Kirjanpito & auditointi

Määritä organisaatiosi tilikartta, vie kirjauksesi kirjanpitäjäsi ohjelmistoon, ota käyttöön sähköinen lasku Factur-X-muodossa ja löydä asiakirjat, joita verohallinto voi sinulta pyytää: todistus, tapahtumaloki, sulkemiset ja arkistot.

Tilikartan määrittäminen

Tilikartta määrää, mille tileille ja mihin päiväkirjoihin myyntisi kirjataan vienneissä. Se määritetään laskutustilikohtaisesti: kahdella erikseen laskuttavalla yksiköllä on kummallakin oma tilikarttansa.

1. Siirry kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit ja avaa kyseinen tili.
2. Avaa välilehti Tililuettelo.
3. Muokkaa tilinumeroita ja tilien nimiä, ja napsauta sitten Tallenna.

Näyttö jakautuu kolmeen osaan:

• Myynti, ALV ja asiakkaat: palvelumyynnin, myynnin arvonlisäveron, asiakkaiden ja myönnettyjen alennusten tilit.
• Kassa: pankki-, kassa- ja perittävien shekkien tilit, joita maksun vastaanoton kirjaukset käyttävät.
• Päiväkirjat: myynti-, pankki- ja kassapäiväkirjojen koodit.

Myynnin erittely kategorian tai verokannan mukaan

Oletuksena kaikki myynnit kirjataan yhdelle tuottotilille. Samalla välilehdellä on kaksi valinnaista erittelyä, joilla pääset pidemmälle.

• Myynnin erittely kategorioittain: oma tili jokaiselle tuotekategorialle — tilaukset, krediitit, tarvikkeet, oppitunnit… Napsauta Lisää kategoria, valitse kategoria ja syötä sen tili.
• ALV:n erittely verokannan mukaan: oma myynnin arvonlisäverotili jokaiselle verokannalle. Napsauta Lisää korko, syötä verokanta ja sen tili.

Tämä on hyödyllistä, kun kirjanpidossa on eroteltava toiminnot toisistaan — esimerkiksi opetuksen tuotot kentän vuokrauksista. Jos erittelyä ei ole, kaikki kirjautuu edellä määritetyille yleisille tileille.

Myyntien ja kirjausten vieminen

1. Siirry kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.
2. Suodata luettelo halutun jakson ja haluttujen kriteerien mukaan: vienti noudattaa täsmälleen näytöllä näkyviä suodattimia.
3. Napsauta Lataa vientitiedosto ja valitse muoto.

Myynnin seuranta

• Excel (.xlsx): yksi rivi tilausta kohden, mukana päivämäärä, käyttäjä, veroton summa, arvonlisävero ja verollinen summa, tila sekä maksutapa. Tämä on suositeltava muoto myyntien analysointiin taulukkolaskentaohjelmassa.
• CSV (.csv): sama raportti muodossa, jonka mikä tahansa taulukkolaskentaohjelma osaa lukea.
• Lataa PDF-laskut: arkisto, joka sisältää jokaisen nykyisen suodatuksen laskun PDF-tiedoston. Mukana ovat vain muodostetut laskut.

Tietojen toimittaminen kirjanpitäjälle

• Kirjanpitoviennit (.csv): debet-/kredit-kirjaukset laskua kohden luettavassa muodossa, joka on tarkoitettu manuaaliseen tuontiin.
• FEC (Ranska): kirjanpitovientien tiedosto (Fichier des Écritures Comptables), Ranskan lakisääteinen muoto, jonka voi tuoda Sageen, EBP:hen, Cieliin, Cegidiin, Pennylaneen tai QuickBooksiin. Yksi tasapainossa oleva kirjaus laskua kohden.
• FAIA (Luxemburg) ja DATEV (Saksa): näiden kahden maan lakisääteiset muodot, jotka ovat tarjolla kyseisiin maihin sijoittautuneille organisaatioille.

Valinta Sisällytä säännöt (kassa) lisää myyntikirjausten joukkoon maksun vastaanoton kirjaukset (pankki, kassa, shekki). Poista valinta, jos haluat viedä vain myyntipäiväkirjan.

Laskujen muodostaminen Factur-X-muodossa

Sähköinen laskutus tulee Ranskassa pakolliseksi. Factur-X on valittu muoto: täysin tavallinen PDF-lasku, jonka sisään on liitetty datatiedosto, jonka kirjanpito-ohjelmistot osaavat lukea automaattisesti.

