Osallistumisvaraukset: avaa vuoro osallistumisille

Varaa vuoro organisaation nimissä — leiri, turnaus, oppitunti, ryhmätunti — ja anna käyttäjien ilmoittautua siihen itse, verkkomaksulla tai ilman. Määrität paikkamäärän, osallistumiskriteerit ja aikarajat sekä seuraat osallistujaluetteloa.

Valitse, kuka kokoaa osallistujaluettelon

Mikä tahansa varaus, jolla on nimike, voi saada osallistujia. Vuorosta toiseen vaihtelee se, kuka luettelon kokoaa — sinä vai käyttäjät itse.

Kokoat luettelon itse

Varaa vuoro nimikkeellään ja valitse osallistujat ottamatta käyttöön Osallistava varaus. Käyttäjät eivät voi ilmoittautua itse: luettelo on sinun hallinnassasi.

Luettelo ei ole silti lopullinen. Avaa varaus kalenterista milloin tahansa uudelleen ja lisää tai poista henkilöitä välilehdellä Etiketit, jossa jo ilmoittautuneet osallistujat näkyvät valmiiksi valittuina.

Näin toimii harjoitus, johon kutsut ryhmän, peliin nimetty joukkue tai tunti, jonka osallistujat on päätetty ennakkoon.

Käyttäjät ilmoittautuvat itse

Ota käyttöön Osallistava varaus, niin vuoro avautuu: kalenterissa näkyy paikkalaskuri, ja jokainen voi varata oman paikkansa omalta tililtään.

Näin toimii lomaleiri, sisäinen turnaus tai kaikille avoin tapahtuma.

Kun asetus on käytössä, luettelon hallinta siirtyy varauslomakkeelta vuoron tietoihin, jossa käytössäsi ovat Lisää osallistujia ja Poista.

Vaihtaminen tavasta toiseen

Tavat eivät ole toisensa poissulkevia, eikä valinta ole koskaan lopullinen. Voit ensin koota luettelon ja ottaa myöhemmin käyttöön Osallistava varaus vapauttaaksesi jäljellä olevat paikat: jo valitut henkilöt pysyvät ilmoittautuneina.

Myös päinvastainen onnistuu — katso osallistumisten sulkeminen sivun lopusta.

Avaa vuoro osallistumisille

1. Napsauta kalenterissa varattavaa vuoroa.
2. Avaa varauslomakkeen välilehti Etiketit.
3. Valitse nimike — leiri, turnaus, oppitunti, harjoitus — ja lisää halutessasi kommentti.
4. Ota käyttöön Osallistava varaus ja napsauta sitten Määritä avataksesi asetukset.
5. Valitse halutessasi henkilöt, jotka ilmoitat suoraan mukaan, ja vahvista.

Käytä Toisto kattamaan leirin tai viikoittaisen tunnin kaikki kerrat yhdellä kertaa: valitset sen jälkeen, koskeeko yksi ilmoittautuminen yhtä kertaa vai koko sarjaa.

Kalenterissa vuoro näyttää tällöin osallistujien määrän suhteessa paikkamäärään sekä kutsun ilmoittautua niin kauan kuin paikkoja on vapaana. Napsautus vie vuoron tietoihin, joissa ovat luettelo ja osallistumispainike.

Kun haluat muokata asetuksia myöhemmin, avaa vuoro ja käytä Määritä lohkossa Osallistujat.

Aseta paikkamäärä ja ilmoittautumisen laajuus

Asetusten lohkossa Osallistujat on kaksi lukua.

Enintään määrittää paikkojen määrän. Kun se on täynnä, vuoro näyttää tilan Täynnä ja osallistumispainike katoaa.

Vähintään ei estä yhtäkään ilmoittautumista: luku toimii vain alla kuvatun automaattisen peruutuksen kvoorumina. Sen pienin arvo on 1. Jos haluat, että kerta järjestetään ilmoittautuneiden määrästä riippumatta, älä koske tähän kenttään vaan jätä Peruuta automaattisesti pois käytöstä.

Osallistumisen laajuus on ratkaisevin asetus, ja se kannattaa päättää ensimmäisenä:

• Tämä varaus — ilmoittautuminen koskee yhtä kertaa. Tämä sopii viikoittaiseen harjoitukseen, johon tullaan kun ehditään, tai yksittäiseen tapahtumaan.
• Kaikki toistot — ilmoittautuminen koskee koko sarjaa. Yksi ilmoittautuminen lisää henkilön kaikkiin sarjan kertoihin, ja yksi poistuminen poistaa hänet niistä kaikista. Tämä sopii viiden päivän leiriin tai peräkkäisten tuntien jaksoon. Sarja pysyy avoinna niin kauan kuin siinä on tuleva kerta: jo alkaneelle leirille voi siis liittyä.

