Fakturaer og transaksjoner

Følg alle salgsdokumentene i organisasjonen din – tilbud, ordrer og fakturaer – ta imot betalinger, utfør refusjoner og eksporter salget til regnskapet. Gå til menyen Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.

Skille mellom de tre dokumenttypene

Et salg har ulik form avhengig av hvor i prosessen du er, og typen velges når du oppretter dokumentet.

• Tilbud er et prissatt forslag som sendes til brukeren for godkjenning – en treningsleir for en skoleklasse, utleie av en bane til en bedrift.
• Bestilling er det bindende salget som venter på betaling. Det er her betalingene registreres.
• Faktura er det nummererte dokumentet som utstedes så snart en betaling er mottatt.

Et fjerde dokument, Bestillingsskjema, passer for kommuner og bedriftsutvalg som krever et bilag før de forplikter utgiften.

Hva skjer med et godkjent tilbud

Tilbudet er ingen blindvei: når det sendes på e-post, inneholder det en lenke som lar brukeren godta det selv, uten konto og uten å logge inn. Lenken er gyldig i 14 dager.

Å åpne tilbudet – siden eller PDF-en – innebærer ikke at det godtas. Godkjenningen skjer i det øyeblikket brukeren velger en betalingsmåte, og dette valget bestemmer hva som skjer videre:

• med utsatt betaling (bankoverføring, sjekk, betaling på stedet) blir tilbudet Bestilling som venter på betaling; den blir en faktura når du registrerer betalingen;
• med nettbetaling skjer oppgjøret umiddelbart: dokumentet blir direkte Faktura, med nummer.

Med andre ord følges et godkjent tilbud på nøyaktig samme måte som en ordre – du finner det igjen under fanen for den nye typen.

Finne et salg

1. Gå til Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.
2. Fanene øverst filtrerer etter type (Tilbud, Bestillinger, Fakturaer) og etter status (Avventer, Betalt, Kansellert, Refundert).
3. Panelet Filtre finjusterer deretter søket, og kriteriene kombineres.

Seks filtre er tilgjengelige, og tre av dem blir ofte glemt selv om de svarer på de vanligste spørsmålene:

• Etter bruker: hele kjøpshistorikken til et medlem, når medlemmet bestrider en belastning.
• Etter ansvarlig: salg registrert av en person i staben – nyttig for å kontrollere en vaktdag.
• Per faktureringskonto: uunnværlig så snart organisasjonen fakturerer fra flere enheter.
• Etter abonnement, Etter produktkategori og Etter status utfyller sorteringen.

Velgeren Periode avgrenser til slutt visningen – og den styrer også eksportene, som gjengir nøyaktig det du ser på skjermen.

Søk på person like godt som på nummer

Søkefeltet er ikke begrenset til dokumentreferanser. Det søker samtidig i:

• ordrenummer og fakturanummer;
• brukerens identitet: etternavn, fornavn, brukernavn, e-postadresse og lisensnummer;
• kontaktopplysningene som er lagt inn på selve salget – etternavn, fornavn, firmanavn og e-post i fakturaadressen.

Det siste punktet er viktig for salg over disk: kjøperen har ingen konto, listen viser personen som løskunde, og bare søk i fakturaadressen gjør det mulig å finne salget igjen. Det er nok å skrive «Dupont» eller e-postadressen.

Opprette en ordre eller et tilbud

1. Klikk på Ny.
2. Et vindu Velg en bruker åpnes: angi hvem salget gjelder. Det er den første avgjørelsen, for den bestemmer fakturaadressen og hvilke abonnementer som kan velges.
3. Velg deretter dokumenttype, Tilbud eller Bestilling.
4. Legg til linjene med Legg til et produkt.
5. Kontroller Fakturaadresse: hvis du ikke gjør noe, brukes brukerens standardadresse.
6. Klikk på Lagre.

Hver linje hentes enten fra katalogen eller legges inn manuelt. Manuell innlegging (flisen for egendefinert linje) brukes til unntakssalg – en oppstrenging av en racket, et bidrag til utgiftene – og avmerkingsboksen Lagre i katalogen sparer deg for å legge den inn på nytt neste gang dersom den skal komme igjen.

En ordre kan endres så lenge ingen betaling er mottatt. Etter den første innbetalingen låses den: det sikrer at et dokument som allerede er betalt, ikke endres bak kundens rygg.

Gi en rabatt

Det finnes to mekanismer, og de brukes til ulike formål. Åpne seksjonen Kampanjekode & rabatt for å komme til innstillingene.

• Kampanjekode gjenbruker en kampanje som allerede er definert: klikk på Velg en kampanjekode, og koden bruker sin egen regel for målgruppe og maksbeløp.
• Manuell rabatt er et engangstiltak som avgjøres i hvert enkelt tilfelle: en prosentsats eller et beløp du skriver inn fritt, brukt på totalsummen inkl. mva.

Ta imot en betaling

1. Åpne ordren, og klikk deretter på Betaling.
2. Skriv inn beløpet: hele restbeløpet foreslås, men et delbeløp godtas.
3. Velg betalingsmåte: CB på stedet, Kontanter, Overføring eller Sjekk.
4. Lagre.

