Regnskap og revisjon

Still inn kontoplanen for organisasjonen din, eksporter posteringene dine til programvaren som regnskapsføreren din bruker, aktiver elektronisk faktura i Factur-X-format, og finn dokumentene skattemyndighetene kan be om: attest, hendelseslogg, periodeavslutninger og arkiver.

Sett opp kontoplanen din

Kontoplanen bestemmer hvilke kontoer og journaler salget ditt føres mot i eksportene. Den stilles inn per faktureringskonto: to enheter som fakturerer hver for seg, har hver sin.

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer og åpne den aktuelle kontoen.
2. Åpne fanen Kontoplan.
3. Juster kontonumrene og kontonavnene, og klikk deretter på Lagre.

Skjermen er bygd opp av tre blokker:

• Salg, MVA og kunder: kontoene for tjenesteleveranser, utgående merverdiavgift, kunder og innvilgede rabatter.
• Kassererfunksjon: kontoene for bank, kasse og sjekker til innløsning, som brukes av innbetalingsposteringene.
• Journaler: kodene for salgs-, bank- og kassejournalene.

Fordel salget etter kategori eller avgiftssats

Som standard føres alt salget ditt på én enkelt inntektskonto. To valgfrie fordelinger lar deg gå lenger, i samme fane.

• Salgsfordeling etter kategori: én egen konto per produktkategori — abonnementer, kreditter, utstyr, timer … Klikk på Legg til en kategori, velg kategorien og skriv inn kontoen.
• MVA-fordeling etter sats: én egen konto for utgående merverdiavgift per sats. Klikk på Legg til en sats, skriv inn satsen og kontoen.

Dette er nyttig når regnskapet ditt må skille aktivitetene fra hverandre — for eksempel skille inntekter fra opplæring fra baneleie. Uten fordeling havner alt på de generelle kontoene som er definert over.

Eksporter salget og posteringene dine

1. Gå til Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.
2. Filtrer listen på ønsket periode og ønskede kriterier: eksporten tar med nøyaktig de filtrene som vises på skjermen.
3. Klikk på Last ned eksporten og velg et format.

Følg opp salgsvirksomheten

• Excel (.xlsx): én linje per ordre, med dato, bruker, beløp eksklusive mva., mva. og beløp inklusive mva., status og betalingsmåte. Dette er formatet du bør velge for å analysere salget i et regneark.
• CSV (.csv): samme rapport, i et format som alle regneark kan lese.
• Last ned PDF-fakturaer: et arkiv som inneholder PDF-en for hver faktura i det gjeldende filteret. Bare utstedte fakturaer er med.

Send til regnskapsføreren din

• Regnskapsposter (.csv): posteringene i debet/kredit per faktura, i et lesbart format beregnet på manuell import.
• FEC (Frankrike): Fichier des Écritures Comptables, det franske lovpålagte formatet, som kan importeres i Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. Én balansert postering per faktura.
• FAIA (Luxembourg) og DATEV (Tyskland): de lovpålagte formatene i disse to landene, som tilbys organisasjoner som er etablert der.

Alternativet Inkluder reglene (kasserer) legger innbetalingsposteringene (bank, kasse, sjekk) til salgsposteringene. Fjern avmerkingen for bare å eksportere salgsjournalen.

Utsted fakturaer i Factur-X-format

Elektronisk fakturering blir obligatorisk i Frankrike. Factur-X er formatet som er valgt: en helt vanlig PDF-faktura, med en datafil lagt inn i, som regnskapsprogrammer kan lese automatisk.

For den som mottar fakturaen, endrer ingenting seg: han eller hun åpner en PDF, identisk med den gamle. Det er regnskapsprogrammet som i tillegg finner beløpene og identifikatorene der, uten at noen må skrive dem inn på nytt.

Sjekk om organisasjonen din er omfattet

Det er det første spørsmålet du må avklare, og svaret er langt fra det samme for alle organisasjoner.

• Idrettsforeninger som er fritatt for merverdiavgift etter artikkel 261-7-1° i den franske skatteloven, er verken omfattet av elektronisk fakturering eller av e-reporting. Mange organisasjoner er i denne situasjonen.
• Organisasjoner som er mva-pliktige, må utstede fakturaene sine mellom profesjonelle parter i elektronisk format. For svært små, små og mellomstore virksomheter, det vil si nesten alle organisasjoner, er fristen for utstedelse satt til 1. september 2027.
• Fakturaer til privatpersoner (medlemmene dine) faller utenfor elektronisk fakturering, uansett hvilken ordning du er omfattet av.

Aktiver formatet

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer og endre den aktuelle kontoen.
2. I fanen Fakturering finner du alternativet Elektronisk faktura i seksjonen Faktureringsinformasjon
3. Velg formatet:
   • Factur-X (Frankrike) for en fransk organisasjon: det legger til de franske lovpålagte opplysningene som kreves på fakturaer mellom profesjonelle parter;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) for den europeiske standarden uten de franske særtrekkene;
   • Deaktivert for å produsere vanlige PDF-fakturaer.

Innstillingen gjelder hver faktureringskonto for seg: en organisasjon som fakturerer fra flere kontoer, aktiverer dem uavhengig av hverandre.

Fyll inn de obligatoriske opplysningene

En elektronisk faktura må identifisere avsenderen sin med sikkerhet. Disse opplysningene fylles inn i samme fane, i seksjonen Faktureringsinformasjon.

