Regnskap og revisjon

Sett opp kontoplanen til organisasjonen din, eksporter posteringene til programvaren regnskapsføreren din bruker, aktiver elektronisk faktura i Factur-X-formatet, og finn fram til dokumentene skattemyndighetene kan be om: attest, hendelseslogg, periodeavslutninger og arkiver.

Sett opp kontoplanen din

Kontoplanen avgjør hvilke konti og hvilke journaler salget ditt føres på i eksportene. Den stilles inn per faktureringskonto: to enheter som fakturerer hver for seg, har hver sin kontoplan.

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer og åpne den aktuelle kontoen.
2. Åpne fanen Kontoplan.
3. Juster kontonumrene og kontonavnene, og klikk deretter på Lagre.

Skjermbildet er delt i tre blokker:

• Salg, MVA og kunder: konti for tjenesteleveranser, utgående mva., kunder og innvilgede rabatter.
• Kassererfunksjon: konti for bank, kasse og sjekker til innløsning, som brukes av innbetalingsposteringene.
• Journaler: kodene for salgs-, bank- og kassejournalene.

Fordel salget etter kategori eller sats

Som standard føres alt salget ditt på én enkelt inntektskonto. To valgfrie fordelinger lar deg gå lenger, i samme fane.

• Salgsfordeling etter kategori: én egen konto per produktkategori – abonnementer, kreditter, utstyr, undervisning … Klikk på Legg til en kategori, velg kategorien og fyll inn kontoen.
• MVA-fordeling etter sats: én egen konto for utgående mva. per sats. Klikk på Legg til en sats, fyll inn satsen og kontoen.

Dette er nyttig når regnskapet ditt må skille aktivitetene fra hverandre – for eksempel skille inntekter fra undervisning fra baneutleie. Uten fordeling havner alt på fellesskontiene som er definert ovenfor.

Eksporter salget og posteringene dine

1. Gå til Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.
2. Filtrer listen på ønsket periode og ønskede kriterier: eksporten bruker nøyaktig de filtrene som vises på skjermen.
3. Klikk på Last ned eksporten og velg et format.

Følge med på salgsaktiviteten

• Excel (.xlsx): én linje per bestilling, med dato, bruker, beløp eks. mva., mva. og inkl. mva., status og betalingsmåte. Dette er formatet du bør velge når du skal analysere salget i et regneark.
• CSV (.csv): samme rapport, i et format alle regneark kan lese.
• Last ned PDF-fakturaer: et arkiv med PDF-en til hver faktura i det gjeldende filteret. Bare utstedte fakturaer er med.

Sende til regnskapsføreren

• Regnskapsposter (.csv): posteringene i debet/kredit per faktura, i et lesbart format beregnet på manuell import.
• FEC (Frankrike): Fichier des Écritures Comptables, det franske lovpålagte formatet, som kan importeres av Sage, EBP, Ciel, Cegid, Pennylane eller QuickBooks. Én balansert postering per faktura.
• FAIA (Luxembourg) og DATEV (Tyskland): de lovpålagte formatene i disse to landene, som tilbys organisasjoner som er etablert der.

Alternativet Inkluder reglene (kasserer) legger innbetalingsposteringene (bank, kasse, sjekk) til salgsposteringene. Fjern avkrysningen for bare å eksportere salgsjournalen.

Utsted fakturaer i Factur-X-formatet

Elektronisk fakturering blir obligatorisk i Frankrike. Factur-X er formatet som er valgt: en helt vanlig PDF-faktura, med en datafil lagt inn som regnskapsprogrammer kan lese automatisk.

For den som mottar fakturaen, endrer ingenting seg: vedkommende åpner en PDF, akkurat som før. Det er regnskapsprogrammet som i tillegg finner beløpene og identifikatorene der, uten at noen må taste dem inn på nytt.

Sjekk om organisasjonen din er omfattet

Dette er det første spørsmålet som må avklares, og svaret er langt fra det samme for alle organisasjoner.

• Idrettsforeninger som er fritatt for mva. etter artikkel 261-7-1° i den franske skatteloven, er verken omfattet av elektronisk fakturering eller av e-rapportering. Mange organisasjoner er i denne situasjonen.
• Organisasjoner som er mva-pliktige, må utstede fakturaer mellom bedrifter i elektronisk format. For små og mellomstore virksomheter, det vil si nesten alle organisasjoner, er fristen for utstedelse satt til 1. september 2027.
• Fakturaer til privatpersoner (medlemmene dine) faller utenfor elektronisk fakturering, uansett hvilken ordning du er omfattet av.

Aktiver formatet

1. Gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer og rediger den aktuelle kontoen.
2. Finn alternativet Elektronisk faktura i fanen Fakturering, i seksjonen Faktureringsinformasjon
3. Velg formatet:
   • Factur-X (Frankrike) for en fransk organisasjon: det legger til de franske lovpålagte opplysningene som kreves på fakturaer mellom bedrifter;
   • Factur-X / ZUGFeRD (EN 16931) for den europeiske standarden uten de franske særreglene;
   • Deaktivert for å produsere vanlige PDF-fakturaer.

Innstillingen gjelder hver enkelt faktureringskonto: en organisasjon som fakturerer fra flere konti, aktiverer den uavhengig for hver av dem.

Fyll ut de obligatoriske opplysningene

En elektronisk faktura må identifisere avsenderen på en sikker måte. Disse opplysningene fylles ut i samme fane, i seksjonen Faktureringsinformasjon.

