut ja napsauta Palauta. Jos palautat linkitetyn tilauksen, jonka viitetilaus on arkistoitu, myös viitetilaus palautetaan, mikäli oikeutesi sen sallivat.

Arkistoidut tilaukset ovat edelleen käytettävissä tilausten yhdistämisessä tavallisen tuonnin ja ADOC-tuonnin yhteydessä.

Tyhjän tilauksen poistaminen

Poista tilaus, jos et enää tarvitse sitä eikä siihen ole liitetty yhtään käyttäjää. Jos se on vielä käytössä, arkistoi se: näin saat sen pois listalta mutta se säilyy sen tilaajille.

Käytä toimintoa Poista listassa tai asetuspaneelissa. Poistaminen estetään, jos tilauksella on vielä käyttäjiä, jos se on määritetty oletukseksi tai jos se on kirjautuneen ylläpitäjän oma tilaus. Samat suojaukset ovat voimassa, kun poistat useita tilauksia kerralla; viesti ehdottaa tällöin arkistointia.

Tyhjän viitetilauksen poistaminen irrottaa siihen linkitetyt tilaukset: ne säilyvät nykyisillä asetuksillaan. Jos haluat poistaa vain linkin, käytä toimintoa Irrota poistamatta tilausta.

Tilauksen vaihtaminen usealle käyttäjälle kerralla

Kauden alussa voit määrittää uuden tilauksen usealle käyttäjälle yhdellä toimenpiteellä avaamatta jokaista korttia erikseen.

1. Siirry kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Käyttäjien hallinta ja valitse halutut käyttäjät tai napsauta suodatuksen jälkeen Valitse kaikki.
2. Avaa Toiminnot ja sitten Nopea muokkaus.
3. Valitse uusi tilaus ja tarvittaessa sen päivämäärät ja napsauta sitten Tallenna.

Samalla toimenpiteellä voit merkitä tilauksen maksamattomaksi valituille käyttäjille, esimerkiksi uuden kauden alussa.

Jos valmistelet nämä muutokset tiedostoon, voit myös käyttää tuontia kyseisten käyttäjien tilausten päivittämiseen.