Näin pääsette alkuun organisaationne kanssa

Seuratkaa tätä tarkistuslistaa, jotta saatte organisaationne käyntiin oikeassa järjestyksessä: jokainen vaihe pohjustaa seuraavaa, tilin määrityksistä aina käyttöönoton tiedottamiseen käyttäjille.

Yhteenveto
Vaiheiden järjestyksellä on merkitystä: luokaa kalenterit, tilaukset ja profiilit ennen käyttäjien tuontia, jotta voitte määrittää ne heti tuonnin yhteydessä.

Täyttäkää tilin asetukset

  1. Siirtykää kohtaan Hallinto›Asetukset›Tilin asetukset.
  2. Tarkistakaa organisaation tiedot ja yhteystiedot, logo sekä sijainti.
  3. Valitkaa valuutta heti alussa: sitä käytetään kaikissa näytettävissä hinnoissa.
Organisaation tilin asetukset
Tunnistetiedot, yhteystiedot, verkko-osoite, valuutta, sijainti: tilin asetuksissa määritellään organisaationne perustiedot ja se, miten ne näkyvät koko sovelluksessa.

Lisätietoja

Hallitse kulkuoikeuksia
Avaa ovet ja kytke valaistus tai lämmitys päälle automaattisesti varausten mukaan organisaatioosi liitetyn kumppaniratkaisun avulla.
Varauspäätteen asentaminen paikan päälle
Kioskitila muuttaa klubitalon tietokoneen itsepalvelukäytössä olevaksi varauspäätteeksi: kalenterit näkyvät jatkuvasti ja käyttäjät kirjautuvat paikan päällä varaamaan tai kirjaamaan läsnäolonsa.

Luokaa kalenterinne

Kalenteri vastaa yhtä kenttää tai varattavaa tilaa. Luokaa kohdassa Hallinto›Asetukset›Varaus›Kalenterit yksi kalenteri kutakin kenttää kohden ja määrittäkää sen aukioloajat sekä aikavälien kesto jokaiselle viikonpäivälle.

Kalenterien määrittäminen
Kalenteri vastaa yhtä varattavaa kenttää tai tilaa (kenttä, rata, sali). Luo yksi kalenteri jokaista kenttää varten ja määritä sen jälkeen sen aukioloajat, aikavälien kesto ja ulkoasu.

Lisätietoja

Ryhmittele kalenterit välilehdiksi
Järjestä kalenterit ryhmiin, jotta ne näkyvät välilehtinä päivittäisissä varaustaulukoissa – esimerkiksi yksi välilehti sisäpadelille ja toinen ulkopadelille.
Nimikkeiden ja merkintöjen käyttö
Nimikkeet varaavat vuoroja organisaation nimissä (harjoitukset, koulu, turnaus), kun taas merkinnät näyttävät viestin vuoron päällä estämättä varaamista.
Aikavälien ja ajanjaksojen sulkeminen
Useilla työkaluilla voit sulkea tai piilottaa aikavälejä, kokonaisen kalenterin tai varaamisen kokonaan: valitse tilanteeseen sopiva tapa.

Määrittäkää tilaukset

Tilaukset ovat varaamisen sääntömoottori: ne määrittävät, kuka voi varata, kuinka monta samanaikaista varausta sallitaan, missä kalentereissa ja millä aikarajoilla. Luokaa ne kohdassa Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Tilaukset ja aloittakaa yksinkertaisesti: voitte hienosäätää kiintiöitä ja sääntöjä myöhemmin.

Tilausten luominen ja hallinta
Tilaus kokoaa yhteen paketin käyttö- ja varausehdot: päivämäärät, hinnan, varauskiintiön ja noudatettavat säännöt. Luo organisaatiosi tarjoamat tilaukset ja määritä sitten jokaiselle käyttäjälle hänelle sopiva tilaus hänen korttinsa kautta.
Kiintiöt, käyttöoikeudet ja varaussäännöt
Jokaisessa tilauksessa on kattava sääntömoottori: kiintiöt, sallitut kalenterit, määräajat, peruutukset, kiellot, krediitit ja vieraskutsut. Tämä sivu opastaa tilauksen määrityksessä tavoite kerrallaan.

