Käyttäjäryhmät
Luokitelkaa käyttäjänne ryhmiin – tenniskoulu, joukkueet, vapaaehtoiset, toimikunnat – niin löydätte heidät yhdellä silmäyksellä listoista, voitte suodattaa heitä ja lähettää kohdennettuja viestejä.
Mihin ryhmää käytetään
Ryhmä on vapaa merkintä, joka on riippumaton profiilista ja tilauksesta. Tilaus määrittää varausoikeudet ja profiili käyttöoikeudet, mutta ryhmä ei muuta mitenkään sitä, mitä käyttäjä voi tehdä: se auttaa vain tunnistamaan ja löytämään hänet.
Juuri tämä tekee siitä joustavan. Sama käyttäjä voi kuulua useaan ryhmään, ja voitte luoda niitä niin monta kuin organisaatiossanne on tarpeen, ilman pelkoa sivuvaikutuksista varaussääntöihin.
Ryhmän luominen
- Siirtykää kohtaan Hallinto›Käyttäjät›Ryhmät.
- Napsauttakaa Uusi ryhmä ja täyttäkää sitten Ryhmän nimi ja Ryhmän väri.
- Valitkaa Näkyvyys: Julkinen (käyttäjät näkevät kuuluvansa tähän ryhmään) tai Yksityinen.
- Napsauttakaa Tallenna.
Väri ei ole pelkkä koriste: sen avulla ryhmä tunnistetaan yhdellä silmäyksellä käyttäjälistasta ja suodattimista. Valitkaa selvästi toisistaan erottuvia sävyjä viiden sinisen vivahteen sijaan.
Varatkaa tila Yksityinen sellaisiin sisäisiin luokitteluihin, joita käyttäjienne ei tarvitse tietää: jäsenmaksumuistutukset, asian seuranta tai lista henkilöistä, joihin otetaan uudelleen yhteyttä.
Ryhmän liittäminen käyttäjiin
Reittejä on kaksi sen mukaan, kuinka monta henkilöä asia koskee:
- Yhden käyttäjän kohdalla avatkaa hänen korttinsa ja täyttäkää hänen ryhmänsä osiossa Käyttöoikeudet.
- Useamman kohdalla valitkaa heidät kohdassa Hallinto›Käyttäjät›Käyttäjien hallinta ja käyttäkää sitten toimintoa Nopea muokkaus, jolla voitte Lisää tai Poista ryhmän koko valinnalle yhdellä kertaa.
Myös tiedoston tuonti voi täyttää ryhmät: liittäkää taulukkolaskentanne sarake ryhmien kenttään sarakkeiden määrityksen yhteydessä.
Ryhmien käyttö sovelluksessa
Kun ryhmänne ovat käytössä, niistä tulee valintaperuste useissa moduuleissa:
- käyttäjälistassa suodattimien luokka Ryhmät rajaa näkymän yhteen tai useampaan ryhmään;
- tiedoston viennissä samat suodattimet rajaavat vietävää joukkoa;
- ryhmäviestissä suodatus ryhmän mukaan on nopein tapa kohdistaa viesti oikeille vastaanottajille.
Uusien rekisteröityneiden automaattinen liittäminen
Sen sijaan että luokittelisitte uudet tilit käsin, antakaa verkkorekisteröitymisen hoitaa se: tilauksen välilehdellä Rekisteröinnit oleva valinta Lisää uudet tilaajat ryhmään sijoittaa jokaisen uuden rekisteröityneen valitsemaanne ryhmään tai ryhmiin.
Näin esimerkiksi tilaus ”Tenniskoulu” täydentää samannimistä ryhmää itsestään kaudesta toiseen.
ADOC-ryhmien huomioiminen
ADOCin kanssa synkronoidut organisaatiot näkevät liiton automaattisesti luomia ryhmiä. Palkki ilmoittaa niistä ryhmän kortilla: niiden nimeä ja kokoonpanoa ohjaa synkronointi, ja vain väri on muokattavissa.
Älkää yrittäkö korjata niitä käsin, sillä seuraava synkronointi ylikirjoittaisi muutoksenne. Jos tarvitsette toisenlaisen luokittelun, luokaa sen rinnalle oma ryhmänne.
