Kvoter, tillatelser og reservasjonsregler

Hvert abonnement har en komplett regelmotor: kvoter, tillatte kalendere, frister, avbestilling, forbud, kreditter og invitasjoner. Denne siden veileder deg mål for mål gjennom oppsettet av et abonnement.

Begrens antall reservasjoner

I fanen Kvote angir Bookingkvote hvor mange reservasjoner en abonnent kan ha planlagt samtidig. Når abonnenten reserverer en tidsluke, brukes én kvoteenhet; så snart reservasjonen er over, blir enheten tilgjengelig igjen.

• Aktiver Skjul kalendere når reservasjonskvoten er nådd for også å sperre visningen av kalenderne per dag og per uke. Visningen Tilgjengelighet kan fortsatt åpnes: kvoten kontrolleres der i det du reserverer.
• Klikk på Avansert konfigurasjon og deretter Legg til en kvote for å definere flere kvoter ut fra kalendere, dager eller tidsrom.
• Suppler ved behov med Begrens reservasjoner på en fast kalender (for eksempel 5 reservasjoner per kalenderuke) eller Begrens reservasjoner på en glidende kalender (over de siste X dagene).

Fyll opp banene i siste liten

Alternativet Ignorer kvoten og grensene før starten av tidsluken lar en abonnent reservere selv om kvoten er nådd, forutsatt at reservasjonen gjøres kort tid i forveien. Klokken er 14.45, og tidsluken kl. 15 er ledig: abonnenten kan ta den til tross for kvoten.

Dette er den beste måten å unngå at en bane står tom mens en spiller er ledig, uten å måtte løsne på den generelle regelen.

Begrens kalendere og hvor langt fram det kan reserveres

I fanen Tillatelser bestemmer delen Autoriserte kalendere & antall dager for å reservere hva abonnenten ser:

• Fjern avhukingen for en kalender for å sperre den og skjule den helt.
• Angi antall dager man kan bla fram i hver kalender: vis for eksempel kalenderne 14 dager fram, men tillat bare reservasjon 7 dager fram.
• Overgangstid til en ekstra dag: gi tilgang til neste dag fra et bestemt klokkeslett, uten å vente til midnatt.

Styr når det kan reserveres

Som standard kan en abonnent reservere en tidsluke helt til siste minutt, og tidsluken blir utilgjengelig så snart den har startet. Fire alternativer i fanen Tillatelser endrer denne oppførselen:

• Tillat abonnenten å reservere en tidsluke som allerede har startet: tidsluken kl. 10 kan fortsatt reserveres fram til kl. 10.15.
• Begrens reservasjonen noen minutter før starten av tidsluken: tidsluken kl. 10 kan ikke lenger reserveres etter kl. 9.45.
• Begrens reservasjonen noen timer før starten av tidsluken: tidsluken mandag kl. 10 stenges søndag kl. 10.
• Åpne reservasjonen noen timer før starten av tidsluken: omvendt åpnes tidsluken først en gitt tid i forveien, og fristen kan settes dag for dag.

Tilby egendefinerte tidsluker

Et fast rutenett med tidsluker passer ikke til alle formål: en padelspiller vil spille 1 t 30 min i stedet for én time, en ballmaskin leies ut i halvtimer, og en golfstart tas på det klokkeslettet som passer. Alternativet Tilpassede tidsluker lar abonnenten velge varigheten på reservasjonen, og starttidspunktet hvis du tillater det, innenfor grensene du fastsetter.

1. Åpne abonnementet i Administrasjon›Brukere›Tilgangsrettigheter›Abonnementer, i fanen Tillatelser.
2. Aktiver Tilpassede tidsluker, og klikk deretter på Avanserte innstillinger.
3. Still inn konfigurasjonen som beskrives nedenfor, og klikk deretter på Lagre.

Innstillingen gjelder bare dette abonnementet: de som har andre abonnementsplaner, reserverer fortsatt de vanlige tidslukene i kalenderne, på de samme banene.

Still inn varighetene som tilbys

Tre verdier bestemmer hvilke klokkeslett abonnenten kan velge:

• Interval mellom hver tidsluke: avstanden mellom to foreslåtte klokkeslett, regnet fra kalenderens åpningstid. Med 30 minutter på en bane som åpner kl. 8, faller klokkeslettene på 8.00, 8.30, 9.00 og så videre.
• Minimum varighet for en reservasjon og Maksimal varighet for en reservasjon: den korteste og den lengste reservasjonen som er mulig.

