Fakturaer og transaksjoner

Følg alle salgsdokumentene i organisasjonen din – tilbud, ordrer og fakturaer – registrer betalinger, foreta refusjoner og eksporter salget til regnskapet. Gå til menyen Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.

Skille mellom de tre dokumenttypene

Et salg har ikke samme form avhengig av hvor i prosessen du er, og typen velges når dokumentet opprettes.

• Tilbud er et prisforslag som sendes til brukeren for godkjenning – en treningsleir for en skoleklasse, utleie av en bane til en bedrift.
• Bestilling er det inngåtte salget som venter på betaling. Det er her betalingene registreres.
• Faktura er det nummererte dokumentet som utstedes så snart en betaling er registrert.

Et fjerde dokument, Bestillingsskjema, passer for kommuner og bedriftsutvalg som krever et bilag før utgiften forpliktes.

Hva et godkjent tilbud blir til

Tilbudet er ingen blindvei: når det sendes på e-post, inneholder det en lenke som gjør at brukeren selv kan godta det, uten konto og uten å logge inn. Denne lenken er gyldig i 14 dager.

Å se på tilbudet – siden eller PDF-en – innebærer ikke at det godtas. Godkjenningen skjer i det øyeblikket brukeren velger en betalingsmåte, og det er dette valget som avgjør hva som skjer videre:

• ved utsatt betaling (bankoverføring, sjekk, betaling på stedet) blir tilbudet Bestilling som venter på betaling; den blir en faktura når du registrerer betalingen;
• ved nettbetaling skjer oppgjøret umiddelbart: dokumentet blir direkte Faktura, med nummer.

Et godkjent tilbud følges med andre ord opp helt som en ordre – du finner det igjen under fanen som svarer til den nye typen.

Finne et salg

1. Gå til Administrasjon›Dashbord›Fakturering›Fakturaer & transaksjoner.
2. Fanene øverst filtrerer etter type (Tilbud, Bestillinger, Fakturaer) og etter status (Avventer, Betalt, Kansellert, Refundert).
3. Panelet Filtre finpusser deretter søket, og kriteriene kan kombineres.

Seks filtre er tilgjengelige, og tre av dem blir ofte glemt selv om de svarer på de vanligste spørsmålene:

• Etter bruker: hele kjøpshistorikken til et medlem, når det stilles spørsmål ved en betaling.
• Etter ansvarlig: salg registrert av en person i teamet – nyttig for å kontrollere en vaktdag.
• Per faktureringskonto: uunnværlig så snart organisasjonen din fakturerer fra flere enheter.
• Etter abonnement, Etter produktkategori og Etter status utfyller sorteringen.

Velgeren for Periode avgrenser til slutt visningen – og den styrer også eksportene, som gjengir nøyaktig det du ser på skjermen.

Søke etter person like godt som etter nummer

Søkefeltet er ikke begrenset til dokumentreferanser. Det søker samtidig i:

• ordrenummer og fakturanummer;
• brukerens identitet: etternavn, fornavn, brukernavn, e-postadresse og lisensnummer;
• kontaktopplysningene som er lagt inn på selve salget – etternavn, fornavn, firmanavn og e-post i faktureringsadressen.

Det siste punktet er viktig for salg over disk: kjøperen har ingen konto, listen viser vedkommende som tilfeldig kunde, og bare søk i faktureringsadressen gjør det mulig å finne salget igjen. Det er nok å skrive «Dupont» eller e-postadressen.

Opprette en ordre eller et tilbud

1. Klikk på Ny.
2. Et vindu Velg en bruker åpnes: angi personen salget gjelder for. Det er den første avgjørelsen, for den bestemmer faktureringsadressen og hvilke abonnementer som er aktuelle.
3. Velg deretter dokumenttype, Tilbud eller Bestilling.
4. Legg til linjene med Legg til et produkt.
5. Kontroller Fakturaadresse: uten inngripen fra deg brukes brukerens standardadresse.
6. Klikk på Lagre.

Hver linje hentes enten fra katalogen eller legges inn fritt. Fri innlegging (egendefinert flis) brukes til unntaksvise salg – en strengoppstramming, et bidrag til kostnader – og avkrysningsboksen Lagre i katalogen sparer deg for å legge den inn på nytt neste gang, dersom den vil komme igjen.

