Fakturaer og transaktioner

Følg alle salgsdokumenter i din organisation — tilbud, ordrer og fakturaer — modtag betalinger, foretag refusioner og eksportér dit salg til bogføringen. Gå til menuen Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.

Sådan adskiller du de tre dokumenttyper

Et salg har ikke samme form afhængigt af, hvor i forløbet du befinder dig, og typen vælges, når dokumentet oprettes.

• Tilbud er et prissat forslag, som sendes til brugeren til godkendelse — en træningslejr for en skoleklasse, en baneudlejning til en virksomhed.
• Ordre er det igangsatte salg, som afventer betaling. Det er her, betalingerne registreres.
• Faktura er det nummererede dokument, som udstedes, så snart en betaling er modtaget.

Et fjerde dokument, Indkøbsordre, egner sig til kommuner og personaleforeninger, der kræver et bilag, før udgiften afholdes.

Hvad der sker med et accepteret tilbud

Tilbuddet er ikke en blind vej: når det sendes med e-mail, indeholder det et link, som giver brugeren mulighed for selv at acceptere det, uden konto og uden at logge ind. Linket er gyldigt i 14 dage.

At se tilbuddet — siden eller PDF-filen — svarer ikke til at acceptere det. Accepten sker i det øjeblik, brugeren vælger en betalingsmetode, og det er dette valg, der afgør det videre forløb:

• ved udskudt betaling (bankoverførsel, check, betaling på stedet) bliver tilbuddet en Ordre, der afventer betaling; den bliver til en faktura, når du modtager betalingen;
• ved onlinebetaling sker betalingen med det samme: dokumentet bliver direkte en Faktura med nummer.

Med andre ord følges et tilbud på samme måde som en ordre, når det først er accepteret — du finder det under fanen for dets nye type.

Find et salg

1. Gå til Administration›Dashboard›Fakturering›Fakturaer & transaktioner.
2. Fanerne øverst filtrerer efter type (Tilbud, Ordrer, Fakturaer) og efter status (Afventer, Betalt, Annulleret, Refunderet).
3. Panelet Filtre finpudser derefter søgningen, og kriterierne kan kombineres.

Der findes seks filtre, hvoraf tre ofte glemmes, selvom de besvarer de mest almindelige spørgsmål:

• Efter bruger: hele et medlems købshistorik, når vedkommende gør indsigelse mod en betaling.
• Efter ansvarlig: de salg, der er indtastet af en person i teamet — nyttigt til at kontrollere en vagtdag.
• Per faktureringskonto: nødvendigt, så snart din organisation fakturerer fra flere enheder.
• Efter abonnement, Efter produktkategori og Efter status supplerer sorteringen.

Vælgeren Periode afgrænser til sidst visningen — og den styrer også eksporterne, som medtager præcis det, du ser på skærmen.

Søg både på person og på nummer

Søgefeltet er ikke begrænset til dokumentreferencer. Det søger samtidigt i:

• ordrenummeret og fakturanummeret;
• brugerens identitet: efternavn, fornavn, login, e-mailadresse og licensnummer;
• de oplysninger, der er indtastet på selve salget — efternavn, fornavn, firmanavn og e-mail på faktureringsadressen.

Det sidste punkt er vigtigt ved salg over disken: køberen har ingen konto, listen viser vedkommende som walk-in-kunde, og kun en søgning på faktureringsadressen gør det muligt at finde salget. Det er nok at skrive »Dupont« eller e-mailadressen.

Opret en ordre eller et tilbud

1. Klik på Ny.
2. Vinduet Vælg en bruger åbnes: angiv den person, salget er beregnet til. Det er den første beslutning, for den bestemmer faktureringsadressen og de abonnementer, der kan vælges.
3. Vælg derefter dokumenttypen, Tilbud eller Ordre.
4. Tilføj linjerne med Tilføj et produkt.
5. Kontrollér Faktureringsadresse: hvis du ikke ændrer noget, bruges brugerens standardadresse.
6. Klik på Gem.

Hver linje kommer enten fra kataloget eller fra en fri indtastning. Den fri indtastning (flisen tilpasset) bruges til særlige salg — en opstrengning, et bidrag til omkostninger — og afkrydsningsfeltet Gem i kataloget sparer dig for at indtaste den igen næste gang, hvis den forventes at gå igen.

En ordre kan ændres, så længe ingen betaling er modtaget. Efter den første betaling låses den: det sikrer, at et dokument, der allerede er betalt, ikke ændres bag kundens ryg.

Anvend en rabat

Der findes to mekanismer, og de bruges ikke til det samme. Åbn afsnittet Kampagnekode & rabat for at få adgang til opsætningen.

• Rabatkode genbruger en salgskampagne, der allerede er defineret: klik på Vælg en kampagnekode, og koden anvender sin egen regel for målgruppe og maksimumbeløb.
• Manuel rabat er en enkeltstående handling, som besluttes fra sag til sag: en procentdel eller et beløb, som du indtaster frit, og som anvendes på totalen inklusive moms.

Modtag en betaling

1. Åbn ordren, og klik derefter på Betaling.
2. Indtast beløbet: hele restbeløbet foreslås, men et delbeløb accepteres.
3. Vælg betalingsmåden: CB på stedet, Kontanter, Overførsel eller Check.
4. Gem.

