Toimintaraporttien vastaanottaminen sähköpostitse

Saat automaattisesti yhteenvedon organisaatiosi toiminnasta: jäsenmäärät, tilaukset, rekisteröitymiset, varaukset, kirjautumiset ja sähköpostit sekä kehityksen edelliseen jaksoon verrattuna.

Ota raportit käyttöön

1. Siirry kohtaan Hallinto›Asetukset›Toimintaraportit.
2. Ota käyttöön Aktivoi toimintaraportit sähköpostitse.
3. Syötä kohtaan Sähköpostiosoitteet enintään 4 vastaanottajaa, yksi osoite riviä kohden.
4. Napsauta Tallenna.

Vastaanottajat eivät tarvitse seuran vastuuhenkilön tiliä eivätkä erityisiä oikeuksia: raportti saapuu suoraan heidän postilaatikkoonsa. Tämä on helpoin tapa pitää ajan tasalla puheenjohtaja tai rahastonhoitaja, joka ei koskaan kirjaudu sovellukseen.

Valitse lähetystiheydet

Raportteja on kolme, ja voit ottaa ne käyttöön erikseen tai yhdessä:

• Päivittäiset raportit: joka aamu edellisen päivän tapahtumat.
• Viikoittaiset raportit: joka maanantaiaamu päättynyt viikko.
• Kuukausittaiset raportit: kunkin kuukauden 1. päivänä päättynyt kuukausi.

Kukin vastaa eri tarpeeseen. Päivittäinen raportti palvelee päivystystä: se kertoo, mitä tänään on hoidettava. Kuukausiraportin voi välittää sellaisenaan hallitukselle ilman muokkausta. Viikkoraportti on näiden välimuoto ja sopii hyvin vapaaehtoiselle vastuuhenkilölle, joka käy paikan päällä kerran viikossa.

Mitä raportti sisältää

Raportti alkaa olennaisesta ja erittelee sitten kunkin osa-alueen. Jokaista lukua verrataan vertailujaksoon: päivittäisessä raportissa edelliseen päivään, viikkoraportissa edelliseen viikkoon ja kuukausiraportissa edellisen vuoden samaan kuukauteen, jotta syyskuun kauden alkua ei verrattaisi elokuun lomakauteen.

Yhteenveto ja avainluvut

Raportti alkaa yhteenvetolauseella ja enintään kolmella huomiolla: ennätys kahdeksan viime jakson aikana taikka selvä nousu tai lasku.

Sen jälkeen seuraa enintään neljä avainlukua: vastaanotettu summa, varaukset joiden vuoro osuu jaksolle, käyttöaste ja kirjautuneiden käyttäjien määrä. Kunkin kohdalla näkyy kehitys, vertailujakson luku harmaalla ja pieni käyrä kahdeksalta viime jaksolta.

Hoidettavat asiat ja tuleva viikko

Erillinen laatikko kokoaa lähetyspäivänä hoidettavat asiat: myöhässä olevat maksuerät ja perittävän summan, yli 7 päivää maksamatta olleet tilaukset (pois lukien tarjoukset ja osamaksut), hyväksyntää odottavat verkkorekisteröitymiset, vähissä olevat tuotteet ja tilaukset, jotka päättyvät 30 päivän kuluessa. Jokainen rivi avaa vastaavan näkymän.

Seuraava osa koskee tulevia 7 päivää, päivittäisessä raportissa alkavaa päivää: jo tehdyt varaukset, ennakoitu käyttöaste, tunnit ja leirit osallistujineen ja vapaine paikkoineen, kenttien sulkemiset sekä vähiten varattu päivä.

Laskutus ja maksujen vastaanotto

Tässä osiossa näkyvät vastaanotettu summa hyvitykset vähennettyinä, saadut maksut, lähetetyt laskut, keskiostos, hylätyt verkkomaksut, jakauma maksutavoittain ja myydyimmät tuotteet. Summat lasketaan samalla tavalla kuin laskutustilastoissa, kaikki laskutustilit yhteen laskettuina ja ilman asiakkaiden nimiä.

Osio näkyy vain, jos organisaatiosi on jommallakummalla jaksolla vastaanottanut maksuja, laskuttanut tai hyvittänyt jotakin tai jos jokin maksu on hylätty.

Varaukset

Tässä osiossa näkyvät varaukset päivittäin (kuukausiraportissa viikoittain), jakson aikana luodut varaukset tyypeittäin, pelatut tunnit sekä peruutukset, mukaan lukien alle 24 tuntia ennen vuoroa tehdyt peruutukset. Lämpökartta yhdistää päivät ja kellonajat, minkä jälkeen esitetään käyttöaste kalentereittain ja aktiivisimmat pelaajat.

Päivittäisessä raportissa, joka kattaa vain yhden päivän, ei näytetä varauskaaviota eikä lämpökarttaa.

Käyttäjät, läsnäolokirjaus, rekisteröitymiset ja sähköpostit

• Käyttäjät ja tilaukset: uudet käyttäjät, jakson aikana tai seuraavien 30 päivän aikana päättyvät tilaukset, tilaajat joilla ei ole varausta 30 päivään, keskeytetyt, roskakoriin siirretyt tai poistetut tilit, kirjautumiset ja kokonaisjäsenmäärä. Seuraavien 7 päivän syntymäpäivät – päivittäisessä raportissa kuluvan päivän – näkyvät, jos otat asetuksen käyttöön.
• Läsnäolokirjaus kioskitilassa: kirjatut ja kirjaamattomat vuorot, automaattiset peruutukset ja seuraamuksen saaneet käyttäjät.
• Verkkorekisteröitymiset: jakson aikana hyväksytyt ja hylätyt hakemukset sekä hyväksyntääsi odottavat hakemukset.
• Sähköpostit: perille menneet viestit, avausprosentti, epäonnistumiset ja osoitteet, jotka on korjattava käyttäjien tietoihin.

Läsnäolokirjaus ja verkkorekisteröitymiset näkyvät vain, jos toiminto on käytössä organisaatiossasi: verkkorekisteröitymisten on oltava avattuna vähintään yhdelle tilaukselle ja läsnäolokirjauksen on oltava käytössä kioskitilassa.

Mitä raportissa ei näy

Lukua, joka on nolla molemmilla jaksoilla, ei näytetä, ja tyhjä osio jätetään pois: pienen organisaation raportti pysyy lyhyenä. Jos näytettävää ei ole lainkaan, kyseiseltä jaksolta ei lähetetä sähköpostia. Raporttien asetuksissa voit myös poistaa osiot, jotka eivät koske sinua.

Käytä raporttia tehtävälistana

Juuri tämä erottaa raportin pelkästä lukutaulukosta: useat kohdat sisältävät nimet. Et lue vain, että ”12 tilausta päättyy pian”, vaan saat luettelon näistä kahdestatoista henkilöstä.

Tästä seuraa luontevasti kolme käyttötapaa:

• 30 päivän kuluessa päättyvien tilausten luettelo on muistutuslistasi. Se saapuu itsestään joka kuukausi, eikä sinun tarvitse rakentaa suodatinta.
• Odottavien rekisteröitymisten luettelo muistuttaa hakemuksista, joita kukaan ei ole käsitellyt – tyypillinen tilanne organisaatiossa, jossa useampi henkilö toimii ylläpitäjänä ilman selvää työnjakoa.
• Epäonnistuneiden sähköpostien laskuri kertoo osoitetietojen rapistumisesta jo kauan ennen kuin jäsen valittaa, ettei saa lainkaan viestejä.