En ordre kan endres så lenge ingen betaling er registrert. Etter den første betalingen låses den: det er dette som sikrer at et dokument som allerede er betalt, ikke endres bak kundens rygg.

Gi en rabatt

To mekanismer finnes side om side, og de tjener ikke samme formål. Åpne seksjonen Kampanjekode & rabatt for å komme til innstillingene.

• Kampanjekode gjenbruker en kampanje som allerede er definert: klikk på Velg en kampanjekode, og koden bruker sine egne regler for målgruppe og maksbeløp.
• Manuell rabatt er et enkeltstående tilfelle, avgjort fra sak til sak: en prosentsats eller et beløp du legger inn fritt, beregnet på totalbeløpet inkl. mva.

Registrere en betaling

1. Åpne ordren, og klikk deretter på Betaling.
2. Legg inn beløpet: hele restbeløpet foreslås, men et delbeløp godtas.
3. Velg måten: CB på stedet, Kontanter, Overføring eller Sjekk.
4. Lagre.

Hvis en betalingsterminal er satt opp på faktureringskontoen, kan innbetalingen sendes direkte til betalingsterminalen i stedet for å legges inn manuelt.

Hver innbetaling vises i seksjonen Transaksjoner på ordren, med sin status: Bekreftet, Avventer, Feil eller Avvist. En betaling som er lagt inn ved en feil, rettes med Endre denne transaksjonen eller Avbryt denne transaksjonen – ordren beregner umiddelbart Gjenstår å betale på nytt.

Dele opp betalingen

Knappen Tidsplan fordeler restbeløpet over flere daterte avdrag. Ved hver påfølgende innbetaling foreslås beløpet for neste avdrag automatisk.

Refundere et salg

1. Åpne den betalte ordren, og klikk deretter på Refund.
2. Legg inn beløpet: full refusjon foreslås, men en delvis refusjon er også mulig.
3. Hvis flere betalinger er registrert, velger du om refusjonen skal føres på hele ordren eller på en bestemt betaling.

En nettbetaling går direkte tilbake via den betalingsgatewayen som mottok den: du trenger ikke gjøre noen bankoverføring.

Når det gjelder status, er forskjellen viktig for regnskapet ditt: en delvis refusjon lar ordren stå som Betalt og viser Netto innkrevd, mens en full refusjon setter den til Refundert. En påmelding på 200 € med 50 € refundert er for eksempel fortsatt et betalt salg med 150 € netto innbetalt.

Sende og laste ned dokumentene

En egen knapp samler alt som gjelder selve bilaget. Den har navnet til dokumentet som er åpnet, og viser deg dermed samtidig hvor salget står: Tilbud, Bestillingsskjema eller Faktura når en betaling er registrert.

Menyen tilbyr tre handlinger:

• Forhåndsvis for å kontrollere bilaget på skjermen før det sendes;
• Last ned (PDF) for å arkivere det eller sende det via en annen kanal;
• Send via e-post for å sende det direkte til brukeren.

Spore hva som har skjedd

Seksjonen Bestillingshistorikk bevarer hendelsene i salget: opprettelse, endringer, innbetalinger, utsendelser. Det er det første stedet du bør åpne når et medlem hevder aldri å ha mottatt fakturaen sin, eller når et beløp ikke stemmer med det teamet husker.

Håndtere en ordre som venter

En ordre som venter, kan betales av brukeren når som helst fra brukerens side, eller registreres manuelt av deg.

Ytelser med manuell godkjenning – bankoverføring, sjekk – leveres så snart du registrerer en betaling. Så lenge du ikke har gjort det, har medlemmet ikke tilgang til noe.

For å avbryte et salg åpner du det og bruker Avbryt bestillingen. Det kan fortsatt ses, og innstillingen Skjul avbestillinger skjuler det fra listene.

Eksportere salg og regnskap

Klikk på Last ned eksporten øverst i listen: eksporten gjengir filtrene og perioden som vises på skjermen. Salgsrapporter for regneark, regnskapsposteringer og lovpålagte formater er beskrevet på den egne siden.