Hvis der er konfigureret en betalingsterminal på faktureringskontoen, kan betalingen sendes direkte til betalingsterminalen i stedet for at blive indtastet manuelt.

Hver betaling vises i afsnittet Transaktioner på ordren sammen med sin status: Bekræftet, Afventer, Fejl eller Afvist. Knappen Vis detaljer åbner transaktionens oplysninger: betalingsmåde, betalingsgateway, datoer, noter og udbyderens referencer, når de findes.

Så længe en betaling er Afventer, kan den ændres — Rediger denne transaktion for at rette en indtastning, Annuller denne transaktion for at opgive den — og ordren beregner straks sit Resterende beløb at betale igen. En betaling med status Bekræftet kan derimod ikke længere ændres: den har skabt et bogføringsdokument, da fakturaen udstedes ved den første betaling. En fejl på en bekræftet betaling rettes derfor med en refusion, hel eller delvis, som efterlader et spor af handlingen.

Fordel betalingen

Knappen Tidsplan fordeler restbeløbet over flere daterede rater. Ved hver efterfølgende betaling foreslås beløbet for den næste rate automatisk.

Refundér et salg

1. Åbn den betalte ordre, og klik derefter på Refunder.
2. Indtast beløbet: fuld refusion foreslås, men en delvis refusion er også mulig.
3. Hvis flere betalinger er modtaget, skal du vælge, om refusionen skal henføres til hele ordren eller til en bestemt betaling.

En onlinebetaling sendes direkte tilbage gennem den betalingsgateway, der modtog den: du skal ikke foretage nogen bankoverførsel.

Når det gælder status, har forskellen betydning for din bogføring: en delvis refusion lader ordren stå som Betalt og viser Nettobeløb modtaget, mens en fuld refusion sætter den til Refunderet. Eksempel: en tilmelding på 200 € med en refusion på 50 € er fortsat et betalt salg, hvor nettoindbetalingen er 150 €.

Forskellen afgør også, hvad der sker med de leverede ydelser. En fuld refusion fjerner dem — kreditter tages tilbage, abonnementet inddrages. En delvis refusion lader dem være: brugeren beholder det, vedkommende har fået, og kun det modtagne beløb falder.

Refundér fra betalingsgatewayen i stedet for herfra

Ved en onlinebetaling kan du lige så godt starte refusionen fra betalingsgatewayens administration. Den underretter os automatisk, og ordren opdateres, som om du havde gjort det via OpenResa: status, kreditnota og leverede ydelser.

De to veje fører til det samme resultat. Vælg den, der passer dig — men kun én af dem.

Når betalingsgatewayen ikke svarer

En refusion, der startes fra OpenResa, sker i to uafhængige trin, og det andet kan mislykkes, selvom det første er lykkedes: ordren skifter til refunderet, men pengene bliver stadig ved betalingsgatewayen.

En meddelelse gør dig i så fald udtrykkeligt opmærksom på det og opfordrer dig til at afslutte handlingen fra gatewayens administration. Det er det eneste tilfælde, hvor du skal gribe ind på begge sider.

Send og hent dokumenterne

En særlig knap samler alt, der vedrører salgets bilag. Den bærer navnet på det åbne dokument, hvilket samtidig viser dig, hvor salget står: Tilbud, Indkøbsordre eller Faktura, når en betaling er modtaget. Så snart en refusion har skabt en kreditnota, står den i flertal — Dokumenter — for salget rummes ikke længere i et enkelt bilag.

Menuen viser dokumenterne med deres reference, den samme som står på PDF-filen: først fakturaen eller tilbuddet, derefter en kreditnota pr. refusion. Et klik henter bilaget, så du kan arkivere det eller sende det via en anden kanal.

Nederst i menuen sender Send via e-mail hele sagen til brugeren. Forsendelsen er ikke begrænset til hoveddokumentet: fakturaen sendes sammen med alle salgets kreditnotaer, for det beløb, der reelt skyldes, forstås kun ved at sammenholde dem.

Spor, hvad der er sket

Afsnittet Ordrehistorik gemmer salgets hændelser: oprettelse, ændringer, betalinger og forsendelser. Det er det første sted, du skal åbne, når et medlem hævder aldrig at have modtaget sin faktura, eller når et beløb ikke stemmer med teamets erindring.

Håndtér en afventende ordre

En afventende ordre kan til enhver tid betales af brugeren fra brugerens eget område eller registreres manuelt af dig.

Ydelser med manuel godkendelse — bankoverførsel, check — leveres, så snart du registrerer en betaling. Så længe du ikke har gjort det, har medlemmet ikke adgang til noget.

Hvis du vil opgive et salg, skal du åbne det og bruge Annuller ordren. Det kan stadig ses, og indstillingen Skjul aflysninger fjerner det fra listerne.

Eksportér salg og bogføring

Klik på Download export øverst på listen: eksporten medtager de filtre og den periode, der vises på skærmen. Salgsrapporter til regneark, bogføringsposter og lovpligtige formater er beskrevet på den dedikerede side.