Kirjanpito & auditointi

Määritä organisaatiosi tilikartta, vie kirjanpitoviennit tilitoimistosi ohjelmistoon, ota käyttöön sähköinen lasku Factur-X-muodossa ja löydä tositteet, joita veroviranomainen voi sinulta pyytää: todistus, tapahtumaloki, katkaisut ja arkistot.

Määritä tilikartta

Tilikartta määrää, mille tileille ja mihin päiväkirjoihin myyntisi kohdistetaan vienneissä. Se määritetään laskutustilikohtaisesti: kahdella erikseen laskuttavalla yksiköllä on kummallakin omansa.

1. Siirry kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit ja avaa haluamasi tili.
2. Avaa välilehti Tililuettelo.
3. Muokkaa tilinumeroita ja tilien nimiä ja napsauta sitten Tallenna.

Näkymä jakautuu kolmeen osaan:

• Myynti, ALV ja asiakkaat: palvelumyynnin, suoritettavan arvonlisäveron, myyntisaamisten ja myönnettyjen alennusten tilit.
• Kassa: pankki-, kassa- ja perittävien shekkien tilit, joita maksusuoritusten kirjaukset käyttävät.
• Päiväkirjat: myynti-, pankki- ja kassapäiväkirjojen tunnukset.

Erittele myynti tuoteryhmän tai verokannan mukaan

Oletuksena kaikki myynti kohdistetaan yhdelle myyntitilille. Kaksi valinnaista erittelyä vie asian pidemmälle samalla välilehdellä.

• Myynnin erittely kategorioittain: oma tili kullekin tuoteryhmälle — jäsenyydet, krediitit, välineet, tunnit… Napsauta Lisää kategoria, valitse tuoteryhmä ja syötä sen tili.
• ALV:n erittely verokannan mukaan: oma suoritettavan arvonlisäveron tili kullekin verokannalle. Napsauta Lisää korko, syötä verokanta ja sen tili.

Tästä on hyötyä, kun kirjanpidon on erotettava toiminnot toisistaan — esimerkiksi opetustulot kenttävuokrista. Ilman erittelyä kaikki päätyy edellä määritetyille yleisille tileille.

Vie myynnit ja kirjanpitoviennit

1. Siirry kohtaan Hallinto›Hallintapaneeli›Laskutus›Laskut & tapahtumat.
2. Suodata luettelo halutulle ajanjaksolle ja halutuilla ehdoilla: vienti noudattaa täsmälleen näytöllä näkyviä suodattimia.
3. Napsauta Lataa vientitiedosto ja valitse muoto.

Seuraa myynnin kehitystä

• Excel (.xlsx): yksi rivi tilausta kohti, sisältäen päivämäärän, käyttäjän, veruttomat summat, arvonlisäveron ja verolliset summat, tilan ja maksutavan. Tämä on suositeltavin muoto myynnin analysointiin taulukkolaskennassa.
• CSV (.csv): sama raportti muodossa, jonka mikä tahansa taulukkolaskentaohjelma osaa lukea.
• Lataa PDF-laskut: arkisto, joka sisältää PDF-tiedoston jokaisesta nykyisen suodatuksen laskusta. Mukana ovat vain lähetetyt laskut.

Toimita tiedot kirjanpitäjälle

• Kirjanpitoviennit (.csv): debet- ja kredit-viennit laskuittain luettavassa muodossa, tarkoitettu manuaaliseen tuontiin.
• FEC (Ranska): Ranskan lakisääteinen kirjanpitovientitiedosto (FEC), jonka Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane tai QuickBooks osaa tuoda. Yksi tasapainossa oleva vienti laskua kohti.
• FAIA (Luxemburg) ja DATEV (Saksa): näiden kahden maan lakisääteiset muodot, jotka tarjotaan kyseisiin maihin sijoittautuneille organisaatioille.

Valinta Sisällytä säännöt (kassa) lisää maksusuoritusten kirjaukset (pankki, kassa, shekki) myynnin kirjausten rinnalle. Poista valinta, jos haluat viedä vain myyntipäiväkirjan.

Lähetä laskut Factur-X-muodossa

Sähköisestä laskutuksesta tulee Ranskassa pakollista. Factur-X on valittu muoto: aivan tavallinen PDF-lasku, johon on upotettu datatiedosto, jonka kirjanpito-ohjelmistot osaavat lukea automaattisesti.