Med oppsettet ovenfor kan en abonnent som klikker på tidsluken kl. 16 på en padelbane, avslutte kl. 17, 17.30 eller 18: minst én time, høyst to timer, i trinn på 30 minutter.

Når Abonnenten kan endre starttidspunktet for tidsluken er deaktivert, starter reservasjonen på klokkeslettet til tidsluken det klikkes på. Aktiver alternativet for å la abonnenten også velge starttidspunkt blant dagens klokkeslett, for eksempel 16.30: sluttidspunktene som foreslås, følger da den nye starten.

Slik ser abonnenten det

I reservasjonsskjemaet velges klokkeslettet i lister: sluttidspunktet, og starttidspunktet hvis du tillater det. Når reservasjonen betales med kreditter, følger den viste kostnaden den valgte varigheten.

I kalenderen dekker reservasjonen tidslukene den går gjennom: fra 16 til 17.30 på en bane med tidsluker på én time opptar den tidsluken kl. 16 og en del av den kl. 17. Hvis flytting av reservasjoner er tillatt, kan abonnenten deretter forlenge eller forkorte den fra kalenderne, alltid innenfor minste og største varighet.

Velg hva reservasjonen bruker av kvoten

Kvoten telles i tidsluker i kalenderen. En reservasjon med fri varighet dekker ofte flere: fra 16 til 18 på en bane med tidsluker på én time dekker den både den kl. 16 og den kl. 17. Alternativet En kvoteenhet per booking, uavhengig av varighet avgjør hva den bruker:

• aktivert: én kvoteenhet, enten reservasjonen varer én eller to timer;
• deaktivert: én enhet per dekket tidsluke, også når den bare er delvis dekket: fra 16 til 17.30 blir det to enheter.

Se for deg en abonnent med en kvote på 2 samtidige reservasjoner som reserverer fra 16 til 18. Med alternativet aktivert har abonnenten én enhet igjen og kan reservere en tidsluke til. Med alternativet deaktivert er kvoten nådd. Og hvis den gjenstående kvoten ikke dekker hele den valgte varigheten, reserveres bare de første tidslukene, og en melding viser hvilke som ikke kunne reserveres.

La alternativet stå aktivert for å gi fleksibilitet på varigheten. Deaktiver det hvis en lang reservasjon skal veie like tungt som flere korte.

Alternativet gjelder også for kreditter når prisen er fastsatt per reservasjon (1 reservasjon i Reservasjonspriser): aktivert faktureres reservasjonen én gang, deaktivert faktureres hver dekket tidsluke som en reservasjon. Vil du ha en kostnad som står i forhold til varigheten, oppgir du heller prisen i minutter: med 10 kreditter for 60 minutter koster en reservasjon på 1 t 30 min 15 kreditter.

Kombiner fri varighet med påfølgende tidsluker

Hvis abonnementet forbyr påfølgende tidsluker (Forby påfølgende tidsluker, fanen Regler), blir en reservasjon som dekker flere tidsluker i kalenderen, regnet som en rekke påfølgende tidsluker: det som overstiger grensen, blir ikke reservert. Aktiver Ignorer restriksjonene for påfølgende tidsluker for at den valgte varigheten skal være unntatt fra denne regelen. Forbudet gjelder fortsatt mellom to separate reservasjoner.

Tilpass oppsettet per kalender, dag eller klokkeslett

Hver konfigurasjon gjelder kalenderne, dagene og – med Definer en tidsramme – klokkeslettene du velger. Den har sine egne varigheter og sine egne alternativer. Klikk på Legg til en konfigurasjon for å opprette flere, opptil 10: for eksempel fra 1 til 2 timer på padelbanene, og fra 30 minutter til 1 time på ballmaskinen. Legg til kriterium begrenser i tillegg en konfigurasjon til en Periode, mellom to datoer.

Med et tidsrom holder de foreslåtte starttidspunktene seg innenfor tidsrommet, og reservasjonen kan ikke slutte etter at tidsrommet er over. Hvis flere konfigurasjoner gjelder samme tidsluke, brukes den første i listen. Utenfor enhver konfigurasjon reserverer abonnenten de vanlige tidslukene i kalenderen.