1. SIRET til organisasjonen din: dette feltet er helt nødvendig. Uten det kan ikke fakturaen være i samsvar med regelverket, og en advarsel vises under alternativet.
2. MVA-nummer, hvis organisasjonen din er mva-pliktig. Hvis det står tomt, fungerer SIRET-nummeret som skatteidentifikator.
3. Fullstendig adresse: firmanavn, gate, postnummer, sted og land. En ufullstendig adresse gir en faktura som avvises av kundens plattform.
4. E-postadressen for fakturering, som brukes som kontaktpunkt når ingen annen identifikator er tilgjengelig.

Hente inn SIREN-nummeret til bedriftskundene dine

En faktura mellom bedrifter må også identifisere kjøperen. Kundens SIREN-nummer fylles ut i fakturaadressen, i blokken Firmaadresse, sammen med Firmanavn og SIREN. Den samme utfyllingen tilbys ved salg over disk.

Ingenting av dette kreves for en faktura til en privatperson: navn, adresse og land holder.

Finne revisjonsbilagene dine

En programvare som tar imot betalinger, må kunne bevise at posteringene ikke er endret i etterkant. Fire bilag dekker dette kravet, og de er samlet på ett sted: gå til Administrasjon›Innstillinger›Fakturering›Faktureringskontoer, åpne den aktuelle faktureringskontoen og deretter fanen Regnskap og revisjon.

Denne fanen vises bare på en konto som allerede er lagret: bilagene gjelder en aktivitet, og det er ingenting å vise på en konto som holder på å bli opprettet. Hver faktureringskonto har sine egne – hvis organisasjonen din fakturerer fra flere enheter, må du gå gjennom dem hver for seg.

Last ned attesten din

Ved en kontroll kan skattemyndighetene be deg dokumentere at betalingsprogramvaren din oppfyller kravene til uforanderlighet, sikring, oppbevaring og arkivering av data. Kortet Attest for kassasystemprogramvare produserer denne dokumentasjonen ved behov, via Last ned (PDF).

Dokumentet består av to deler. Leverandørens del er allerede signert. Den andre skal fylles ut og signeres av den som representerer organisasjonen juridisk: attesten er først fullstendig når begge delene foreligger, og de skal legges fram sammen.

Kortet vises bare for en fransk faktureringskonto: plikten gjelder mva-pliktige som er etablert i Frankrike.

Se hendelsesloggen

Kortet Hendelseslogg fører deg, via Konsulter, til den beviskraftige oversikten over hva som har skjedd med faktureringen din. Der finner du ikke selve salget – det ligger i bestillingene dine – men de tekniske hendelsene rundt.

Der står blant annet vellykkede og mislykkede innlogginger, endringer i konfigurasjonen, endringer i faktureringsrettigheter, periodeavslutninger som er lagt inn, dokumenter som er forseglet og duplikater som er utstedt, arkiver som er generert, regnskapseksporter, overganger til testmodus, samt avvik som er oppdaget: brudd i kjeden, avvik ved periodeavslutning, klokkeavvik.

Hver linje har sin dato, hendelsestype, den aktuelle kontoen, operatøren og detaljene. Et filter på type og periode gjør det lettere å finne fram, og knappen Eksporter lager en fil av innholdet.

Forstå periodeavslutningene

En periodeavslutning forsegler en periode: den låser innbetalingene, fakturaene og kreditnotaene den inneholder, og den kan verken endres eller genereres på nytt. Kortet Avslutninger viser de daglige, månedlige og årlige periodeavslutningene for kontoen din.

De legges inn automatisk, uten at du trenger å gjøre noe. Du skal altså ikke «gjøre» noe hver kveld: tabellen fylles ut av seg selv.

Hver linje viser perioden, antall transaksjoner, Netto innkrevd, Fordeling per betalingsmåte – på nett, på stedet, kontant, sjekk, bankoverføring, terminal – samt antall fakturaer og kreditnotaer som er utstedt.

To ting er verdt å forstå, fordi de ofte overrasker:

• Totalsummen starter aldri på null igjen. Det dreier seg om en løpende akkumulering siden kontoen ble opprettet, ikke om en saldo for perioden. At totalen stadig øker, er slik det skal være.
• Overføring (nullpunkt) viser datoen og beløpet denne akkumuleringen starter fra. For en konto som fantes før periodeavslutningene ble innført, er det dette utgangspunktet som gjelder, ikke null.

Hent ned skattearkivene dine

Hver avsluttet måned gir et låst arkiv, samlet i en tidsstemplet ZIP-fil: transaksjoner, fakturaer, kreditnotaer, periodeavslutninger og teknisk logg for perioden. Kortet Arkiv lister dem opp under Månedsarkiv, med periode, størrelse, opprettelsesdato og Avtrykk (SHA-256).

Dette fingeravtrykket er det som gjør arkivet kontrollerbart: det endrer seg om så bare én byte endres. To knapper følger kortet, Verifiseringsverktøy og Verifiseringshåndbok – slik at en tredjepart, en kontrollør eller en regnskapsfører, selv kan kontrollere at et arkiv er uendret, uten å gå veien om deg.

Arkivene produseres automatisk. Hvis en avsluttet periode ennå ikke har sitt arkiv, vises den under Ikke-arkiverte avsluttede perioder, og knappen Generer lar deg produsere det med én gang.