Varausten seuranta
Varausloki listaa organisaation kaikki varaukset — menneet, käynnissä olevat ja tulevat — yksityiskohtaisilla suodattimilla ja Excel-vientinä.
Varauslokin tarkastelu
- Siirry kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Varaus›Varauspäiväkirja.
- Valitse ajanjakso kohdasta Jakso: valmis ajanjakso tai omat päivämäärät.
- Käytä listan yläpuolella olevia välilehtiä siirtyäksesi nopeasti näkymien Kaikki, Käyttäjät, Vieraan kanssa, Etiketit ja Peruutetut välillä.
- Napsauta riviä nähdäksesi varauksen tiedot.
Oikealla oleva toinen välilehtirivi rajaa listan yhteen kalenteriin — tai kalenteriryhmään, jos olet luonut sellaisia.
Valitse päivämäärä, johon ajanjakso perustuu
Valikossa Jakso on kalenterin edellä kaksi vaihtoehtoa: Lisäyspäivän mukaan ja Aikavälin päivämäärän mukaan.
Tämä asetus ei muuta vain listan järjestystä, vaan myös sitä, mitä ajanjakso poimii:
- Aikavälin päivämäärän mukaan vastaa kysymykseen ”mitä on pelattu tässä kuussa?”. Tammikuussa tehty varaus maaliskuun vuorolle näkyy maaliskuussa.
- Lisäyspäivän mukaan vastaa kysymykseen ”mitä on varattu tässä kuussa?”. Sama varaus näkyy tammikuussa.
Välilehdellä Peruutetut lista siirtyy automaattisesti peruutuspäivämäärään: näet peruutukset siinä järjestyksessä kuin ne ovat tapahtuneet, mikä on oikea peruste reklamaation käsittelyyn.
Suodata ja järjestä täsmällisesti
Painikkeella Suodattimet voit tarkentaa hakua: varaustyypin, kalenterin tai kalenteriryhmän, käyttäjän, varauksen luoneen vastuuhenkilön, jäsenyyden tai selitteen mukaan.
Tyyppisuodatin menee välilehtiä pidemmälle: se erottaa Käyttäjien mukaan tehdyt varaukset niistä, jotka vastuuhenkilö on kirjannut Käyttäjille, erottelee tyypit Etiketit (klubi) ja Etiketit (käyttäjät) toisistaan sekä poimii esiin varaukset Kirjatut, Ei kirjattuja tai Automaattisesti peruutettu..
Suodattimesi ja näyttöasetuksesi säilyvät käyntikerrasta toiseen.
Kutsujen läsnäolokirjaus
Välilehti Vieraan kanssa listaa vain ne varaukset, joissa on vähintään yksi vieras. Jokaisella rivillä on painike Merkitse tämä kutsu: yksi napsautus merkitsee rivin kirjatuksi, toinen peruu merkinnän.
Näin tiedät kuukauden lopussa, mitkä kutsut ovat todella toteutuneet — hyödyllistä, jos organisaationne laskuttaa vieraita tai rajoittaa heidän määräänsä.
Tulevien varausten näyttäminen
Siirry kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Varaus›Tulevat varaukset: lista näyttää seuraavat varatut vuorot aikajärjestyksessä. Peruutetut varaukset eivät sisälly listaan.
Tämä näkymä kannattaa tulostaa tai viedä tiedostoon vilkkaan viikonlopun aattona: se toimii seuraavien päivien läsnäololistana.
Näkymän säätäminen
Suodattimien oikealla puolella oleva painike Asetukset tarjoaa useita vaihtoehtoja:
- Piilota peruutukset näyttää vain toteutuneet varaukset.
- Yhdistä varaukset yhdistää saman varauksen peräkkäiset vuorot yhdelle riville. Ilman tätä valintaa kolmen tunnin varaus vie kolme riviä.
- Tiivistetty tila ja tiiviyden säätö näyttävät enemmän rivejä kerralla.
Listan vienti tiedostoon
- Aseta ensin suodattimet: vienti sisältää täsmälleen näytetyn listan samassa järjestyksessä.
- Napsauta Vie Excel-muodossa (.xls) ja sen jälkeen Lataa (.xls) avautuvassa ikkunassa.
- Ota tarvittaessa käyttöön asetus Tiivistetty vienti, niin saat tiiviimmän tiedoston.
Vientipainikkeen vieressä oleva laskuri kertoo, montako riviä viedään.