Kun Kaikki toistot on valittuna, vuoron tiedoissa luetellaan sarjan päivämäärät: jokainen tietää tarkalleen, mihin sitoutuu. Kun Tämä varaus on valittuna, näytetään vain avoin kerta.

Valitse, kuka voi ilmoittautua

Ilman erillistä asetusta vuoro on avoin kaikille organisaatiosi käyttäjille.

Ota käyttöön Kelpoisuusehdot rajataksesi tätä ja valitse sitten kriteerit. Ne vastaavat käyttäjäluettelon suodattimia viidessä ryhmässä: profiilit, tilaukset, ikäluokat, ryhmät ja rankingit, joiden lisäksi on sukupuoli.

Käyttäjä, joka ei täytä kriteerejä, näkee painikkeen silti, mutta napsautuksen jälkeen hänelle kerrotaan, ettei hänen profiilinsa vastaa tämän vuoron kriteerejä. Sama pätee muihin estoihin: vuoro on täynnä, ilmoittautuminen ei ole vielä auki, tuote ei ole saatavilla. Jokaisesta tapauksesta näytetään oma viesti — kukaan ei jää tuijottamaan mykkää painiketta.

Joitakin tavallisia käyttötapoja: leirin rajaaminen yhteen ikäluokkaan, ryhmätunnin avaaminen vain tietyn tilauksen haltijoille, sisäisen turnauksen rajaaminen yhteen joukkueryhmään.

Asetuksen poistaminen käytöstä tyhjentää valitut kriteerit: vuoro on jälleen avoin kaikille.

Tee osallistumisesta maksullinen

Ota käyttöön Maksut & laskutus vuoron asetuksissa ja valitse sitten maksettava tuote. Luettelossa näkyvät tuoteluettelosi aktiiviset tuotteet, joiden tyyppi on leiri, oppitunti tai turnaus.

Osallistuja maksaa verkossa ilmoittautumisen yhteydessä. Paikka varmistuu vasta, kun maksu on suoritettu: niin kauan kuin tilaus on odottavana, vuoro näyttää tekstin ”Viimeistele maksu” ja paikka on muiden käytettävissä.

Kaksi asetusta tarkentaa hintaa koskematta tuoteluetteloon:

• ”Mukauta summaa” asettaa tälle vuorolle oman Yksikköhinta. Ilman sitä jokainen maksaa hinnan, joka määräytyy valitun tuotteen hinnoittelusäännöistä.
• Tässä kirjoitettu kuvaus näkyy osallistumispainikkeen alla osallistujalle.

Tämä asetus näkyy vain, jos organisaatiosi käyttää verkkolaskutusta. Kioskitilassa maksullinen vuoro näyttää viestin, jossa pyydetään maksamaan omalta tililtä: verkkomaksua ei voi suorittaa kioskilla.

Seuraa ja hallitse osallistujia

Vuoron tietojen lohko Osallistujat luettelee ilmoittautuneet ja kertoo vapaat paikat. Näet siinä aina koko luettelon, vaikka olisit piilottanut sen käyttäjiltä.

Lisää osallistujia ilmoittaa useita mukaan kerralla, Poista poistaa jonkun. Molemmat toiminnot koskevat koko edellä määritettyä laajuutta.

Maksullisella vuorolla henkilön lisääminen pyytää valitsemaan, miten summa käsitellään:

1. Tarjoa osallistuminen veloituksetta — henkilö ilmoitetaan mukaan eikä tilausta luoda. Tämä on oletusvalinta, jota käytetään kutsuihin ja hyvän tahdon eleisiin.
2. Peri maksu heti — tilaus luodaan ja kassa avautuu heti, jotta maksun voi periä paikan päällä. Useamman osallistujan kanssa maksut peritään yksi toisensa jälkeen. Tämä valinta näkyy vain, jos profiilisi antaa käyttöoikeuden Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.
3. Peri maksu myöhemmin — tilaus luodaan ja ostotilaus lähetetään sähköpostilla. Henkilö maksaa myöhemmin.

Sama valinta tarjotaan, kun ilmoitat henkilöitä mukaan vuoron luonnin yhteydessä: se ilmestyy välilehdelle Etiketit heti, kun valitset ensimmäisen osallistujan.

Luettelo kertoo jokaisesta osallistujasta maksun tilan: Veloituksetta, jos osallistuminen on annettu hänelle veloituksetta, muuten siihen liittyvän tilauksen sekä mahdollisuuden Kassaa tai lähettää lasku uudelleen sähköpostilla.

Vieraita ei hyväksytä tämäntyyppiselle vuorolle: jokainen paikka vastaa tunnistettua käyttäjää.

