Faktureringskontoer

Faktureringskontoen inneholder identiteten som utsteder fakturaene dine (kontaktopplysninger, nummerering) og betalingsmåtene som tilbys brukerne dine. Opprett flere kontoer hvis organisasjonen din fakturerer fra flere enheter.

Opprette en faktureringskonto

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer.
2. Klikk på Ny.
3. I fanen Fakturering skriver du inn navnet på kontoen og deretter faktureringsopplysningene: foretaksnavn, adresse, land, telefon og MVA-nummer. Disse opplysningene vises på fakturaene og ved betaling.
4. Fyll inn e-postadressen for fakturering: den mottar varslene knyttet til kontoen (nye bestillinger, mottatte betalinger, tekniske varsler). Du kan velge hvilke varsler du ønsker, og legge til opptil 4 mottakeradresser.
5. Klikk på Lagre.

Velge standardkontoen

Bare én konto per organisasjon er merket som hovedkonto: den brukes for nye bestillinger (handlekurv, kassaapparat, registreringer) og for abonnementer når ingen konto er uttrykkelig valgt.

1. Åpne ønsket konto.
2. Slå på alternativet Standardkonto, og klikk deretter på Lagre: alternativet fjernes automatisk fra den forrige hovedkontoen.

Tilpasse fakturanummereringen

Hver konto nummererer fakturaene sine fortløpende, i formatet ÅÅÅÅ-NNNNNN. Et valgfritt suffiks gjør det mulig å skille dokumenter utstedt fra flere kontoer.

1. I fanen Fakturering finner du alternativet Fakturanummereringssuffiks.
2. Skriv inn opptil 8 bokstaver eller tall: det neste nummeret vises umiddelbart som forhåndsvisning.

Ta imot betalinger på nett

1. Åpne fanen Betalinger på kontoen.
2. Slå på Nettbetalinger, og velg deretter betalingsgatewayen din: Stripe, HelloAsso, SumUp, Verifone eller PayPal.
3. Koble til kontoen din: avhengig av betalingsgatewayen fører en tilkoblingsknapp deg gjennom noen få klikk, eller du må skrive inn påloggingsopplysninger fra betalingsgatewayen.
4. Klikk på Lagre, og bruk deretter Test tilkoblingen for å kontrollere at betalingsgatewayen svarer som den skal.

Er du i tvil om en betaling, viser Hendelseslogg betalingssvarene som er mottatt fra betalingsgatewayen, og årsaken til eventuelle feil.

Ta betalt med betalingsterminal

Send en betaling direkte til en betalingsterminal fra detaljene i en bestilling.

1. I fanen Betalinger slår du på POS-terminal.
2. Koble til SumUp-kontoen din. Hvis SumUp allerede er betalingsgatewayen din for nettbetaling, gjenbrukes den eksisterende tilkoblingen.
3. Lagre kontoen, og klikk deretter på Legg til en terminal for å koble til enheten din.

Tilby betaling på stedet, med bankoverføring eller sjekk

Tre måter for utsatt betaling kan slås på i fanen Betalinger:

• Betalinger på stedet: brukeren blir bedt om å komme og betale bestillingen sin direkte i resepsjonen hos organisasjonen.
• Betalinger via bankoverføring: bankopplysningene dine (IBAN, BIC) vises for brukeren, med fakturanummeret som referanse.
• Betalinger med sjekk: sjekken skal utstedes til faktureringskontoen og sendes til adressen dens.

Tillate betaling i flere avdrag

I fanen Betalinger slår du på Tillat delbetalinger og stiller deretter inn Intervall mellom forfall (dag(er), uke(r), måned(er)). Maksimalt antall avdrag angis deretter produkt for produkt.

Forberede regnskapseksporten

Kontoplanen for kontoen – salgskontoer, MVA-kontoer, likviditetskontoer og journalkoder – stilles inn i fanen Kontoplan. Den bestemmer hvilke regnskapsposteringer regnskapseksporten produserer, og er en forutsetning for elektronisk faktura.

Finne revisjonsbilagene for kontoen

Fanen Regnskap og revisjon samler det en skattekontroll kan be om: Attest for kassasystemprogramvare som skal lastes ned og signeres, Hendelseslogg som sporer pålogginger, konfigurasjonsendringer og avvik, Avslutninger som forsegler hver dag, måned og år, og de kontrollerbare månedlige Arkiv.

Disse bilagene er spesifikke for hver faktureringskonto, og fanen vises bare på en konto som allerede er lagret.

Stille inn e-postvarslene

Hver faktureringskonto varsler på e-post om hendelser som gjelder den. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer, åpne ønsket konto, og finn deretter blokken E-postvarsler i fanen Fakturering.

Denne innstillingen gjelder bare denne kontoen: to kontoer i samme organisasjon kan altså varsle forskjellige personer.

Velge hvilke varsler du mottar

Under Varsler å motta krysses fire kategorier av uavhengig av hverandre:

• Opprettelse av en bestilling – en bestilling er nettopp registrert, med bestillingsseddelen som vedlegg;
• Betaling mottatt – en betaling er kommet inn, på nett eller registrert manuelt; vedlegget er bestillingsseddelen hvis det fortsatt gjenstår et beløp, og fakturaen hvis bestillingen er fullt betalt;
• Refusjon – en hel eller delvis refusjon er gjennomført, uansett årsak;
• Betalingsfeil (teknisk varsel) – en nettbetaling mislyktes.

Fjern avkryssingen for dem du ikke har bruk for. Den siste er av en annen art enn de tre første: den forteller ikke om et salg, men varsler om en hendelse, og den er ofte den eneste det er verdt å beholde når du kutter ned på resten.

Angi mottakerne

Feltet Mottakeradresser (én per linje, maks 4) tar imot opptil fire adresser. Hvert varsel sendes som én enkelt e-post til dem alle.

Hvis feltet står tomt, brukes kontoens e-postadresse for fakturering. Det er den løsningen du bør velge hvis bare én person følger opp salget: det holder å fylle inn adressen på kontoen, og du trenger ikke å gjenta den her.

Slå av alt

Bryteren i blokken slår av alle varsler for denne kontoen. Ingen e-post sendes lenger, uansett kategori.

Duplisere eller slette en konto

Åpne kontoen: knappene for duplisering og sletting ligger øverst i panelet.