Käyttäjien hallinta arjessa

Käyttäjien hallintaan on koottu organisaationne kaikki tietueet: yhteystiedot, tunnukset, tilaus, krediitit, muistiinpanot ja roskakori. Se on lähtökohta kaikille päivittäisille toimille.

Tietueen avaaminen ja muokkaaminen

1. Siirtykää kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Käyttäjien hallinta.
2. Hakekaa sukunimen, etunimen, syntymävuoden tai lisenssinumeron perusteella tai tarkentakaa hakua kohdassa Suodattimet.
3. Avatkaa käyttäjän tietue napsauttamalla hänen nimeään.

Tietue sisältää osiot Kirjautumistiedot, Käyttöoikeudet (profiili, tilaus, ryhmät), Yhteystiedot, Tiedot, Ilmoitukset ja yksityisyys, Kumppaninhaku ja Tapahtumahistoria. Luodaksenne uuden käyttäjän napsauttakaa Uusi.

Tietueen ilmoituspalkkien lukeminen

Ennen kuin käsittelette pyynnön, katsokaa tietueen yläosassa näkyvät ilmoituspalkit: ne selittävät useimmat ”en pysty varaamaan” -tilanteet.

• Tilaus on vanhentunut tai sen alkamispäivä ei ole vielä koittanut.
• Maksamaton tilaus: käyttäjä ei voi varata ennen kuin maksu on kirjattu.
• Odottavat tilaukset, joista on suora linkki kyseisiin tilauksiin.
• Jäädytetty tili, jonka yhteydessä näkyvät päivämäärä, jäädytyksen tekijä ja kirjattu syy.
• Väliaikainen esto: tietueessa näkyy, mihin asti ja miksi esto on voimassa. Painike Avaa pääsy poistaa seuraamuksen välittömästi.

Useiden sähköpostiosoitteiden lisääminen

Tietueessa on kaksi sähköpostikenttää: toinen näkyy otsikon Sähköposti 2 alla. Ilmoitukset ja tunnukset lähetetään kaikkiin annettuihin osoitteisiin.

Salasanan nollaaminen

1. Avatkaa tietue ja siirtykää osioon Kirjautumistiedot.
2. Napsauttakaa Nollaa: sovellus ehdottaa uutta salasanaa.
3. Napsauttakaa Tallenna: uusi salasana lähetetään sähköpostitse tietueeseen kirjattuihin osoitteisiin.

Jos yhtään osoitetta ei ole kirjattu, sovellus pyytää lisäämään sellaisen ennen lähetystä. Tarkistakaa tämän jälkeen sähköpostilokista, että viesti on mennyt perille: näin erotatte parhaiten virheellisen osoitteen käyttäjästä, joka ei ole katsonut roskapostikansiotaan.

Tilin jäädyttäminen tai uudelleen aktivointi

1. Käyttäkää tietueessa painiketta Keskeytä / Aktivoi uudelleen.
2. Kirjatkaa tarvittaessa syy kohtaan Keskeytyksen syy (valinnainen): se näytetään käyttäjälle, jos hän yrittää kirjautua sisään.
3. Ottakaa käyttöön Lähetä ilmoitus (sähköposti / push) ilmoittaaksenne asiasta käyttäjälle.

Jäädytetty tili ei voi kirjautua sisään ennen kuin organisaatio aktivoi sen uudelleen. Ette voi jäädyttää omaa tiliänne.

Muistiinpanojen ja muistutusten lisääminen

Tietueen painike Huomautukset avaa käyttäjän sisäiset muistiinpanot ja näyttää niiden määrän: kirjatkaa huomio, valitkaa tärkeysjärjestys ja lisätkää tarvittaessa muistutuspäivä.

Kaikki organisaation muistiinpanot löytyvät kohdasta Hallinto›Käyttäjät›Muistiinpanot ja muistutukset, jossa voitte suodattaa ne käyttäjän, tekijän tai ajanjakson mukaan ja merkitä hoidetut muistutukset. Tämä on oikea paikka seurata asioita, jotka eivät mahdu mihinkään kenttään: luvattu lääkärintodistus, lunastettava shekki tai kesken oleva riita-asia.

Krediittien tarkastelu ja muuttaminen

Tietueessa näkyvät saldot Luotot ja Kutsut, jos tilaus käyttää niitä. Linkki Näytä tiedot kertoo, missä kalentereissa ja millä kellonaikaväleillä krediittejä voi käyttää: sama saldo ei välttämättä anna pääsyä kaikille kentille.

1. Napsauttakaa Lisää / poista muuttaaksenne saldoa; voitte lisätä valinnaisen muistiinpanon.
2. Napsauttakaa Tapahtumahistoria nähdäksenne jokaisen tapahtuman: ostot, varaukset, peruutukset ja manuaaliset lisäykset.

Negatiivinen saldo näkyy punaisena: se on merkki siitä, että vastuuhenkilö on tehnyt varauksen tälle käyttäjälle, vaikka laskuri oli tyhjä.

Käyttäjän koko toiminnan löytäminen

Tietueen painike Lisää avaa pikavalikon, jonka kaikki linkit on jo suodatettu tälle käyttäjälle: Varauspäiväkirja, Tulevat varaukset, Kutsujen loki, Varausten kehitys, Lämpökartta, Laskut & tapahtumat, Kirjautumisloki ja Tapahtumahistoria.

Tämä on lyhin tie selvittää reklamaatio: sen sijaan että avaisitte jokaisen lokin ja kirjoittaisitte nimen uudelleen, lähtekää liikkeelle tietueesta ja antakaa suodattimen asettua itsestään.

Sallittujen kumppanien rajaaminen

Voitte rajata luetteloa henkilöistä, joiden kanssa käyttäjä voi tehdä varauksia.

1. Avatkaa tietueessa osio Ilmoitukset ja yksityisyys.
2. Napsauttakaa Näytä asetukset kohdan Tietosuoja vieressä.
3. Ottakaa kohdassa Sallitut kumppanit käyttöön Rajoita kumppanien luetteloa ja valitkaa sitten kumppanit.

Käyttäjä ei voi itse muuttaa tätä asetusta, vaikka antaisitte hänen muuten hallita yksityisyysasetuksiaan.

Älkää sekoittako tätä asetusta juuri sen yläpuolella olevaan kohtaan Varaa hänen kanssaan: se määrittää, kuka saa lisätä tämän käyttäjän varaukseen, kun taas Sallitut kumppanit määrittää, keiden kanssa hän itse saa varata.

Roskakoriin siirtäminen, palauttaminen tai poistaminen

1. Valitkaa yksi tai useampi käyttäjä ja valitkaa sitten valikosta Toiminnot toiminto Poista: heidät siirretään ensin roskakoriin.
2. Näyttäkää roskakori suodattimien kautta, jos haluatte käyttäjän kohdalla toiminnon Palauta, Palauta kaikki tai Tyhjennä roskakori.

Roskakorissa olevia käyttäjiä ei lasketa mukaan organisaationne tilaukseen.