Lisätietoja

Aikavälien suunnittelu ajanjaksojen ja tilausten mukaan
Edistyneet aikataulut määrittävät aikaväli kerrallaan, mikä on varattavissa ja mikä ei, sekä ajanjakson (loma-ajat, kouluajat, pyhäpäivät) että tilausmuodon mukaan.
Varausten tarkennetut säännöt
Syvennä tilausten asetuksia: kenttäkohtaiset kvootit, luotettavat kutsulaskurit, pakollinen täydellinen profiili, hallitut peruutukset ja lisäpeliaikaa useamman pelaajan varauksille.
Laskutustilit
Laskutustili sisältää laskusi lähettävän tahon tiedot (yhteystiedot, numerointi) sekä käyttäjillesi tarjottavat maksutavat. Luo useita tilejä, jos organisaatiosi laskuttaa useasta eri yksiköstä.

Säätäkää profiilit ja roolit

Profiilit määrittävät käyttöoikeudet toimintoihin: neljä profiilia on käytettävissä oletuksena (Pääkäyttäjä, Ohjaaja, Jäsen, Vierailija) ja voitte luoda niitä lisää. Tarkistakaa ne kohdassa Hallinto›Käyttäjät›Käyttöoikeudet›Profiilit & roolit ennen käyttäjien lisäämistä.

Profiilit ja roolit
Profiilit määrittävät, mitä kukin käyttäjä voi tehdä sovelluksessa: katsella kalentereita, hallita muiden varauksia tai ylläpitää organisaatiota. Tilaus määrittää varausoikeudet, profiili määrittää käyttöoikeudet toimintoihin.

Lisätietoja

Hakemisto ja oletusasetukset
Avatkaa organisaation hakemisto, jotta pelaajat löytävät pelikavereita, ja määrittäkää arvot, joita sovelletaan oletuksena jokaiseen uuteen käyttäjään: profiili, tilaus, salasanat ja yksityisyys.
Käyttäjien hallinta arjessa
Käyttäjien hallintaan on koottu organisaationne kaikki tietueet: yhteystiedot, tunnukset, tilaus, krediitit, muistiinpanot ja roskakori. Se on lähtökohta kaikille päivittäisille toimille.

Tuokaa käyttäjänne

Tuokaa kohdassa Hallinto›Käyttäjät›Tuo / vie›Tuo tiedosto käyttäjälistanne tiedostosta: tuonnin yhteydessä voitte määrittää jokaiselle tilauksen ja profiilin. Jos kyse on vain muutamasta tilistä, pikaluonti on nopeampi.

Voitte myös antaa pelaajien luoda tilinsä itse verkkoilmoittautumisen avulla.

Käyttäjien tuonti ja vienti
Luo tai päivitä käyttäjärekisterisi muutamassa minuutissa: pikasyöttö, Excel- tai CSV-tiedoston tuonti sarakevastaavuuksineen sekä mukautettava vienti.
Avaa verkkorekisteröityminen
Antakaa pelaajien pyytää tiliä itse etusivultanne: te valitsette rekisteröitymiselle avoimet tilaukset, lomakkeen sisällön ja hakemusten hyväksymistavan.

Lisätietoja

Käyttäjäryhmät
Luokitelkaa käyttäjänne ryhmiin – tenniskoulu, joukkueet, vapaaehtoiset, toimikunnat – niin löydätte heidät yhdellä silmäyksellä listoista, voitte suodattaa heitä ja lähettää kohdennettuja viestejä.
Lähetettyjen sähköpostien tarkistaminen ja toimien jäljittäminen
Kaksi lokia auttaa teitä valvomaan, mitä organisaatiossanne tapahtuu: sähköpostiloki, jolla varmistatte viestienne perillemenon, ja tarkastusloki, jolla jäljitätte hallinnolliset toimenpiteet.

Muokatkaa etusivua

Seuranne sivuston etusivu koostuu lohkoista: esittely, kuvat, julkiset kalenterit, verkkoilmoittautumiset… Muokatkaa sitä kohdassa Hallinto›Mukauta›Kotisivu omalla banneripalkillanne, logollanne ja organisaation väriteemalla.