Rajaa ilmoittautumiset ajallisesti

Kolme aikarajaa, kaikki valinnaisia ja kaikki ilmaistuna vuoron alkuun nähden.

Avautumisaika viivästyttää ilmoittautumisen avautumista. 48 tunnilla maanantain klo 10 vuoron paikat avautuvat edeltävänä lauantaina klo 10. Näin kolme kuukautta etukäteen julkaistu leiri ei täyty heti julkaisupäivänään.

Rajoita ilmoittautumisen peruuttamista sulkee poistumismahdollisuuden tietyn ajan jälkeen. Sen jälkeen osallistuja ei voi enää poistua vuorolta itse — sinun on tehtävä se tarvittaessa. Ilman tätä asetusta hän voi poistua vuorolta aina vuoron alkuun asti.

Peruuta automaattisesti peruuttaa varauksen, jos osallistujien Vähintään ei täyty valittuun aikarajaan. Osallistujille ja vuoron luojalle ilmoitetaan asiasta sähköpostilla. Varausta, joka luodaan sen jälkeen kun aikaraja on jo alkanut, ei koskaan peruuteta automaattisesti — voit siis avata vuoron viime hetkellä ilman riskiä.

Maksullisella vuorolla tämä peruutus mitätöi myös maksua odottavat tilaukset: kukaan ei voi enää maksaa kertaa, joka ei toteudu. Jo maksetut osallistumiset sen sijaan säilyvät eikä niitä hyvitetä — sinun on käsiteltävä ne itse.

Vähennetäänkö osallistumiset kvootista

Oletuksena vuorolle osallistuminen ei kuluta mitään: ei samanaikaisten varausten kvoottia, ei jaksokohtaisia rajoja eikä peräkkäisiä vuoroja. Käyttäjä voi ilmoittautua leirille menettämättä mahdollisuutta varata kenttä samana päivänä.

Lasketaan kiintiöön ja rajoituksiin kääntää tämän toiminnan: jokainen osallistuminen lasketaan tavallisena varauksena, eikä kvoottinsa täyttänyt henkilö voi enää ilmoittautua.

Ota tämä asetus käyttöön, kun osallistumisella on käyttäjälle hinta — esimerkiksi hänen tilaukseensa sisältyvä ryhmätunti. Jätä se pois käytöstä kaikelle, mikä täydentää tavallista harrastamista sen sijaan että korvaisi sen.

Ilmoita sähköpostilla

Osallistuja saa aina vahvistuksen ilmoittautuessaan sekä sähköpostin, jos vuoro peruutetaan automaattisesti. Näitä viestejä ei voi poistaa käytöstä.

Aktivoi ilmoitukset koskee vuoron luojaa: hän saa ilmoituksen jokaisesta ilmoittautumisesta, jokaisesta vuorolta poistumisesta ja siitä, kun viimeinen paikka täyttyy. Poista tämä asetus käytöstä vilkkaalla vuorolla, jos et halua seurata jokaista muutosta.

Jokaisen omia ilmoitusasetuksia noudatetaan: käyttäjä, joka on sulkenut ilmoituksensa, ei saa mitään.

Näytä osallistujaluettelo ratkaisee, mitä käyttäjät näkevät. Käytössä jokainen tietää, kuka on ilmoittautunut. Pois käytöstä vain laskuri ja vapaat paikat näkyvät julkisesti.

Käytä asetuksia uudelleen

Kymmenkunnan asetuksen säätäminen joka leirille olisi työlästä. Kaksi toimintoa estää sen.

Asetusten yläosassa oleva lohko Malli kokoaa nämä kaksi toimintoa. Tallenna mallina tallentaa vuoron asetukset antamallasi Mallin nimi. Heti kun malli on olemassa, sen yläpuolelle ilmestyy luettelo Valitse malli...: valinta tuo nämä asetukset mihin tahansa toiseen vuoroon.

Vuoro pysyy liitettynä malliin, josta se on luotu. Jos muokkaat sen asetuksia myöhemmin, sinulta kysytään, kuinka laajalti muutos tehdään: vain tähän varaukseen, tähän varaukseen ja sen toistoihin vai Kaikkialla — eli kaikkiin vuoroihin, joilla on sama malli.

Sulje ilmoittautumiset

Voit poistaa Osallistava varaus käytöstä vuorolla, jolle on jo ilmoittauduttu, eikä siitä ole heille haittaa: osallistujat pysyvät paikoillaan ja luodut tilaukset pysyvät voimassa. Vain ilmoittautuminen ja vuorolta poistuminen loppuvat, ja osallistujalohko katoaa käyttäjien näkymästä.

Osallistumisen hyvittäminen tai jonkun poistaminen jälkikäteen on aina sinun tehtäväsi: ilmoittautumisten sulkeminen ei hoida sitä.