Regnskap og elektronisk faktura

Still inn kontoplanen for organisasjonen din, eksporter posteringene dine til regnskapsførerens program, og aktiver elektronisk faktura i Factur-X-format.

Sette opp kontoplanen

Kontoplanen bestemmer hvilke kontoer og hvilke journaler salget ditt føres på i eksportene. Den stilles inn per faktureringskonto: to enheter som fakturerer hver for seg, har hver sin kontoplan.

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer og åpne den aktuelle kontoen.
2. Åpne fanen Kontoplan.
3. Juster kontonumrene og kontonavnene, og klikk deretter på Lagre.

Skjermen er delt i tre blokker:

• Salg, MVA og kunder: kontoene for tjenesteytelser, utgående mva., kunder og gitte rabatter.
• Kassererfunksjon: kontoene for bank, kasse og sjekker til innløsning, som brukes av innbetalingsposteringene.
• Logger: kodene for salgsjournalen, bankjournalen og kassejournalen.

Fordele salget etter kategori eller etter sats

Som standard føres alt salget ditt på én enkelt inntektskonto. To valgfrie fordelinger gjør det mulig å gå lenger, i samme fane.

• Salgsfordeling etter kategori: en egen konto per produktkategori — abonnementer, kreditter, utstyr, timer … Klikk på Legg til en kategori, velg kategorien og oppgi kontoen dens.
• MVA-fordeling etter sats: en egen konto for utgående mva. per sats. Klikk på Legg til en sats, oppgi satsen og kontoen dens.

Dette er nyttig når regnskapet ditt må skille aktivitetene fra hverandre — for eksempel skille inntekter fra opplæring fra baneutleie. Uten fordeling havner alt på de generelle kontoene som er definert over.

Eksportere salget og posteringene

1. Gå til Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.
2. Filtrer listen på ønsket periode og ønskede kriterier: eksporten bruker nøyaktig de filtrene som vises på skjermen.
3. Klikk på Last ned eksporten og velg et format.

Følge opp salgsaktiviteten

• Excel (.xlsx): én linje per ordre, med dato, bruker, beløp eks. mva., mva. og inkl. mva., status og betalingsmåte. Dette er formatet du bør velge for å analysere salget ditt i et regneark.
• CSV (.csv): samme rapport, i et format som alle regneark kan lese.
• Last ned PDF-fakturaer: et arkiv som inneholder PDF-en til hver faktura i det gjeldende filteret. Bare utstedte fakturaer er med.

Sende til regnskapsføreren

• Regnskapsoppføringer (.csv): posteringene i debet/kredit per faktura, i et lesbart format ment for manuell import.
• FEC (Frankrike): Fichier des Écritures Comptables, det franske lovpålagte formatet, som kan importeres av Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. Én balansert postering per faktura.
• FAIA (Luxembourg) og DATEV (Tyskland): de lovpålagte formatene i disse to landene, som tilbys organisasjoner som er etablert der.

Alternativet Inkluder reglene (kasserer) legger innbetalingsposteringene (bank, kasse, sjekk) til salgsposteringene. Fjern avmerkingen for å eksportere bare salgsjournalen.

Utstede fakturaer i Factur-X-format

Elektronisk fakturering blir obligatorisk i Frankrike. Factur-X er formatet som er valgt: en helt vanlig PDF-faktura, med en datafil lagt inn som regnskapsprogrammer kan lese automatisk.

For den som mottar fakturaen, endrer ingenting seg: mottakeren åpner en PDF, identisk med den forrige. Det er regnskapsprogrammet som i tillegg finner beløpene og identifikatorene der, uten at mottakeren må skrive dem inn på nytt.

Sjekke om organisasjonen din er berørt

Dette er det første spørsmålet du må avklare, og svaret er langt fra det samme for alle organisasjoner.

• Idrettsforeninger som er fritatt for mva. etter artikkel 261-7-1° i den franske skatteloven, er verken berørt av elektronisk fakturering eller av e-rapportering. Mange organisasjoner er i denne situasjonen.
• Organisasjoner som er mva.-pliktige, må utstede fakturaene sine mellom virksomheter i elektronisk format. For små og mellomstore virksomheter, altså så godt som alle organisasjoner, er fristen for utstedelse satt til 1. september 2027.
• Fakturaer til privatpersoner (medlemmene dine) faller utenfor virkeområdet for elektronisk fakturering, uansett hvilken ordning du har.

Aktivere formatet

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer og endre den aktuelle kontoen.
2. I fanen Fakturering finner du alternativet Elektronisk faktura i seksjonen Faktureringsinformasjon
3. Velg formatet:
   • Factur-X (Frankrike) for en fransk organisasjon: det legger til de franske lovpålagte opplysningene som forventes på fakturaer mellom virksomheter;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) for den europeiske standarden uten de franske særtrekkene;
   • Deaktivert for å produsere vanlige PDF-fakturaer.

Innstillingen gjelder for hver faktureringskonto: en organisasjon som fakturerer fra flere kontoer, aktiverer dem uavhengig av hverandre.

Fylle ut de obligatoriske opplysningene

En elektronisk faktura må identifisere utstederen med sikkerhet. Disse opplysningene fylles ut i samme fane, seksjonen Faktureringsinformasjon.

1. SIRET til organisasjonen din: dette er det uunnværlige feltet. Uten det kan ikke fakturaen være i samsvar med kravene, og det vises en advarsel under alternativet.
2. MVA-nummer, hvis organisasjonen din er mva.-pliktig. Hvis feltet er tomt, fungerer SIRET-nummeret som skatteidentifikator.
3. Fullstendig adresse: foretaksnavn, gate, postnummer, sted og land. En ufullstendig adresse gir en faktura som avvises av kundens plattform.
4. E-postadressen for fakturering, som brukes som kontaktpunkt når ingen annen identifikator er tilgjengelig.

Hente inn SIREN-nummeret til bedriftskundene dine

En faktura mellom virksomheter må også identifisere kjøperen. Kundens SIREN-nummer fylles ut i faktureringsadressen, blokken Firmaadresse, sammen med Firmanavn og SIREN. Samme utfylling tilbys ved salg over disk.

Ingenting av dette kreves for en faktura til en privatperson: navn, adresse og land er nok.