Laskun vastaanottajalle mikään ei muutu: hän avaa PDF-tiedoston, joka on samanlainen kuin ennenkin. Hänen kirjanpito-ohjelmistonsa löytää siitä lisäksi summat ja tunnisteet ilman, että niitä tarvitsee syöttää uudelleen.

Tarkista, koskeeko velvoite organisaatiotasi

Tämä on ensimmäinen ratkaistava kysymys, eikä vastaus ole läheskään sama kaikille organisaatioille.

• Urheiluseurat, jotka on vapautettu arvonlisäverosta yleisen verolain artiklan 261-7-1° nojalla, eivät kuulu sähköisen laskutuksen eivätkä e-raportoinnin piiriin. Moni organisaatio on tässä tilanteessa.
• Arvonlisäverovelvollisten organisaatioiden on lähetettävä yritysten väliset laskunsa sähköisessä muodossa. Mikro- ja pk-yrityksille, eli lähes kaikille organisaatioille, laskujen lähettämisen määräaika on 1. syyskuuta 2027.
• Yksityishenkilöille (jäsenillesi) lähetettävät laskut jäävät sähköisen laskutuksen ulkopuolelle verokohtelusta riippumatta.

Ota muoto käyttöön

1. Siirry kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit ja muokkaa haluamaasi tiliä.
2. Etsi välilehdeltä Laskutus valinta Sähköinen lasku, joka sijaitsee osiossa Laskutustiedot
3. Valitse muoto:
   • Factur-X (Ranska) ranskalaiselle organisaatiolle: se lisää yritysten välisiltä laskuilta edellytettävät ranskalaiset lakisääteiset merkinnät;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) eurooppalaista standardia varten ilman ranskalaisia erityispiirteitä;
   • Deaktivoitu tavallisten PDF-laskujen tuottamiseen.

Asetus on laskutustilikohtainen: organisaatio, joka laskuttaa useasta tilistä, ottaa muodon käyttöön kullekin erikseen.

Täytä pakolliset tiedot

Sähköisen laskun on tunnistettava lähettäjänsä varmasti. Nämä tiedot syötetään samalla välilehdellä, osiossa Laskutustiedot.

1. Organisaatiosi SIRET: tämä kenttä on välttämätön. Ilman sitä lasku ei voi olla vaatimustenmukainen, ja valinnan alle tulee näkyviin varoitus.
2. ALV-numero, jos organisaatiosi on verovelvollinen. Jos kenttä on tyhjä, SIRET toimii verotunnisteena.
3. Täydellinen osoite: toiminimi, katu, postinumero, kaupunki ja maa. Puutteellinen osoite tuottaa laskun, jonka asiakkaasi käyttämä alusta hylkää.
4. Laskutuksen sähköpostiosoite, jota käytetään yhteyspisteenä silloin, kun muuta tunnistetta ei ole saatavilla.

Kerää yritysasiakkaidesi SIREN-tunnus

Yritysten välisen laskun on tunnistettava myös ostaja. Asiakkaan SIREN-tunnus syötetään hänen laskutusosoitteeseensa, lohkoon Yrityksen osoite, yhdessä kenttien Yrityksen nimi ja SIREN kanssa. Sama syöttö tarjotaan tiskimyynnin yhteydessä.

Mitään näistä ei kysytä yksityishenkilölle lähetettävää laskua varten: nimi, osoite ja maa riittävät.

Löydä auditointitositteesi

Maksuja vastaanottavan ohjelmiston on pystyttävä todistamaan, ettei sen kirjauksia ole muutettu jälkikäteen. Neljä tositetta vastaa tähän vaatimukseen, ja ne on koottu samaan paikkaan: siirry kohtaan Hallinto›Asetukset›Laskutus›Laskutustilit, avaa haluamasi laskutustili ja sitten välilehti Kirjanpito & auditointi.

Tämä välilehti näkyy vain jo tallennetulla tilillä: tositteet koskevat toteutunutta toimintaa, joten juuri luotavana olevalla tilillä ei ole mitään näytettävää. Jokaisella laskutustilillä on omansa — jos organisaatiosi laskuttaa useasta yksiköstä, tarkastele niitä erikseen.