Laskun vastaanottajalle mikään ei muutu: hän avaa PDF-tiedoston, joka on samanlainen kuin ennen. Hänen kirjanpito-ohjelmistonsa löytää siitä lisäksi summat ja tunnisteet ilman, että hänen tarvitsee syöttää niitä uudelleen.

Tarkista, koskeeko velvoite organisaatiotasi

Tämä on ensimmäinen ratkaistava kysymys, eikä vastaus ole läheskään sama kaikille organisaatioille.

• Ranskan yleisen verolain artiklan 261-7-1° perusteella arvonlisäverosta vapautettuja urheiluseuroja ei koske sähköinen laskutus eikä e-reporting-raportointi. Moni organisaatio on tässä tilanteessa.
• Arvonlisäverovelvollisten organisaatioiden on muodostettava yritysten väliset laskunsa sähköisessä muodossa. Mikro- ja pk-yrityksille, eli lähes kaikille organisaatioille, laskujen lähettämisen määräpäivä on 1. syyskuuta 2027.
• Yksityishenkilöille (jäsenillesi) osoitetut laskut eivät kuulu sähköisen laskutuksen piiriin, riippumatta verotusmuodostasi.

Muodon käyttöönotto

1. Siirry kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit ja muokkaa kyseistä tiliä.
2. Etsi välilehdeltä Laskutus asetus Sähköinen lasku, joka sijaitsee osiossa Laskutustiedot
3. Valitse muoto:
   • Factur-X (Ranska) ranskalaiselle organisaatiolle: se lisää yritysten välisiin laskuihin vaaditut ranskalaiset lakisääteiset merkinnät;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) eurooppalaiselle standardille ilman ranskalaisia erityispiirteitä;
   • Deaktivoitu, jos haluat tuottaa tavallisia PDF-laskuja.

Asetus on laskutustilikohtainen: organisaatio, joka laskuttaa useammalta tililtä, ottaa sen käyttöön kullakin tilillä erikseen.

Pakollisten tietojen täyttäminen

Sähköisen laskun on yksilöitävä lähettäjänsä varmasti. Nämä tiedot syötetään samalla välilehdellä, osiossa Laskutustiedot.

1. Organisaatiosi SIREN / SIRET: tämä kenttä on välttämätön. Ilman sitä lasku ei voi olla vaatimusten mukainen, ja asetuksen alle ilmestyy varoitus.
2. ALV-numero, jos organisaatiosi on arvonlisäverovelvollinen. Jos kenttä on tyhjä, SIRET toimii verotunnisteena.
3. Täydellinen osoite: virallinen nimi, katuosoite, postinumero, kaupunki ja maa. Puutteellinen osoite tuottaa laskun, jonka asiakkaasi alusta hylkää.
4. Laskutuksen sähköpostiosoite, jota käytetään yhteyspisteenä, kun muuta tunnistetta ei ole saatavilla.

Yritysasiakkaiden SIREN-tunnuksen kerääminen

Yritysten välisen laskun on yksilöitävä myös ostaja. Asiakkaan SIREN-tunnus syötetään hänen laskutusosoitteeseensa, osaan Yrityksen osoite, yhdessä kohtien Yrityksen nimi ja Organisaation tunniste kanssa. Sama syöttö on käytettävissä myös tiskimyynnissä.

Mitään näistä ei vaadita yksityishenkilölle osoitetussa laskussa: nimi, osoite ja maa riittävät.

Auditointiasiakirjojen löytäminen

Maksuja vastaanottavan ohjelmiston on pystyttävä osoittamaan, ettei sen kirjauksia ole muokattu. Neljä asiakirjaa vastaa tähän vaatimukseen, ja ne on koottu samaan paikkaan: siirry kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit, avaa kyseinen laskutustili ja sitten välilehti Kirjanpito & auditointi.

Tämä välilehti näkyy vain jo tallennetulla tilillä: asiakirjat koskevat toimintaa, eikä juuri luotavalla tilillä ole mitään näytettävää. Jokaisella laskutustilillä on omat asiakirjansa — jos organisaatiosi laskuttaa useammasta yksiköstä, tarkastele niitä erikseen.