Etusivun mukauttaminen
Kootkaa organisaationne etusivu sisältölohkoista: esittely, kuvat, kalenterit, sää, rekisteröitymiset… Jokainen lohko voi olla julkinen tai rajattu tietyille käyttäjille.

Lisätietoja

Verkkosivujen ja valokuva-albumien luominen
Täydentäkää organisaationne sivustoa sisältösivuilla (säännöt, hinnasto, tenniskoulu…) ja valokuva-albumeilla, joita päivitätte kauden mittaan.
Varausjärjestelmän liittäminen verkkosivustoonne
Onko organisaatiollanne jo verkkosivusto? Upottakaa siihen kirjautumislomake ja julkiset kalenterit, ja ohjatkaa siirtymiset sivustojen välillä uudelleenohjausten avulla.
Hakukoneoptimoinnin parantaminen ja kävijämäärien mittaaminen
Huolehtikaa organisaationne näkyvyydestä Googlessa ja Bingissä ja mitatkaa sivustonne kävijämääriä Google Analyticsin avulla.

Tiedottakaa käyttöönotosta

Kun kaikki on valmista, kertokaa sivuston osoite käyttäjillenne. Helpointa on lähettää ryhmäviesti kohdasta Hallinto›Käyttäjät›Ryhmitellyt viestit: jokainen saa tiedon sähköpostitse ja voi kirjautua sisään heti.

Ryhmäviestien lähettäminen
Tavoita kaikki käyttäjäsi tai osan heistä yhdellä lähetyksellä: sisäinen viestintä, sähköposti ja push-ilmoitukset sekä yksityiskohtainen lukuseuranta.

Lisätietoja

Automatisoi viestisi
Kolme automaatiota vaivattomaan viestintään: kirjautumisen jälkeen näytettävä viesti, sähköposti-ilmoituksiin lisättävä teksti ja syntymäpäivänä lähetettävä onnitteluviesti.
Ilmoitusten saaminen varauksista
Saat sähköposti- tai push-ilmoituksen jokaisesta käyttäjien tekemästä varauksesta tai peruutuksesta valitsemiesi ehtojen mukaan, ja voit tarjota varaustodistuksia.

Seuratkaa toimintaa käyttöönoton jälkeen

Heti ensimmäisistä varauksista alkaen kojelauta antaa teille kokonaiskuvan: varaukset, kirjautumiset, käyttöaste ja uudet ilmoittautumiset.

Toiminnan yhteenvedon tarkastelu
Toiminnan yhteenveto kokoaa organisaationne keskeiset tunnusluvut — varaukset, peruutukset, käyttöasteen, kirjautumiset, tilaukset ja ilmoittautumiset — valitsemaltanne ajanjaksolta sekä niiden muutoksen vertailujaksoon nähden.

Jotta teidän ei tarvitse muistaa sitä itse, ottakaa käyttöön myös toimintaraportit: yhteenveto saapuu sähköpostitse, myös niille hallituksen jäsenille, jotka eivät koskaan kirjaudu sovellukseen.

Toimintaraporttien vastaanottaminen sähköpostitse
Saat automaattisesti yhteenvedon organisaatiosi toiminnasta: jäsenmäärät, tilaukset, rekisteröitymiset, varaukset, kirjautumiset ja sähköpostit sekä kehityksen edelliseen jaksoon verrattuna.

Lisätietoja

Organisaationne toiminnan analysointi
Kojelaudan tilastot auttavat teitä tekemään konkreettisia päätöksiä: tunnistamaan vajaakäytöllä olevat vuorot, ennakoimaan ruuhkahuiput, tuntemaan käyttäjänne ja seuraamaan heidän aktiivisuuttaan.
Varausten seuranta
Varausloki listaa organisaation kaikki varaukset — menneet, käynnissä olevat ja tulevat — yksityiskohtaisin suodattimin ja Excel-vientinä.
Kauden hallinta
Kauden vaihto alusta loppuun: valmistele uudet tilaukset, siirrä käyttäjät joukkotoimintona, nollaa krediittilaskurit ja siivoa käyttäjätilit.
Vastuuhenkilöille
Koontinäyttö
Päivitetty perjantaina 2. lokakuuta 2026
Ehdot & tietosuojakäytäntö
Suomi (FI)