1. SIREN / SIRET til organisasjonen din: dette er det nødvendige feltet. Uten det kan fakturaen ikke være i samsvar med kravene, og det vises en advarsel under alternativet.
2. MVA-nummer, hvis organisasjonen din er mva-pliktig. Hvis feltet står tomt, brukes SIRET-nummeret som skatteidentifikator.
3. Den fullstendige adressen: foretaksnavn, gate, postnummer, sted og land. En ufullstendig adresse gir en faktura som avvises av kundens plattform.
4. Faktureringsadressen på e-post, som brukes som kontaktpunkt når ingen annen identifikator er tilgjengelig.

Hent inn SIREN-nummeret til bedriftskundene dine

En faktura mellom profesjonelle parter må også identifisere kjøperen. Kundens SIREN-nummer fylles inn i faktureringsadressen, i blokken Firmaadresse, sammen med Firmanavn og Organisasjons-ID. Den samme utfyllingen tilbys ved et salg over disken.

Ingenting av dette kreves for en faktura til en privatperson: navn, adresse og land er nok.

Finn revisjonsdokumentene dine

En programvare som tar imot betalinger, må kunne bevise at posteringene ikke er endret i ettertid. Fire dokumenter svarer på dette kravet, og de er samlet på samme sted: gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer, åpne den aktuelle faktureringskontoen og deretter fanen Regnskap og revisjon.

Denne fanen vises bare på en konto som allerede er lagret: dokumentene gjelder en aktivitet, og det finnes ingenting å vise på en konto som er under opprettelse. Hver faktureringskonto har sine egne — hvis organisasjonen din fakturerer fra flere enheter, må du gå gjennom dem hver for seg.

Last ned attesten din

Ved en kontroll kan skattemyndighetene be deg dokumentere at innbetalingsprogramvaren din oppfyller kravene til uforanderlighet, sikring, oppbevaring og arkivering av data. Kortet Attest for kassasystemprogramvare produserer denne dokumentasjonen ved behov, via Last ned (PDF).

Dokumentet består av to deler. Leverandørens del er allerede signert. Den andre skal fylles ut og signeres av den juridiske representanten din: attesten er først komplett når begge delene foreligger, og de legges fram sammen.

Kortet vises bare for en fransk faktureringskonto: plikten gjelder mva-pliktige som er etablert i Frankrike.

Se hendelsesloggen

Kortet Hendelseslogg fører, via Konsulter, til det beviskraftige sporet av hva som har skjedd med faktureringen din. Der finner du ikke salget — det ligger i ordrene dine — men de tekniske hendelsene rundt det.

Der finner du blant annet vellykkede og mislykkede pålogginger, endringer i konfigurasjonen, endringer i faktureringsrettigheter, periodeavslutninger som er satt, forseglede dokumenter og utstedte duplikater, arkiver som er generert, regnskapseksporter, overganger til testmodus, samt avvik som er oppdaget: brudd i kjeden, avvik ved periodeavslutning, klokkeavvik.

Hver linje viser dato, hendelsestype, den aktuelle kontoen, operatøren og detaljene. Et filter per type og per periode gjør det lettere å finne fram, og knappen Eksporter lager en fil av det.

Forstå periodeavslutningene

En periodeavslutning forsegler en periode: den låser innbetalingene, fakturaene og kreditnotaene den inneholder, og den kan ikke lenger endres eller lages på nytt. Kortet Avslutninger viser de daglige, månedlige og årlige avslutningene for kontoen din.

De settes automatisk, uten at du gjør noe. Du har altså ingenting å «gjøre» hver kveld: tabellen fylles ut av seg selv.

Hver linje viser perioden, antall transaksjoner, Netto innkrevd, Fordeling per betalingsmåte — på nett, på stedet, kontanter, sjekk, bankoverføring, terminal — samt antall utstedte fakturaer og kreditnotaer.

To punkter er verdt å forstå, fordi de ofte overrasker:

• Totalsummen nullstilles aldri. Det er en løpende sum siden kontoen ble opprettet, ikke en saldo for perioden. At totalen stiger uavbrutt, er forventet oppførsel.
• Overføring (nullpunkt) viser datoen og beløpet som denne summeringen starter fra. For en konto som fantes før periodeavslutningene ble innført, er det dette startpunktet som gjelder, ikke null.

Hent ut skattearkivene dine

Hver avsluttet måned gir et låst arkiv, samlet i en tidsstemplet ZIP-fil: transaksjoner, fakturaer, kreditnotaer, periodeavslutninger og teknisk logg for perioden. Kortet Arkiv lister dem under Månedsarkiv, med periode, størrelse, opprettelsesdato og Avtrykk (SHA-256).

Dette fingeravtrykket er det som gjør arkivet kontrollerbart: det endrer seg så snart én eneste byte endres. To knapper følger kortet, Verifiseringsverktøy og Verifiseringshåndbok — slik at en tredjepart, en kontrollør eller en regnskapsfører, selv kan kontrollere at et arkiv er intakt, uten å gå via deg.

Arkivene produseres automatisk. Hvis en avsluttet periode ennå ikke har sitt eget arkiv, vises den under Ikke-arkiverte avsluttede perioder, og en knapp Generer gjør det mulig å produsere det umiddelbart.