Brukergrupper

Del brukerne inn i grupper – tennisskole, lag, frivillige, utvalg – slik at du finner dem raskt i listene, kan filtrere på dem og sende målrettede meldinger.

Slik fungerer en gruppe

En gruppe er en fri merkelapp, uavhengig av profil og abonnement. Der abonnementet bestemmer reservasjonsrettighetene og profilen bestemmer tilgangsrettighetene, endrer gruppen ingenting av det brukeren kan gjøre: den brukes kun til å identifisere og finne igjen personen.

Det er nettopp dette som gjør den fleksibel. Én og samme bruker kan tilhøre flere grupper, og du kan opprette så mange grupper som organisasjonen din har behov for, uten å risikere sideeffekter på reservasjonsreglene.

Opprette en gruppe

1. Gå til Administrasjon›Brukere›Grupper.
2. Klikk på Ny gruppe, og fyll deretter inn Gruppenavn og Gruppefarge.
3. Velg Synlighet: Offentlig (brukerne ser at de er registrert i denne gruppen) eller Privat.
4. Klikk på Lagre.

Fargen er ikke bare pynt: det er den som gjør at du kjenner igjen gruppen med ett blikk i brukerlisten og i filtrene. Velg tydelig forskjellige fargetoner i stedet for fem nyanser av blått.

Bruk modusen Privat til interne inndelinger som brukerne dine ikke skal se: purring på kontingent, oppfølging av en sak, liste over personer som skal kontaktes på nytt.

Tildele en gruppe til brukere

Det finnes to fremgangsmåter, avhengig av hvor mange personer det gjelder:

• For én bruker åpner du brukerkortet og fyller inn gruppene i seksjonen Tilgangsrettigheter.
• For flere brukere merker du dem i Administrasjon›Brukere›Brukeradministrasjon og bruker deretter Rask redigering, som lar deg Legg til eller Fjern en gruppe for hele utvalget i én operasjon.

Filimport kan også fylle inn gruppene: knytt en kolonne i regnearket ditt til gruppefeltet når du setter opp kolonnene.

Finne igjen gruppene i applikasjonen

Når gruppene er på plass, blir de et utvalgskriterium i flere moduler:

• i brukerlisten begrenser filterkategorien Grupper visningen til én eller flere grupper;
• ved fileksport avgrenser de samme filtrene hvem som eksporteres;
• ved gruppemelding er filtrering på gruppe den raskeste måten å treffe riktige mottakere på.

Legge nye påmeldte automatisk i grupper

I stedet for å sortere nye kontoer manuelt kan du la den nettbaserte registreringen gjøre jobben: alternativet Legg til nye abonnenter i en gruppe, i fanen Registreringer på et abonnement, plasserer hver ny påmeldt i den eller de gruppene du velger.

Et abonnement «Tennisskole» fyller dermed gruppen med samme navn helt av seg selv, sesong etter sesong.

Håndtere ADOC-grupper

Organisasjoner som er synkronisert med ADOC får grupper som opprettes automatisk av forbundet. En banner viser dette på gruppekortet: navnet og sammensetningen styres av synkroniseringen, og bare fargen kan endres.

Ikke forsøk å rette dem manuelt, for neste synkronisering vil overskrive endringene dine. Trenger du en annen inndeling, oppretter du heller en egen gruppe ved siden av.