Hvis en betalingsterminal er satt opp på faktureringskontoen, kan betalingen sendes direkte til betalingsterminalen i stedet for å legges inn manuelt.

Hver innbetaling vises i seksjonen Transaksjoner på ordren, med sin status: Bekreftet, Avventer, Feil eller Avvist. Knappen Vis detaljer åpner transaksjonens oppføring: betalingsmåte, betalingsløsning, datoer, notater og leverandørens referanser når de finnes.

Så lenge en betaling er Avventer, kan den endres – Endre denne transaksjonen for å rette en innføring, Avbryt denne transaksjonen for å forlate den – og ordren beregner umiddelbart Gjenstår å betale på nytt. En betaling som er Bekreftet, kan derimot ikke endres: den har gitt et regnskapsdokument, siden fakturaen utstedes ved den første innbetalingen. En feil på en bekreftet betaling rettes derfor med en refusjon, hel eller delvis, som etterlater spor av operasjonen.

Fordele betalingen

Knappen Tidsplan fordeler restbeløpet på flere daterte avdrag. Ved hver påfølgende innbetaling foreslås beløpet for neste avdrag automatisk.

Refundere et salg

1. Åpne den betalte ordren, og klikk deretter på Refund.
2. Skriv inn beløpet: full refusjon foreslås, men delvis refusjon er også mulig.
3. Hvis flere betalinger er mottatt, velger du om refusjonen skal føres på hele ordren eller på en bestemt betaling.

En nettbetaling går direkte tilbake via betalingsløsningen som mottok den: du trenger ikke gjøre noen bankoverføring.

Når det gjelder status, har skillet betydning for regnskapet: en delvis refusjon lar ordren stå som Betalt og viser Netto innkrevd, mens en full refusjon setter den til Refundert. En påmelding på 200 € som refunderes med 50 €, er for eksempel fortsatt et betalt salg med 150 € netto innbetalt.

Skillet avgjør også hva som skjer med leveransene. En full refusjon fjerner dem – kreditter tas tilbake, abonnementet trekkes tilbake. En delvis refusjon lar dem stå: brukeren beholder det han har fått, bare det innbetalte beløpet reduseres.

Refundere fra betalingsløsningen i stedet for herfra

For en nettbetaling kan du like godt starte refusjonen fra betalingsløsningens administrasjonsside. Den varsler oss automatisk, og ordren oppdateres som om du hadde gjort det i OpenResa: status, kreditnota, leveranser.

Begge veier gir samme resultat. Velg den som passer deg – men bare én av dem.

Når betalingsløsningen ikke svarer

En refusjon som startes fra OpenResa, skjer i to uavhengige trinn, og det andre kan mislykkes selv om det første lyktes: ordren settes til refundert, men pengene står fortsatt hos betalingsløsningen.

En melding varsler deg da tydelig om dette og ber deg fullføre operasjonen fra administrasjonssiden. Det er det eneste tilfellet der du må gjøre noe på begge sider.

Sende og laste ned dokumentene

En egen knapp samler alt som gjelder salgets bilag. Den bærer navnet på dokumentet som er åpnet, og viser deg dermed samtidig hvor salget står: Tilbud, Bestillingsskjema eller Faktura når en betaling er mottatt. Så snart en refusjon har gitt en kreditnota, settes navnet i flertall – Dokumenter – siden salget ikke lenger rommes i ett enkelt bilag.

Menyen lister dokumentene etter referansen deres, den samme som står på PDF-en: fakturaen eller tilbudet først, deretter én kreditnota per refusjon. Ett klikk laster ned bilaget, slik at du kan arkivere det eller sende det via en annen kanal.

Nederst i menyen sender Send via e-post dokumentene til brukeren. Utsendingen er ikke begrenset til hoveddokumentet: fakturaen sendes sammen med alle kreditnotaene for salget, for det virkelige skyldige beløpet forstås bare ved å se dem sammen.

Spore hva som har skjedd

Seksjonen Bestillingshistorikk bevarer hendelsene i salget: opprettelse, endringer, innbetalinger, utsendinger. Det er det første stedet du bør åpne når et medlem hevder aldri å ha mottatt fakturaen, eller når et beløp ikke stemmer med det staben husker.

Håndtere en ordre som venter

En ordre som venter, kan betales av brukeren selv fra sitt område når som helst, eller registreres manuelt av deg.

Ytelser med manuell godkjenning – bankoverføring, sjekk – leveres så snart du registrerer en betaling. Så lenge du ikke har gjort det, har medlemmet ingenting.

For å forlate et salg åpner du det og bruker Avbryt bestillingen. Det kan fortsatt åpnes, og innstillingen Skjul avbestillinger utelater det fra listene.

Eksportere salg og regnskap

Klikk på Last ned eksporten øverst i listen: eksporten følger filtrene og perioden som vises på skjermen. Salgsrapporter for regneark, regnskapsposteringer og lovpålagte formater er beskrevet på den egne siden.