Håndter partnere

Fanen Tillatelser samler innstillingene for spillerne på reservasjonen:

• Reserver med partnere: abonnenten velger andre brukere, som varsles på e-post. Angi minste og største antall partnere.
• Reserver uten partner: nyttig for en treningsvegg eller en driving range.
• Søker partner (åpen reservasjon): abonnenten åpner reservasjonen for andre, som kan bli med som deltakere. Alternativet Avbryt automatisk ufullstendige reservasjoner frigjør tidsluken hvis ingen melder seg på som deltaker.
• Tilby ekstra tid hvis flere partnere: for eksempel 30 minutter ekstra fra og med 3 partnere, hvis den neste tidsluken er ledig. Denne ekstratiden trekkes ikke fra kvoten.

Ekstratiden er innstillingen som løser double-spillet på en elegant måte: i stedet for å påtvinge alle tidsluker på 1 t 30 min beholder du tidsluker på én time og forlenger automatisk de reservasjonene der fire spiller sammen – uten å båndlegge banen hvis den neste tidsluken allerede er opptatt.

Styr avbestillingen

I fanen Tillatelser bestemmer delen Avbestilling av reservasjoner om abonnenten kan avbestille:

• Maksimal tillatt tid for avbestilling: for eksempel fram til 60 minutter før tidsluken starter.
• Avbestilling av invitasjoner: deaktiver dette alternativet for å hindre avbestilling av en reservasjon som har gjester.

En for kort avbestillingsfrist slår tilbake på organisasjonen: en spiller som ikke lenger kan avbestille, lar banen stå tom i stedet for å frigjøre den. En romslig frist, kombinert med varsel om avbestilling, får tidsluken ut i sirkulasjon igjen.

Forby tidsluker og kombinasjoner

Fanen Regler samler forbudene:

• Forby visse tidsluker for reservasjon: for eksempel ingen reservasjon på hverdager fra 16 til 19.30 på enkelte baner.
• Forby påfølgende tidsluker: hindrer at flere tidsluker tas etter hverandre, enten generelt eller innenfor bestemte tidsrom.
• Forbudsregler med kriteriet Abonnementer: gjør to grupper uforenlige på samme reservasjon.

Alternativet Tillat flere tidsluker samme dag på samme tid (fanen Tillatelser) er deaktivert som standard: en abonnent kan ikke reservere to baner på samme klokkeslett.

Disse forbudene er noe annet enn stenging av en kalender: en stenging fjerner tidsluken for alle, mens et forbud bare fjerner den for dem som har dette abonnementet. Vil du forbeholde innendørsbanene for konkurransespillerne lørdag formiddag, er det et forbud du skal legge inn på de andre abonnementene – ikke en stenging.

Ta betalt for reservasjonen i kreditter

I fanen Kreditter aktiverer du Aktiver kredittsystemet: abonnenten må ha kreditter på kontoen sin for å kunne reservere. Fyll på kontoene manuelt etter en betaling på stedet, eller aktiver nettbetaling.

1. Med Avansert konfigurasjon og deretter Legg til en aktiveringsregel kan du begrense kredittsystemet til bestemte kalendere, dager eller tidsrom.
2. Under Reservasjonspriser klikker du på Legg til en prisregel for å fastsette kostnaden ut fra kalender, dag og klokkeslett.
3. Under Betalinger & fakturering aktiverer du kjøp av kreditter på nett og fastsetter prisene som tilbys abonnentene. Antall, mengderabatter og delbetaling er beskrevet på en egen side.

Tillat gjester

I fanen Invitasjoner aktiverer du Tillat reservasjon med gjester for å ta imot personer utenfor organisasjonen:

• Angi minste og største antall gjester per reservasjon. Hver gjest bruker gjestekreditter.
• Fastsett prisene og tilby klippekort, slik som for reservasjonskreditter.
• Velg hvem som belastes, og om navnene på gjestene må oppgis.

Å be om navnet på gjestene endrer funksjonens karakter: uten navn teller du besøk, med navn vet du hvem som har vært der – noe som er helt nødvendig hvis forsikringen eller forbundet ditt krever det.

Tillat etiketter

I fanen Labels lar alternativet Tillat bestilling med etiketter abonnentene legge inn et begrenset antall reservasjoner med forhåndsdefinerte etiketter (serie, turnering ...), med alternativer for å se bort fra kvoten eller regelen om påfølgende tidsluker.

Dette er den riktige måten å gi en lagkaptein tilgang til etikettene på: kapteinen legger inn lagkampene uten å bruke av sin personlige kvote, men er fortsatt begrenset til etikettene du har tillatt – i motsetning til profilrettigheten, som gir ubegrenset tilgang til alle etiketter.