Toimintaraporttien vastaanottaminen sähköpostilla

Saatte automaattisesti yhteenvedon organisaationne toiminnasta: jäsenmäärät, tilaukset, ilmoittautumiset, varaukset, kirjautumiset ja sähköpostit sekä kehityksen edelliseen jaksoon verrattuna.

Raporttien käyttöönotto

1. Siirtykää kohtaan Hallinto›Asetukset›Toimintaraportit.
2. Ottakaa käyttöön Aktivoi toimintaraportit sähköpostitse.
3. Kohdassa Sähköpostiosoitteet ilmoittakaa enintään 4 vastaanottajaa, yksi osoite riviä kohti.
4. Napsauttakaa Tallenna.

Vastaanottajat eivät tarvitse vastuuhenkilön tiliä eikä erityisiä oikeuksia: raportti saapuu suoraan heidän postilaatikkoonsa. Tämä on helpoin tapa pitää ajan tasalla puheenjohtaja tai rahastonhoitaja, joka ei koskaan kirjaudu sovellukseen.

Lähetysvälien valinta

Käytettävissä on kolme raporttia, jotka voidaan ottaa käyttöön erikseen tai yhdessä:

• Päivittäiset raportit: joka aamu edellisen päivän toiminta.
• Viikoittaiset raportit: joka maanantaiaamu kulunut viikko.
• Kuukausittaiset raportit: kuun 1. päivänä kulunut kuukausi.

Jokainen vastaa eri tarpeeseen. Päivittäinen raportti palvelee päivystystä: se kertoo, mitä on hoidettava tänään. Kuukausiraportin voi lähettää sellaisenaan johtokunnalle ilman muotoilua. Viikkoraportti asettuu näiden väliin ja sopii hyvin vapaaehtoiselle vastuuhenkilölle, joka käy paikan päällä kerran viikossa.

Raportin sisältö

Raportti ei rajoitu varauksiin. Se kokoaa yhteen seitsemän tunnuslukuryhmää, joista jokaista verrataan edelliseen jaksoon:

• Käyttäjät: kokonaismäärä, uudet tilit, keskeytetyt tilit, roskakoriin siirretyt tilit ja lopullisesti poistetut tilit.
• Tilaukset: maksetut tilaukset, päättyneet tilaukset ja erityisesti ne, jotka päättyvät seuraavien 30 päivän aikana.
• Verkkoilmoittautumiset: hyväksytyt, hylätyt ja odottavat hakemukset.
• Varaukset: yhteensä, käyttäjien varaukset, organisaation merkinnät, kutsut, huomiotekstit, peruutukset.
• Kirjautumiset: hyväksytyt kirjautumiset, hylätyt kirjautumiset ja aktiivisten käyttäjien määrä.
• Sähköpostit: toimitetut, avatut ja epäonnistuneet viestit.
• Kirjautuminen päätteellä: kirjatut vuorot, kirjaamattomat vuorot, automaattiset peruutukset ja sanktioidut tilit.

Kolme viimeistä ryhmää näkyvät vain, jos vastaava toiminto on käytössä organisaatiossanne: verkkoilmoittautumisten on oltava avoinna vähintään yhdessä tilauksessa, ja läsnäolon kirjaamisen on oltava käytössä päätteellä.

Raportin käyttö työlistana

Tämä erottaa raportin pelkästä lukutaulukosta: useat kohdat sisältävät nimet. Ette lue vain, että "12 tilausta päättyy pian", vaan saatte luettelon näistä kahdestatoista henkilöstä.

Tästä seuraa luontevasti kolme käyttötapaa:

• Luettelo 30 päivän sisällä päättyvistä tilauksista on muistutuslistanne. Se saapuu itsestään joka kuukausi, ilman että tarvitsee rakentaa suodatinta.
• Odottavien ilmoittautumisten luettelo muistuttaa hakemuksista, joita kukaan ei ole käsitellyt — tyypillinen tilanne organisaatiossa, jossa useat henkilöt hallinnoivat toimintaa ilman selvää työnjakoa.
• Epäonnistuneiden sähköpostien laskuri kertoo heikkenevästä osoiterekisteristä jo hyvissä ajoin, ennen kuin jäsen valittaa, ettei saa mitään viestejä.