Kirjanpito ja sähköinen lasku

Määritä organisaationne tilikartta, vie kirjanpitoviennit tilitoimistonne ohjelmistoon ja ota käyttöön sähköinen lasku Factur-X-muodossa.

Tilikartan määrittäminen

Tilikartta määrittää, mille tileille ja mihin päiväkirjoihin myyntinne kohdistetaan vienneissä. Se määritetään laskutustilikohtaisesti: kahdella erikseen laskuttavalla yksiköllä on kummallakin oma tilikartta.

1. Siirtykään kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit ja avaa haluttu tili.
2. Avaa välilehti Tililuettelo.
3. Muokkaa tilinumeroita ja tilien nimiä ja napsauta sitten Tallenna.

Näkymä jakautuu kolmeen osioon:

• Myynti, ALV ja asiakkaat: palvelumyynnin tilit, myynnin arvonlisäveron tilit, myyntisaamisten tilit ja myönnettyjen alennusten tilit.
• Kassa: pankki-, kassa- ja perittävien shekkien tilit, joita maksusuoritusten viennit käyttävät.
• Lokit: myynnin, pankin ja kassan päiväkirjojen koodit.

Myynnin kohdistaminen kategorian tai verokannan mukaan

Oletuksena kaikki myyntinne kohdistetaan yhdelle myyntitilille. Samalla välilehdellä on kaksi vapaaehtoista kohdistustapaa, joilla pääsette tarkempaan erotteluun.

• Myynnin erittely kategorioittain: oma tili jokaiselle tuotekategorialle — tilaukset, krediitit, välineet, tunnit… Napsauta Lisää kategoria, valitse kategoria ja syötä sen tili.
• ALV:n erittely verokannan mukaan: oma myynnin arvonlisäveron tili jokaiselle verokannalle. Napsauta Lisää korko, syötä verokanta ja sen tili.

Tästä on hyötyä, kun kirjanpidossanne on erotettava toiminnot toisistaan — esimerkiksi opetustuotot kenttävuokrista. Jos kohdistusta ei ole, kaikki kirjautuu edellä määritetyille yleisille tileille.

Myyntien ja kirjanpitovientien vieminen

1. Siirtykään kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.
2. Suodata luettelo halutulle ajanjaksolle ja halutuilla ehdoilla: vienti noudattaa täsmälleen näytöllä näkyviä suodattimia.
3. Napsauta Lataa vientitiedosto ja valitse muoto.

Myyntitoiminnan seuranta

• Excel (.xlsx): yksi rivi tilausta kohti, sisältäen päivämäärän, käyttäjän, verottomat summat, arvonlisäveron ja verolliset summat, tilan sekä maksutavan. Tämä on suositeltavin muoto myynnin analysointiin taulukkolaskennassa.
• CSV (.csv): sama raportti muodossa, jonka mikä tahansa taulukkolaskentaohjelma osaa lukea.
• Lataa PDF-laskut: pakattu tiedosto, joka sisältää kaikkien nykyisen suodatuksen laskujen PDF-tiedostot. Mukana ovat vain lähetetyt laskut.

Tietojen toimittaminen kirjanpitäjälle

• Kirjanpitomerkinnät (.csv): laskukohtaiset debet/kredit-viennit luettavassa muodossa, tarkoitettu manuaaliseen tuontiin.
• FEC (Ranska): Fichier des Écritures Comptables, Ranskan lakisääteinen muoto, jonka Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane tai QuickBooks osaa tuoda. Yksi tasapainossa oleva vienti laskua kohti.
• FAIA (Luxemburg) ja DATEV (Saksa): näiden kahden maan lakisääteiset muodot, jotka tarjotaan kyseisiin maihin sijoittautuneille organisaatioille.

Valinta Sisällytä säännöt (kassa) lisää maksusuoritusten viennit (pankki, kassa, shekki) myyntivientien rinnalle. Poista valinta, jos haluat viedä vain myynnin päiväkirjan.

Laskujen lähettäminen Factur-X-muodossa

Sähköinen laskutus muuttuu pakolliseksi Ranskassa. Factur-X on valittu muoto: täysin tavallinen PDF-lasku, jonka sisään on liitetty datatiedosto, jonka kirjanpito-ohjelmistot osaavat lukea automaattisesti.

Laskun vastaanottajan kannalta mikään ei muutu: hän avaa PDF-tiedoston, joka on samanlainen kuin ennen. Hänen kirjanpito-ohjelmistonsa löytää siitä lisäksi summat ja tunnisteet, ilman että niitä tarvitsee syöttää uudelleen.

Tarkistaminen, koskeeko velvoite organisaatiotanne

Tämä on ensimmäinen ratkaistava kysymys, ja vastaus ei ole läheskään sama kaikille organisaatioille.

• Yleisen verolain (code général des impôts) artiklan 261-7-1° perusteella arvonlisäverosta vapautettuja urheiluseuroja ei koske sähköinen laskutus eikä e-reporting. Monet organisaatiot kuuluvat tähän ryhmään.
• Arvonlisäverovelvollisten organisaatioiden on lähetettävä yritysten väliset laskunsa sähköisessä muodossa. Mikroyrityksille ja pk-yrityksille, eli lähes kaikille organisaatioille, lähettämisen määräpäivä on 1. syyskuuta 2027.
• Yksityishenkilöille (jäsenillenne) lähetetyt laskut jäävät sähköisen laskutuksen ulkopuolelle verotuksellisesta asemastanne riippumatta.

Muodon käyttöönotto

1. Siirtykään kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit ja muokkaa haluttua tiliä.
2. Etsi välilehdeltä Laskutus valinta Sähköinen lasku, joka sijaitsee osiossa Laskutustiedot
3. Valitse muoto:
   • Factur-X (Ranska) ranskalaiselle organisaatiolle: se lisää yritysten välisillä laskuilla vaaditut ranskalaiset lakisääteiset merkinnät;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) eurooppalaista standardia varten ilman ranskalaisia erityispiirteitä;
   • Deaktivoitu tavallisten PDF-laskujen tuottamiseen.

Asetus on laskutustilikohtainen: organisaatio, joka laskuttaa useammalta tililtä, ottaa muodon käyttöön kullakin tilillä erikseen.

Pakollisten tietojen täyttäminen

Sähköisen laskun on tunnistettava lähettäjänsä varmasti. Nämä tiedot syötetään samalla välilehdellä, osiossa Laskutustiedot.

1. Organisaationne SIRET: tämä on välttämätön kenttä. Ilman sitä lasku ei voi olla vaatimustenmukainen, ja valinnan alle ilmestyy varoitusviesti.
2. ALV-numero, jos organisaationne on verovelvollinen. Jos se on tyhjä, SIRET toimii verotunnisteena.
3. Täydellinen osoite: toiminimi, katuosoite, postinumero, kaupunki ja maa. Puutteellinen osoite tuottaa laskun, jonka asiakkaanne alusta hylkää.
4. Laskutuksen sähköpostiosoite, jota käytetään yhteyspisteenä, kun mikään muu tunniste ei ole saatavilla.

Yritysasiakkaiden SIREN-tunnuksen kerääminen

Yritysten välisen laskun on tunnistettava myös ostaja. Asiakkaan SIREN syötetään hänen laskutusosoitteeseensa, osioon Yrityksen osoite, yhdessä Yrityksen nimi ja SIREN kanssa. Sama syöttö tarjotaan tiskimyynnin yhteydessä.

Mitään näistä ei kysytä yksityishenkilölle lähetettävää laskua varten: nimi, osoite ja maa riittävät.