Todistuksen lataaminen

Tarkastuksen yhteydessä verohallinto voi pyytää sinua osoittamaan, että maksujen vastaanottoon käytetty ohjelmistosi noudattaa tietojen muuttumattomuutta, turvaamista, säilyttämistä ja arkistointia koskevia vaatimuksia. Kortti Kassaohjelmiston todistus tuottaa tämän tositteen pyynnöstä napsauttamalla Lataa (PDF).

Asiakirja koostuu kahdesta osasta. Ohjelmistotoimittajan osa on jo allekirjoitettu. Toinen osa on laillisen edustajasi täytettävä ja allekirjoitettava: todistus on täydellinen vain, kun molemmat osat ovat koossa, ja ne esitetään yhdessä.

Kortti näkyy vain ranskalaisella laskutustilillä: velvoite koskee Ranskaan sijoittautuneita verovelvollisia.

Tapahtumalokin tarkastelu

Kortti Tapahtumaloki johtaa kohdan Tarkastele kautta todistusvoimaiseen jälkeen siitä, mitä laskutuksessasi on tapahtunut. Siellä ei ole myyntejä — ne löytyvät tilauksistasi — vaan niitä ympäröivät tekniset tapahtumat.

Mukana ovat esimerkiksi onnistuneet ja epäonnistuneet kirjautumiset, konfiguraation muutokset, laskutusoikeuksien muutokset, tehdyt sulkemiset, sinetöidyt asiakirjat ja muodostetut kaksoiskappaleet, luodut arkistot, kirjanpidon viennit, siirtymiset testitilaan sekä havaitut poikkeamat: ketjun katkeaminen, sulkemisen ero ja kellon poikkeama.

Jokaisella rivillä on päivämäärä, tapahtuman tyyppi, kyseinen tili, käyttäjä ja yksityiskohdat. Tyypin ja jakson mukaan suodattaminen auttaa löytämään etsimäsi, ja painike Vie tuottaa niistä tiedoston.

Sulkemisten ymmärtäminen

Sulkeminen sinetöi jakson: se lukitsee jaksoon sisältyvät vastaanotetut maksut, laskut ja hyvityslaskut, eikä sitä voi enää muuttaa tai luoda uudelleen. Kortti Tilinpäätökset esittää tilisi päivittäiset, kuukausittaiset ja vuosittaiset sulkemiset.

Ne tehdään automaattisesti ilman toimenpiteitäsi. Sinun ei siis tarvitse ”tehdä” mitään joka ilta: taulukko täyttyy itsestään.

Jokaisella rivillä näkyy jakso, tapahtumien määrä, Nettomääräisesti kerätty, Erittely maksutavan mukaan — verkossa, paikan päällä, käteinen, shekki, tilisiirto, maksupääte — sekä muodostettujen laskujen ja hyvityslaskujen määrä.

Kaksi asiaa kannattaa ymmärtää, koska ne usein yllättävät:

• Kokonaissumma ei koskaan nollaudu. Kyse on jatkuvasta kertymästä tilin perustamisesta lähtien, ei jakson saldosta. Jatkuvasti kasvava summa on odotettu toiminta.
• Alkusaldo (nollapiste) kertoo päivämäärän ja summan, joista kertymä alkaa. Tilillä, joka oli olemassa jo ennen sulkemisten käyttöönottoa, tämä on valittu aloituspiste, ei nolla.

Verotusarkistojen hakeminen

Jokaisesta suljetusta kuukaudesta syntyy muuttumaton arkisto, joka kootaan aikaleimattuun ZIP-tiedostoon: jakson tapahtumat, laskut, hyvityslaskut, sulkemiset ja tekninen loki. Kortti Arkisto luettelee ne kohdassa Kuukausiarkistot ja näyttää niiden jakson, koon, luontipäivän ja Tiiviste (SHA-256).

Tämä tiiviste tekee arkistosta tarkistettavan: se muuttuu, jos yksikin tavu muuttuu. Kortissa on kaksi painiketta, Tarkistustyökalu ja Tarkastuskäsikirja — niiden avulla kolmas osapuoli, tarkastaja tai kirjanpitäjä, voi itse tarkistaa arkiston eheyden ilman sinua.

Arkistot tuotetaan automaattisesti. Jos suljetulla jaksolla ei vielä ole omaa arkistoa, se näkyy kohdassa Arkistoimattomat suljetut kaudet, ja painike Luo tuottaa sen heti.