Lataa todistuksesi

Verotarkastuksen yhteydessä veroviranomainen voi pyytää sinua osoittamaan, että maksujen vastaanottoon käyttämäsi ohjelmisto täyttää tietojen muuttumattomuutta, turvaamista, säilyttämistä ja arkistointia koskevat ehdot. Kortti Kassaohjelmiston todistus tuottaa tämän todisteen pyynnöstä toiminnolla Lataa (PDF).

Asiakirjassa on kaksi osaa. Ohjelmiston toimittajan osa on jo allekirjoitettu. Toisen täyttää ja allekirjoittaa laillinen edustajasi: todistus on täydellinen vasta, kun molemmat ovat koossa, ja ne esitetään yhdessä.

Kortti näkyy vain ranskalaiselle laskutustilille: velvoite koskee Ranskaan sijoittautuneita verovelvollisia.

Selaa tapahtumalokia

Kortti Tapahtumaloki johtaa toiminnolla Tarkastele todistusvoimaiseen jälkeen siitä, mitä laskutuksessasi on tapahtunut. Sieltä ei löydy myyntejä — ne ovat tilauksissasi — vaan niitä ympäröivät tekniset tapahtumat.

Mukana ovat muun muassa onnistuneet ja epäonnistuneet kirjautumiset, asetusmuutokset, laskutusoikeuksien muutokset, tehdyt katkaisut, sinetöidyt asiakirjat ja lähetetyt kaksoiskappaleet, luodut arkistot, kirjanpidon viennit, siirtymiset testitilaan sekä havaitut poikkeamat: ketjun katkeaminen, katkaisun poikkeama, kellon poikkeama.

Jokaisella rivillä on päivämäärä, tapahtuman tyyppi, kyseessä oleva tili, käyttäjä ja yksityiskohdat. Suodatus tyypin ja ajanjakson mukaan auttaa löytämään etsimäsi, ja painike Vie tuottaa siitä tiedoston.

Ymmärrä katkaisut

Katkaisu sinetöi ajanjakson: se lukitsee siihen sisältyvät maksusuoritukset, laskut ja hyvityslaskut, eikä sitä voi enää muuttaa tai luoda uudelleen. Kortti Tilinpäätökset esittää tilisi päivä-, kuukausi- ja vuosikatkaisut.

Ne tehdään automaattisesti ilman toimenpiteitäsi. Sinun ei siis tarvitse »tehdä» mitään joka ilta: taulukko täyttyy itsestään.

Jokaisella rivillä näkyy ajanjakso, tapahtumien määrä, Nettomääräisesti kerätty, Erittely maksutavoittain — verkossa, paikan päällä, käteinen, shekki, tilisiirto, maksupääte — sekä lähetettyjen laskujen ja hyvityslaskujen määrä.

Kaksi seikkaa kannattaa ymmärtää, koska ne yllättävät usein:

• Kokonaissumma ei koskaan nollaudu. Kyseessä on jatkuva kertymä tilin alusta lähtien, ei ajanjakson saldo. Alati kasvava summa on odotettu toiminta.
• Alkusaldo (nollapiste) kertoo päivämäärän ja summan, joista tämä kertymä alkaa. Tilillä, joka oli olemassa jo ennen katkaisujen käyttöönottoa, se on valittu lähtökohta eikä nolla.

Nouda verotukselliset arkistosi

Jokaisesta suljetusta kuukaudesta syntyy lukittu arkisto, joka on koottu aikaleimattuun ZIP-tiedostoon: tapahtumat, laskut, hyvityslaskut, katkaisut ja ajanjakson tekninen loki. Kortti Arkisto luettelee ne kohdassa Kuukausiarkistot ajanjaksoineen, kokoineen, luontipäivineen ja Tiiviste (SHA-256)-tietoineen.

Juuri tämä tiiviste tekee arkistosta todennettavan: se muuttuu, jos yksikin tavu muuttuu. Kortin yhteydessä on kaksi painiketta, Tarkistustyökalu ja Tarkastuskäsikirja — niiden avulla ulkopuolinen taho, tarkastaja tai tilitoimisto, voi itse tarkistaa arkiston eheyden ilman sinua.

Arkistot tuotetaan automaattisesti. Jos suljetulla ajanjaksolla ei vielä ole omaansa, se näkyy kohdassa Arkistoimattomat suljetut kaudet, ja painike Luo tuottaa sen välittömästi.